テレワーク導入を検討している、あるいはすでに運用している企業担当者の中には、サテライトオフィスの活用を考えている方もいるでしょう。しかし、サテライトオフィスについて、詳しいことが分からない場合もあるかもしれません。
本記事では、そのような方に向けてサテライトオフィスとは何か、メリットやデメリットなどを紹介します。
テレワークとは
そもそも「テレワーク」とは、「離れたところ」の意味を持つ「tele」と、「働く」の意味を持つ「work」を合わせて造られた言葉です。決まった時間に、決まった場所にあるオフィスで作業する働き方ではなく、ICT（情報通信技術）を活用して、従来のオフィスから離れた好きな場所で、好きな時間に働く新しい働き方のことを意味します。
テレワークには、在宅勤務やモバイルワークのような、複数の働き方の形態があり、今回紹介するサテライトオフィスでの勤務も、その中の1つといえるでしょう。
なお、在宅勤務はその名の通り、自宅で勤務をすることで、パソコンやインターネット、電話などで連絡をとりながら仕事を進める働き方です。基本的には自宅が中心ですが、会議など、出社する必要があるときはオフィスに行きます。また、モバイルワークは、顧客先や移動中などにパソコンや携帯電話などの電子機器を活用する働き方を指しています。
サテライトオフィスとは
サテライトオフィスの「サテライト」は、英語の「satellite（衛星）」に由来し、本社オフィスなどを中心として、衛星のように設置されるものという意味が込められています。サテライトオフィスは、本社や本拠地から離れた場所に作られる、小規模なオフィスのことで、通信環境も整っているため、本社にいるのと同じように働けます。
働き方改革の影響でテレワークを導入する企業も増えていますが、在宅勤務では家のインターネット環境が整っておらず、仕事に支障が出る人や、子供がいるため集中できない人などもいるのが課題です。
そのような問題を解決する1つの方法として、サテライトオフィスがあるといえるでしょう。なお、支店や支社と混同するかもしれませんが、用途によるものの、それらより小規模な営業所を指す場合が多いです。
サテライトオフィスには都市型、郊外型、地方型といった種類があります。
都市型は、地方に本社を構える企業が都市部での営業所として活用する場合と、都市部に本社がある企業が本社とは別の機能を持たせて活用する場合があります。後者の場合、外回りの営業が本社に戻らなくても効率的に業務を進められるなどの効果が期待できます。
郊外型は、郊外にあるベッドタウンなどに置くオフィスです。郊外に住む人の通勤時間を短縮できるため、育児や介護などをしなくてはいけない社員でも仕事とのバランスがとりやすい点が特徴です。企業にとっても、交通費用の削減や社員の離職防止などが期待できます。
他方、地方型は都市部に本社がある企業が地方に構えるオフィスです。地元で働きたいという社員のニーズを満たせるだけでなく、BCP（事業継続計画）対策にもつながるでしょう。地方自治体が誘致をする場合もあります。
サテライトオフィスのメリット
ここからはサテライトオフィスのメリットを4つ紹介します。
生産性の向上
社員の営業先や自宅に近い場所にサテライトオフィスを構えることで、移動時間や通勤時間の短縮につながります。移動や通勤にかかっていた時間を業務に充てられるため、生産性の向上が見込めるでしょう。
また、通勤時間を減らすことでプライベートの時間を確保できるため、今まで以上に社員の業務に対するモチベーションアップも期待できます。
コストの抑制
サテライトオフィスは支店や支社を構えるよりも低いコストで設置・運営が可能なため、コストの抑制効果があります。また、交通費が削減できる点もメリットです。
郊外から都市部まで通勤する社員が多い場合、支払う交通費も高くなりますが、郊外にサテライトオフィスを作ることで、かかる経費を安くできます。削減できた分の資金は、設備投資や人材育成のためなどに活用すると良いでしょう。
非常時の対策
地震や火事といった非常事態が起きた際の対策になるのもサテライトオフィスのメリットです。電車が止まったり、停電が起きたりすることで、事業を通常通り続けられない場合も考えられます。
そのような万が一の事態に備えて、サテライトオフィスを作り、事業のバックアップ機能を備えておくことでリスク回避になるでしょう。経営資源を分散させておくことで、早期復旧につながります。
