ワークフローアプリおすすめ15選｜
業務効率化を実現する選び方完全ガイド

公開日 2026.01.05
陰山祐

ワークフローアプリは、企業の申請・承認業務をデジタル化し、業務効率を劇的に向上させるツールです。稟議書や経費精算、休暇申請など、これまで紙やメールで行っていた煩雑な手続きを、システム上でスムーズに完結できるようになります。本記事では、ワークフローアプリの基本的な仕組みから、導入によって得られる具体的なメリット、さらには自社に最適なアプリを選ぶための重要なポイントまで、体系的に解説します。また、国内で実績のある主要なワークフローアプリ15製品を厳選し、それぞれの特徴や強みを詳しく紹介します。導入時の注意点や費用相場、業種別の活用事例も網羅しているため、これからワークフローアプリの導入を検討している企業の担当者にとって、実践的な判断材料となる内容です。

この記事でわかること

ワークフローアプリの基本的な役割と従来の申請方法との違い
導入によって得られる時間短縮効果やコスト削減などの具体的なメリット
自社に合ったアプリを選ぶために重視すべき5つのポイント
国内主要ワークフローアプリ15製品の特徴と比較
導入時の注意点と費用相場、業種別の実際の活用事例

ワークフローとは?基礎知識から導入メリット、おすすめツール比較まで完全解説

ワークフローアプリとは何か？

ワークフローアプリとは、業務における申請・承認・決裁などの一連のワークフローを電子化するアプリです。社内で行われる稟議書や請求書、各種届出などの申請から承認に至るまでのプロセスを、PCやスマートフォン、タブレット端末などのデジタルデバイス上で完結させることができます。これにより、タスクの割り当てや進捗管理、通知の送信、データの承認など、さまざまな業務プロセスを効率的に管理する機能を提供します。

多くの場合、ワークフローアプリは単体のアプリケーションとして提供されるだけでなく、ワークフローシステムの機能の一つとして提供されているケースもあります。近年では、リモートワークの普及や働き方改革の推進により、場所を選ばず業務を進められるツールとして、企業における導入が急速に進んでいます。

ワークフローアプリの基本的な役割

ワークフローアプリの基本的な役割は、社内で行われる申請や承認といった一連の流れをオンライン上で完結させることです。具体的には、申請者が電子フォームに必要事項を入力して送信すると、あらかじめ設定された承認ルートに沿って承認者へ自動的に通知が届きます。承認者はその通知を受け取り、申請内容を確認したうえで承認または差し戻しを行うことができます。

申請から承認までの業務フローが可視化されるため、現在どの段階にあるのか、誰が承認待ちなのかをリアルタイムで把握できます。これにより、承認者を探す手間や書類の所在が不明になるといった従来の課題を解消できるのです。また、申請データがシステム上に集約されることで、企業全体の業務状況を把握しやすくなるという利点もあります。

さらに、ワークフローアプリには申請フォームの作成機能やテンプレート機能が備わっているものが多く、用途に応じた申請書を柔軟に設計できます。承認経路の分岐設定や代理承認機能など、複雑な業務フローにも対応できる仕組みが整っています。

従来の紙ベース申請との違い

従来の紙ベース申請では、申請書を印刷して手書きで記入し、承認者へ直接手渡すか社内便で届けるという流れが一般的でした。この方法では、承認者が不在の場合に申請が滞ってしまったり、書類が紛失するリスクがあったりと、さまざまな課題を抱えていました。また、承認の進捗状況を確認するには、承認者に直接問い合わせる必要があり、コミュニケーションコストも高くなりがちでした。

一方、ワークフローアプリでは申請書類をデジタル化し、オンライン上で承認者に送信できます。これにより、時間と物理的な制約を超えて、いつでもどこからでも申請でき、承認者も迅速に申請内容を確認して、電子データ上で承認することができます。出張中や在宅勤務中でもスマートフォンから承認処理が可能となり、申請から承認までの時間が大幅に短縮されます。

項目	紙ベース申請	ワークフローアプリ
申請方法	紙に手書き、印刷して提出	電子フォームに入力してオンライン送信
承認場所	オフィス内での対面または社内便	場所を問わず、スマートフォンやPCから可能
進捗確認	承認者への直接問い合わせが必要	システム上でリアルタイムに確認可能
書類保管	物理的な保管スペースが必要	電子データとしてクラウド上に保管
検索性	ファイリングから目視で探す必要がある	キーワードや条件で瞬時に検索可能

また、紙ベース申請では書類の印刷コストや保管スペースの確保が必要でしたが、ワークフローアプリを導入すると、紙面での印刷や書類保管が基本的に不要になります。これにより、印刷コストと保管スペースの削減だけでなく、紙資料の紛失リスクも抑えられるのです。

ワークフローアプリが注目される背景

ワークフローアプリが注目される背景には、複数の社会的・経済的要因があります。まず第一に、近年はペーパーレス化やリモートワークの推進が企業課題となっており、ワークフローアプリの必要性はさらに高まっています。新型コロナウイルス感染症の拡大を契機として、多くの企業が在宅勤務やテレワークを導入しましたが、紙ベースの承認業務がネックとなり、業務の継続が困難になるケースが相次ぎました。

承認のためだけに出社する「ハンコ出社」が社会問題化したことで、場所を問わず申請・承認業務を行える仕組みの必要性が広く認識されるようになりました。ワークフローアプリは、このような課題に対する実効性の高い解決策として注目を集めています。

第二に、企業におけるデジタルトランスフォーメーション（DX）推進の流れがあります。業務プロセスのデジタル化は、単なるペーパーレス化にとどまらず、業務効率の向上やデータ活用の基盤整備につながります。ワークフローアプリによって申請データが電子化されることで、承認履歴の検索や分析が容易になり、経営判断のスピードアップにも寄与します。

第三に、働き方改革の推進により、業務の効率化と生産性向上が強く求められていることが挙げられます。作業負担が軽減されることで、担当者は本来の業務に集中しやすくなるため、ワークフローアプリは働き方改革を実現するための重要なツールとして位置づけられています。

さらに、ワークフローアプリは、業務プロセスの自動化と標準化を実現します。これにより、タスクの実行手順が明確になり、誤った手続きや規約違反のリスクが低減されます。内部統制の強化やガバナンス向上の観点からも、ワークフローアプリの導入が推進されているのです。

