テレワーク導入企業の増加に伴い、ITツールの重要性・必要性も高まっています。ツールの種類も増え、テレワークを進めることで補助金が受けられるようになるなど、導入へのハードルは低くなってきています。この記事ではテレワーク導入の参考として、補助金やITツールについて紹介します。
テレワークにおけるIT技術の重要性
テレワークの導入は企業によって難易度が異なります。それぞれの企業環境に最適な導入方法を行うことで、多くの恩恵を受けることができます。そのためにはIT技術の活用がポイントです。
ではどのようにIT技術を活用すればよいのでしょうか。
今では様々なIT技術が開発されており、専門的な知識を持っていない人でもITツールを使うことによって、これまでよりも遠隔での業務もスムーズに進められるようになっています。メッセージのやり取りや資料の共有はもとより、会議ですらIT技術によってリモートで行うことができます。
IT技術の活用はテレワーク実現のためには欠かせず、自社に必要とされる機能を備えた技術を取り入れていくことが大事です。
テレワークへのIT導入に関する補助金
テレワークへのIT導入の際に活用できる「IT導入補助金」というものがあります。経済産業省が実施しているこのIT導入補助金は、業務効率化や売上アップを図る中小企業や小規模事業者（飲食、宿泊、卸・小売、運輸、医療、介護、保育等のサービス業、製造業、建設業等）向けに、ITツール導入に対する経費の一部を補助するというものです。
当該補助金は「A類型」「B類型」そして「C類型」の3つに分類されています。
A類型とB類型で補助の対象とされている経費は、ソフトウェア費および導入関連費等とされています。補助金額は、A類型で30万～150万円未満、B類型では150万～450万円と設定されており、これらを併用することはできません。導入を検討している企業はこの補助金を活用することで、生産性や効率を上げるための施策を進めやすくなるでしょう。
特にテレワーク導入に関してITツールを導入するという場合であれば、特別枠とされる「C類型」の補助金活用も検討してみましょう。こちらは新型コロナ感染症の世界的流行への影響を受けて設けられたものです。テレワークは感染を避けるためにも効果が期待できるため導入する企業が増えましたが、費用の捻出で困っている企業も多く、それを支援することが目的とされています。
A類型・B類型と比較したC類型の特徴として、「補助率が2分の1から4分の3に拡充されていること」「PCやタブレットなどのハードウェアにかかるレンタル費用なども補助対象として含むこと」「公募前のITツール等に関しても対象に含められること」などが挙げられます。
また、C類型はさらに「C類型-1」「C類型-2」に細分化されており、補助金額や要件等が区分されています。
C類型-1では、「サプライチェーンの毀損（きそん）への対応」がツール要件とされており、顧客への製品供給を継続するためのツールであることが求められます。
C類型-2では、「非対面型ビジネスモデルへの転換」または「テレワーク環境の整備」がツール要件です。前者は非対面・遠隔でのサービス提供が可能なビジネスモデルに転換するためのツールであること、後者は従業員がテレワークで業務を行う環境を整備するためのツールであることを意味します。
テレワークで活用できるITツールの例
次に、テレワーク時に役立つITツールの例を挙げていきます。
チャットツール
チャットツールは、リモート環境下における日常的なコミュニケーションを図るために欠かせないものです。メールなどよりも気軽にメッセージを送ることができ、グループ対話ができるものも多く、議論を活発化できるなどのメリットもあります。
Web会議ツール
Web会議ツールは、チャットだけでは完結できない、直接の会話を遠隔で実現させます。文章では伝えるのが難しい細かなニュアンスなども音声と映像を介して伝えることができます。会議の場所を用意する手間も、交通費も、移動時間なども必要なくなり、コスト削減にも貢献します。
ファイル共有ツール
資料をデジタル化することもテレワークにおいて欠かせません。ファイル共有ツールがあればこれらの資料をメンバー間で簡単に共有でき、いつでも閲覧が可能です。別の用途を持つITツールの一機能として備えられている場合もあれば、独自のサービスとして提供されているものもあります。
勤怠管理、ワークフローツール
テレワークのITツールとして、先に述べたような会議やチャットツールなどを導入する企業は多いものの、意外と勤怠管理や承認ツールの導入までは進んでいないというケースがあるようです。
テレワークの際は従業員が見えないところで作業しているため、労働状況を把握するのが難しいという課題があります。長時間労働や休日労働を防ぐためにも、勤怠管理ツールで従業員の労働時間を正確に把握することが重要です。
また、承認フローについても課題があります。いざテレワークを実施してみると、従業員が上司からの承認を得るため、ハンコを捺印してもらいに出社しなければならないというケースが見られます。このような場合には勤怠管理や、ワークフローの効率化に繋がる申請・承認業務用ツールを導入して改善を図ると良いでしょう。労働時間の記録はもちろん、ハンコが必要な紙ベースの承認フローが廃止され、ツール内で遠隔地でも申請や承認を行えるようになります。その他にも、誰の段階で書類が止まっているのかなど進捗状況の確認も可能になる、紙の保管が不要になる、データ化されるため検索が簡単になるなどのメリットが挙げられます。
セキュリティ関連ツール
取り扱う情報によってはセキュリティ対策も施す必要があります。外出先から企業の情報にアクセスしようとしたとき、悪意ある第三者に盗み見られたりする可能性もあります。そこで、専用線を設けて第三者にデータを見られないようにするVPN、外部から社内ネットワークアクセスするときのセキュリティレベルを上げるリモートアクセスツールの導入などを検討するといいでしょう。
まとめ
今では様々な種類のツールが提供されており、IT技術を上手く活用することでテレワークを効率的に、効果的に導入できます。ワークフローの効率化を図るソリューション「AppRemo」では、テレワークにおける業務効率の向上に大きく寄与します。導入によって、申請業務や承認業務がオフィス以外の自宅や外出先など、場所を問わずできるようになります。簡易的なチャット機能やメール通知及びポータル連携によって、申請・承認作業の漏れ防止も可能です。ぜひ導入を検討してみてください。
