人事考課は多くの企業で行われているものの、業務が非効率である、公正な評価ができないなどさまざまな悩みを抱えるケースが少なくありません。本記事では、このような課題解決の手段として、人事考課を効率化する方法やおすすめのシステムを紹介します。
人事考課とは社員を適切に評価する制度のこと
人事考課とは、社員の働きぶりや能力を正当に評価する制度です。業務に取り組む際の姿勢や成果、能力、仕事に対する意欲などを総合的に評価します。人事考課で下した評価が、社員の昇給や昇格、降格、部署異動などに大きく関わってきます。
人事考課を行う頻度は企業によってさまざまです。一般的には一定のスパンで実施されるケースが多く見受けられ、半年や1年に1回の頻度で行われています。なお、似た言葉に人事評価がありますが、大きな違いはありません。どちらも社員の能力や実績などを評価する意味では同じです。
人事考課の目的
人事考課を行う最大の目的は、社員を正当に評価することでモチベーションアップやスキル向上を実現し、組織の利益拡大につなげることです。そのため、人事考課では一人ひとりの社員に求める成果や行動、期待していることなどを伝えて理解してもらう必要があります。
会社からの評価は社員のモチベーションにも大きく関わります。社員は、会社から評価されている、認められていると分かれば、モチベーションが高まり、より意欲的に業務へ取り組んでくれることが期待できます。そのためには、評価に基づいた適切な役職や給与を与えることも大事です。
人事考課は適材適所に人材を配置するためにも不可欠です。個々のスキルや経験などを考慮し、最適な部署へ配置できれば最大のパフォーマンスを発揮してくれるでしょう。そのためには、社員のスキルや実績などを会社側が正確に把握しておかねばなりません。
人事考課の主な流れ
人事考課を行う際には、評価基準や方法を明確にしておく必要があります。そのうえで、社員の意見も聞きつつ目標を設定し、自己評価、上長評価を経てフィードバックを行います。プロセスごとに解説します。
評価基準・方法の策定
企業戦略や目的などを基に、評価基準、方法を定めるプロセスです。まずは、評価する項目や各項目をどのように評価していくのかを決めましょう。評価項目や基準、方法を明確にしておかないと、評価を下す人によってばらつきが生じてしまうおそれがあります。
評価者の主観が反映されるような評価では、社員は納得しません。正当に評価してもらえないと感じた社員はモチベーションが低下し、最悪離職につながるおそれがあります。主観が入りこまず、社員が納得できる評価ができるよう評価基準と方法を明確にしておきましょう。
個人目標の設定
社員個人の目標を設定します。上司が一方的に押しつけるのではなく、部下の意見にもよく耳を傾ける必要があります。そのため、目標設定をする際には部下との話し合いに時間を割かなくてはなりません。
設定においては、企業戦略や組織の方針なども考慮した目標が求められます。また、高い目標を掲げるのは立派であるものの、実現できないような目標では意味がありません。現実的に達成可能な目標設定を心がけましょう。
目標を数値化するのも大切なポイントです。数値化できない抽象的な目標では、達成できたのかどうか判断が困難です。数値化されていれば、達成か未達成かがすぐにわかり、達成できなかった場合でも目標にどれくらい近づいているのかも容易に把握できます。
自己評価・上長評価
打ち出した目標を達成できたか、どれくらい近づいたかを社員に自己評価させましょう。部下は評価内容を上司に報告します。上司はそれらの内容に目を通し、業務で見てきた部下の働きぶりや成果などを踏まえつつ上長評価を行います。
評価者は人によって評価が甘くならないように注意しましょう。たとえば、上司と部下の関係ではあるものの、一緒に食事したり遊びに行ったりとプライベートでも仲がよい、といったケースでは評価が甘くなるおそれがあります。
反対に、優秀だけれど何となく気に入らない、生理的に嫌い、といった部下に対し厳しい評価をつけるようなケースも考えられます。自分の好き嫌いで正しい評価を怠ることは、あってはならないことです。社員の反感やモチベーションの低下を招くおそれがあるため、感情的にならず適正な評価を行いましょう。
評価を基にしたフィードバック
評価に基づくフィードバックを行うプロセスです。基本的には、面談の席を用意しマンツーマンで行うとよいでしょう。口頭だけでなく、書面や数値を用いて行うと、説得力のあるフィードバックが可能です。図やグラフなどを用いると、よりわかりやすく納得感を得られやすくなるでしょう。フィードバックをネガティブな内容ばかりにしてしまうのではなく、社員のモチベーションが上がるようなコメントも適宜織り交ぜましょう。
また、評価に基づく客観的な事実のみを述べるのではなく、改善点を整理して伝えたり、どうすれば改善できるのかなど今後の成長につながるようなコメントを残すとよいでしょう。フィードバックは次につなげるためのアクションです。上司が一緒になり、改善点や課題の解決に向けた糸口を探ることもフィードバックの一環です。
