働き方改革の波に乗ってテレワーク導入を検討しているものの、さまざまな課題に直面し、頭を悩ませている担当者もいることでしょう。本記事では、導入した場合のメリットとデメリットを簡単に整理し、デメリットを解消するための方法について解説します。
テレワークとは
テレワークは、「テレ = 離れた場所」と「ワーク= 働く」を組み合わせた造語です。総務省のウェブサイトにおいては、「ICT（情報通信技術）を利用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」と定義されています。
テレワークは、大きく「雇用型」と「自営型」の2つに分けられます。雇用型の中に、「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」の3種類があり、これらは企業に勤務する社員が行うテレワークです。就労場所はさまざまですが、基本的には所属オフィスと連携しながら業務を行います。
自営型は、小規模事業主や個人事業主が行うテレワークのことです。自営型にも、特定の業務を専門的に行う「SOHO（Small Office/Home Office）」と、比較的容易な仕事をクラウドソーシングサイトなどから探して行う「内職副業型勤務」の2タイプがあります。
なお、IT企業やフリーランスの間では、テレワークの代わりに「リモートワーク」という言葉を使う人が増えていますが、基本的な意味合いは変わりません。
・参考：https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/telework/18028_01.html
テレワークの導入でもたらされるメリット
テレワークという新しい働き方には、社会全般から大きな期待が寄せられています。ここからは、テレワークの導入によって期待できるメリットの例を紹介します。ただし、テレワークを導入したからといって必ず享受できるわけではなく、適切な対策をとった上で導入した場合のメリットですので、その点には注意が必要です。
生産性向上
まず、限られた時間を有効に活用できるようになることで、生産性の向上が期待できます。
たとえば、外勤の社員は、出先からオフィスに戻らなくてもよくなるため、生まれた余剰時間を顧客対応や新規クライアントへの商談など、より価値のある仕事に使えます。内勤の社員も、通勤疲れがなくなることで、資料作成など長時間の作業にも集中力を発揮しやすいはずです。没頭している最中に、同僚に話しかけられてペースを乱される心配もありません。
1日の時間を自分の裁量で計画的に使えるようになることで、仕事へのモチベーションがアップする可能性も高いでしょう。
コスト削減
テレワークの導入は、コスト削減にも大きく貢献すると考えられています。
企業側は、出勤する社員が減ることでオフィスの面積を減らせるようになり、賃料をカットできるかもしれません。オフィスの水道光熱費、社員の通勤手当、出張費や移動費なども削減可能です。テレワークに伴いペーパーレス化を進めるなら、コピー用紙などの備品購入費、郵送費などもカットできます。企業の規模によっては、かなりのコスト圧縮が実現できるでしょう。
社員としても、対面の会議がなければラフな服装で良いので、仕事用の洋服代を節約できます。
事業継続対策
テレワークは、非常時における事業継続対策の切り札にもなります。日本は世界の中でも地震の多い国であり、いつ次の大きな地震が起こるかは誰にも予測できません。また、新型コロナウィルス感染拡大により、オフィスに大勢が集うことの安全性も問われています。
その点、在宅勤務はパンデミック対策として有効です。天災時のリスク分散にもなります。被害のないエリアでテレワークをしている社員がいれば事業を継続でき、スムーズな復旧が可能となります。
人材確保
労働力不足が深刻化する日本において、企業間での優秀な人材の奪い合いが加速化していることは言うまでもありません。テレワークは、柔軟な働き方を求める現代のニーズに合致しています。
たとえば、テレワーク制度があれば、育児や介護、配偶者の転勤などによってオフィス勤務を続けるのが難しくなった社員の離職を防げます。フレックス勤務や時短勤務と組み合わせれば、さらに多くの人材の流出を防げるでしょう。こうした人材の中には、事情が変われば、ふたたびオフィス内外で幅広く活躍してくれるポテンシャルを秘めている人も少なくありません。
また、テレワークの積極的な導入によって企業のブランド価値が向上し、採用市場において競合他社より優位に立てる可能性もあります。
社会的影響
テレワークは、雇用創出や地域活性化にもつながります。リタイアした高齢者、オフィスから遠い地方在住の技術者、物理的に通勤が困難な障がい者など、潜在的な労働力を発掘できる可能性があります。都市と地域の格差問題を解決する手段としても有効です。