クラウド技術の進化により、初期投資を抑えながら導入できるSaaS型のワークフローアプリが増えたことも、普及を後押ししています。中小企業でも手軽に導入できる料金体系や、スマートフォン対応による利便性の高さが、幅広い企業規模での導入を促進しています。

ワークフローアプリを導入するメリットは？

ワークフローアプリを導入するメリットは、業務の効率化やコスト削減だけでなく、組織全体のガバナンス強化にまで及びます。従来の紙ベースでの申請・承認業務では、書類の移動や印鑑の押印に多くの時間がかかっていましたが、ワークフローアプリの導入によってこれらの課題を解決できます。ここでは、導入によって得られる具体的なメリットを詳しく解説します。

申請・承認業務の時間短縮効果

ワークフローアプリの導入により、申請から承認までのプロセスが大幅に短縮されます。紙ベースの運用では、申請書を作成した後に承認者へ物理的に書類を届け、印鑑を押印してもらい、次の承認者へと順次渡していく必要がありました。このプロセスには、承認者が不在の場合や外出中の場合には数日から数週間かかることも珍しくありません。

ワークフローアプリでは、申請書をシステム上で作成すると同時に、承認者へ自動的に通知が送信されます。承認者はスマートフォンやタブレット端末からも承認作業ができるため、場所を問わず迅速に対応できます。また、自動通知やリマインダー機能を活用することで、承認漏れを防止できる点も大きな利点です。

実際の導入事例では、1カ月あたり70時間以上の作業時間を削減できた企業もあり、削減されたリソースをより価値の高いコア業務に充てられるようになっています。決裁スピードが飛躍的に高まることで、意思決定の迅速化が実現し、ビジネスチャンスを逃さない体制を構築できます。

ペーパーレス化によるコスト削減

ワークフローアプリの導入は、ペーパーレス化を推進し、さまざまなコスト削減につながります。紙ベースでの運用では、申請書や稟議書の印刷に必要な用紙代、インク代、プリンター保守費用といった直接的なコストが継続的に発生します。さらに、承認済みの書類を保管するためのファイルやキャビネット、保管スペースの確保にもコストがかかります。

ワークフローアプリを導入すれば、すべての申請データがデジタルで保存されるため、書類の印刷や保管が不要になります。承認済みの申請データはデータベースに自動蓄積され、項目ごとの検索やCSV形式での抽出が可能になるため、過去の申請内容を探す手間も大幅に削減できます。

また、書類の紛失リスクもなくなり、情報漏えいの防止にも効果を発揮します。物理的な書類の輸送や配送にかかるコストも削減されるため、環境負荷の軽減にも貢献できます。長期的に見れば、これらのコスト削減効果は企業にとって大きな経済的メリットをもたらします。

コスト項目	紙ベース運用	ワークフローアプリ導入後
用紙・印刷費用	継続的に発生	大幅削減
保管スペース	必要	不要
書類検索の手間	時間がかかる	即座に検索可能
書類紛失リスク	存在する	なくなる

承認フローの可視化と進捗管理

ワークフローアプリの重要なメリットの一つは、承認フローの可視化と進捗管理機能です。従来の紙ベースでの運用では、申請書が今どの段階にあるのか、誰のところで止まっているのかを把握することが困難でした。申請者は承認者一人ひとりに電話やメールで確認する必要があり、この確認作業自体が時間の無駄となっていました。

ワークフローアプリでは、各業務プロセスの進捗状況をリアルタイムで確認できます。申請者は自分の申請がどの承認者のところで処理されているのか、どこで滞留しているのかを一目で把握できるため、必要に応じて適切なタイミングで催促できます。

また、管理者の視点からも、組織全体の申請・承認状況を俯瞰的に確認できるため、業務のボトルネックを特定しやすくなります。承認が滞留している場合には、一定期間が経過したら自動的にアラートを発する機能や、承認者へリマインドメールを送信する機能を備えたシステムもあります。これにより、承認漏れや処理の遅延を未然に防止できます。

さらに、これから依頼される予定の申請処理がどれくらいあるのかを事前に確認できるシステムもあり、各部門での業務負荷を予測して適切なリソース配分を行えるようになります。承認フローの可視化は、業務の透明性を高め、組織全体の生産性向上に大きく貢献します。

内部統制の強化とガバナンス向上

ワークフローアプリの導入は、企業の内部統制を強化し、ガバナンス体制の向上にも効果を発揮します。紙ベースでの申請・承認業務では、承認ルートが不明確になったり、承認者が適切でなかったりするケースが発生しやすく、不正や誤った意思決定につながるリスクがありました。

ワークフローアプリでは、申請内容や種類ごとに承認ルートや承認者を事前に設定できるため、承認時のミスやトラブル、承認漏れなどを未然に防ぐことができます。申請から決裁までの過程がすべてデジタルで記録として残るため、後から監査を行う際にも証跡を確認しやすくなります。

また、アクセス権限を適切に管理することで、機密情報を扱う申請については特定の権限を持つ担当者のみがアクセスできるように制限できます。これにより、情報漏えいのリスクを最小限に抑え、セキュリティレベルを向上できます。

さらに、申請・承認のデータが蓄積されることで、どの部門でどのような申請が多いのか、承認にかかる平均日数はどれくらいかといった分析も可能になります。この分析結果を基に、業務プロセスの改善や効率化を継続的に進められるため、組織全体のガバナンス体制が強化されます。コンプライアンス遵守の観点からも、ワークフローアプリの導入は企業にとって重要な施策となります。

ワークフローアプリの選び方で重視すべきポイントは？

ワークフローアプリを選ぶ際には、自社のニーズや業務環境に最適なツールを見極めることが重要です。数多くの製品が市場に存在する中で、どのような基準で選定すればよいのでしょうか。ここでは、ワークフローアプリの選び方で重視すべき5つのポイントを詳しく解説します。

自社の業務フローとの適合性

ワークフローアプリを選ぶ際に最初に確認すべきポイントは、自社の業務フローとの適合性です。企業によって使用しているシステムや承認フローは異なるため、導入前に自社の業務プロセスを明確に整理し、それに合った機能を持つアプリを選定する必要があります。

特に注目すべき点として、既存の申請書フォーマットへの対応が挙げられます。多くの企業では、ExcelやWordで作成した申請書を長年使用しているケースがあります。このような場合、Excelフォーマットをそのままワークフローに反映できるアプリを選ぶことで、システム導入後もスムーズに業務を継続できます。たとえば、コラボフローやCreate!WebフローなどはExcelの申請書をアップロードするだけでWebフォームとして利用できるため、従業員の混乱を最小限に抑えられます。