人事考課の運用方法とメリット・デメリット
人事考課の運用方法は企業によって異なります。一般的には、エクセルで作成した内容をプリントしたり、メールに添付したりといったケースが見受けられるほか、人事考課システムを運用している企業もあります。それぞれの運用方法にメリット・デメリットがあります。
エクセル書式を印刷し紙で管理する
エクセルで作成したシートを印刷し、紙ベースで運用する方法です。エクセルはオフィスワークに欠かせないツールであり、多くの企業が導入しています。そのため、人事考課のために新たなツールを導入する必要がなく、余計なコストがかからない点がメリットです。
また、エクセルであれば使い慣れた方が多いため、使いやすい点もメリットとして挙げられます。さらに、無料で利用できるテンプレートもインターネット上で取得できるので、時間をかけず簡単に評価シートを作成できます。
一方、データ管理が煩雑化しやすい点に注意が必要です。社員の数だけファイルを作成しなくてはならず、評価対象の社員数が多ければ膨大な数にのぼることも珍しくありません。集計にも手間と時間がかかるため、担当者の負担が増大するデメリットがあります。
メールに添付する
評価シートをメールに添付する方法です。メールはいまだにビジネスの世界では高頻度で使用されるコミュニケーションツールであり、誰でも扱える点がメリットです。
一方、個々の社員にファイルを添付したメールを送信しなくてはならないため、担当者には相当な負担がかかります。対象となる社員のアドレスにファイルを添付して送信、といった作業が必要となるため、社員数が多い企業ともなるとどれほどの手間と時間がかかるのか分かりません。
さらに、セキュリティ上の懸念もあります。安全なネットワークを利用してメールを送信しているとしても、扱う側の人的ミスが起こるおそれもゼロではありません。たとえば、本来メールを送信しなくてはならない相手ではなく、別の人に評価シートを送ってしまう、といったことが考えられます。
人事考課システムを導入する
人事考課システムを導入するのもひとつの手です。人事考課システムとは、これまで人の手で行ってきた評価業務を簡略化、自動化できるシステムです。現在ではさまざまなシステムがリリースされており、データ分析やスキルの一元管理などができる製品もあります。
システムを導入するメリットとして、人事担当者の負担を軽減できる点が挙げられます。人事考課自体やそれに付随するさまざまな業務を簡略化、自動化できる機能が実装されているため、担当者の負担軽減に役立ちます。
評価者の主観を排除した、公正な評価を行えるのもメリットです。システムを導入すれば、数値データに基づき評価が行われるため、人の主観が入り込む余地がありません。公正な評価ができるため社員にも納得してもらえるでしょう。
一方、従来の評価方法のままではシステムが対応できないケースがあるため、評価方法そのものの見直しが必要になるかもしれません。そうなると評価方法が変わってしまうので、社員によっては納得できないというケースが発生するおそれもあります。理解を得るための丁寧な説明と周知が求められます。
人事考課でよくある悩み
人事考課でよくある悩みとして、人事考課表の管理が大変になりやすいことが挙げられます。また、人事考課が非効率で余計な手間がかかる、システム化が一向に進まないといった話もよく耳にします。
人事考課表の管理が大変
紙ベースの人事考課表を使用しているケースでは、作成や配布、回収などさまざまな作業が発生しますので担当者は大変です。なぜなら、ただでさえ手間がかかるうえに、なくさないよう丁重に管理する必要があるためです。
また、最終的な上長の評価を人事担当者が管理する際にも、上長が誰をどこまで評価したか、していないかといった進捗管理にも時間を取られてしまうかもしれません。
さらに紙の人事考課表では紛失のおそれもあります。きちんと整理して管理しないと、必要なときにすぐに見つけられない、といった状況に陥るかもしれません。また、情報の更新が必要になった際は、エクセル上でその都度作業し、プリントの差し替えをしなくてはならず面倒です。
人事考課が非効率で手間がかかる
人事考課が非効率で余計な手間がかかるといった声もよく耳にします。評価を実施したあとはデータの集計をしなくてはならず、扱うデータの種類が多いほど手間と時間がかかります。
紙ベースの場合、記入に時間がかかるのもデメリットです。評価項目が多ければそれだけ時間がかかり、評価対象の社員が大勢いるケースではさらに多くの時間が必要です。
過去のデータを照会しにくいのもよくある悩みです。評価やフィードバックの際に、過去の情報と照らして成長度合いを見極めながら評価したい、といったケースは少なくありません。紙ベースの場合、その都度探して取り出す手間がかかるため非効率です。
システム化が進まない
人事考課をシステム化したいと考えてはいるものの、なかなか進まないといった悩みもよく耳にします。システム化を進めるとなると、従来の評価制度を見直す必要があり面倒なため、一歩を踏み出せないといったケースは少なくありません。
