申請から承認・決裁までのワークフローの遅延が課題と感じている企業は少なくありません。しかし、自社に合った使いやすいワークフローシステムを導入することで課題は解決できます。ここでは、承認ワークフローの問題点を洗い出し、解決に至る方法について解説します。また、実際の導入事例も紹介しますので参考にしてください。
ワークフローに必要な承認業務とは？
ワークフロー承認業務の問題を考えるにあたり、まずワークフローの意味や、申請・承認業務の流れを確認しておきましょう。
ワークフローとは
ワークフローとは、仕事や手続きにおける業務の一連の流れのことです。業務フローや単にフローとも呼ばれます。
業務の流れを把握しやすくするために、各ステップをわかりやすい図形を使ってフローチャートに表したものをワークフローと呼ぶこともあります。
企業には、プロジェクトなどの長期的に取り組む業務はもちろん、短時間で完了する業務にも多くの作業が含まれており、決まった流れで行わなければなりません。複雑な手順の作業は、ワークフローを定めて可視化することにより正しい順序が守られ、作業の抜け漏れの防止が可能です。
ワークフローにおける承認業務とは
社内ワークフローの一つに、承認ワークフローがあります。たとえば、出張旅費精算、有給休暇取得申請、備品購入申請、社員採用申請など、さまざまな稟議申請は、申請者から担当別の承認者に回り、最終的には決裁者の最終判断を仰ぐことになります。企業規模や業務内容にもよりますが、上長、経理、総務、人事などの部長、支社長、本社役員など多くの職位の間を回覧する場合もあるでしょう。
回覧の順序は、申請内容や予算、その他の条件などにより、回覧に関わる人数や職位などがあらかじめ定められていることがほとんどです。それらの回覧ルートを承認業務におけるワークフローといいます。
企業は、承認業務のワークフローに対する内部統制を強化するために、職位ごとに権限の範囲を定めた職務権限規程を設定していることがほとんどです。そのため、承認業務は、申請内容に応じた幾通りもの適切な回覧ルートをたどらなければなりません。
ワークフローにおける承認業務の問題点
承認業務のワークフローには申請内容に応じてさまざまなルートがありますが、紙の申請書類を手回しで回覧する形で行っている企業もあります。業務効率化やテレワーク導入が進む中で、いくつかの問題点が浮かび上がってきました。3つの点について取り上げてみましょう。
煩雑な書類処理や申請の手間
稟議申請書をパソコンで作成し、紙に印刷して承認者に提出して決裁者まで次々に回覧する、昔ながらのプロセスを踏襲している企業もあるでしょう。
紙の書類は、内容によってはある一定期間の保管が義務付けられています。重要書類ではないものも含めて、溜まっていく膨大な紙の書類を管理するのも一苦労です。書類を保管するためのスペースも確保しておかなければなりません。
スピードが求められる現代において、1枚の紙の書類を次々にリレーしなければならないのでは、処理のスピードが著しく低下します。しかも、申請内容次第で、承認者が異なるため正しいフローで回さなければなりません。ルートが複雑になるほど、間違いが発生するリスクも増えるでしょう。申請書の書式も部門によって異なるため、該当のテンプレートを探し出して正しく仕上げるのに手間がかかります。
たとえワークフローをシステム化しても、操作性が悪い、複数のシステムを併用しているが連携が悪い、IDやパスワードの管理が煩わしい、といったケースもあるようです。
承認・決済の進捗状況が不透明
従来のワークフローでは、承認や決裁の担当者が不在中は先に進められずフローが中断してしまいます。申請者にしてみれば、どこでどのような理由でストップしているのかがわかりません。申請に何らかの不備があるのか、担当者がいないのか、忘れられているのか不明では、対処のしようがないでしょう。
このような状況は、進捗状況の不透明さが招いた結果です。申請者はなすすべもなく待つだけで、業務が滞ってしまいます。反対に、いつの間にか承認されていたのに、気づくのが遅かったということもあるかもしれません。いずれにしても、他社との交渉などスピーディーな決断が求められる場面では、ビジネスチャンスを失うことにもなりかねない問題です。
承認・決裁に時間が掛かる
進捗状況が見えないこともデメリットですが、一般的に承認決裁業務にありがちな課題が、申請してから決裁が下りるまでに時間がかかりすぎる点です。重要な内容であればあるほど承認者も増え、回覧に時間を要します。
承認者のうちの一人でも、会議や外回り、出張や欠勤などで不在にしていれば、余計に時間がかかってしまいます。全員が回覧するまでにかなりの時間を要するでしょう。テレワークが増えている現在、紙にハンコを押さなければ進まない従来のスタイルを続けるのは困難です。