また、承認フローの複雑さも重要な検討項目です。決裁金額の多寡や案件の内容によって承認経路を変更する必要がある企業では、条件分岐や申請経路の自動選択機能を備えたアプリが適しています。承認フローの自由度が高いシステムを選ぶことで、独自の申請ルールにも柔軟に対応できます。

業務フローの特徴	適したアプリの機能	具体例
Excelベースの申請書を使用	Excelフォーマット対応	既存の書式をそのまま活用
承認経路が複雑	条件分岐・自動選択機能	金額や部署により経路を変更
新しいフォーマットで統一したい	テンプレート豊富	総務・経理・人事など各種用意

さらに、多機能すぎるシステムを選ぶと、ITスキルに不慣れな従業員が使いこなせず、かえって業務効率が低下する可能性があります。自社の目的に対して必要な機能を過不足なく備えたシステムを選ぶことが成功の鍵となります。

利用人数と料金体系の確認

ワークフローアプリの料金体系は、製品によって大きく異なります。利用人数と料金体系の確認は、コスト面で失敗しないための重要なポイントです。

多くのワークフローアプリは、ユーザー数に応じて月額料金が変動する従量課金制を採用しています。そのため、現在の従業員数だけでなく、将来的な組織の拡大も見据えて料金プランを検討する必要があります。小規模企業であっても、今後人数が増加する可能性がある場合は、有料プランへの移行時の費用も事前に確認しておくことが推奨されます。

無料プランを提供しているアプリも存在しますが、その多くはユーザー数や申請数、利用できる機能に制限が設けられています。無料プランを検討する際には、どの機能が制限されているかを把握し、自社の業務ニーズに合ったプランを選ぶことが重要です。たとえば、レポーティング機能やカスタマイズ機能が制限されているケースもあるため、必要な機能とプラン内容を比較検討しましょう。

料金形態	特徴	適した企業規模
無料プラン	ユーザー数・機能に制限あり	小規模・スタートアップ
従量課金制	ユーザー数に応じて課金	中小企業・成長企業
定額制	一定金額で無制限利用	大企業・固定規模組織

また、初期費用やカスタマイズ費用、サポート費用など、月額料金以外のコストも発生する場合があります。トータルコストを算出した上で、予算内に収まるかどうかを慎重に判断することが大切です。

既存システムとの連携可能性

ワークフローアプリを選定する際、既存システムとの連携可能性は業務効率化を左右する重要な要素です。自社で使用している外部システムやチャットツールと連携できることで、データ入力の省略やスムーズな通知設定が実現し、より円滑に業務を進められます。

具体的な連携例として、人事システムとの連携が挙げられます。人事システムと連携すれば、人事異動の稟議書や業務依頼申請書を簡単に作成できるため、手作業でのデータ入力の手間を大幅に削減できます。また、会計システムと連携させることで、経費精算のデータから仕訳データを自動生成し、経理業務の負担を軽減することも可能です。

チャットツールとの連携も見逃せないポイントです。ChatworkやSlack、Microsoft Teamsなどのビジネスチャットと連携できるワークフローアプリを選ぶことで、承認依頼の通知を自動で送信できます。これにより、承認者は申請があったことをリアルタイムで把握でき、迅速な意思決定につながります。

連携システム	実現できる機能	メリット
人事システム	人事情報の自動取込	申請書作成の効率化
会計システム	仕訳データの自動生成	経理業務の負担軽減
チャットツール	承認依頼の自動通知	迅速な意思決定
勤怠管理システム	休暇申請との連動	データの一元管理

連携できるシステムはワークフローアプリによって異なるため、導入前に自社で使用している各種システムとの互換性を確認しておくことが不可欠です。API連携に対応している製品であれば、カスタマイズによって独自のシステムとも接続できる可能性があります。

モバイル対応とユーザビリティ

現代のビジネス環境では、場所を問わずに業務を進められる柔軟性が求められています。そのため、モバイル対応とユーザビリティはワークフローアプリ選定において極めて重要なポイントです。

モバイル対応については、自社で使用しているスマートフォンやタブレット端末（iPhone、Android、iPadなど）への対応状況を確認することが重要です。特定のOSでしかアプリを利用できないケースもあるため、従業員が使用しているデバイスが統一されている場合はそれに対応したアプリを、デバイスがバラバラな場合はマルチデバイス対応のアプリを選ぶ必要があります。

ユーザビリティの観点では、従業員全体が使いやすくシンプルな操作で利用できるかどうかが重要です。画面の読み込み速度が遅い場合や、複雑な操作が必要な場合は、日常業務に支障をきたす可能性があります。従業員それぞれのITスキルにはばらつきがあるため、ITに詳しくない方でも直感的に操作できるインターフェースを持つアプリを選ぶべきです。

特に外出の多い営業担当者や、現場作業が中心の製造業・建設業などでは、スマートフォンからの申請・承認機能は必須と言えます。出張中や移動中でも承認処理ができることで、業務の滞留を防ぎ、意思決定のスピードアップを実現できます。

確認項目	チェックポイント
OS対応	iOS・Android両方に対応しているか
操作性	直感的なインターフェースか
表示速度	画面の読み込みがスムーズか
オフライン機能	通信環境が悪い場所でも使えるか

無料トライアル期間を活用して、実際に従業員に操作してもらい、使い勝手を確認することも推奨されます。導入後に使いにくいと判明しても、システムの入れ替えにはコストと時間がかかるため、事前の検証が不可欠です。

セキュリティとアクセス権限管理

ワークフローアプリでは、重要な社内情報や個人データがやり取りされるため、セキュリティ対策とアクセス権限管理は最優先で確認すべき項目です。

セキュリティ面では、情報漏えいや不正アクセスを防ぐための機能が充実しているかを確認しましょう。具体的には、二要素認証、データの暗号化、アクセス制限がしっかりと設定できるアプリを選ぶことが重要です。また、自動監視や自動バックアップ、通信暗号化などの機能も、万が一のトラブルに備えるために必要です。

特にクラウド型のワークフローアプリを使用する場合は、ISO27001認証やSOC 2などの国際的なセキュリティ基準に準拠しているかを確認することが推奨されます。これらの認証を取得している製品は、一定水準以上のセキュリティ対策が施されている証となります。

