私たちの生活にテレワークスタイルが定着しつつあるなか、これまでオフィスで回していた業務には今後どのような変化が求められるのでしょうか。たとえば「稟議書」のような業務手続きは関与者が多く、回覧も必要です。全員がオフィスにいればこそ手直しも早く済み、最終承認までの期間も調整ができます。ですが今は皆が遠隔で作業をするスタイルが当たり前となり、対面業務の回数が減ったことからメールやWeb会議の調整疲れなんてことも…。では今回は「稟議書」を含む業務手続の課題について解決策を見ていきましょう。
これまでの稟議書の進め方
会社の経費を使用する際の事前決裁や、新しい企画を立案する際に必要な「稟議書」。金額にもよりますが、承認者は自部門だけではなく、役員まで含む場合もあります。
また、直接承認者に該当しなくても、回覧などをして内容合意の上、最終承認がされる場合もあり、どの責任者まで承認が進んでいるのか分からない、最終承認直前に記入漏れで差戻し！なんてことも…。
申請準備、内容整備、回覧、承認、最終承認と、通常であっても時間を要する業務ですよね。どのフェーズにおいても対面業務の場合は、ある程度申請する当人の働きにより期限の短縮や、並行して作業も可能です。しかし、現在のようなコロナ禍におけるテレワークスタイルでは、どのような変化がみられるでしょうか。
申請準備
申請者は内部資料を確認し、情報を集めます。ここで申請書をある程度まで書き上げます。
【チェックポイント】
内部資料が不足している、書き方について質問がしたい。
→メールまたはWeb会議で確認する。（日程調整が必要な場合も）
内容整備
申請前に、内容に不備がないか関与者による内部レビューを行う。
【チェックポイント】
資料を見ながらリアルタイムでレビューしたい。内部レビューは全員集めたほうがいい。
→Web会議で確認する。（関与者の都合上最短でも来週の○○か…）
回覧
関連部門、または関与者へ回覧する。（承認処理と同等の場合もある。）
【チェックポイント】
申請書を添付しメールで一斉に連絡。期日までに内容確認した旨の返信をしてもらう。
→期日までに確認が取れない場合もあるため、リマインダーや電話による確認を要する場合もある。
承認
自部門、役員に承認依頼をする。
【チェックポイント】
申請書を添付しメールで個別に連絡。期日までに内容確認した旨の返信してもらう。
→指摘・修正がある場合は、次の承認者には回せない。個別でWeb会議をする場合もある。
最終承認
すべての承認処理が完了し、最終承認を行う。
【チェックポイント】
ここで万が一差戻しされた場合は、再度自部門の承認からやり直しに…
このように、テレワークスタイルになると対面ですぐにやりとりができない分、“調整事”が多くなり、実業務以外でかかる時間が増えてしまうことも考えられます。テレワークスタイルが当たり前となった今、これまでの業務はどのように変化していく必要があるのでしょうか。
テレワークスタイルで稟議書の承認・回覧をするために必要なこと
テレワークスタイルが当たり前となった今、稟議書の承認・回覧を対面業務と同じくらい効率化するためにはどんなことが必要なのでしょうか。
回覧
関連部門、または関与者へ回覧する。（承認処理と同等の場合もある。）
申請書を添付しメールで一斉に連絡
- 宛先のチェックは毎回発生する
- 申請書をメールに添付する必要があるが、日時名で区別したファイルがローカルにたくさんある。管理が面倒である。
- あとから回覧の必要があるメンバーには、メールを探して転送する
- 誰がいつ確認したか、一目でわかるといい
承認
自部門、役員に承認依頼をする。
申請書を添付しメールで個別に連絡。期日までに内容確認した旨の返信をしてもらう。
- 申請書をメールに添付する必要がある（申請ごとにローカルで管理する必要あり）
- 今どの承認者まで進んでいるのか、一目でわかるといい。
- 次の承認者に自動で承認依頼がメールされるといい。（申請者は、申請だけすれば手が離れる）
- 承認者とのやりとりを、関与者全員で共有したい（個々のメールのやりとりではなく、証跡としていつでも確認できるところに残しておきたい）
最終承認
すべての承認処理が完了し、最終承認を行う。
ここで万が一差戻しされた場合は、再度自部門の承認からやり直しに…
- 申請者と、これまでの承認者のやりとりを確認したい
- 差戻しの必要はないが、２、３確認事項がある（メールやWeb会議ではなく、もっと簡易的に）
このように、なるべく自動化できるところは自動に、申請の進捗状態が一目でわかるようにするなど、対面業務と同等かそれ以上の効率化を図るためには、個々のメールのやりとりや、Web会議、ローカルでの申請書管理では限界があります。
そのために大規模な基幹システムが必要なのではないかと現状維持のまま、担当者に負担を強いたり、会社全体の意思決定スピードの低下に繋がったりすることも考えられます。
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これまで対面業務で行っていた稟議書の承認・回覧をテレワークスタイルで実現するためには次のような機能が必要になります。もちろん、これらの機能は弊社のクラウドサービス「AppRemo」にも備わっております。
- 申請書雛形登録機能
普段使用している申請書をシステムに登録します。 - ファイル添付機能
各種申請にファイルを添付できます。拡張子の制限はありません。 - 承認ルート編集機能
あらかじめシステム管理者が申請書雛形に設定した承認ルートを、申請時や、承認中に編集することが可能です。業務都合で承認者を追加または変更する場合などに便利な機能です。 - 回覧機能
申請書を回覧することができます。承認者とは別に、回覧先編集機能があります。最終承認まで完了した申請であっても、あとから回覧先を編集・追加することが可能です。 - チャット機能
自身が承認中の申請でチャットのメッセージを送信することができます。申請のステータスを変更せず、申請者やこれまでの承認者に向けて、相談したいことや確認したいことがある場合に利用します。 - 通知メール機能
当方のクラウドサービスから受信する通知メールを設定します。申請書のステータスに応じて自動で、承認完了・承認依頼・差戻し・回覧などの通知をメールで受け取ることが可能です。
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