決裁システムで業務を効率化しよう!導入効果やおすすめのシステムもご紹介(Vol.64)

 2022.09.14  株式会社システムエグゼ

決裁システムの導入を検討する際、業務の課題や導入のメリット・効果を纏め、自社に合ったシステムを選定し、稟議で導入の決裁を取るというケースが一般的です。導入したいシステムを選定し、いざ上司の承認を取るという段階で「上司への提案がうまくいかない」「定量的な説得ができず効果が明示できない」・・と悩まれる方も多いのではないでしょうか。

本記事では、決裁システムの概要と具体的な導入事例・効果について、わかりやすく解説していきます。システム導入の決議を進める上で、お役立ていただければ幸いです。

決裁システムとは?稟議決裁システムとの違いはあるの? 

まずは、「決裁システム」についておさらいしていきます。決裁システムとは、従来紙で実施していた社内のさまざまな決裁を電子化し、業務全体の効率化を促進するツールのことを指します。「ワークフローシステム」、「電子決裁システム」、「電子承認システム」などとも呼ばれ、多くのメーカーから多様なシステムが提供されています。

この決裁システムは、社内の決裁業務であれば種類問わず運用でき、汎用性が高く、活用範囲を広げていけば大きな導入効果を期待できます。事案の決裁をとる稟議、経理が管轄する経費精算書、人事が管轄する人事考課や住所変更届け、情報システム部が管轄するPC貸出申請書など・・・。全社員が利用する申請書の決裁はもちろん、営業部が出す見積書のように、特定部署の決裁業務にも活用できます。

またこの決裁システム、「稟議システム(稟議決裁システム)とは違うのか?」と思われがちですが、「決裁業務を電子化し効率化する」という意味では同じシステムと捉えてください。「決裁」と「稟議」という言葉だけみると、「稟議」は"複数人の間で順に承認が行われること"、「決裁」は"権限のある役職者に直接承認してもらうこと"という意味の違いがあります。しかし、ある事案に対し承認を取るというシステムのつくりは同じなので、どちらの呼び名であっても、システム選定時の候補にいれていきましょう。

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決裁システムを導入することで、社内の決裁はどう変わる?

次に、決裁システムの導入で期待できる、社内決裁の変化やメリットについて解説していきます。

社内決裁のテレワーク推進

決裁システムの導入により、会社に出社せずとも、いつでもどこでも申請・決裁が可能になります。紙で決裁をまわしていると出社対応が必須になり、それだけでも対応スピードが鈍化し、重要な決議に影響を与えてしまうケースが多くありました。決裁システムを導入すれば、インターネット経由でPC・スマートフォンを利用し業務をまわせるので、テレワーク推進はもちろん、決裁業務全体の迅速化を実現します。

社内決裁の効率化

上記で述べたように、決裁システムは申請・承認はもちろん、決裁業務に関連する業務全般を効率化します。申請は、システム上のWEBフォームに申請内容を記入する形式をとり、過去に類似の申請内容があれば複写や引用でかんたんに作成し申請できます。

承認時はシステムから通知が届くので、対応漏れを防止し、画面からワンクリックで決裁できます。また、これらの決裁履歴はすべてシステムに保存されるので、いつでも進捗や履歴が確認でき、関係者への情報共有もかんたんに行えます。

申請・承認はもちろんのこと、それ以外に「決裁後に発生する後続業務」の効率化にも役立ちます。決裁完了後、決裁データを集計・分析する、または他システムへデータを移行し後続業務を実施しているケースが多くみられます。例えば、経費精算申請の決裁後、その決裁データを経費精算システムへ移行し、精算処理をまわしているケースです。紙の決裁の場合、経費精算システムへのデータ移行はすべて手入力で行うしかなく、手間だけでなく転記ミスも発生してしまいます。決裁システムを導入すれば、決裁済みのデータは、移行に必要なデータだけをCSVファイルで一覧出力できるので、それをそのまま経費精算システムにインポートするだけで処理が済みます。今まで月末の経費精算処理に苦戦していた経理担当者の負担も軽減できるのです。

