近年、業務の効率化と可視化を図るためにワークフローシステムの導入が注目されています。ただ、導入を判断するには具体的にどのような効果が得られるのかを把握する必要があるでしょう。そこで今回は、ワークフロー導入のメリットを明確にするとともに、実際の導入事例について紹介します。
ワークフローの導入によるメリットとは？
ワークフローの改善によって得られる効果は多岐にわたります。導入するワークフローシステムや会社の業務体系などによっても、求める機能やアウトカムはさまざまです。ここでは、ワークフロー最適化によるメリットのうち、もっとも一般的かつ重要な2点について取り上げます。
ペーパーレスによる業務の効率化
ITによるワークフローシステムを採用することで、もっとも目に見えて現れる改善点がペーパーレス化です。それまで紙による直接の手渡しで行っていた申請や承認、あるいは決裁といった業務プロセスを、電子化・自動化することができます。
在宅ワークも広がりつつある今日、申請や承認を紙や印鑑で行うのは著しく非効率です。いつ、どこにいても必要な手続きが進められるようにすることで、業務の流れもスムーズになるでしょう。
また、データをワークフローシステムやクラウド上で一元的に管理することにより、紙の書類で起こりがちな紛失や重複といった基本的な保管に関する問題もクリアできます。紙資源のコストカットだけでなく、人的ミスを防ぐことができるのも、業務上の大きなメリットです。
コンプライアンスの強化
紙ではなくワークフローシステム上で扱うということは、申請書等が今どの段階にあるか、フローに関連する各ステータスで共有できることも意味します。いわゆる業務フローの「見える化」により、詳細な業務状況の把握や文書の改ざん防止、証跡管理などコンプライアンスの強化にもつながります。
承認ルートの一元管理によって、申請がきちんと承認権者に通知されていることを全体で担保できるのも、ワークフロー導入による効果の1つです。プロセスをスマートに進められるようにすることで、社内の業務の流れを統制し、円滑で確実な決定を可能にします。
テレワークや在宅勤務の対応
業務システムやコラボレーションツールのクラウド利用が普及する一方、各種申請や社内稟議、経費精算のためだけにオフィスへ出社したり、客先から直帰できないと言った課題が顕在化しています。
ワークフローシステムの導入により、従来社内でしか行えなかった申請業務も場所や時間を選ぶ必要がなくなります。これは、申請者のみならず承認者にとっても効果的で、承認者が長期出張のため、承認プロセスが大幅に滞ってしまうと言った、問題も一気に解決されます。
ワークフロー導入事例を紹介
続いて、実際にワークフローを導入した会社にどのような効果があったのか、その事例をみてみましょう。
事例①ペーパーレス化でコスト削減、決裁時間短縮に成功
多数の駅ビルを管理・運営し、400人を超える従業員を抱える大手グループ会社では、「ペーパーレス化」と「決裁の時間短縮」を目標に、システムエグゼのワークフローシステムを採用しました。当初はタブレット端末を社員に支給したものの、それだけでは目標値にはほど遠く、プロジェクトチームを立ち上げワークフローの導入に踏み切ったのです。
ペーパーレスを達成するには、すべての社員がシステムを使いこなせなければなりません。多くの人になじみの深いExcelフォーマットを利用できる柔軟性の高い製品を選ぶことで、住所変更や休暇申請など20種類以上の申請書を簡単に整えられるようになっています。
結果、年間1万件を超える社内稟議に使用する書類のペーパーレス化が図られ、大幅なコストカットにつながりました。同じ場所にいなくても、いつでも承認が受けられるようになり、決裁スピードの短縮化にも成功しました。
道のりは決して平坦というわけではなく、ワークフロー導入では申請書の運用ルールの根本的な見直しやその浸透といった作業に時間と労力を要します。とはいえ、紙の申請書ではあいまいになりがちな運用ルールが、電子化することでより明確になるという副産的なメリットもありました。今日、同社ではワークフローがもっとも重要な社内システムの1つにまで成長しています。
事例②作業工数削減によりコア業務への集中に成功
続いて紹介する大手商社のグループ会社では、経営戦略の一環として業務のデジタル化や自動化、営業支援強化を喫緊の課題としていました。同社ではそれまで、自社のグループウェア上に申請フォームを保存し、その都度印刷して承認印をもらっていました。
こちらの会社でシステムエグゼのワークフローシステムを選択したのは、Excelで容易にフォーマットを作成できるだけでなく、既存のグループウェアとの連携が可能であるという自由度と拡張性が決め手でした。120を超える膨大な種類の申請書もスムーズに新規システムにプラグインすることができ、導入後の追加費用がゼロというのも大きな魅力です。
ワークフローの導入により、申請書の出力から保管まで人的なコストや負荷が大幅に削減され、社員のほぼ全員が「便利になった」「手間が減った」と効果を実感しています。実際に数字のうえでも、申請書1枚あたり14分、月あたりに換算すると70時間以上もの作業工数削減につながった計算です。
効率化によって生み出された時間は、当然ながら他の業務に活用できます。紙の申請書の取り扱いに要していた時間をコア業務に充てられるようになり、仕事におけるパフォーマンスの向上に大きくつながりました。
ワークフローとは？メリット・デメリットを解説
まとめ
ワークフローの導入には、ペーパーレス化によるコストカットのほかにも、業務効率を改善させるさまざまなメリットがあります。こうしたデジタルシステムの管理には、uipathやサイボウズ、salesforceなど多くのIT企業が参画し、slackやjira、redmine、sharepoint、kintoneといった多様な製品がリリースされています。
当社が提供するテレワークフローシステム「AppRemo（アップリモ）」では、専門の知識がなくても、ワークフローのアプリ設定や管理を容易に行えます。
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