ワークフローと業務フローの違いとは？業務プロセスとも違う？

2020.08.18 株式会社システムエグゼ

経費精算作業の効率化で悩んでいる企業担当者の方もいるでしょう。そのような場合は、ワークフローシステムを導入することで問題が解決できるかもしれません。

本記事ではワークフローについての概要や業務フローとの違い、導入によって得られるメリットなどを解説します。　

ワークフローと業務フローの違いとは？

両者は共に、業務工程や業務に必要な手続きなどの業務にまつわる一連の流れを図式化したものを指します。言い方が少し異なるものの、それらの言葉が指す意味の違いはほぼありません。業務の流れを図式に表わして可視化することで、担当する業務の全体像を認識しやすくする効果があります。

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そもそもワークフローとは？

組織の中で行われる業務には、誰の承認が必要なのかなど、あらかじめ定められた流れが存在します。備品を購入する際も申請から承認、決裁に至るまで、企業内で決められた流れを経ないと購入手続きが開始できません。

申請書の種類やその他の条件などによっては直属の上司だけでなく、部長や役員の承認を得ないと進められないものもあるでしょう。承認者や承認ルートなど、決裁に至るまでの流れが煩雑になっている場合もあります。これらを図式化することで、業務の流れについて、手続きに必要な作業や書類などが明確に分かるようになるのです。

ワークフローとワークフローシステムの違い

ワークフローとは直訳すると「仕事の流れ」になります。ワークフローシステムは、この一連の仕事の流れをシステムに組み込んで自動化したものです。これにより、それまでは紙や口頭で行われていた業務の電子化が可能になります。

紙でのやり取りがなくなるため、コストの削減や業務の効率化が期待できるほか、内部統制とコンプライアンスの強化が図れるなど、様々なメリットが生まれるのです。

基本的な機能としては、経費精算や稟議書などの申請書類のフォーマットの自動作成や承認ルートの作成、書類の申請状況の可視化などが挙げられます。申請の種類によって必要な書類を自動で作成したり、必要な承認ルートを事前に作成しておき、自動で必要な人のところに届くようにしたりすることで、書類ミスや渡し間違いなどのヒューマンエラーを防ぐ効果も期待できるのです。

なお、システムには様々な種類があり、単体のシステム以外にも、その他のシステムの一部機能として組み込まれている場合もあります。製品ごとに異なる特徴があるため、自社にとって必要な機能が搭載されているものを選ぶことが大切です。

業務フローと業務プロセスは違う？

業務フローやワークフローと似た用語に「業務プロセス」という言葉があります。業務フローとワークフローはほとんど同じ意味を持つ言葉ですが、これらの用語と業務プロセスは異なる意味を含んでいます。業務プロセスはマネジメントサイクルの1つでもあるPDCAサイクルを円滑に進めるための業務の流れを指し、ワークフローよりも広範囲の業務の流れを表す言葉です。

ワークフローの導入で得られる効果とは？

ここからはシステムの導入によって得られる効果について、ペーパーレス化でコスト削減・業務効率アップできる点と、内部統制とコンプライアンスの強化ができる点について解説します。

ペーパーレス化でコスト削減・業務効率アップ

従来通り、紙でのやり取りの場合は用紙だけでなく、申請書を印刷するためのインクや印刷機の電力など、あらゆるコストがかかってしまいます。しかし、システムを導入してペーパーレス化を進めることで、上記のようなコストの削減が可能です。また、承認者に書類を渡しに行ったり、進捗状況を電話で確認するなどの目に見えない手間も削減できます。

ほかにも、自動化することで書類の作成ミスを防ぐ効果が期待できるほか、システム上で申請から決裁までに必要な人の元に自動で書類が届くことで、業務効率を高められる効果があるでしょう。紙の場合、承認者が不在の際は出社するタイミングを待たないと押印してもらえないなどの問題は多々ありますが、システムではそのような心配もありません。承認者も外出先から承認作業ができるため、双方向でのスムーズなやり取りが可能です。

内部統制とコンプライアンスの強化ができる

システムを導入することで申請書類のフォーマットや承認ルートなどを一元管理できるため、正しいルートで書類を適切な人物に回すことが可能です。必要な人にだけ必要な情報を提供することの徹底は、社内統制強化にもつながります。また、証跡や決裁情報を可視化できるようにすることで、承認者本人以外の人物が勝手に承認者の印を押すなどの不正や書類の改ざんを防ぐなど、コンプライアンス強化もできるでしょう。