ワークフロークラウド Excelライクな人気4製品を徹底比較(Vol.14)

 2020.09.23  株式会社システムエグゼ

ワークフロークラウドの中でも特に人気の4製品を徹底比較します。しかもこの4製品には便利な共通項があります。それはExcel利用イメージに近い、Excelライクなワークフロークラウドということです。ではどのようなExcel(エクセル)ライクなイメージで利用できるのでしょう?

Excelライクなワークフロークラウドはなぜ人気があるのか?

現在ワークフローシステム導入が増えています。なぜワークフロークラウドは人気があるのでしょう?その理由を紐解くためには、まずワークフローとクラウドに分けて、それぞれの良さを考える必要があります。
メールやEXCEL(エクセル)で申請・承認業務を行っている会社は、業務の生産性が落ちます。上司はどの申請が未承認で、どの申請を承認したのかわからず、部下は自分が提出した申請が決済されたのかどうか、状況がわかりません。結局、電話やメールで状況確認をしなければならず、手間が増え非効率です。ワークフローシステムがあれば社内の申請・承認業務を見える化でき、EXCEL(エクセル)で申請書を作成し、メール送信する必要もなく、効率化するために非常に便利なツールです。

そしてテレワークが増えた今、会社と自宅で申請・承認業務が必要になります。オンプレミス型のワークフローソフトを自社サーバにインストールしているシステムでは、会社と自宅をつなぐにはVPN接続するための機器やソフトが必要になります。自宅にいる社員から「ワークフローソフトがつながらなくなった」というトラブルも増え、保守運用も大変です。そこでトラブルを減らし、自社でサーバやVPN環境を保守運用する手間を軽減するために、クラウドを利用するケースが増えているのです。ワークフロークラウドを提供するベンダーにサーバ運用を任せ、安定したネットワーク環境で利用する方がコストを削減でき、障害対応を減らすことができます。

このようなは理由でワークフロークラウドは人気があります。ではどのようなワークフロークラウドが人気なのでしょう?現在、人気のワークフロークラウドを4製品、徹底比較してみたいと思います。この4製品には「既存のEXCEL申請書を使える」「EXCEL入力イメージで利用できる」という共通項があります。現在EXCEL(エクセル)で申請・承認業務をおこなっている企業には、役に立つ情報満載の徹底比較をご覧ください。

AppRemo(アップリモ クラウド)

AppRemo(アップリモ クラウド)は株式会社システムエグゼが提供するワークフローツールです。人気の理由は、テレワークに必要な機能を実装しているテレワークフローシステムであること、申請書をいつものExcelで簡単作成でき、その申請書をExcelなのにデータベース化できることです。テレワークに相性の良い簡易チャット機能で、申請内容について申請者と承認者が気軽に確認できることや、メールやポータル連携で通知してくれる機能はテレワークには非常に便利です。これまで使用していたEXCEL申請書ファイルをWeb申請フォームにするのではなく、Excelファイルをそのまま、Web画面で申請できるので、EXCELのイメージそのままで利用できます。導入事例は小売業・製造業・サービス業などの事例をもっています。月額500円前後からクラウド利用でき、Excel利用ユーザーには現状のイメージに近く、導入しやすいツールです。申請書作成がWebフォームタイプでなく、Excelライクなところが使いやすいワークフロークラウドと言えます。

Collabo Flow(コラボフロークラウド)

Collabo Flow(コラボフロークラウド)は株式会社コラボスタイルが提供するワークフローツールです。人気の理由は、導入が簡単、運用も簡単、でも機能は充実していることです。自動分岐機能をはじめ、ワークフローツールに必要な機能を搭載しています。既存で利用しているEXCELファイルのイメージのまま、申請書をWebフォーム化できることも特長です。導入事例は製造業・サービス業をはじめ、様々な業種への事例があります。月額500円からクラウド利用でき、連携オプションや連携サービスが別途ラインアップとして用意されています。Excel利用をしているユーザーには使いやすい、Webフォーム型のワークフロークラウドだと言えます。

Create!WebフローCloud(クリエィティブウェブフロークラウド)

Create!WebフローCloud(クリエィティブウェブフロークラウド)はインフォテック株式会社が提供するワークフローツールです。人気の理由は、すぐに使い方がわかり、紙イメージの申請書をデザインでき、こまやかな承認ルートを設定できることです。他のグループウェアなどとのシステム連携もスムーズにでき、複雑な承認フローであってもアイコンを並べ、見やすく簡単に設定することできます。申請・承認フォームの作成は、クラウドサービスに含まれるフォームマネージャーを使い、EXCEL申請書をインポートしてWebフォームを作成することができます。導入事例は中堅・中小企業から大企業まで、多くの事例があります。初期費用0円、月額500円からクラウド利用でき、いくつかのオプションが用意されています。Excelに慣れたユーザーには操作しやすい、Webフォーム型のワークフロークラウドだと言えます。

Work FlowEX(ワークフローEXクラウド)

Work FlowEX(ワークフローEXクラウド)は株式会社Knowlbo(ナルボ)が提供するワークフローツールです。人気の理由は、入力フォームがEXCELなので使い慣れた入力ができ、Webブラウザで専用ソフトが不要であること、ドラッグ&ドロップするだけで申請ができることです。タブレットやスマホで申請・承認業務を行うことができ、様々な利用シーンに対応できます。申請・承認フォームの作成は、Excel申請ファイルをそのまま流用できるので、Webフォームを作成する必要がなく、手間を軽減できます。導入事例はサービス業やIT、飲食業など幅広い事例があります。価格はお問い合わせフォームから見積依頼をするスタイルになっています。Excel利用イメージに近い、Excelタイプのワークフロークラウドだと言えます。

ワークフロークラウド人気4製品を徹底比較

ワークフロークラウドは申請・承認業務を見える化し、申請者・承認者・管理者を劇的に効率化できます。クラウド化することでトラブルも減り、システム管理担当の保守運用コストは削減できるとても便利なツールと言えます。

ワークフロークラウドの中でも、特に人気の4製品を徹底比較した一番の理由は「Excel(エクセル)のイメージのまま利用できる」ということです。ワークフローシステムを検討する際に注意しなければならないのは、申請書フォームをWebフォームで作成するということです。一見、当たり前のことであり、とても便利に感じますが、Webフォームを操作し、ひとつひとつの申請フォーム設計していくことは大変です。「Excel(エクセル)の既存申請書が移行できる」や「専用ツールで簡単にフォーム作成できる」とベンダーは説明していますが、初期の申請書フォームの用意と、その後、増え続けるフォーム作成をWebフォームで作り続けていくことは大変なのです。

ワークフローツールを検討する際、「クラウドであること」に加え、「既存のExcel申請書を移行できて、Excelのイメージで申請書フォーム作成ができる」という、Excelライクであることを重視してみてはいかがでしょうか?現在EXCELで申請・承認業務をおこなっている企業にはとても大事な検討ポイントです。その理由は導入前の準備軽減と、導入後の利用定着のスピード感が全く違うからです。ぜひExcel利用イメージに近い、Excelライクなのワークフロークラウドを検討してみてください。

テレワークフローシステム「AppRemo」基本ガイドブック

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