業務を効率化したり、テレワークを推進したりするには、どのような取り組みが必要でしょうか。紙の稟議書を利用し続けている企業は、一度見直しを検討すべきかもしれません。ワークフローを電子化すると、さまざまなメリットが得られる可能性もあります。この記事では、ワークフローや稟議の電子化について押さえておきたい知識を紹介します。
稟議ワークフローを見直そう
そもそも稟議とは、どのようなものでしょうか。ここでは、稟議の意味や仕組みについて触れたうえで、稟議ワークフローの見直しの必要性を解説します。
稟議システムとは？
稟議とは、組織において実行したい内容を書類に記載して説明し、権限をもっている人から承認される仕組みのことです。稟議がおこなわれる場面は多岐にわたります。たとえば、備品の購入や出張の可否を問うケースもあります。取引先との契約や人材採用など、自社にとって特に重要な内容を稟議で決定する場合も少なくありません。
稟議では複数の人から承認を受けなければならないことが一般的で、1人ずつ書類を確認して次の人へ回付していきます。企業の中で高い役職についている人ほど、後から書類を確認するのが主な流れです。
なお、稟議と混同されがちな言葉として「決裁」があります。決裁とは、書類の内容を確認し、承認を下すことです。稟議も決裁の対象となるため、稟議を回して決裁が下りると、書類を作成した担当者はその内容を実行に移せます。
ただし、企業によっては稟議と決裁がほとんど同じものとして機能している場合もあります。
たとえば、規模の小さい企業では権限をもつ人が1人しかおらず、稟議と決裁が同時に完了することも多いです。
稟議書とは？
稟議書とは、稟議において担当者が回す書類のことです。承認を受けたい内容に関する情報をまとめた書類を作成し、担当する社員から権限をもつ人へ渡します。
稟議書には、その内容が組織にとって必要であることを表す根拠も示す必要があります。そのため、稟議書の内容によっては、分厚い書類を添付するケースもあるでしょう。
企業によっては稟議書のフォーマットが決まっており、形式がそろっていないと承認を得られない場合もあります。内容にミスがあれば差し戻しになり、あらためて書類を作り直す二度手間が発生します。
また、権限をもつ人に稟議書を読んでもらうだけでは、実際は承認を得られないことも多いです。基本的に、稟議の前に関係する部署の上長や権限をもつ人へ相談や説明をしておく必要があります。いわゆる「根回し」が必要であり、根回しの段階で賛同を得られないと、仮に稟議書を作成しても承認されないでしょう。根回しがうまくいっていれば、稟議を回した際にスムーズな承認に至ります。
稟議には、このように課題もみられます。いつの間にか運用が煩雑になっている場合もあるため、注意しなければなりません。
稟議ワークフローの見直し
本来、稟議は業務をスムーズに進めるために導入される仕組みです。組織における承認を正式におこなうには、基本的に会議を開かなければなりません。しかし、承認が必要なすべての内容についていちいち会議を開くのは、現実的に考えて困難です。そこで、稟議書に詳しい説明を記載し、権限をもつ人から承認を得る仕組みが導入されました。
また、口頭ではなく書類に内容をまとめることで、後からも確認しやすいというメリットもあります。記録が残るので、関係者同士で食い違いが起きても大きな問題が生じるのを防止できます。
万が一、自社の稟議のワークフローが煩雑になっている場合は、稟議の本来の目的に立ち返り、見直しをする必要があるでしょう。たとえば、稟議を回すルートに無駄がないかチェックしたり、稟議の形式そのものを検討し直したりする必要があります。稟議のメリットを活かせる運用ができるよう、改善を加えてください。
稟議の電子化のメリット・デメリット
稟議を見直す場合、電子化するというのもひとつの手です。メリットはもちろんデメリットについても確認しておきましょう。
稟議を電子化するメリット
稟議のワークフローを電子化すれば、起案から承認までにかかる時間を短縮できます。紙の稟議書を回す場合、権限をもつ人のうち誰かが不在の場合は承認の流れが滞ってしまいます。数日間の出張に出ているとすれば、1週間以上承認が下りないケースもあるでしょう。しかし、稟議を電子化していれば、権限をもつ人は外出先からでも稟議書を確認できます。その結果、承認を得られるまでの期間が短くなり、稟議を回した担当者もスピーディーに自分の業務をこなせるようになります。
さらに、稟議書をデータとして扱うことになるので、紙の書類を管理する手間も省くことが可能です。ファイリングしたり、古い稟議書を倉庫へ運んだりする必要もありません。後から書類を探す際も、電子化することでシステムから検索をかけるだけですぐに見つけられるでしょう。
また、紙を使用しなくなるので、用紙代や印刷代も節約できます。離れた支店とやり取りする際にかかっていた郵送費も必要なくなりコスト削減につながります。
稟議を電子化するデメリット
正しく運用しないとデメリットが発生する可能性もあります。たとえば、自社の業務に適していないシステムを選んでしまうと、かえって手間がかかる恐れもあるでしょう。自社特有の業務内容や手順がある場合は、実際の状況を考慮したうえで最適なシステムを選ぶことが大切です。稟議の電子化そのものがゴールにならないように注意してください。
理論上は自社に適したシステムであっても、いきなり導入してしまうと社員がうまく活用できない可能性もあります。新しい制度やシステムを取り入れるときは、実際に利用する社員にきちんと理解してもらうことが必要不可欠です。
稟議の電子化でテレワーク推進
稟議を電子化すれば、自社のテレワークを推進することも可能です。従来の稟議のままでは、すべての決裁を完了させるために出社が必要となります。なぜなら、押印が必要であったり、書類を回付したりという物理的な手間がかかるからです。万が一、内容にミスがあれば、担当者は出社して書類を回収し、新しい書類を作り直す必要があります。
しかし、システムを導入して稟議を電子化することで、従来の稟議のような手間は一切かからなくなります。承認はシステム上で完結するので、押印する必要はありません。
また、ボタンひとつで書類を次の決裁権者へ回付できます。内容にミスがあったとしても、担当者はシステム上で内容を差し替えることが可能です。
テレワークをおこなう社員の割合を増やすには、稟議の電子化は必要不可欠だといえます。システムは導入してすぐ定着するものではないため、いずれは稟議を電子化したいと考えているなら、早い段階で着手すべきでしょう。
ワークフローとは？メリット・デメリットを解説
まとめ
稟議は、社内の意思決定をスムーズに進めるためのものです。そのメリットを活かすためには、運用が煩雑になっていないか見直すことも大切です。
稟議を電子化したいと考えているなら、直感的な操作ができる「AppRemo（アップリモ）」を利用してみてはいかがでしょうか。社内のさまざまな情報を集約できるので、業務をスムーズに進めるために役立つはずです。
ワークフローを電子化し、稟議をきちんと進められるようにしましょう。
