ワークフローとは、「ある業務の一連の流れ」「その業務の流れを図式化したもの」のことを指します。
例えば、稟議を起案するための「稟議申請業務」におけるワークフローの例は下図のとおりです。
組織において複数人が関わる業務を行う場合、 「誰が・いつ・どんな理由で決裁したのか」という一連の流れをルール化し、処理していくことが重要となります。
業務内容や申請書の種類などによって、必要になる承認印の数が異なり、複雑になることもあります。ワークフローはこのような業務の流れをできるだけ分かりやすくするために活用されています。
ワークフローが整っていると、業務のルールに沿って、適切な承認が実施され、証跡を残しながら、業務を進めることができるのです。
ワークフローを整えるメリット・デメリットについては、こちらのブログもご参考ください。
業務効率化
手間なく申請できる
手間なく承認できる
手間なく進捗確認できる
手間なく二次活用できる
紙の削減
稟議書等はまだまだ紙の処理やハンコの文化が多いでしょう。
手間なく保管できる
手間なく検索できる
ペーパーレス化についてはこちらのブログ記事もご参考ください。
ペーパーレス化とは？電子化と働き方改革の関係性も解説（Vol.40）
内部統制の強化
証跡の保存
企業内でのトラブルを防ぐためには内部統制の強化が欠かせません。ワークフローシステムの導入は、内部統制を強化するだけでなく、業務改革につながります。
データが電子化できるシステムを選べば、さまざまな申請業務に際しても、内容ごとに承認者や決裁者が自動的に設定され、適切なフローが構築されます。申請書のひな形もダウンロードできるので、起案までの流れもスムーズです。決裁までのフローもすべてリアルタイムで可視化されます。
決裁のおりた申請書も自動的に保管されるので、改ざんの心配もありません。
内部統制の強化についてはこちらのブログ記事もご参考ください。
稟議の申請
受発注の申請業務
見積書が承認されると、その内容を元に、関連する発注書・受注書が引用申請で 作成できます。また、発注書・受注書が承認されると、その内容を元に、関連する検収書・請求書が作成できます。同じ内容を、関連書類に転記する必要はありません。
人事考課の業務
部下の自己評価に対し、上司が評価を追記し承認をまわします。もちろん考課は関係者のみが閲覧でき、部下へのフィードバックの有無も選択できます。
人事部は、複数の考課者の情報精査のため、申請データをリストでダウンロードできるので、集計を容易に行えます。
支払の集計業務
支払申請の情報を集約することができます。各社員は支払申請を経理へ申請します。経理部は受け取った支払データをリストでダウンロードし集計、把握することができます。また、申請状況は画面から一目で確認できるので、全体の状況把握もかんたんに行えます。
見積の発行申請
見積は、最終承認時に自動で社判を押印することができます。押印済みの見積はPDFでダウンロードできるので、そのまま顧客へ送付が可能。顧客への見積提出の流れを迅速に進めることができます。
PCなど機器の貸出申請
PCなどの機器の貸出申請を受け付けます。承認後は、申請情報や貸出の情報は一覧リストで出力し、情報システム担当者が管理する貸出台帳として活用できます。申請情報と貸出情報をもとに手作業で管理台帳を作成する手間や記載ミスがなくなり、スムーズに貸出・管理が行えます。
