ワークフローの種類を申請承認業務視点で整理してみた（Vol.25）

2020.12.18 株式会社システムエグゼ

ワークフローの種類を「申請承認業務」視点で整理してみました。総務部、経理部、人事部など部署によって扱う申請書や利用シーンは様々です。部署ごとにどのようなワークフローの種類があるのか「申請承認業務」視点で整理し、最適なワークフローシステムも、ご紹介していきます。

そもそもワークフローとは？

ワークフローを直訳すると、業務における初めから終わりまでの流れのことです。「どこで」「だれが」「いつ」「どうする」という流れは業務には必ず存在しますが、業務や組織が大きくなれば、業務の流れも複雑になります。その業務のひとつが、「申請承認業務」です。つまり「申請承認業務」を組織で標準化し、効率化することがワークフローと言えるのではないでしょうか？

ワークフローとは業務の中でも、特に申請承認業務を改善し効率化していくことです。しかし、効率化と言っても申請承認業務には複数の人が絡んでおり、多くの問題点が人と人の間に潜んでいます。

「申請書を出すときにどれを選べばいいのかわからない」
「申請書を紛失してしまった。」
「判子が無い」
「次の申請者が休みだから書類を渡せない」
「忙しくて承認する暇がない」

など問題点をあげるとキリがありません。このような申請承認業務の問題点をシステム化することで改善したものがワークフローシステムです。しかしシステム化するためには、ワークフローの種類を整理する必要があります。

ワークフローの種類はたくさんある

ワークフローの種類には申請書と、申請・承認業務視点の２種類があります。申請書の種類には人事・総務・経理・情報システム・営業部門など、組織によってたくさんのパターンが存在します。申請書の種類はワークフローシステムを導入する前に、「減らす」整理をすることをおすすめします。現在と同じ申請書数をそのままシステム化すると、業務プロセスの見直しがないため、失敗する可能性が高まります。まずは「減らす」ための部門別の協議をしてみましょう。

本ブログでは申請書別の種類の整理よりも、申請承認業務視点の種類、つまり、経営部門、管理・経理部門、営業部門を中心に業務を見つめ直し、問題点を洗い出し、ワークフローの種類を整理してまいります。特に申請承認業務が多い代表的な部門が「経営部門」「管理、経理部門」「営業部門」だからです。

申請承認業務視点　ワークフローの種類　「経営部門編」

経営部門は主に申請の最終承認者など意思決定の立場の方が多いと思います。紙の申請書の問題点として、会社に出社していないと申請の承認ができず、決裁まで時間がかかってしまいます。また、紙の申請の場合は経営陣の独断で規定外の承認でフローが進んでしまうなどの可能性もあります。業務の効率化のために、正しい流れですぐに承認を取ることは必要不可欠です。経営部門は意思決定者が多いため、正確で、スピーディな申請・承認業務が求められます。