しかも、あとから記入ミスなどが発覚すれば差し戻され、申請書作成からやり直さなければならず、期日までに承認されない可能性もあります。
承認業務の改善にはワークフローシステムが最適
上記のような承認ワークフローでは、社員に不満が生じ、やる気を削ぐ原因にもなりかねません。会社にとっても業務効率が悪く、デメリットが多いといえます。
承認業務改善のためには、これらのリスクを解決してくれるシステムの導入がおすすめです。ワークフローシステムを導入するとどのような効果があり、どのように業務改善が可能か解説します
ワークフローシステムで承認負荷を軽減
自社に合ったワークフローシステムを導入すれば、社内のワークフローを「見える化」できます。承認者や決裁者のステータスが画面上で確認できるため、進捗状況をリアルタイムで把握可能です。
クラウド型のワークフローシステムなら、承認者が離席していてもスマートフォンなどのモバイル端末に申請書が届いた旨を通知できるため、その場で承認作業が行なえます。承認フローの一番の課題である、申請から決裁までの時間を短縮できます。
内容別の申請書の様式もすぐに検索でき、内容に合った承認ルートを自動でたどるため、今までのワークフローに生じていたさまざまな手間が軽減されます。
ワークフローシステム「AppRemo」（アップリモ）なら、クラウド型かオンプレミス型のどちらかを選ぶことも可能です。クラウド型なら、在宅勤務やサテライトオフィス、顧客先からのテレワークにも対応できるため、柔軟な働き方が可能です。
「AppRemo」はチャット機能も備えているため、申請書を見ながら簡単に疑問点などをチャットでやり取りできます。
導入までの準備も、従来の申請書のExcelファイルを活かせるため、システム移行の手間がかかりません。使い慣れたExcelと親和性の良い「AppRemo」なら、導入に関しての技術的な不安もなく、多くのユーザーがすぐに使いこなせるでしょう。
実際にワークフローシステムを導入した事例【3選】
ここでは、実際にワークフローシステム「AppRemo」を導入して承認業務を行っている企業3社の事例を紹介します。
2回のワークフロー導入失敗から、AppRemoで導入成功した事例
アウトソーシングとモノづくりを両立させるM社では、過去に2回のワークフローシステム導入の失敗経験があります。申請書を作り直す作業に思いのほか手間取り、機能面の難解さもありミスが多発したのです。
そのため、Excelで作成済みの申請書を転用できる「AppRemo」を導入することに決定しました。申請書の種類別に自動で回覧ルートが設定されているため、申請のたびにルートを確認する必要がなくなり、承認業務の迅速化に成功しました。機能面に加え、導入時の支援の手厚さも成功の鍵となったようです。
Excel文化を残したままペーパーレス化に成功した事例
水やごみなど環境保全施設の管理を担うJ社では、承認フローは紙ベースでの運用でした。しかし、申請書の様式を最新のものに作り変えても、以前使用した古い様式の申請書をコピーして使う社員もいて、差し戻しが多く生じていました。また、大量の書類の管理にも多くのコストがかかり、必要な資料がすぐに探せない状態でした。
「AppRemo」は難しい知識を必要とせずスムーズに導入でき、保管コストや資料を探す手間も大幅に削減できました。本社に集まる書類の山もなくなり、ペーパーレス化を実現できています。
AppRemo導入で決裁のスピードアップに成功した事例
駅ビルの管理運営などの事業を手掛けるA社が抱える課題の一つに、決裁の時間短縮がありました。同社では、長い間、紙ベースによる年間1万件超もの稟議が発生し、本社決裁が必要な際は各地から出向かなければならなかったそうです。しかも、承認者が不在のときは、待ち続けなければなりませんでした。
これらのワークフローを見直し「AppRemo」を導入したことで、非効率な業務の排除に成功しました。今では、承認者が出張中でも、出先でパソコンやタブレットを使って承認できるようになっています。システム操作のわかりやすさもあり、決裁スピードは大幅アップしました。
まとめ
ワークフローの承認業務の問題点として、手間や時間がかかること、進捗状況が不透明なことなどが挙げられます。解決策としてワークフローシステムを導入できますが、システムによっては導入時に手間がかかったり操作性が悪かったり、といった問題も見受けられます。
ワークフローの承認業務の効率化を求めるなら、株式会社システムエグゼのワークフローシステム「AppRemo」がおすすめです。従来のエクセルで作った申請書がそのまま使えるため、システム導入の際のさまざまな準備や設定に悩むことがありません。分厚いマニュアルを参照しなくても、画面を見ただけで誰でも直観的に操作しやすいように工夫されています。
導入準備や導入後の手厚いサポートや柔軟な対応力にも定評がありますので、一度ぜひお問い合わせください。