アクセス権限管理については、部署や役職に応じて適切な権限を設定できる機能が不可欠です。例えば、一般社員は申請のみ可能、管理職は承認権限を持つ、システム管理者はすべてのデータにアクセスできるなど、きめ細かな権限設定ができることで、内部統制を強化できます。

セキュリティ機能	概要	重要度
二要素認証	パスワード以外の認証方法を追加	高
データ暗号化	通信・保存データの暗号化	高
アクセス権限管理	役職や部署ごとに権限を設定	高
操作ログの記録	誰が・いつ・何をしたか追跡	中
IPアドレス制限	特定のネットワークからのみアクセス許可	中

また、大企業の場合は、コンプライアンスに沿ったセキュリティ対策や内部統制機能も重要なポイントとなります。誰が・いつ・何をしたかといった承認プロセスをしっかりと追従できる操作ログの記録機能があれば、監査対応や不正の早期発見に役立ちます。

セキュリティに関する情報は、各製品の公式サイトやセキュリティポリシーページで確認できます。導入前に必ずチェックし、自社のセキュリティ基準を満たしているかを判断しましょう。

おすすめワークフローアプリ15選

ここでは、業務効率化を実現できる優れたワークフローアプリを厳選して15製品紹介します。それぞれの製品の特徴や強みを把握することで、自社に最適なアプリを選択するための参考としていただけます。

AppRemo

AppRemoは、直感的な操作性と柔軟なカスタマイズ性を兼ね備えたワークフローアプリです。ノーコードで申請フォームを作成できるため、プログラミングの知識がなくても業務に合わせたワークフローを構築できます。

スマートフォンやタブレットからの申請・承認にも対応しており、外出先でも迅速な意思決定が可能です。承認ルートは条件分岐や並列承認など、複雑な業務フローにも対応できる柔軟性があります。

クラウド型での提供となるため、サーバーの準備や保守運用の手間がかからず、スモールスタートから段階的に利用範囲を拡大できる点も魅力です。

項目	内容
対応デバイス	PC、スマートフォン、タブレット
提供形態	クラウド
主な機能	申請・承認、フォーム作成、承認ルート設定、進捗管理
適した企業規模	中小企業から大企業まで

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは、シリーズで提供される勤怠管理や経費精算などの各種システムと連携できる統合型のワークフローアプリです。既にジョブカンシリーズを利用している企業であれば、シームレスな連携によってさらなる業務効率化を実現できます。

申請書のテンプレートが豊富に用意されており、稟議書や休暇届、経費申請など、一般的な社内申請書をすぐに利用開始できます。また、自社独自の申請書も簡単に作成できるため、業種や業務内容を問わず活用可能です。

料金体系はユーザー数に応じた従量課金制となっており、利用人数の増減に柔軟に対応できます。サポート体制も充実しており、導入から運用まで安心して利用できる環境が整っています。

項目	内容
対応デバイス	PC、スマートフォン、タブレット
提供形態	クラウド
主な機能	申請・承認、テンプレート管理、他システム連携、モバイル対応
適した企業規模	中小企業から大企業まで

楽々WorkflowII

楽々WorkflowIIは、20年以上の実績を持つ老舗のワークフローシステムです。大企業や官公庁での導入事例が多く、高度なセキュリティ要件や複雑な組織体制にも対応できる堅牢性を備えています。

組織改編や人事異動に伴う承認ルートの変更を自動で反映する機能があり、運用管理の手間を大幅に削減できます。また、多言語対応や海外拠点での利用にも対応しており、グローバル展開している企業にも適しています。

オンプレミス版とクラウド版の両方が提供されており、自社のIT環境やセキュリティポリシーに応じて選択できます。既存の基幹システムとの連携実績も豊富で、エンタープライズ向けの要件を満たす製品です。

項目	内容
対応デバイス	PC、スマートフォン、タブレット
提供形態	クラウド、オンプレミス
主な機能	申請・承認、組織連動、多言語対応、基幹システム連携
適した企業規模	中堅企業から大企業、官公庁

コラボフロー

コラボフローは、ExcelをそのままWeb上の申請フォームに変換できる独自の機能を持つワークフローアプリです。現在紙やExcelで運用している申請書を、デザインやレイアウトを維持したままワークフロー化できるため、利用者の混乱を最小限に抑えられます。

Excelの操作感覚で申請フォームを作成できるため、システム部門に依存せず、現場の担当者自身が業務に合わせたフォームを作成・修正できます。この柔軟性により、業務変更への迅速な対応が可能です。

承認フローの設定も直感的で、条件分岐や回覧、代理承認など、実際の業務に即した柔軟なルート設定ができます。導入企業数も多く、さまざまな業種での活用実績があります。

項目	内容
対応デバイス	PC、スマートフォン、タブレット
提供形態	クラウド、オンプレミス
主な機能	Excelフォーム変換、申請・承認、条件分岐、代理承認
適した企業規模	中小企業から大企業まで

Create!Webフロー

Create!Webフローは、帳票ソリューションで実績のあるメーカーが提供するワークフローアプリです。帳票出力機能に強みがあり、承認後の申請書をPDFなどの形式で高品質に出力できます。

申請データをそのまま帳票として保管する必要がある業務や、取引先への提出書類を作成する業務に特に適しています。承認プロセスと帳票作成を一元管理できるため、作業の手戻りや二重入力を防止できます。

フォーム作成は専用のデザインツールを使用し、レイアウトの自由度が高いことも特徴です。見やすく使いやすい申請フォームを作成でき、ユーザビリティの向上につながります。

項目	内容
対応デバイス	PC、スマートフォン、タブレット
提供形態	クラウド、オンプレミス
主な機能	申請・承認、帳票出力、フォームデザイン、PDF出力
適した企業規模	中小企業から大企業まで

SmartDB

SmartDBは、ワークフロー機能を含む業務アプリケーション開発基盤です。ノーコード・ローコードで業務システムを構築できるため、ワークフローだけでなく幅広い業務のデジタル化を実現できます。

単なる申請承認だけでなく、案件管理や進捗管理、データ分析など、複雑な業務プロセス全体をシステム化できる点が大きな特徴です。Webデータベース機能により、蓄積したデータを活用した高度な業務管理が可能になります。

大規模な組織での利用にも耐えるスケーラビリティと、高度なアクセス権限管理機能を備えており、エンタープライズ向けのDX基盤として活用できます。

項目	内容
対応デバイス	PC、スマートフォン、タブレット
提供形態	クラウド、オンプレミス
主な機能	ワークフロー、業務アプリ開発、Webデータベース、ダッシュボード
適した企業規模	中堅企業から大企業まで

