昨今、テレワークや働き方改革が推奨されており、紙媒体からの脱却だけではなく電子媒体におけるドキュメント管理も課題となっています。ドキュメントへ押印するために会社へ出社、重要書面を確認するために出社など、そのような課題を解決できるような環境整備の必要性も注目されています。
ワークフローでドキュメント管理はできるのでしょうか？メリットやデメリットについて解説していきます。
ワークフローでドキュメント管理はできるのか？
ワークフローでドキュメント管理はできるのでしょうか。
結論からお伝えしますと可能ですが、できることが限られる等の制限はあります。
そのようなメリット、デメリットをご説明いたします。
ワークフローにおけるドキュメント管理のメリット
紙媒体でのドキュメント管理と比較し、ワークフローでの運用では様々なメリットがあります。
該当文書の検索が容易
紙媒体でのドキュメント管理と異なり、システム上で電子データを運用する形となります。
紙媒体での管理の場合は実際に紙をファイリングし、閲覧が必要な場合はファイルの保管場所までの人の移動、該当ドキュメントを探す時間といった手間が発生します。
ワークフローではドキュメントの検索機能が実装されており、簡単に文書の検索をすることができます。例えば「申請日・申請完了日・申請者名・申請書タイトル」といった様々な検索方法があり、こちらを利用すれば紙の書面より格段に早く探すことができます。
遠隔地からも申請・承認・閲覧が可能
紙媒体の場合、実際に紙を印刷し記入、承認者側でも目視の確認が必要になってきます。
もし承認ルートの人が出張や外出などで不在の場合はそこで稟議が止まってしまいます。
ワークフローの場合、システム上にドキュメントデータが保管されますのでネットワーク環境さえあれば、いつでもどこでもファイルを閲覧の上、承認フローを進めることができ、テレワーク環境の導入に向けて大きな利便性が見込めます。
承認ルートの可視化、閲覧制限
企業によって様々かと思いますが、数多くの稟議申請書を日頃から利用されているかと思います。その中でも稟議申請書によって承認ルートが異なることが想定され、運用・管理に手間が掛かる場合もあるでしょう。
ワークフローを導入することにより、稟議申請書毎に承認ルートの設定が可能です。
なお、承認ルートの可視化だけではなく、申請者が申請を挙げてからのステータス詳細(承認状況はどのようになっているか)なども可視化できます。場合によってはすぐにでも承認が欲しい、というシーンもあるかもしれません。申請者からは緊急での承認依頼機能や、承認者は自身に承認依頼が回ってきたときにメール通知を受信するといった滞留を防止する補助機能もあります。
これによって承認作業のスピードアップが期待できます。
また、申請者や設定された承認ルート以外の人への閲覧制限をかけることもでき、ドキュメントの閲覧を必要最低限の人に留められます。もちろん任意の人やグループに閲覧権限を付与することも可能ですので、情報共有としての活用だけではなく、セキュリティ対策としても有効な手段として見込めるのではないでしょうか。
紛失、情報漏洩リスクの低減、文書の改ざん防止
紙媒体で運用する場合、どうしても人目に付く可能性があり、また紛失するといったリスクが発生します。ワークフローでドキュメント管理を行う場合、そのようなリスクを低減することができます。ドキュメントは電子データで保持しますので、直接的な紛失リスクはなく、情報漏洩リスク低減への活用が期待できます。
また、ワークフローの機能の中にはドキュメントの編集を制限する機能もあり、改ざん防止に繋げることも可能です。また、一部分のみに編集を許可する設定もありますので、柔軟に運用することもできます。編集履歴をログとして残すことも可能です。
ワークフローにおけるドキュメント管理のデメリット
上記のようなメリットがある反面、いくつかのデメリットも挙げられます。
ワークフローに関連するドキュメントのみに限定される
企業で取り扱うドキュメントは様々な種類があります。しかしながら全てのドキュメントがワークフローで完結できるわけではありません。あくまでワークフローに該当する文書管理(具体的には業務における円滑な文書の手続き、履歴を残すこと)が主軸となり、ワークフローシステムに該当しない文書は管理をすることができません。
徹底した文書管理が難しい
上述したように、ワークフローで管理できるドキュメントは限定的なものとなります。さらにドキュメント管理の徹底が難しい理由として、電子帳簿保存法やe-文書法といった法令への適合性も求められます。
また、法令のみの対応だけではなく、ユーザー(企業)によってドキュメント管理の規定は様々となり、すべてのユーザーの社内規定の要件を満たすことは現実的ではありません。
デメリットを解決するには？
上記デメリットを解決する方法はどのようなものがあるでしょうか。例として2点ご紹介いたします。
まず一つ目としてはワークフローとドキュメント管理システムを連携する方法が挙げられます。ワークフローで利用するドキュメントを、連携したドキュメント管理システム側で保管・管理する方法です。
ただし、課題としてはワークフローとドキュメント管理システムの構築・連携には高い技術力が必要となり、また、ユーザーによって運用しているシステムも異なります。さらに、それに伴う人的リソースやコストが掛かるという点も留意が必要です。
2点目としては、強化されたドキュメント管理機能を持つワークフローの導入です。
最近はドキュメント管理機能を備えたワークフローも出てきています。例えば、全文での検索機能や、アクセス権限設定、期限が迫っているドキュメントに対しアラートを出す機能などです。こちらの方法であればドキュメント管理システムとの連携は不要です。別システムの導入工数が無くなる点や、一元管理ができるため利用者の負荷を低減することができます。
ワークフローにおけるドキュメント管理とはまとめ
ワークフローでもドキュメント管理をすることができるが、基本的にはワークフローに沿ったドキュメントに限定され、また、法令や企業規定への適合性の有無も要点となります。解決方法としては、ワークフローとは分けたドキュメント管理システムとの連携や、ドキュメント管理機能が強化されたワークフローの導入を検討する案があります。働き方改革としてテレワークが推奨されている今、ワークフローのシステム導入が注目されており、ドキュメント管理も一つの課題としてあります。自社のワークフローの流れや課題点を洗い出し、長期的かつ利用者負荷が少ないシステムの導入が求められます。
