ワークフローの種類を申請承認業務視点で整理してみた(Vol.25)

 2020.12.18  株式会社システムエグゼ

ワークフローの種類を「申請承認業務」視点で整理してみました。総務部、経理部、人事部など部署によって扱う申請書や利用シーンは様々です。部署ごとにどのようなワークフローの種類があるのか「申請承認業務」視点で整理し、最適なワークフローシステムも、ご紹介していきます。

そもそもワークフローとは?

ワークフローを直訳すると、業務における初めから終わりまでの流れのことです。「どこで」「だれが」「いつ」「どうする」という流れは業務には必ず存在しますが、業務や組織が大きくなれば、業務の流れも複雑になります。その業務のひとつが、「申請承認業務」です。つまり「申請承認業務」を組織で標準化し、効率化することがワークフローと言えるのではないでしょうか?

ワークフローとは業務の中でも、特に申請承認業務を改善し効率化していくことです。しかし、効率化と言っても申請承認業務には複数の人が絡んでおり、多くの問題点が人と人の間に潜んでいます。

「申請書を出すときにどれを選べばいいのかわからない」
「申請書を紛失してしまった。」
「判子が無い」
「次の申請者が休みだから書類を渡せない」
「忙しくて承認する暇がない」

など問題点をあげるとキリがありません。このような申請承認業務の問題点をシステム化することで改善したものがワークフローシステムです。しかしシステム化するためには、ワークフローの種類を整理する必要があります。

ワークフローの種類はたくさんある

ワークフローの種類には申請書と、申請・承認業務視点の2種類があります。申請書の種類には人事・総務・経理・情報システム・営業部門など、組織によってたくさんのパターンが存在します。申請書の種類はワークフローシステムを導入する前に、「減らす」整理をすることをおすすめします。現在と同じ申請書数をそのままシステム化すると、業務プロセスの見直しがないため、失敗する可能性が高まります。まずは「減らす」ための部門別の協議をしてみましょう。

本ブログでは申請書別の種類の整理よりも、申請承認業務視点の種類、つまり、経営部門、管理・経理部門、営業部門を中心に業務を見つめ直し、問題点を洗い出し、ワークフローの種類を整理してまいります。特に申請承認業務が多い代表的な部門が「経営部門」「管理、経理部門」「営業部門」だからです。

申請承認業務視点 ワークフローの種類 「経営部門編」

経営部門は主に申請の最終承認者など意思決定の立場の方が多いと思います。紙の申請書の問題点として、会社に出社していないと申請の承認ができず、決裁まで時間がかかってしまいます。また、紙の申請の場合は経営陣の独断で規定外の承認でフローが進んでしまうなどの可能性もあります。業務の効率化のために、正しい流れですぐに承認を取ることは必要不可欠です。経営部門は意思決定者が多いため、正確で、スピーディな申請・承認業務が求められます。

申請承認業務視点 ワークフローの種類 「管理、経理部門編」

管理、経理部門のワークフローは大量の申請・承認業務が最後にまわってくるため、紙の申請書や文書管理などの問題が起こります。

  • 申請書の種類によって管理の場所を分ける
  • 保管の期間に応じて書類を破棄する
  • 監査対応時には、過去の書類を調べて該当書類を用意する

など、手作業も多く煩雑な文書管理になっているケースが多いのではないでしょうか。できればひとつの部署で一元管理して業務の効率化を図りたいと考えている管理部門の方は少なくないのではないでしょうか。

また経理部門は社員が経費申請する際は、大量のレシートが付いてきます。その内容を一枚一枚確認して保存しないといけませんが、時間がかかりますし、場所も必要です。業務効率化のために、書類の保管や監査対応時の申請書の検索など、管理部門に代わって書類の管理をしてくれるワークフローシステムが求められます。

申請承認業務視点 ワークフローの種類 「営業部門編」

営業部門は外出が多いため、他部署とは違った種類の問題が発生してきます。

  • 上司が営業出張でしばらく申請書の承認が取れない。
  • オフィスに戻って提案資料が作りたいのに、承認業務に追われてできない

など、営業が本来の業務に注力できない状況は会社にとって、大きな不利益になります。会社でしか対応できないワークフロー業務を減らし、外出時でも効率よく申請承認業務をこなし、営業活動に専念できるワークフローシステムがよいでしょう。

まとめ

申請承認業務視点でワークフローの種類を整理していくと、部門別の問題点が見えてきて、改善策が把握できます。

  • 経営部門→申請が正しくスピーディに最終承認者である自分に届くこと
  • 管理、経理部門→文書の保管や検索が容易で、申請書の一元管理ができること
  • 営業部門→外出先でも、隙間の時間に申請承認業務ができるシステムが必要

このように検討前にワークフローの種類を申請承認業務視点で見つめなおしてみてはいかがでしょうか?

先述した部門別のワークフローの問題点は一例に過ぎません。申請承認業務視点でワークフローを整理するために大事なことは、部門別に問題点をきっちり洗い出すことです。部門別に問題点を洗い出すことで、検討における「軸」を固めることができ、ワークフローシステムの検討がスムーズに進みます。

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