稟議書を電子化するメリットは？ワークフローシステムを活用して業務効率改善

2020.08.18 株式会社システムエグゼ

組織としての意思決定において、「稟議」は必要不可欠なプロセスといえます。一方で、変化の激しい現代のビジネスでは、意思決定のスピード向上も重要であるため、稟議プロセスの効率化が求められています。

そこで本記事では、稟議書をシステムによって電子化するメリットなどを解説します。

稟議書の電子化とは？なぜ必要？

まずは「稟議書」という言葉について簡単にご説明しましょう。企業をはじめとする組織では、商品やサービスの購買決定を行う際、担当者が上司などに承認を得るケースが多いです。

この物品の購入や予算申請を行う際、決裁者の承認をもらうための書類を「稟議書」と呼びます。組織として齟齬のない意思決定を行うため、口頭だけでなくしっかりと書類にて承認を行う組織がほとんどでしょう。

合意形成・承認のプロセスを間違いなく実行するために重要な役割を担う一方で、課題もあります。それは、稟議書は基本的に紙ベースで処理するケースが多く、その作成や管理などのコスト・工数がかかり、非効率であることです。日本全国、あるいは世界も含めて大規模な事業展開をしている場合、物理的な紙媒体で稟議書の承認を行っていれば、都度送付する手間と時間もかかります。

近年のデジタル技術の進展もあり、稟議書のデジタル化に加え、ワークフローシステムの活用も通じて効率化するのが望ましいでしょう。

稟議書を電子化するメリット

稟議書を電子化するメリットとしては、主に以下の4つが挙げられます。それぞれ詳しく見ていきましょう。

業務効率の改善

稟議書の作成自体は、PCなどデジタルで行う場合がほとんどですが、従来では承認に必要な捺印などのために、わざわざ印刷やスキャンをする必要がありました。

稟議書を電子化し、捺印なども自動化することにより、作成・回覧・承認などの各プロセスをすべてデジタル上で行うことができ、一連のプロセスにかかる工数を大きく削減できます。これにより、業務効率が大幅に改善され、本来行うべき業務に割く時間を確保しやすくなります。

コスト削減につながる

稟議書を紙媒体で処理する場合、印刷や別拠点への輸送などにもコストがかかっていましたが、稟議書や関連するフローもすべて電子化および自動化することにより、これらのコストをカットできます。

文書の保存についても、すべてデジタル上で行えるため、物理的な保管スペースも不要となります。近年のリモートワークの普及も相まって、オフィスのあり方を今一度見直すこともできるでしょう。

処理のプロセスを可視化できる

ワークフローシステムを活用し、稟議書の承認プロセスをシステム上で管理することで、一連のプロセスを可視化できます。どのポイントで稟議が滞っているのかをリアルタイムで把握でき、円滑な承認フローの構築につながります。意思決定のスピードアップも図れるでしょう。

情報を容易かつ安全に管理できる

稟議書に限らず、従来のような紙媒体で書類を管理する際、悩ましいポイントの1つがドキュメントの保管方法でした。物理的に保管している場合、セキュリティの観点も含めて、より強固な対策をとる必要があります。

一方、それらすべてを電子化することにより、オンラインにおけるセキュリティにのみ注意すればよいため、より簡易な保管が可能になります。

稟議書の電子化にはワークフローシステムを活用しよう

稟議書単体を電子化しても、あまり業務効率改善へのインパクトは生まれないでしょう。稟議書に関連するプロセスすべてを電子化および自動化することによって、承認プロセスの円滑化や管理業務の効率化につながります。そのためには、ワークフローシステムの活用がおすすめです。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、稟議にとどまらず、その業務の流れを電子化あるいは自動化するツールを指します。このシステムを導入することで、各プロセスを可視化し、業務遂行をより円滑にします。稟議書についていえば、ワークフローシステム上で書類を決裁者などに送付し、同じシステム上で申請や承認まで完結できるので、リアルタイムでそのステータスを確認できます。

ワークフローシステムの機能

ワークフローシステムに一般的に備わっている機能についてご紹介します。

まず、稟議書作成にあたり、その申請書フォームを作成できます。必要な項目の設定をフォーマット化することで、申請漏れなどを防止します。

作成した稟議書は、必要な承認者に回覧されていきますが、その承認経路の設定も可能です。

申請者の役職や部署などの組織構造に合わせて然るべき経路を設定できるため、都度設定する必要がなく、申請フローが効率化されます。また、同じプロセスにおいても複数の承認者を設定できるなど、柔軟に対応できます。

稟議書は申請したからといって、1回で承認されるとは限りません。必要な事項が漏れていたり、そもそも誤りがあったりすれば、差し戻しになることもあるでしょう。ワークフローシステムでは、承認機能のみならず、差し戻し機能も備わっています。コメントを添えて承認・差し戻し、さらには却下もできるため、記録としてしっかりと残せます。

稟議書を電子化する際のポイントや注意点

最後に、稟議書の電子化に際して注意すべきポイントを解説します。

まず、稟議書に限ったことではありませんが、電子化を行う際にそれ自体が目的化するとうまくいかないでしょう。システムを活用する従業員が使いこなしてこそ、効果が生まれるので、運用が成功するように現場との認識合わせなども含め、実行することが大切です。現場の意識や既存のシステム、業務フローとのギャップを放置したままでは、むしろ手間が増えたと思われかねず、モチベーション低下にもつながります。

また、ワークフローシステム導入にあたり、ベンダーへの丸投げも失敗する可能性が高くなるパターンです。現場理解の深い内部メンバーがイニシアチブを取ったうえで、システム導入プロジェクトを遂行することがポイントになります。

いずれにせよ、現状の稟議プロセスのフロー全体を客観的に可視化し、そのうえでワークフローシステムを導入するメリットの周知と現行業務を落とし込むことが、システム定着化の鍵となるでしょう。