テレワークや働き方改革が推奨される中、企業は紙業務からの脱却が求められています。稟議書などの申請・承認業務をペーパーレス化するワークフローシステムもその1つです。
- 「紙の申請書を無くすことなんてできるのか」
- 「システムの構築に手間がかかるのではないか」
- 「社員に浸透するだろうか」
ワークフローシステム導入に関するこのような懸念に対し、導入のメリット、システム選定の基準を解説していきたいと思います。
ワークフローシステムのない企業の問題点とは？
ワークフローシステムがない企業の問題点はどのようなものあるのでしょうか。
まず1つ目は「申請書の進捗が分からない」点です。申請書は該当の承認ルートに沿って、
承認者へ回覧されていきます。いざ申請書を提出した後、申請者は下記のようなことに困ります。
- 「申請書の承認希望期限が過ぎたが、今申請書はどのような状況なのか」
- 「申請書の内容に不備があったため取り戻したいが、いま誰が申請書を持っているのか分からない」
また、一方で承認者も
- 「申請書がいつまでたっても自分の手元にまわってこない」
- 「これからまわってくる申請書の件数が読めない」
という問題に直面しています。
2つ目の問題点は「紙の印刷・押印の手間」です。承認者が承認したという証跡を押印で明示している場合、申請書を印刷し、承認者のデスクに置きに行く必要があります。また、承認者が申請書に押印をした後、その申請書を次の承認者のデスクに置きにいくというフローが発生します。申請書の差し戻しの場合も同様です。この一連の非効率な作業に加え、最悪の場合、申請書の紛失というリスクも兼ね備えています。
3つ目は「オフィスでないと申請・承認業務ができない」点です。上記のように、申請書を紙に印刷して押印作業を実施していると、紙があるオフィスで承認・押印を実施しなければなりません。承認者である上司が出張や外出に出ている場合、承認依頼が来ていることに気づかず、数日放置してしまいます。
4つ目は「申請書や証憑書類の保存、証跡管理が行き届かない」点です。最終承認が完了した申請書は、ファイリングされ施錠付きの書庫に保管されます。もしくは、申請書をPDFにスキャンし、共有フォルダにデータとして保存されます。書庫管理の場合は、施錠漏れにより関係者以外での閲覧できてしまい、持ち出されてしまうリスクがあります。PDFファイルを共有フォルダに保存する場合でも、スキャン漏れによる申請書紛失の可能性があります。
加えて、どちらの方法にしても、申請書の内容や承認履歴が改竄されるリスクも潜んでいます。
申請書が紙やファイルで複数人にまわる業務である以上、申請書の編集履歴や承認履歴が残らず、申請書の完全性に欠ける管理となってしまいます。
ワークフローシステム導入のメリット
ワークフローシステムを導入するすると上記のような問題点を解決することができます。次は、システム導入のメリットについて説明します。
進捗状況の可視化、承認スピードの向上
ワークフローシステムを導入すると、システム上で申請・承認業務を実施します。登録された申請情報は、関係者であれば、いつでも検索、閲覧、進捗を確認することができます。
申請者は、提出した申請書の状況をリアルタイムで把握し、滞留しているようであれば督促メールを配信するなど、決裁までの業務スピードを各段に向上させることができます。
承認者は、PCやスマホで承認作業ができるため、外出先でも決裁を滞らせることはありません。また、これからまわってくる申請書も事前に把握することができるので、業務の調整や承認の引き上げなど、スピード感に柔軟に対応することができます。
紛失リスク、紙保管に関わる作業コストの削減
システム上で申請・承認業務を実施するので、紙の印刷と押印作業が無くなります。かつ、申請書情報は、セキュリティが担保されているシステム上で保存されるため、一番のリスクである申請書の紛失を無くすことができます。また、紙保管に関わる作業コスト、細かい視点では紙の印刷代、書庫の場所確保に伴う費用など、周辺の雑費も削減することができます。
内部統制への対応
ワークフローシステム導入の目的はペーパーレス化による業務効率だけではありません。上記で挙げたように、申請書の紛失リスク防止に加え、申請情報と決裁履歴（だれが／いつ／どのようなコメントを残したか）が保存されます。申請書の変更履歴も残るため、また変更可能な作業者も制御できるため、第3者の改竄防止を実現します。加えて、申請書の共有者（回覧者）も指定できるため、情報共有に加え、機密性も担保します。
申請情報の集計や別システムへの連携など、後続作業の効率化
月1回の集計のために申請情報をリストへ転記する作業、また承認された支払い申請情報を精算システムへ入力し直すなど、そのような後続作業も効率化することができます。システム内で申請された情報は集計され、CSVの一覧ファイルで出力することができるため、別ファイルやシステムへの転記を削減することができます。また、後続処理のシステムと連携させることにより、手作業を返さず、自動的に申請データの受け渡すことも可能になります。
ワークフローシステム導入のデメリット
上記で述べたように便利であるワークフローシステムですが、導入検討が止まってしまい、
導入しても定着しないなどのデメリットが見受けられます。この章では、導入担当者が躓くデメリットと、システム選定時のポイントを説明します。
システムの初期設定に手間がかかる
システム導入時、初めに躓くのは、自社のワークフロー業務をシステムの仕様に即して構築することです。システムには、必ず申請フォーム（画面）、承認ルート、利用者情報を設定する必要があります。特に、申請フォームは、凝った作りができるシステムも多いですが、その反面、設定が複雑になり、特定の担当者しか設定ができない。一度作りこんでしまうと、フォームの編集がしづらさが露見します。また承認ルートも、複雑な決裁ルートが組めることに加え、急なルート変更にも柔軟に対応できる機能が必要です。
申請フォーム、承認ルートは、申請者の使いやすさに直結する部分になるため、「誰でも簡単に作りこみができる・繰り返し変更できる」ことが必須条件となります。
利用者にとってわかりづらい、使いづらいインターフェース
システム導入時、初期構築と同様のハードルになるのは、申請者や承認者など利用者への操作教育です。特に、紙でワークフローを運用していた場合、システム導入というだけで、利用者にとっては習熟がハードルになってしまいます。そのハードルを補うために、利用者向けの操作マニュアルを作成し、操作教育会を開くなど、運営側にとっても大きな負担になります。
システムを選定する際、利用者の視点に立って「初見でもマニュアル無しで利用できるか」「使おうと思えるインターフェースか」「難儀な表現のメニューはないか」など、習熟と定着という観点を抑えることが重要です。
ワークフローシステム導入のメリット 総括
ワークフローシステムは、オフィスに縛られることなく、WEB上で、機密性と完全性を担保しながら決裁業務を運用することができる、業務効率化と内部統制強化を兼ね備えた仕組みです。テレワークが急速に普及した今、企業の規模・業種に問わず、導入検討は必須となっています。導入のメリットはさることながら、容易に導入してしまうと、思ったように扱えず、紙運用が残る、最悪の場合、別のシステムを再検討しなければならない状況になってしまいます。
自社のワークフローの業務や課題点を洗い出し、自社に即した、長期的に運用できるシステムの選定が求められます。テレワークを意識したワークフロー導入のメリットを考えることが、現在に求められるポイントではないでしょうか？