AgileWorks

AgileWorksは、国内で高いシェアを持つワークフローシステムの一つです。大企業や官公庁での採用実績が豊富で、数千人から数万人規模の組織でも安定稼働する信頼性があります。

複雑な組織構造や多段階の承認フロー、権限管理などに対応しており、エンタープライズレベルの要件を満たします。また、各種基幹システムやグループウェアとの連携機能も充実しており、既存のIT環境に組み込みやすい設計となっています。

カスタマイズ性が高く、業務要件に合わせた柔軟な設定が可能です。ベンダーのサポート体制も手厚く、導入時のコンサルティングから運用支援まで包括的な支援を受けられます。

項目	内容
対応デバイス	PC、スマートフォン、タブレット
提供形態	クラウド、オンプレミス
主な機能	申請・承認、組織管理、基幹システム連携、アクセス制御
適した企業規模	大企業、官公庁

X-point Cloud

X-point Cloudは、長年の実績を持つワークフローシステムのクラウド版です。オンプレミス版で培ったノウハウをクラウド環境に最適化し、導入しやすさと機能性を両立しています。

標準で用意された申請フォームテンプレートが豊富で、一般的な社内申請であればすぐに利用開始できます。また、フォームのカスタマイズも直感的な操作で行えるため、IT部門の負担を軽減できます。

承認ルートの設定は、組織図と連動して自動設定できる機能があり、人事異動時のメンテナンス工数を削減できます。価格設定も明瞭で、予算計画を立てやすい点も評価されています。

項目	内容
対応デバイス	PC、スマートフォン、タブレット
提供形態	クラウド
主な機能	申請・承認、テンプレート提供、組織連動、モバイル対応
適した企業規模	中小企業から中堅企業まで

Gluegent Flow

Gluegent Flowは、Google WorkspaceやMicrosoft 365との連携に強みを持つクラウド型ワークフローアプリです。既にこれらのクラウドサービスを利用している企業であれば、シングルサインオンで利用でき、スムーズな導入が可能です。

申請フォームの作成はドラッグ&ドロップで直感的に行えます。承認フローも視覚的に設定でき、条件分岐や並列承認など、柔軟なルート設定ができます。

モバイルアプリも提供されており、スマートフォンから申請・承認を完結できます。通知機能も充実しており、承認待ちの案件を見逃すリスクを軽減できます。

項目	内容
対応デバイス	PC、スマートフォン、タブレット
提供形態	クラウド
主な機能	申請・承認、クラウドサービス連携、モバイルアプリ、通知機能
適した企業規模	中小企業から中堅企業まで

kintoneにおけるワークフロー機能

kintoneは、サイボウズが提供する業務アプリ構築プラットフォームで、ワークフロー機能もその一部として利用できます。業務データの管理とワークフローを統合して扱えるため、申請から承認、その後のデータ活用まで一貫して管理できます。

ノーコードで業務アプリを作成でき、ワークフローだけでなく、顧客管理や案件管理、日報管理など、さまざまな業務をアプリ化できます。プラグインやAPI連携により、機能拡張も柔軟に行えます。

コミュニケーション機能も充実しており、申請内容についての質問や相談をアプリ上で完結できます。チーム全体での情報共有がスムーズになり、業務の透明性が向上します。

項目	内容
対応デバイス	PC、スマートフォン、タブレット
提供形態	クラウド
主な機能	ワークフロー、業務アプリ構築、コミュニケーション、API連携
適した企業規模	中小企業から大企業まで

freeeワークフロー

freeeワークフローは、会計ソフトで知られるfreee株式会社が提供するワークフローアプリです。freee会計やfreee人事労務との連携に優れており、経費精算や稟議承認のデータを自動で会計処理に反映できます。

特に経理業務の効率化を重視する企業に適しており、申請から承認、会計処理までのプロセスを一気通貫で自動化できます。二重入力や転記ミスを防止でき、経理担当者の業務負担を大幅に軽減できます。

モバイル対応も充実しており、スマートフォンで領収書を撮影してそのまま経費申請できる機能など、現場での使いやすさを追求した設計となっています。

項目	内容
対応デバイス	PC、スマートフォン、タブレット
提供形態	クラウド
主な機能	申請・承認、会計連携、経費精算、領収書OCR
適した企業規模	中小企業から中堅企業まで

Streamline

Streamlineは、シンプルで使いやすいインターフェースが特徴のワークフローアプリです。ITに不慣れなユーザーでも直感的に操作できる設計となっており、システム導入に対する抵抗感を軽減できます。

申請フォームのテンプレートが充実しており、稟議書や経費申請、勤怠届など、一般的な申請書はすぐに利用開始できます。自社独自のフォームも、専門知識なしで作成できるツールが提供されています。

承認フローの可視化機能により、現在どの段階で誰が承認待ちなのかが一目でわかります。催促機能もあり、承認の滞留を防止できます。

項目	内容
対応デバイス	PC、スマートフォン、タブレット
提供形態	クラウド
主な機能	申請・承認、フロー可視化、催促機能、モバイル対応
適した企業規模	中小企業

Questetra BPM Suite

Questetra BPM Suiteは、BPM（ビジネスプロセス管理）の考え方に基づいて設計されたワークフローアプリです。業務プロセス全体を最適化する視点から、単なる申請承認だけでなく、業務の流れ全体を改善できます。

ワークフローをフローチャート形式で視覚的に設計でき、業務の流れを直感的に理解できます。プロセスのボトルネックや改善ポイントを発見しやすく、継続的な業務改善につながります。

クラウド型で提供されており、小規模からの導入が可能です。ユーザー数に応じた柔軟な料金体系で、成長に合わせて拡張できます。

項目	内容
対応デバイス	PC、スマートフォン、タブレット
提供形態	クラウド
主な機能	BPM、ワークフロー、プロセス可視化、業務分析
適した企業規模	中小企業から中堅企業まで

HUEワークフロー

HUEワークフローは、シンプルな機能と低価格が魅力のワークフローアプリです。必要最小限の機能に絞ることで使いやすさとコストパフォーマンスを実現しており、初めてワークフローシステムを導入する企業に適しています。

