「エクセルの雛形で申請書類を作成して、印刷後、上長に捺印してもらう」そのような承認の仕組みをとっている会社はたくさんあります。
ワークフローシステムを導入したくても、これまで会社で使用しているエクセル雛形をどのような入力フォームにすればよいのか、悩ましいところです。本ブログでその問題を解決したいと思います。
Excel雛形でワークフローを使い続ける苦労
エクセルで稟議書、出張報告書、休暇届等の申請書類の雛形を作成していませんか？
便利なエクセルでは、複雑な数式やカラフルな書式も簡単に設定できます。伝票のような明細型の雛形の場合は特に威力を発揮します。消費税の計算、小計、総計の自動計算はExcelの得意分野で、大変使い勝手が良いです。
エクセル雛形で作成した申請書を印刷して、上長に捺印してもらうという承認の仕組みをとっている会社はたくさんあるでしょう。
しかし、紙で申請業務を続けていては、申請書紛失のリスクや申請情報検索の困難さが伴います。
また、最終的に申請内容を一覧化するために、情報システム部門や総務部が数日かけて、紙の申請書を取りまとめてデータ入力しているという苦労話もよく聞きます。
Excelで作成した申請書を承認してもらうには、紙で運用する以外にもいくつか方法はありますが、なかなか困難です。
＜メールに添付する＞
申請書をメールに添付してメールで承認コメントを返信してもらう。
これで、紙の保管コストからは解放されますね。メールの記録を保管していれば、承認されたことの証跡にもなるでしょう。
しかし、承認者が複数存在する場合、だれがどこまで承認したのかすぐに把握するのは難しく、他のメールに埋もれてしまうと、あとから申請内容や申請状況を確認するには大変苦労します。
また、承認者が申請内容を把握するには添付ファイルをダウンロードしてエクセルファイルを開く手間がかかりですし、やはり申請内容の一覧化、集計する作業はマンパワーになります。
＜ワークフローシステムの添付ファイルの機能を利用する＞
グループウエアに付属している簡易的なワークフローシステムなどを利用して、添付ファイルとしてエクセル申請書を添付することもひとつの手段です。
この場合は、だれがどこまで承認したのかすぐに把握することができます。後から検索するのも、紙やメールよりは簡単でしょう。
しかし、承認者が添付ファイルをダウンロードしてエクセルファイルを開く手間は省けず、申請書内に入力した値の集計や、一覧化する作業は、結局のところマンパワーなるので、あまりお勧めできません。
Webフォーム型のワークフローシステムの大変さ
Webフォーム型のワークフローシステムは数多く存在しますが、Webシステムで申請の項目を作成するにはそれなりの工数を必要とします。多くの場合、項目の設定方法は複雑で、分厚いマニュアルや特別なITスキル、更にはフォーム作成用の専用ソフトのインストールが必要な場合もあります。
現在お持ちのExcel雛形資産をすべてWebフォームにリメイクするのは非常に非効率といえるでしょう。
また、これまでExcelの申請書に慣れていた利用ユーザーには、Webフォームに変更になったことで混乱が生じるかもしれません。利用ユーザーに向けてシステム使用方法についての教育コストが必要になる場合もあります。
Excel雛形とWebフォームのメリット・デメリット
ワークフローシステムでExcel雛形とWebフォームを比較すると、下記のようなポイントがメリットとデメリットにあげられます。
Excel雛形のメリット・デメリット
＜メリット＞
- 申請フォームの作成が簡単
- 利用者への教育コストがかからない
- オフラインでも作業できる
＜デメリット＞
- 承認時に添付されたエクセルファイルをダウンロードしないと申請情報を確認できない
- エクセルファイルに入力された値を2次活用できない
Webフォームのメリット・デメリット
＜メリット＞
- 承認時に申請内容を画面で確認できる
- 申請項目を定義した場合は、入力された値がデータベース化される
＜デメリット＞
- 申請フォームの設定方法が難しい
- 導入コスト、教育コストがかかる
- オンラインでしか作業できない
エクセル雛形を活用し、ワークフロー申請フォームにする方法がひとつある
このようにエクセル雛形でワークフローを使い続けるのは大変ですが、エクセル雛形を活用しつつ、ワークフロー申請フォームにする方法がひとつだけあります。
システムエグゼのワークフロー『AppRemo』をご利用いただければ、現在のお使いのエクセル雛形はそのままで、承認システムの導入が容易に実現できます。既存の申請書雛形を流用することができるため、導入コストもご利用ユーザー様への教育コストも最小限に抑えられます。
エクセルで作成された申請書がWeb画面上に表示されるため、承認者は画面上で申請内容を確認できます。いちいちダウンロードする手間は必要ありません。
また、エクセル申請書に定義した項目は自動的にデータベース化されるので、申請データを取り出し、加工することも簡単です。情報システム部門や総務部が申請情報を取りまとめて一覧化していた工数はまるまる軽減されます。ワークフローシステムを導入するのであれば、極力社員の負担を減らし、意思決定のスピードアップを図りたいものです。
是非『AppRemo』体験版をご利用いただき、その良さを体感してください。
