ワークフローによる稟議書電子化のすすめ
～あなたのワークフローシステム比較検討をサポートします～（Vol.42）

ワークフローシステムは稟議書の申請・承認業務を効率化する

企業の意思決定において重要な役割を果たしているのが稟議書です。しかし、稟議には多くの人の承認や確認が必要で、承認までにはかなりの時間がかかってしまうものです。そのような、稟議の申請・承認業務を円滑化するため重要となるのが、ワークフローシステムの活用です。

本記事では、「ワークフローによる稟議書電子化のすすめ」をテーマに、なぜ多くの企業でワークフローシステムが導入されているのかを紹介して参ります。

そもそも稟議書って？

稟議書の1つの役割として分かりやすいのは、会社のお金で備品やサービスなどを購入する際、その承認を得るため使用するケースです。いつ、だれが、何を買うのか、購入までの経緯や理由を記載し、各責任者から承認を貰います。どの企業でも、何かを買う際にはこの稟議書が必要になります。また、企業の重要な意思決定である稟議書では、慎重に判断をするために複数の承認者に内容を確認してもらい、承認を得ることが多いです。

その性質上、承認ルートが複雑化したり、誰かの手元で確認がとまってしまうなど、最終承認までに時間がかかってしまうことはよくある話です。そこで、今多くの企業で検討されているのが、稟議書を電子化できるワークフローシステムの導入です。それでは、次章でワークフローについて説明いたします。

そもそもワークフローって？

そもそもワークフローとはなんでしょうか？皆さんも、稟議書などの承認を取る際、担当者→部長→本部長→役員など、複数の承認を得て最終決裁をもらったことがあると思います。この業務の流れをワークフローと呼びます。

仕事には必ず複数の人が関わっており、人と人との仕事の連携の間には、表面上には現れない多くの問題点が必ず潜んでいます。「紙の申請書を用意する時間」、「押印や郵送の手間」、「業務が忙しく承認が溜まってしまった」、「申請書類を保管する場所がもう無い」、「申請書が紛失するトラブル」、etc…。小さな問題が積み重なって本業の足を引っ張ることはよくある話です。テレワークが進んでいる時代、働き方も様々になっています。その中で、円滑にワークフローを進められず、コア業務に手が付けられないことから、ワークフローの見直しをせざるを得ない企業が増加しています。この業務の表面上に現れない仕事の流れを電子化することを目的として作られたシステムがワークフローシステムです。

仕事の流れをスムーズにするために、ワークフローを電子化することは企業に大きなメリットをもたらします。ほとんどの規模の大きい企業ではワークフローシステムが導入されています。では、次にワークフロー導入のメリットを紹介して参ります。

ワークフローの導入のメリット

1. 社員の情報や組織情報がシステム上で一元管理されるので、確認したいときに一覧で確認することができます。
2. 申請書は誰の手元まで回っているのか。次の承認者は誰なのかを、常に確認することができます。また、申請の承認状況もリアルタイムで確認できます。
3. 電子化することで、申請書のファイリングや保管の必要性がなくなります。紙にかかる費用が削減でき、かつ回覧のために書類を移動させる手間もかからなくなります。また、過去の申請も、検索で容易に確認ができます。
4. 拠点間の移動や郵送によるタイムラグがなくなり、その分決裁が迅速化される。意思決定が遅くなることで発生するリスクを回避できるだけでなく、より多くの仕事を進められます。
5. 申請書の紛失、見落としによるトラブルが激減する。
6. 申請書を処理した日付や決裁者を正確に記録でき、証跡管理ができる。
7. 申請時、パソコン上で簡単に申請が可能。承認者の選定はシステムが自動でルート決定してくれるので、スムーズに申請ができます。外出先から承認できるので、最終決裁までの時間は大きく短縮されます。

ワークフローの基本機能

申請書フォームの作成

ワークフローシステムで使用する申請書フォーマットを作成できます。項目ごとに必須入力や初期値の設定など細かい調整も可能で、申請ミスや漏れが防止できます。フォーム作成は、システムにより特色が分かれており、申請書テンプレートが用意されているものもあれば、現在使用しているExcelの申請書をそのまま活用できる機能が備わっているなど、「簡単に申請書が作成できる」仕組みが搭載されています。

フォームの作成・更新のしやすさを基準に、製品を選定される企業も多いです。

承認ルートの設定

申請から最終承認までのルートが設定できます。

申請者が承認ルートを設定する以外にも、システム管理者が予め申請書に応じた承認ルートを設定しておく、申請内容でルートを自動分岐させるなど柔軟な対応が可能です。また、組織情報を参照し「申請者が所属する部署の上長」を、自動的に承認ルートに設定することもできます。
グループ単位で「誰か1人が承認」「全員の承認が必要」という条件つきの承認機能もあり、複雑な承認ルートのルールに適応するための機能が豊富に備わっています。

承認・差戻・否認

承認者が、申請を承認・差戻・否認できる機能です。

決裁ステータスと合わせて、承認日時や承認者名も記録されます。

また、システムによっては、承認・差戻・否認のタイミングにコメントが残せるので、申請内容を振り返った際に、どのような理由で承認されたのかなど証左を残すことができます。

申請書の検索

紙の申請書の場合、過去の申請書を探す際はファイルの中を一枚一枚確認して見つける必要があるため時間がかかってしまいます。

ワークフローシステムは、申請日や申請者、申請書内の情報など、条件を付けて申請書を検索することができます。検索スピードの向上に加え、すべての申請書はデータ化されるので、紛失リスクも最小限に抑えることができます。

申請したデータの二次活用

申請したデータはCSV出力し二次活用できるものが多いです。紙の申請書に記載された内容を、一度データに起こしてから経費精算ソフトに流し込んでいる。という様な企業であれば、CSV出力したデータをそのまま活用できますので、流し込み作業が効率化されます。

ワークフローによる稟議書電子化のすすめまとめ

いかがでしたか。稟議書は企業の意思決定において欠かせない役割を持っています。ですが、承認者の多さや確認の多さから、最終承認まで時間がかかってしまうなど非効率な側面があるのも確かです。稟議書の申請・承認業務の効率を高められれば、企業は意思決定が迅速になり、より多くのビジネスチャンスを得られるでしょう。

稟議書の効率化には、ワークフローシステムを使った電子化が非常に有効です。ワークフローの基本的な機能を参考に、あなたの企業の性質にあったワークフローシステムをご検討ください。

システムエグゼの「AppRemo」は、申請フォームをExcelファイルで作成できるワークフローシステムです。普段使っているExcelで申請できるので非常にユーザーに親しみやすいワークフローシステムです。もしよければお試しください。

本記事が、ワークフローによる稟議書の電子化を検討している企業の一助になれば幸いです。