申請フォームの作成は簡単で、テンプレートから選ぶだけですぐに利用開始できます。承認ルートの設定も直感的で、複雑な設定なしに基本的なワークフローを構築できます。

モバイル対応もされており、スマートフォンから申請・承認が可能です。サポート体制も整っており、導入時の不安を解消できます。

項目	内容
対応デバイス	PC、スマートフォン、タブレット
提供形態	クラウド
主な機能	申請・承認、テンプレート提供、モバイル対応
適した企業規模	中小企業

AppSuite

AppSuiteは、ワークフロー機能を含む統合型の業務プラットフォームです。グループウェア機能と業務アプリ機能を統合しており、情報共有から業務処理まで一つのシステムで完結できます。

ワークフロー以外にも、スケジュール管理、ファイル共有、プロジェクト管理など、幅広い機能が提供されています。これにより、複数のシステムを使い分ける必要がなくなり、業務効率が向上します。

カスタマイズ性も高く、企業の成長や業務変化に合わせて柔軟に機能を追加・変更できます。長期的に利用できるプラットフォームとして、多くの企業に選ばれています。

項目	内容
対応デバイス	PC、スマートフォン、タブレット
提供形態	クラウド、オンプレミス
主な機能	ワークフロー、グループウェア、業務アプリ、プロジェクト管理
適した企業規模	中小企業から大企業まで

以上、15製品のワークフローアプリを紹介しました。それぞれのアプリには固有の強みがあり、企業規模や業種、業務内容によって最適な選択肢は異なります。自社の要件を明確にし、複数の製品を比較検討することで、最適なワークフローアプリを選択できます。

業種別ワークフローアプリの活用事例

ワークフローアプリは業種を問わず幅広く活用されていますが、それぞれの業界特有の業務フローや課題に応じた活用方法が存在します。ここでは、代表的な業種における具体的な活用事例とその効果を詳しく紹介します。

製造業における活用事例

製造業では、従来の紙やExcelによる申請書の電子化によって、ペーパーレス化の促進や働き方改革につながっています。特に複数拠点を持つ製造業においては、承認フローの迅速化が大きな成果として現れています。

製造業特有の申請業務として、設備投資の稟議、原材料の購買申請、品質管理に関する報告書、生産計画の承認などがあり、これらをワークフローアプリで一元管理できます。従来は紙の申請書が複数の部門や工場を回る必要があり、承認までに数週間かかることも珍しくありませんでしたが、電子化によって大幅な時間短縮が実現しています。

ある大手スナック菓子メーカーでは、拠点ごとに存在する10以上ものデータベースをワークフローシステムによって一本化できたことから、処理速度も大幅に改善しました。これにより、全社的な意思決定のスピードが向上し、市場環境の変化に素早く対応できる体制が整いました。

また、化学薬品・業務用機械器具・食品・建材など、多様な製造業界での導入実績があり、社内申請業務のほか、交通費精算・人事手続き・日報など活用場面が多くなっています。特に品質管理においては、不具合報告から是正処置までのプロセスを可視化し、トレーサビリティの確保にも貢献しています。

申請業務の種類	従来の課題	ワークフローアプリ導入後の効果
設備投資稟議	承認に2〜3週間必要	最短で即日承認が可能に
購買申請	紙の回覧で進捗が不透明	リアルタイムで承認状況を確認可能
品質報告書	過去データの検索が困難	全文検索でデータをすぐに参照可能
生産計画承認	複数部門の調整に時間がかかる	並行承認により調整時間を短縮

建設業における活用事例

建設業では、現場作業と本社業務が物理的に離れているため、承認業務の遅延が大きな課題となっていました。ワークフローアプリのモバイル対応機能を活用することで、現場からでも申請や承認が可能になり、業務スピードが劇的に向上しています。

建設業特有の申請業務として、工事着工申請、安全管理報告、材料発注申請、工事変更届、下請業者の選定申請などがあります。これらの申請は、従来は現場監督が本社に戻って紙の書類を提出する必要がありましたが、ワークフローアプリの導入によって現場から直接申請できるようになりました。

特に複数の現場を同時進行する建設会社においては、各現場の進捗状況や承認状況をリアルタイムで把握できることが重要です。ワークフローアプリのダッシュボード機能を使えば、本社の管理部門が全現場の申請状況を一覧で確認できるため、優先順位をつけた対応が可能になります。

また、建設業では図面や写真などの大容量ファイルを添付する必要があるケースが多いため、ファイル添付機能が充実しているワークフローアプリの選定が重要です。クラウド型のワークフローアプリであれば、容量の制限が少なく、現場からでもスムーズにファイルをアップロードできます。

安全管理の面でも効果が現れています。日々の安全パトロールの結果をワークフローアプリで報告することで、危険箇所の早期発見と是正措置の迅速化が実現し、労働災害の防止にもつながっています。

業務プロセス	導入前の所要時間	導入後の所要時間	改善効果
工事着工申請	3〜5日	1〜2日	約60%削減
材料発注承認	2〜3日	数時間	約80%削減
安全報告の提出	1日（本社へ移動が必要）	即時	移動時間の完全削減
工事変更承認	1週間	2〜3日	約60%削減

小売業における活用事例

小売業では、店舗数が多く、本部と各店舗間のコミュニケーションが重要となります。ワークフローアプリを導入することで、各店舗からの申請業務を標準化し、本部での承認作業を効率化できます。

小売業における主な申請業務には、商品発注申請、価格変更申請、販促企画の承認、店舗設備の修繕申請、アルバイト採用申請、シフト変更申請などがあります。特にチェーン展開している企業では、数十から数百の店舗から日々大量の申請が本部に届くため、これらを効率的に処理する仕組みが不可欠です。

ワークフローアプリを活用することで、申請内容に応じた自動振り分けが可能になります。例えば、一定金額以下の商品発注は店長承認のみで完結し、それを超える場合は本部の承認が必要といった条件分岐を設定できます。これにより、本部の負担を軽減しながら、適切なガバナンスを維持できます。

また、小売業では在庫管理や販売管理のシステムと連携させることで、さらなる効率化が図れます。発注申請がワークフローアプリで承認されると自動的に発注システムにデータが連携され、手作業でのデータ入力が不要になります。これにより、ヒューマンエラーの削減と業務スピードの向上が同時に実現できます。

複数店舗を展開する企業では、優良事例の共有も重要です。ある店舗で成功した販促企画を他店舗でも展開する際、ワークフローアプリに蓄積された過去の申請データを参照することで、効果的な施策を素早く見つけ出し、横展開できます。