人材の確保
サテライトオフィスを構えることは、社員にとって働きやすい労働環境が用意されていると捉えられます。育児や介護などがあり、通勤時間の長さがネックで離職せざるを得ない人もいるでしょう。サテライトオフィスがあれば、そのような人の離職防止につながる可能性があります。
また、そのような制約を抱えている人でも働ける職場だとアピールできれば、より優秀な人材を確保することに結び付くでしょう。さらに、地方に設置することで、地元で働きたい人のニーズに応えられます。雇用促進をはじめ、地方創生に一役買うことも可能です。
サテライトオフィスのデメリット
ここからはサテライトオフィスで考えられるデメリットを紹介します。
コミュニケーションの問題
業務を行う中で周囲とのコミュニケーションは大切です。サテライトオフィスを利用する場合も、離れた場所にいる上司や同僚と電話やインターネットでコミュニケーションを図ることはできます。しかし、遠隔になることでコミュニケーションの機会や円滑さの点で問題が出る可能性があるでしょう。
より良いチームワークを形成するためにも、円滑なコミュニケーションが必要になるため、対策としてツールなどの導入を要することが想定されます。たとえば、相手を見ながら話ができるWeb会議システムや、メールよりも気楽にメッセージを送れるチャットツールの導入が効果的です。
セキュリティのリスク
どのような場所を選ぶかにもよりますが、民間のレンタルオフィスを利用する場合、人の出入りが多くなってしまうため、パソコンの盗難に気を付けなくてはいけません。
また、社員自身も、自分が使用するパソコンを紛失する恐れがあるでしょう。そのような事態が起きると、社内の情報や顧客との商談内容、連絡先などの情報漏えいのリスクが高まります。
社員一人ひとりのセキュリティ意識を高めることはもちろん、企業としてもIT機器のセキュリティ環境を整えたり、カメラを設置して監視したりすることが求められます。また、万が一の事態に備えて、情報漏えいしてはいけない重要な情報は、サテライトオフィスで管理をしないなどの対策が必要です。
管理の難しさ
離れた場所で業務を行うことで、企業側で社員を管理するのが難しくなる可能性があります。上司がいないために、つい休憩したり、集中ができなかったりする社員がいるかもしれませんし、反対に、サービス残業など、本来の業務時間を大幅に超えて作業してしまう社員がいるかもしれません。
また、社員側としても従来以上の自己管理が必要になる可能性があります。業務や時間に対して自分で管理しなくてはいけないため、管理できない人がいると、チームの作業全体が滞ってしまう恐れもあるでしょう。
さらに、書類の提出が遅れてワークフローが遅延する可能性がある点も特筆すべき課題です。
会社での業務であれば書類の提出もスムーズにできますが、離れた場所にいる場合、書類提出のためにわざわざ本社へと出向かなくてはいけなかったり、郵送で送ったりする手間がかかります。書類の不備があれば、その手間を繰り返すことになるかもしれません。
社員に負担がかかるだけでなく、やり取りがスムーズに進まないため、承認までに時間がかかってしまいます。作業効率も悪くなるため、ワークフロー全体を見直してスムーズな流れになるような対策が必要です
まとめ
サテライトオフィスを構えることで、介護や育児などをしていても働きたい人が働ける環境を用意できます。また、生産性の向上をはじめ、より良い人材の確保にもつながるなど、多くのメリットがあるでしょう。
一方で、いくつかのデメリットもあります。特にワークフローの遅延は全体の作業効率を下げてしまうため、対策を行うことが重要です。たとえば、ワークフローツールの活用も検討すると良いでしょう。
テレワークフローシステム「AppRemo」では、書類の申請や承認作業がパソコンやスマートフォンなどを利用して行えます。どこにいても作業ができるため、わざわざ出社する必要がなく、承認者が出社しているかどうかを気にする必要もありません。
また、申請内容で気になる点があればチャット機能を活用してやり取りができるため、書類の差し戻しをしなくても業務が進められます。業務の負担を減らせるだけでなく、作業の効率化にもつながるでしょう。
サテライトオフィスの設置を考えている場合は、ぜひ、ワークフローシステム「AppRemo」の導入も検討してみてください。