さらに、通勤減少による交通渋滞の緩和やCO2削減、オフィスの省力化による環境負荷減少など、社会・環境への貢献も期待されます。
ワークライフバランス改善
1日の時間を有効に活用できるようになれば、その分、社員のワークライフバランスも改善されるでしょう。家族と過ごす時間を増やしたり、趣味や自己啓発など自分のために使う時間を捻出したりと、仕事とプライベートとの両立を図れます。ゆっくり休息する時間も確保しやすくなるはずです。
ワークライフバランスが改善されれば、社員のメンタルヘルスも維持されやすくなります。結果的に、生産性の向上へとつながっていきます。
テレワークの導入で想定されるデメリット
テレワークには、メリットだけではなく想定されるデメリットもあります。導入にあたっては、起こり得るデメリットへの対策を万全にし、ビジネスへの影響を最小限に抑えることが肝心です。ここからは、テレワークで懸念されるデメリットの例をいくつか紹介してきます。
コミュニケーションの機会減少
テレワークの課題に挙げられやすいのが、コミュニケーション機会の減少です。テレワークの環境では、オフィスであれば自然に交わされていた挨拶や雑談の機会もなくなり、相手の席に行って仕事について質問することもできません。対面で話す機会が減少すると、どうしても認識のズレが発生しやすく、チームの連帯感も弱まってきます。こうした問題が深刻化すると、メンバー間の不仲やアウトプットクオリティへの影響も懸念されます。
相手の状況や表情が見えにくいテレワークだからこそ、コミュニケーションが重要です。対面での会議ができるウェブシステムやちょっとしたやり取りに便利なチャットツールなど、テレワーク用のコミュニケーションツールを導入しておきましょう。
コミュニケーション機会の減少による社員の孤立も懸念されます。オンライン朝礼を定例化する、週に1度はリーダーとメンバーのOne-One会議を設定するなど、面と向かって意見交換できる場を意識的につくることも大切です。
勤怠・仕事管理の問題
勤怠・仕事管理の難しさもデメリットの一つです。目の前にいない社員の勤怠管理をどうすればいいのか悩んでいる管理者は多いでしょう。また、社員としても、自由度が高まる分、1日のスケジュールの組み立て方や休憩の挟み方など、自己管理能力を問われます。
離席や休憩を把握できる出退勤管理ツールを活用して、対策を講じましょう。また、仕事の進捗状況やプロセスが可視化できるタスク管理ツールなどを導入し、オンラインでの情報共有を徹底する必要もあります。
申請・承認業務が困難
仕事内容にもよりますが、オフィスワークは自己完結できる業務のほうが少ないでしょう。たとえば、購買の決裁やクライアントとの契約書の審査などは、上司や本部長をはじめ複数の承認が必要です。しかし、在宅勤務などのテレワークでは、従来どおりの方法での申請・承認業務が難しくなります。
こうした承認業務をテレワークでスムーズに行うための手段として注目を集めているのが、ワークフローシステムの導入です。申請・承認業務をワークフローシステムに取り込んで電子化すれば、書類に手書きをしたり、承認書類を持参したりする必要がありません。申請から承認までを一元管理でき、承認者はいつでもどこからでも内容を確認できるので、決裁までのスピードアップも図れます。決済後の書類はシステム内に保管され、改ざんもできませんので、内部統制の促進にもつながります。
つまりテレワーク導入は、申請・承認業務を一気に合理化し、セキュリティも強化する絶好の機会とも言えるのです。ただし、紙の文化が根付いている職場においては、まずはコンプライアンス教育を実施して、社員の意識改革から始める必要があるかもしれません。また、業務ニーズや社員のスキルに適したシステムを整備することも、スムーズに導入するためのポイントです。
関連記事：テレワークとは？意味・働き方・導入方法・注意点などを簡単に解説
まとめ
テレワーク導入によるメリットは多いですが、懸念される問題もいくつかあり、その一つが「承認・申請業務の停滞」です。「AppRemo」を導入すれば、申請・承認がどこからでも可能になり、従来のプロセスでは難しかった業務効率化も実現できます。
チャット機能で申請意図の説明もストレスなく行うことができ、メール通知により承認催促してくれるのも便利です。使い慣れたExcel帳票を使えるうえ、アップロードすることでデータベース化でき、他システムとも連携しやすくなっています。
テレワークフローシステムの「AppRemo（アップリモ）」は、ワークフローシステムへの移行はハードルが高いと思っている職場にこそ、ぜひ試していただきたい製品です。
