ワークフローシステムの導入を検討しているものの、どれを選べばよいか悩んでいる企業担当者の方もいるでしょう。
本記事では、そのような人に向けて、ワークフローシステムを選ぶ際のポイントについて解説します。また、人気の製品をピックアップし、その特徴もご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
ワークフローシステムは自社にあった製品を選ぶことが大切
ワークフローシステムには様々な種類がありますが、どれも一様に同じものではありません。自社の業務に合うものを導入することで、業務効率化を期待できます。ここでは、製品選びのポイントについてご紹介します。
自社の活用方法に合っているか
ワークフローシステムを導入したものの、上手く活用できないケースがあります。そのような事態を回避するためには、導入前に自社に合っているかどうかを確認する必要があります。
製品にはそれぞれ特徴があり、備わっている機能も異なるため、スケジュール管理などのオプションがついているか、他のシステムとの連携はできるかどうかなどをチェックしてみるとよいでしょう。
また、形態は大きく分けるとオンプレミス型とクラウド型の2つに分類されます。前者はカスタマイズ性が高いメリットを持つ一方、初期費用が高くなりやすい点や、障害が起きた際は自社対応になる点などがデメリットです。対する後者は低コストで導入可能などのメリットがある一方、カスタマイズ性がオンプレミス型に比べて低いなどのデメリットがあります。
既存のフォーマットを活用するのか
Excelなどで作った既存フォーマットをシステム導入後も活用するのか否かによって、選ぶべき製品が異なります。中には、既存のフォーマットを変換して使用できるものもあるため、新しいフォーマットに変わることに抵抗がある場合は、そのような対応が可能な製品を選ぶとよいでしょう。
承認フローに合っているか
承認フローは企業によって様々ですが、システム化して業務効率化を高めるためにも、自社に適した製品を選ぶことが大切です。書類の種類や申請内容によって変わる複雑なルートに対応できるかどうか、事前に確認しましょう。
使いやすさはどうか
誰でも簡単に使える操作性かどうかも要チェックです。パソコン操作が得意な人であれば問題ないかもしれませんが、中には苦手な社員もいるでしょう。
業務効率化を目指すために導入しても、使い勝手が悪く、操作に時間がかかってしまったり、使いにくくて使用する人が少なかったりする場合は、導入効果が期待できません。使いやすい製品を選ぶことはもちろん、無料トライアル期間などを利用して試してみるのもよいでしょう。
費用面について
費用も製品によって異なります。初期費用だけでなく、月額料金やサポート費用などが必要です。長く使い続けるためにも、無理のない範囲で選ぶだけでなく、導入した場合の費用対効果を検討してから導入を進めましょう。
また、オンプレミス型かクラウド型かによっても金額が異なるため、それぞれの特徴をよく比較することが大切です。
人気の製品を紹介！おすすめのワークフローシステム
ここからは、各社が提供しているワークフローシステムについて代表的な製品をご紹介します。
AppRemo
株式会社システムエグゼが提供する製品で、グループウェアとの一体型となっています。専用ソフトを使わずに、Excelで作成したフォーマットを利用可能です。また、申請後のデータをデータベースに保管するため、過去資料を参考にしながら承認プロセス改善の検討もできます。
オンプレミス型・パッケージソフトの他にクラウド型の提供もあり、社外からでも申請や承認業務が行えます。操作も簡単なので、機械操作が苦手な人でもスムーズな利用が期待できるでしょう。さらに、他システムとの連携も可能なため、業務効率化を図れます。従業員規模は100名以上 5,000名未満まで対応可能です。
BP Director
アシストマイクロ株式会社が提供する製品で、書類の電子化や、既存のワークフロー承認のシステム化などができる点が特徴です。また、ガントチャート機能を活用し、プロジェクトの進捗などを可視化できます。ビジネスプロセスマネジメント機能も利用したい企業におすすめです。なお、価格は別途問い合わせが必要になります。
皆伝！
スミセイ情報システム株式会社が提供する製品で、柔軟なカスタマイズ性や外部サービスとの連携ができる点が特徴です。オンプレミス型・クラウド型・パッケージソフトなど、幅広い提供形態があるため、自社に合った方法で導入できます。全ての従業員規模に対応可能です。
コラボフロー
株式会社コラボスタイルが提供する製品で、専用ソフトやプログラミングなどの必要なく、簡単にワークフローを作成できます。オンプレミス型・クラウド型・パッケージソフトでの提供を行っていて、オンプレミス型とパッケージソフトは初期費用が50万円、月額は別途問い合わせが必要になります。クラウド型は月額500円～となっています。少人数から大規模人数まで対応可能です。
WaWaFlow
株式会社アイアットOECが提供する製品で、申請書式を自由に設定できる点や、あらゆる申請内容に対応可能な点が特徴です。クラウド型・SaaS・ASPで提供していて、初期費用は0円、月額費用は400円となっています。すべての従業員規模に対応でき、作業効率を高めるだけでなく、内部統制の強化を図りたい企業に向いています。
X-point Cloud
株式会社エイトレッドが提供する製品で、スマホやタブレット端末からのクイック承認機能がついています。また、導入や運用でプログラミングの知識を必要としないため、パソコンに詳しくない部署でもスムーズな導入が可能です。1,000名未満の従業員規模に対応していて、クラウド型・SaaS・ASPによる提供が行われています。スタンダードプランの金額は初期費用が14万円、月額は1ユーザーにつき500円です。
ジョブカンワークフロー
株式会社Donutsが提供するシステムで、スマホ対応可能な特徴を活かし、申請や承認をスマホで気軽に実行できる点が特徴です。承認フローの自由な設定が可能な点や、操作性が高いこともポイントといえるでしょう。提供形態はクラウド型のみで、全ての従業員規模に対応しています。価格は初期費用・サポート費用ともに0円で、1ユーザーあたり月額300円です。
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ワークフローとは？メリット・デメリットを解説
まとめ
ワークフローシステムには様々な製品があり、それぞれ特徴が異なっているため、導入目的を明確にし、自社に合うものを選ぶことが大切です。
上記でご紹介した製品以外にも、マイクロソフトが提供する「sharepoint」をはじめ、「oracle」や「ibm」、富士通が提供するものなど様々な種類があり、それぞれ特徴が少しずつことなります。
当社が提供するテレワークフローシステム「AppRemo」は、簡単な操作で使いやすく、他システムとの連携も可能なため、単なるワークフローシステムとしての利用に留まらず、申請内容でデータ活用や他システムとのプロセスの連携なども可能となります。
なにより、使い慣れたエクセルシートを元に、様々な申請フローを作成することができるため、利用者にとってとてもわかりやすく非常に便利な製品です。
無料体験もあるので気軽に試してみるとよいでしょう。まずは一度試してみて、使いやすさや導入効果を体感してみてください。
