日々の業務の中で「上司への確認や承認」、「複数人との情報の共有」、「社内手続きの申請」など、社内で日々繰り返される業務プロセスは至る所で発生しています。特に事業に関する業務プロセスは必ずしもシステム化されている訳ではなく、メールやファイルサーバといったレガシーなコミニュケーションツール等を使って人海戦術的に行われている事が多いのではないでしょうか。本稿ではそれらを解決するワークフローシステムを活用した業務プロセスの自動化についてご紹介します。
ワークフローシステムによる自動化とは
皆さん、日々の業務において「稟議申請」や「交通費精算申請」など、色々な「申請」と呼ばれる社内処理を行っているかと思います。これらをワークフローと呼ぶのですが、細かくルールが決められており「この申請の承認者は誰だったかな」とか「この申請書のフォーマットは最新版なのか？」など、つまらない事に引っ掛かり工数を割いているのではないでしょうか。
それらをシステム化するのが「ワークフローシステム」です。最近はクラウドサービスとしても提供が行われ、パソコンとブラウザだけで利用できるようになり、各社導入が進んでおります。
ワークフローシステムを導入する事により、必要な情報や承認ルートの設定を自動化してくれるので、最低限の工数で申請を行う事が出来るだけでなく進捗状況の確認なども行えるため、紙やメールでのやりとりを撤廃する事が出来ます。
煩雑な業務プロセスの課題
皆さんの職場では肝心の事業に関する業務はシステム化が進んでいますか？パソコンは業務に欠かせないアイテムとなって久しいですが、業務をシステム化した事って考えた事もないという方は多いのではないでしょうか。
業務プロセスの中で意外と時間が掛かるのはダブルチェック・レビュー・承認といった自分以外の作業を待つ時間です。「あれ？そういえば先週レビュー依頼したあの件はどうなった？」とか「急ぎでお願いしたのに〇〇さんで止まっている」のような状況確認というのが非常に手間のかかる作業になっていたりします。そういった業務の多くはメールで依頼し返信を待つ、返信がないので電話で状況を確認するといったITとは程遠いアナログな作業です。業務システムではそのような業務プロセスの進捗状況を見える化（管理）する事が目的の一つになります。
業務プロセス改善の理想と現実
業務ではパソコンを当たり前のように使い、プライベートではスマートデバイスを駆使して快適な生活を送っています。しかし、よくよく考えてみると業務でパソコンを使うのはメールとインターネット、そしてドキュメントが手書きからデータに変わっただけという事は無いでしょうか。
事業が好調で業務量が増えてきたため、業務プロセス改善のためシステム化を検討したが開発費用が高すぎて断念。仕方ないので人を増員して人海戦術で何とか回している。というのは良く聞く話です。業務要件に完全一致するシステムを開発するには膨大な工数がかかるため、気軽に導入できるものではありません。
また、よく課題として挙げられるのが属人化です。その事業の先駆者となり推進してきたキーマンが全てを作り上げ、臨機応変に業務を遂行してきたため、業務プロセスの標準化が実現されておらず、異動や退職により業務が回らなくなるというケースは少なくありません。そうならない様にマニュアルを作成したり、業務フローを作成したりして標準化には取り組んではいるものの、浸透せずに業務プロセスが改善出来ない事も多いでしょう。
ワークフローシステムによる業務プロセス管理
ワークフローシステムは使い方次第で可能性が広がると考えています。業務プロセスの改善を目指し、ワークフローシステムを業務プロセスに組み込む事によって標準化し、専用システムを構築しなくても業務プロセスの見える化を実現する事ができるかもしれません。え？ワークフローって稟議申請とかに使うものじゃないの？と思われるかもしれませんが、それだけではもったいないです。
例えば、とあるグッツ販売の企画書及びチェックリストを上長や関連部門、決済担当者に承認をいただく業務があった場合、それらの情報をスクラッチ開発で実現するにはスクラッチで約1,000万程度かかる試算だったものが、ワークフローシステムを工夫して使う事でクラウド利用料の数万円(月額)で済んでしまう事例もありました。
ワークフロー自動化による業務プロセス改善のメリットとは？ まとめ
最近はノンプログラミングツールと呼ばれる製品・サービスやプラットフォームを使う事で簡単に業務アプリケーションが作成可能、たった1ヶ月で〇個ものアプリケーションを作成！なんて広告を見たりします。しかし残念な事に「これらの製品を使って開発してください。」という依頼が多数存在している事も事実です。それもそのはず、プログラミング経験のある人であれば簡単にアプリが作れるツールかもしれませんが、そもそもパソコンはインターネットをするくらい、という人にとってノンプログラミングツールでプラットフォーム開発ができるはずもありません。
ワークフローシステムも同じで、簡単に申請フローを作成できると謳っていても、それほど簡単なものではなく、申請フローを作成・修正する度にベンダーに依頼するというケースも多いようです。しかし、ワークフローシステムを活用する事のメリットには次のような点があります。
- クラウドサービスとしてどこからでも利用できる
- 必要な情報を纏めて添付する事で承認作業を円滑に進められる
- クラウド上で承認者とのやりとりが全て記録されエヴィデンスになる
最近はSlackやTeamsなどのチャットツールが流行りです。もちろんそれぞれのツールに良さもありますが、定常業務をシステム化するコミニュケーションツールとしてワークフローシステムはシンプルで分かりやすくとてもメリットのある選択肢だと思います。あなたも標準化できていない業務作業をワークフローに置き換えて業務プロセスの改善を検討してみてはいかがですか？
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