申請種類	申請頻度	主な承認者	システム連携先
商品発注	毎日	店長・本部バイヤー	発注管理システム
価格変更	週次	本部マーチャンダイザー	POSシステム
販促企画	月次	マーケティング部長	販促管理システム
アルバイト採用	随時	店長・人事部	勤怠管理システム

IT企業における活用事例

IT企業では、リモートワークやフレックスタイム制度を導入している企業が多く、時間や場所にとらわれない柔軟な承認フローが求められます。ワークフローアプリは、このようなIT企業の働き方に最適なソリューションとなっています。

IT企業における主な申請業務には、プロジェクト開始申請、システム開発の仕様変更承認、サーバーやクラウドサービスの契約申請、技術研修の参加申請、OSS（オープンソースソフトウェア）の利用申請などがあります。これらの申請は、技術的な内容を含むため、適切な承認者に迅速に回付される必要があります。

IT企業では、SlackやMicrosoft Teams、Chatworkといったビジネスチャットツールを日常的に使用しているケースが多いため、これらのツールと連携できるワークフローアプリが好まれます。チャット上で承認通知を受け取り、そのまま承認操作ができることで、業務の流れを中断せずに申請処理を完了できます。

また、プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールとの連携も重要です。ワークフローアプリで承認されたプロジェクト開始申請が、自動的にプロジェクト管理ツール上でタスクとして登録されることで、承認後の業務への移行がスムーズになります。

セキュリティ面では、情報システム部門による厳格な管理が求められます。システムへのアクセス権限申請、顧客データへのアクセス許可申請など、コンプライアンスに関わる申請をワークフローアプリで管理することで、適切なアクセス制御と監査証跡の保存が実現できます。

IT企業では、自社で使用しているワークフローアプリを顧客に提案するケースもあります。実際に社内で運用している経験を基に、具体的な活用方法やメリットを顧客に説明できるため、説得力のある提案が可能になります。

活用シーン	利用する申請フロー	期待される効果
プロジェクト立ち上げ	プロジェクト開始申請・予算承認	意思決定の迅速化、リソース配分の最適化
クラウド環境構築	クラウドサービス契約申請・アクセス権限申請	セキュリティの確保、コスト管理の適正化
技術スキル向上	研修参加申請・資格取得支援申請	人材育成の促進、スキルの可視化
開発環境整備	ソフトウェアライセンス申請・ハードウェア購入申請	開発効率の向上、資産管理の徹底

業種ごとに異なる業務特性や課題に対して、ワークフローアプリは柔軟に対応できます。自社の業種や業務内容に合わせた活用方法を検討し、最適なワークフローアプリを選定することが、導入成功の鍵となります。

ワークフローアプリ導入時の注意点とは？

ワークフローアプリは業務効率化やペーパーレス化に大きな効果をもたらしますが、導入時にはいくつかの注意点を押さえておくことが重要です。準備不足やユーザー教育の不徹底によって、せっかく導入したシステムが使いこなせず、かえって現場の負担を増やしてしまうケースも少なくありません。ここでは、ワークフローアプリをスムーズに定着させ、最大限の効果を引き出すために押さえておきたい注意点を詳しく解説します。

導入前の業務フロー整理の必要性

ワークフローアプリを導入する際には、現在の業務フローを事前に整理し、可視化しておくことが不可欠です。既存の申請・承認プロセスが複雑だったり、部署ごとに異なるルールが混在していたりする場合、そのままシステムに落とし込むと混乱を招く可能性があります。

まずは、どのような申請書類があり、それぞれどのような承認経路を通っているのかを洗い出しましょう。その際、紙やメールで運用されている既存の業務フローをそのまま踏襲するのではなく、不要な承認ステップや重複している手続きを見直すことが重要です。業務フローをシンプルにすることで、ワークフローアプリの設定もスムーズになり、運用開始後の混乱を防げます。

また、導入目的を明確にすることも欠かせません。導入の目的を明確にしないまま利用を開始すると、実際にアプリを利用する従業員の負担が大きくなり、機能の活用にまで手が回らない場合があります。たとえば、承認スピードの向上を目指すのか、ペーパーレス化によるコスト削減を優先するのか、目的に応じて必要な機能や設定が変わってくるため、経営層と現場担当者で認識を共有しておくことが大切です。

整理すべき項目	確認内容
申請書類の種類	稟議書、経費申請、休暇申請など、どのような書類が存在するか
承認経路	各書類がどの部署や役職者を経由して承認されるか
承認ルール	金額や内容によって承認者が変わる条件があるか
不要なプロセス	形骸化している承認ステップや重複している手続きがないか

ユーザー教育とトレーニングの重要性

ワークフローアプリを導入しても、ユーザーが操作方法を理解していなければ、システムは効果的に活用できません。特に、ITツールに不慣れな従業員が多い企業では、適切なユーザー教育とトレーニングが成功の鍵となります。

ワークフローシステムの操作にはある程度のITスキルが求められるため、誰でも使いこなせるように適切なトレーニングやサポート体制が必要です。導入初期には、実際の業務で使用する申請書類を例にした実践的なトレーニングを実施しましょう。単に操作マニュアルを配布するだけでなく、ハンズオン形式で申請から承認までの一連の流れを体験してもらうことで、理解度が深まります。

また、部署や役職によって使用する機能が異なるため、ユーザーの役割に応じた教育プログラムを用意することも効果的です。申請者向けには申請書の作成方法や添付ファイルの扱い方を、承認者向けには承認操作やコメント機能の使い方を重点的に教育することで、それぞれが必要な知識を効率的に習得できます。

さらに、導入後も継続的なサポート体制を整えておくことが重要です。問い合わせ窓口を設置したり、FAQ（よくある質問）を社内ポータルに掲載したりすることで、ユーザーが困った時にすぐに解決策を見つけられる環境を整えましょう。システムベンダーが提供するサポートサービスを活用するのも一つの方法です。

段階的な展開とPDCAサイクル

ワークフローアプリの導入は、一度にすべての業務を対象とするのではなく、段階的に展開していくことが推奨されます。いきなり全社展開を行うと、トラブルが発生した際の影響範囲が大きくなり、業務全体が停滞するリスクがあります。

まずは、比較的シンプルな承認フローを持つ業務や、特定の部署に限定して試験導入を行いましょう。たとえば、総務部門における備品購入申請や、営業部門における交通費精算など、申請頻度が高く承認経路が明確な業務から始めるのが効果的です。この段階で操作性や設定の妥当性を確認し、課題があれば改善を行います。