紙の削減

決裁システムを導入すると、申請書や補足資料などの紙印刷・保管の手間が無くなります。申請書類は決裁後、決まったルールに基づき特定の期間、原本保管する必要があります。加えて、ただ保管すれば良いというわけではなく、機密情報管理の観点から施錠されたキャビネットで保管し、決まった管理者の許可を得て、閲覧・開示されるのです。申請書類は数が増えれば保管場所の拡張も必要になり、管理の手間は想定以上の負担になります。

決裁システムを導入すれば、申請書類はすべてWEB上に保管され関係者はいつでも閲覧できるので、業務効率化だけではなく、ペーパレス化による環境問題改善にも貢献できるのです。

内部統制の強化

紙決裁でもうひとつ大きな問題として挙がるのは、申請情報の証跡管理です。決裁中は、承認者が申請書に補足やコメントを追記するケースがよくあります。紙の場合だと、だれがいつ追記したのかという履歴の確証がもてず、最悪の場合、決裁に関係がない第3者が悪意をもって改ざんするリスクも考えられます。

決裁システムを導入すれば、その決裁の関係者のみが申請情報を閲覧でき、いつだれが承認し追記したかという履歴がすべて残ります。もちろん、その履歴は管理者であっても改ざんできないので、内部統制の強化を実現し、監査にも十分に対応できるようになります。

決裁システムの導入事例から効果を見てみよう

次に、決裁システムの導入により社内決裁の課題が解決した事例とその効果を見ていきましょう。

商社A社「1ヵ月あたり70時間以上の作業工数削減を実現」した事例

対象の社内決裁

慶弔など人事関係の届出、新規取引先の登録など経理系の手続き、ファシリティ関連の手続きなど、コーポレート業務系の様々な決裁。

決裁システム導入前の課題

申請フォームに必要事項を入力後、印刷し承認者の印鑑をもらい、異なる事業所間では申請書をファックスや社内便でやりとりが発生する紙運用を実施。また、申請書の管理部門では、その内容を台帳に記入して管理しており、全社的に大きな時間と労力がかかっていた。

決裁システム導入後の効果

申請書の出力、回付、台帳管理、紙の保管が無くなり、申請書1枚あたりマイナス14分の削減効果を試算。導入から約10カ月には処理された申請書は約3000枚で、掛け合わせると700時間の削減を実現

商業施設B社「非効率な業務を排除し、決裁のスピードアップを実現」した事例

対象の社内決裁

社内稟議を中心に、総務宛の住所変更や休暇申請などを含め22種類の決裁。

決裁システム導入前の課題

年間1万件を超える社内稟議の書類の保管スペースの確保が限界にきていた。また、本社決裁や会社印の押印をもらうために、店舗から本社に移動する時間とコストにも問題を感じていた。

決裁システム導入後の効果

パソコンやタブレットでいつでも承認でき、移動や待機などの時間的なストレスから解放されるとともに、決裁スピードの迅速化を実現。また、文書に押印を求める押印申請について、元となる申請と紐づけもできるので、効率的な管理も実現。

両社とも社内決裁を紙からシステム運用し、決裁業務の無駄を省きつつ決裁スピードを向上させ、結果としてコア業務により集中する環境を整えられました。決裁システム導入時は稟議や特定の申請書から部分的に運用をスタートしていき、社内の定着を図りながら、今後さらに申請書を増やし、業務改善の幅を広げています。

※A社とB社の具体的な社名と、詳しい導入事例集のまとめはこちらからダウンロードください。
https://solutions.system-exe.co.jp/appremo/resource/case

まとめ

決裁システムは、社内の決裁業務全般の効率化を実現し、今まで紙運用で抱えていた多くの課題を解決する重要なツールです。当社が提供しているワークフローシステムAppRemo(アップリモ)は、「管理部門が楽になる・現場が使いやすい」をコンセプトに、機能の柔軟性と誰にとっても使いやすい操作感が特長の決裁システムです。

前述での効果の実現に加え、「コミュニケーションを活発化する簡易チャット機能」、「なじみが深いExcelでの申請機能」など、ユーザーに定着しやすい機能が搭載されています。決裁システムの導入をご検討中の方は、ぜひAppRemoも検討に加えていただければと思います。

ワークフローシステムAppRemo 導入ガイド~導入の6ステップをイラストで解説~

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