Teamsを活用したワークフローシステムの利便性とは?(Vol.69)

 2023.01.19  株式会社システムエグゼ

リモートワーク化が加速する昨今の働き方において、遠隔地からも申請承認業務をおこなえるワークフローシステムや、コミュニケーションツールとしても活用ができるTeams(チームス)を利用する企業様が増えているのではないしょうか。
本記事では業務効率を上げるうえで、ワークフローシステムとTeamsのサービスの良さを、上手に活用する必要なポイントをお伝えします。

ワークフローシステムとTeams(チームス)とは?

本題に入る前に、まずはワークフローシステムやTeams(チームス)とはどのようなサービスか、サービス内容をご紹介させて頂きます。
「ワークフローシステム」とは、組織内における業務の中で、稟議書などの申請・承認業務における、複数の人が関わるビジネスプロセスをシステム化したものを指しています。

ワークフローシステムには様々な特徴があり、ノーコードで簡易的に申請書が作成できるものや、Excel申請書をそのまま活用できるもの、オンプレミス版やクラウド版といった、各サービス特徴があります。
ワークフローシステムを導入検討するうえで、必要なポイントは下記のブログ集でご紹介しておりますので、気になる方はご一読ください。

続いてTeams(チームス)についてご紹介します。
Teams(チームス)とは、Microsoft社が開発した、チャット機能をベースに様々な機能が利用できるツールです。オンライン会議にも利用できるため、コミュニケーションツールとして、多くの企業が導入をしております。

また、コミュニケーションツールだけでなく、ワークフロー機能もあるため、多様性に優れたサービスです。
中でも特徴的なのが、チャットや通話、ビデオ会議まで1つのツールで利用できる点です。そのため、複数のツールを使いわける必要がないので、コミュニケーションをスムーズにおこなうことができます。

その申請、まだ「紙」運用?エクセル申請書をそのままワークフローで使いたいあなたに

ワークフローシステムとTeams(チームス)の役割

ここでそれぞれの役割について、解説していきます。
まず、ワークフローシステムは、上記の通り稟議書などの申請承認業務というビジネスプロセスをシステム化するものですが、様々な役割があります。

例えば、今まで紙での運用をおこなっていた企業様において、ワークフローシステムを導入することで、申請書のときには必要だった印刷や提出、郵送にかかる時間を削減できます。また申請時における承認者がどこにいるか?出社しているかどうかを気にする必要がなくなります。

スマートフォンやタブレット端末などマルチデバイスでの操作に対応している製品は数多くあります。モバイルを活用すれば担当者がテレワーク中でも、外出先でも都合の良いタイミングで承認・決裁がおこなえるようになるので、柔軟な働き方にも対応可能です。

ワークフローシステムを確認すれば、申請した書類がどこまで進んでいるかが分かります。手続きが停滞している場合でもどこで止まっているのかが即座に分かるので、急ぎであればピンポイントで催促することが可能です。このように申請・承認フローを可視化すれば、担当者間・部署間の連携を改善したり、ワークフロー自体を見直したりすることができるのです。

また、申請・承認情報をシステム上に保存管理できるため、物理的な管理が必要なくなり、必要な情報を欲しい時に迅速に確認がすることができます。手続きが停滞している場合でもどこで止まっているのかが即座に分かるので、急ぎであればピンポイントで催促することが可能です。

このように申請・承認フローを可視化することによって、担当者間・部署間の連携を改善し、申請・承認業務を効率化できます。申請情報が紙で伝搬されないため、情報漏洩リスクを極小化することにもつながります。
ワークフローシステムは内部統制やコンプライアンスの強化という観点でも、役割として重要なシステムとなります。

続いて、Teams(チームス)についてです。コミュニケーションツールとして非常に多くの機能があります。社内のやり取りから外部とのオンラインのやり取りまで、様々な活用ができます。
チャットや通話、WEB会議といったコミュニケーションツールのみならず、カレンダー機能もあるため、スケジュール管理可能です。

基本的なオンラインコミュニケーションツールに長けており、API連携することで、親和性の高いサービスとも連携をして利用できます。

リモートワークが推進される世の中において、コミュニケーションが取れるツールとして高いシェアをもっています。多岐にわたるサービスと連携がとれることも魅力的な部分です。

在宅勤務環境下においても気軽にコミュケーションが取れることで、孤独感を感じることを抑えモチベーション維持にもつながります。Teams(チームス)のようなコミュニケーションツールは、現在の企業において無くてはならない存在になっていると考えられます。

双方のサービスとも役割は異なりますが、固定概念にとらわれることなく、様々な利用シーンで活用できます。

ワークフローシステムとTeams(チームス)を上手に使うポイント

結論から申しますと、重要なポイントは、分業利用でなく連携利用することです。
Teams(チームス)とワークフローシステムを連携することで、申請・承認時のアラートを飛ばせるため、確認漏れの防止につながります。

また、チャット機能があるため、不要な差し戻しなども抑えることにつながります。1つネックな部分と致しましては、過去の申請内容を確認したい時に、ツール毎に確認が必要になります。二重確認が発生するため、1ツールで完結ができない分、確認に少し手間が発生する可能性があります。

そのため、Teams(チームス)はコミュニケーションツールの位置づけとして活用し、ワークフローシステム内でチャット機能があるものを採用する方法があります。ワークフローシステムのサービスの中にも、申請書毎にチャット機能など申請承認の確認を迅速に対応できるものもあるので、どちらの運用がマッチするか社内で話し合って、選定頂くことをお勧めします。

まとめ

「Teams(チームス)を活用したワークフローシステムの利便性とは?」と題して、ご説明してまいりましたが、昨今の働き方において、ワークフローシステムや、teamsのようなコミュニケーションツールを活用することで、オフィスに出社をしなくても業務効率を上げられます。

ワークフローシステムとTeamsを連携させることで、通知による確認漏れ防止や、やり取りが記録として残ります。口頭で承認を得ていた時よりも、経緯が明確になり手間や紛らわしさもなくなります。
場所を選ばず働ける時代において、物理的におこなっていた業務を廃止し、ワークフローやTeams(チームス)といったサービスを活用し、DX(デジタルトランスフォーメーション)を推進してみてはいかがでしょうか。

そこで申請・承認におけるやり取りを、1つのツールで完結したい方にお勧めのサービスが、Excel申請書をそのまま使えるAppRemo(アップリモ)です。
AppRemoはワークフロー内でチャット機能もありますので、チャットツールと連携不要でご利用頂けます。無料トライアルもございますので、是非、お試ししてみてはいかがでしょうか?

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