また、評価制度を見直すとなれば、そこに割く時間が必要です。いちから作り直すとなると相当な時間がかかると考えられるものの、ただでさえ通常業務が忙しい場合にはなかなか時間を割けないのが現実です。
コスト面が気になってシステム化が進まないことも考えられます。システム化を行うコストがどの程度になるのか想像がつかず二の足を踏んでしまう、あるいはコストがかかりすぎるので、導入したいのにすぐにはできない、といったケースが考えられます。
人事考課を効率化する方法
従来の紙ベースから脱却して人事考課を効率化させるのに有効な方法として、人事システムへの移行が考えられます。人事業務を効率よく実行するための機能が多々実装されているため、効率化に役立ちます。また、エクセルが使えるワークフローシステムに移行するのもひとつの手です。ここでは、システム化の方法として大きく2つに分けて解説します。
人事システムに移行する
人事システムには、社員の評価を効率化できるさまざまな機能が実装されています。これまで人の手で行っていた人事業務を効率化でき、人事情報の一元管理も可能です。データに基づく適材適所への人材配置も実現できるため、社員個々のパフォーマンスも最大化できます。
しかし、人事システムは便利なツールではあるものの、さまざまなコストが発生してしまいます。システムを用いた評価に移行するとなれば、これまでの人事評価制度を根本から見直さなくてはなりません。それに費やす膨大な時間コストが発生するほか、システムを運用するためのマニュアルを整備する手間やコストが発生します。
Excelが使えるワークフローシステムを活用する
もうひとつの方法として、エクセルがそのまま使用できるワークフローシステムの導入があります。
人事考課をエクセルで行っている企業は少なくありません。もし現状でエクセルを使用しており、できるだけ既存のシートを活用したいと考えているのであれば、このようなワークフローシステムとの併用がおすすめです。承認ルートも設定できるものであれば、従来の運用方法を大きく変えることなく容易に運用・管理できる点もメリットです。
使い慣れたExcelが使える! 人事考課をラクにする「AppRemo」
人事考課をエクセルで行っており、システム化がなかなか進まないといった企業の人事部門におすすめなのが「AppRemo」（アップリモ）です。エクセルで作成したフォーマットをそのまま取り込んで利用でき、データの集計も簡単です。AppRemoの主な特長を解説します。
Excelで作成したフォーマットをそのまま取り込める
AppRemoは、普段使い慣れているExcelでフォーマットを作成し、そのまま取り込んで使えるワークフローシステムです。申請や承認業務の効率化に役立つだけでなく、人事考課の効率化にも適しています。
使い慣れたエクセルを使用するため操作に関する不安がなく、容易に運用できる点も魅力です。大掛かりな人事考課システムの導入が不要となるため、大幅なコストダウンにもつながります。
Excelに記載された人事考課のデータを簡単に集計できる
データの取り込みに煩わしい手作業は必要なく、エクセルに記載されたデータを自動で取り込めます。集計からCSV出力も可能なので大幅な業務効率化が見込めます。
紙ベースで人事考課を行っていたケースでは、さまざまな単純作業が発生していました。しかし、同ツールを導入すれば担当者は単純作業から解放され、よりコアな業務へ注力できます。
人事考課への疑問点はチャット機能でスピーディーに解決できる
システム上でスピーディーにコミュニケーションがとれる「Cha-Chat機能（チャチャット）」が実装されているのも特徴です。システム上でチャットを用いてリアルタイムなやり取りを行え、人事考課に関する疑問をスピーディーに解決できます。
従来では、人事考課に関して聞きたいことがあるときは、電話やメールを用いるのが一般的でした。一方、AppRemoならそのような手間がかからず、やり取りした内容も履歴として残せます。そのため、過去のチャット内容をもう一度見直したい、確認したいといったときにも役立ちます。
また、チャットでやり取りした履歴だけでなく、人事考課に関する情報を一元管理できるのも魅力です。AppRemoさえあれば、これまでのように紙の評価シートに記載したり、過去の情報を確認するために保管してある書類を探しまわったりする必要もありません。
まとめ
人事考課にかかる一連の作業は非常に手間と時間がかかります。対象者や評価項目が多ければ、さらに多くの手間がかかります。紙ベースで管理している場合、人的ミスや紛失のおそれ、更新した際の管理の手間も大変です。少しでも効率化を進めたいのであれば、システムの導入を検討してみましょう。ただ、人事考課システムの導入は多大なコストがかかるうえに、評価制度そのものも見直す必要があります。
従来、エクセルで人事考課を行ってきたのなら、エクセルを取り込んで利用できるシステムの導入がおすすめです。評価制度の変更も必要なく、人事考課の効率化を実現できます。この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
