もう出社しなくていい?!テレワークフローと電子印鑑のすすめ(Vol.5)

 2020.09.03  株式会社システムエグゼ

昨今、自宅で仕事をするテレワークが定着しつつあるなか、「週に2度、押印のために出社・・・」「次に部長に押印してもらえるのは2週間後・・・」このような状況になったことはないでしょうか?経費精算、会議はリモートでできるようになってきました。しかしながら、この「印鑑業務」だけが残ってしまっています。このようにテレワーク促進を阻む「印鑑業務」をテレワークフローと電子印鑑で見事に解決してみませんか。まずは、その実践方法について解説していきたいと思います。

テレワークで印鑑業務の困った!を解決~電子印鑑とは~

みなさんは普段、業務上で決裁印などを目にしたことがあると思います。まずはこれまでの印鑑業務を思い浮かべてみましょう。

  1. PCで書類を作成する
  2. 書類を印刷する
  3. 決裁者に確認してもらう
  4. 押印してもらう
  5. スキャンしてPCに取り込み、紙媒体と合わせて保管する

簡単なことに聞こえるかもしれませんが、書類の数が1000件、5000件・・と増えていったら?印鑑業務は、書類を準備する側も、押印する側にとっても手間のかかる作業です。

テレワークが推奨される今となっては、この印鑑業務は最大の課題ともいえます。

そこで注目したいのが「電子印鑑」です。

ここで解説する電子印鑑とは、画像化された印影を表します。例えば以下のような印影画像を用いて、決裁完了時に普段押印しているのと同じようにデータ化された書類に差し込むことができます。

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テレワークフローという新しい考え方

昨今コロナ対策で、出社するスタイルから普段の業務を在宅でおこなう”テレワーク”が定着しつつあります。電話応対や、会議などは慣れてしまえば普段の通りすすめられる方も多いと思います。

しかしながら、今まで“紙ベース”でおこなっていた業務はどうでしょうか?例えば、申請・承認処理が必要な業務です。このような業務でおこなう手続きの流れを、“ワークフロー”とここでは定義します。

ワークフローをテレワークで実現するために、みなさんはどんな流れを思い浮かべますか?普段ならちょっと質問をしたければ、すぐ声をかけて聞けたことを、メールや電話を駆使しておこないますか?一見、簡単にテレワークでも実現できそうに聞こえますよね。

いざテレワークをしてみると、このちょっとした質問ですら溜まってしまい、なかなか普段のとおりコミュニケーションがとれなくなる場合も考えられます。

”紙ベース”を、ただ“テレワーク”に持ちこんだだけでは、業務効率は下がる一方です。

今まで”紙ベース”でおこなっていたことが、そのまま在宅でも実現できること。社員同士が離れていても、普段と変わらずコミュニケーションが取れること。どうせやるなら業務効率だってもっと上げたい!それが、私たちが提唱する“テレワークフロー”という新しいスタイルです。

私たちの”テレワークフロー”はただ、紙ベースのものをデータ化してやりとりするだけではありません。申請・承認業務と連動したメール通知機能(もうドキュメントを、メールに添付して送る必要はありません。)、あの申請書の進捗はどうなっている?申請書類の検索がしたい、出社しなくても押印がしたい・・・。それがもし、パソコンでもスマホでもできるとしたら・・?

電子印鑑で出社は不要に?!

テレワーク促進にむけた取り組みが行われるなか、最後まで印鑑業務だけが課題として残ってしまったという経験はありませんか?会議や電話がすぐにテレワークに持ちこめても、なぜ印鑑業務だけが残ってしまうのでしょうか。

印鑑業務に関わる人物が特定である

書類によって、特定の部署が担当していたり、決裁者が決まっていたりするため、会社全体の課題として捉えられにくい。(特定の部署の場合、当番を決めて出社したり、決裁者が週末や月末に一斉に処理したりする対応を取ることが多い)

大規模な基幹システムが必要だと思っている

今のような時期に、コストがかかることはしたくない・・・(よって、現状維持)

実現方法がわからない

もちろん課題としてとらえている。解決はしたい。・・・でもどうやって?

印鑑業務は、ほんとうにこのまま現状維持でいいのでしょうか?

テレワークになって、1人で業務を行う時間が増えても、決裁や意思決定のスピードが落ちてしまうことは懸念されないのだろうか。これはもはや、会社全体の課題である。

その課題、私たちの“テレワークフロー”で解決してみませんか?普段の業務で行うように、自宅からでも印鑑業務を実現することができます。それが電子印鑑です。テレワークフローでは、普段紙ベースで行う書類の申請・承認が、パソコンの画面1つで内容の確認、差戻し、承認などができます。さらに、最終決裁時には、あらかじめ同じシステム内に登録した電子印鑑を文書に押印することができます。申請した書類は、あとで検索することも可能です。

テレワークフローで電子印鑑を実現すれば、もはや出社は不要?!になるかもしれません。

テレワークフローと電子印鑑を実現できる方法をご紹介!

普段行っている紙ベースでの申請・承認処理を紐解くと、テレワークで実現するためには次のような機能が必要なります。もちろん、これらの機能は弊社のテレワークフローシステム「AppRemo」にも備わっております。

電子印登録機能

電子印鑑をテレワークフローで実現する方法として、まずこれは必要になりますね。普段使用している角印などの画像をこちらで登録します。以降は、システム上に登録された電子印を申請書雛形の登録時に選択をします。

申請書雛形登録機能

普段使用している申請書をシステムに登録します。

承認ルート登録機能

申請者が所属する部署から自動で承認ルートがセットされる方法や、複数のメンバーを1つのグループとして承認ルートに含める方法など、普段の業務がそのままテレワークフローシステムで実現できるように、様々な組み合わせが可能となっております。申請書雛形登録時に承認ルートを指定することで、実際の申請・承認時にはユーザーが上長→部門長などの指定を気にすることなく運用ができる便利な機能です。

PCでもスマホでも承認する機能

PCのブラウザで申請も承認もできることは必須ですね。PCよりも、私たちの生活に身近なスマートフォンで承認することができれば、より効率化が図れますね。

まとめ

テレワークフローと電子印鑑のすすめはいかがでしたでしょうか。テレワークが促進される今の状況をひとつのきっかけに、働き方も、働く場所も問わない効率的テレワークフローを一緒に実現にしみませんか。システムエグゼのテレワークフローシステム『AppRemo』なら複雑なシステム設計は不要です。コストがかかる基幹システムも必要ありません。まずは普段の業務を紐解き、無料の試用版でどこまで自社業務を実現できるか是非お試しください。

テレワークフローシステム「AppRemo」基本ガイドブック

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