ワークフローで改善できるのか 業務効率編(Vol.6)

 2020.09.03  株式会社システムエグゼ

業務効率の改善は今やどの企業にとっても大きな命題になっています。ワークフローシステムは業務効率の改善において、選択肢の一つとしてよく挙げられます。ワークフローシステムは、様々な場面で業務効率の改善を促進します。なぜ、ワークフローが業務効率の改善化に大きく寄与するのか解説していきたいと思います。

業務効率向上は企業の最重要事項

少子高齢化による労働力人口の減少の補填、働き方改革によるビジネス現場での意識の変化など、企業ではこれらの問題解決のために業務効率向上や生産性の向上が求められています。業務効率向上の具体的な実現方法はいくつかあります。その中で、ワークフローの効率化という手法が挙げられます。

業務効率を上げるにはワークフローの改善は業務効率を上げるための必要事項です。しかし、具体的な解決策、それによって得られるメリットや弊害など把握していない方も多いでしょう。こちらの記事でワークフローに対する知識、ワークフロー改善の必要性やメリット、ワークフローの改善が企業の業務効率向上にどれだけ貢献するのか解説していきます。

ワークフロー改善は大きな選択肢のひとつ

ワークフローとはその名の通り業務の流れのことです。いつどこで誰が何をどうするという流れ(フロー)がどの仕事にもあります。中には流れが複雑化する業務もあるでしょう。業務において、どの仕事もこの流れに乗せて進んでいきます。これは絶対に避けることができません。ですので、このワークフローを効率化しやるべきことを整理することであらゆる業務は、よりスマートにより無駄なく進めることができます。業務効率化において、ワークフローの改善は大きな選択肢の一つと言うことができます。

ワークフローシステムとは?

ワークフローとは先述の通り一連の作業の流れのことを指しており、タスクを見直すだけでもかなりの業務の効率化が見込めます。ですが、仕事には必ず複数の人がかかわっており、人と人との仕事の連携の間には表面上には現れない多くの問題点が必ず潜んでいます。「どの申請書を使えばいいのか悩む時間」、「誰に申請書を回せばいいのか悩む時間」、「業務が忙しく承認が溜まってしまった」、「申請書類を保管する場所がもう無い」、「申請結果の入力時間でコア業務に手が付けられない」etc…。小さな問題が積み重なって本業の足を引っ張ることはよくある話です。この業務の表面上に現れない仕事の流れを機械化することを目的として作られたシステムがワークフローシステムです。申請書類は電子化されており、申請者は誰か、今承認はどこまで回っているのかなど簡単に確認できます。仕事の流れをスムーズにするために、ワークフローを電子化することは企業に大きなメリットをもたらします。では、ワークフローシステムのメリットを紹介していきましょう。

ワークフローシステムでの改善メリット(管理者、一般社員)

管理者側

  • 社員の情報や組織情報がシステム上で一元管理されるので確認したいときに一覧で確認することができます。
  • 今、申請書は誰の手元まで回っているのか。次の承認者は誰なのか常に確認することができます。また、申請の承認状況もリアルタイムで確認できます。
  • 電子化することで、申請書のファイリングや保管の必要性がなくなります。また、過去の申請を確認する際も検索が容易です。
  • 拠点間の移動や郵送によるタイムラグがなくなり、その分迅速化される。
  • 紛失、見落としによるトラブルが激減する。
  • 申請書を処理した日付やユーザーを正確に記録でき、業務分析や不正防止に応用できる。

申請者側

  • 申請者側で見ると、パソコン上で簡単に申請が可能。承認者の選定はシステムが自動でルート決定してくれるので申請までの流れもスムーズ。外出先から承認できるシステムもあるので、申請から承認までに要する時間は大きく短縮されます。
  • テレワークという新しい時代にも対応可能

新型コロナウイルスへの対策で多くの企業がリモートワークに取り組んでいます。ワークフローシステムであれば申請や承認について時間や場所に囚われることはありません。リモートワークが実現すれば、交通費や通勤時間を削減できます。これは大きな経費削減、業務効率改善になります。ワークフローシステムは企業が新しい働き方に進んでいくための第一歩と言えます。

ワークフローシステムでの改善デメリット

ワークフローシステム導入時のデメリットとして想定できる事項をご紹介します。

紙の申請業務から、ワークフローシステムへの移行時には安くない初期費用が発生します。

また、自社に合ったワークフローシステムを導入しないと、結局機能を使いこなせずに支払ったコストに見合わない程度の業務改善にとどまってしまう可能性もあります。

ワークフローシステム導入時には、自社において改善すべき仕事の流れは何なのか、選ぶべきワークフローシステムはどれなのかをよく検討しておくことが肝要です。

ワークフローで改善できるのか~業務効率編~ まとめ

以上の内容をまとめますと、ワークフローで業務効率は改善することが可能です。

メリットデメリットを理解した上で各社に適したワークフローシステムを見極めて導入すれば、業務効率は大きく改善されます。まずは、ワークフローシステムを体験版などでお試しいただくことをお勧めいたします。

システムエグゼのテレワークフローシステム「AppRemo」では、上記のメリットに加えて、申請書作成はWeb上ではなくExcelで作成できます。普段使っているExcelで申請作業も行えるので非常にユーザーに親しみやすいワークフローシステムです。もしよければお試しください。

この記事で一つでも多くの企業のワークフローが改善され、業務効率がアップする一助になれば幸いです。

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