試験導入の結果を踏まえて、次のフェーズでは対象範囲を徐々に拡大していきます。その際、PDCAサイクル（Plan-Do-Check-Act）を回しながら継続的に改善を図ることが重要です。Plan（計画）では、どの業務を次に対象とするかを決定し、Do（実行）で実際に運用を開始します。Check（評価）では、ユーザーからのフィードバックや利用状況のデータを収集・分析し、Act（改善）で設定の見直しや追加トレーニングを実施します。

また、段階的な展開を行うことで、各フェーズで得られた知見やノウハウを次の展開に活かすことができます。先行して導入した部署の成功事例を社内で共有することで、他の部署のユーザーも導入に対する不安が軽減され、スムーズな定着が期待できます。

フェーズ	対象範囲	実施内容
第1フェーズ	特定部署・シンプルな業務	試験導入、操作性の確認、初期設定の調整
第2フェーズ	複数部署への拡大	第1フェーズの課題改善、ユーザー教育の強化
第3フェーズ	全社展開	すべての申請業務への適用、運用ルールの標準化

導入後も定期的に利用状況をモニタリングし、使われていない機能や改善が必要な点を洗い出すことで、ワークフローアプリを自社の業務に最適化していけます。こうした継続的な改善の積み重ねが、ワークフローアプリの導入効果を最大化する鍵となります。

ワークフローアプリの導入にかかる費用は？

ワークフローアプリを導入する際に気になるのが、実際にどれくらいの費用が必要になるのかという点です。ワークフローシステムの利用に必要な費用は、オンライン上のサーバーで情報を管理する「クラウド型」と、PCにソフトウェアをインストールして利用する「インストール型」でそれぞれ異なります。ここでは、初期費用から月額費用、さらにはカスタマイズやサポートにかかる費用まで、導入形態別に詳しく解説していきます。

初期費用と月額費用の相場

ワークフローアプリの費用は、導入形態によって大きく異なる料金体系になっています。クラウド型のワークフローシステムは、月額課金制（サブスクリプションモデル）で、1ユーザーごとに月額料金が発生します。導入費用は無料のシステムが多いです。これに対して、インストール型のワークフローシステムは、製品を購入し、PCにソフトウェアをインストールして利用します。そのため、導入費用は発生しますが月額料金は発生しません。

クラウド型ワークフローアプリの月額料金相場について見ていくと、1名あたり月額300〜500円が相場となっています。例えば、ジョブカンやrakumoワークフローなどは1ユーザーあたり月額300円と、他社と比較して安い費用で利用できます。また、最低利用料金が設定されているサービスもあり、月額5,000円からといった形態が一般的です。

一方、パッケージ型（オンプレミス型）のワークフローアプリでは、まとまった初期投資が必要になります。Agileworksは導入費用がStandardプランで240万円、Enterpriseは360万円です。このように、パッケージ型では数百万円規模の導入費用がかかる一方で、月額料金が不要になるため、長期的な運用コストを抑えることができます。

導入形態	初期費用	月額費用	特徴
クラウド型	無料〜5万円程度	1ユーザーあたり300〜500円	初期投資を抑えられる、サーバー管理不要
パッケージ型（オンプレミス型）	240万円〜360万円以上	なし（保守費用は別途）	月額料金不要、カスタマイズ性が高い

パッケージ型やオンプレミス型、初期費用有料のクラウド型はまとまった初期投資が必要になります。そのため、料金を抑えたいならクラウド型ワークフローシステム、その中でも初期費用0円のサービスであれば導入コストを抑えられます。初期費用を抑えたい企業にはクラウド型が適しており、逆に導入費用が高額でも月額料金をかけたくない企業には、インストール型が適していると言えます。

ユーザー数による料金変動

クラウド型ワークフローアプリでは、利用するユーザー数に応じて月額料金が変動する従量課金制が一般的です。ただし、サービスによっては最少ユーザー数や追加ユーザー単位に条件が設定されている場合があります。たとえばAppRemoは、初期費用0円・月額250円/人と相場よりも安く利用できるものの、最少ユーザー数30、追加ユーザー単位は10、年間契約といった条件があります。

このように、ユーザー数の最低利用条件や追加単位によって、実際にかかる費用は変わってきます。少人数で利用を開始したい場合は、10ID単位で契約できるため、企業規模や用途に応じて必要最低限のコストで手軽にワークフローシステムの導入が可能ですというサービスもあります。例えば、10ユーザーから始められるサービスであれば、月額3,000円程度から導入できるため、小規模なチームやプロジェクト単位での試験導入にも適しています。

一方、パッケージ型では利用者数に応じたライセンス体系が設定されており、利用者が205名を超える場合はEnterpriseプランを選ぶ必要がありますという形で、ユーザー数の規模によってプランが分かれています。大規模組織での導入を検討している場合は、ユーザー数の上限や段階的な料金体系を事前に確認しておく必要があります。

料金を比較検討する際は、現在の利用予定人数だけでなく、将来的な組織拡大も見据えた上で、どの程度まで柔軟に対応できるかを確認することが重要です。クラウド型であれば段階的にユーザー数を増やしていけるため、スモールスタートから始めて徐々に全社展開していくことも可能です。

カスタマイズやサポート費用

ワークフローアプリの基本料金以外にも、カスタマイズやサポートに関する費用が発生する場合があります。利用する機能によっては、＋100円など利用に別料金（オプション）が発生する場合もあるため、標準機能だけでなくオプション費用も含めた総コストを把握しておく必要があります。

具体的には、以下のような項目でオプション費用が発生することがあります。

外部システム連携：会計システムや人事システムなど、既存システムとのAPI連携機能
電子帳簿保存法対応：法令に準拠した長期保管機能やタイムスタンプ機能
高度なセキュリティ機能：IP制限、クライアント証明書、シングルサインオン（SSO）などの機能
モバイルアプリ：スマートフォンやタブレットからの承認機能
データ抽出・分析機能：申請データのCSV出力や高度なレポート機能

導入時は専任担当がメール、電話、オンラインまたはご訪問にて課題や要望を丁寧にヒアリング、お客様の運用に合った設定をおこないます。導入後のお問い合わせはサポート窓口にて対応しておりますというように、導入支援やサポートに関しては別途費用が必要になるケースもあります。特に初めてワークフローアプリを導入する企業や、複雑な承認フローを構築する必要がある場合は、導入コンサルティングやトレーニング費用が発生することを想定しておきましょう。

料金が高いワークフローシステムは導入コンサルティンやトラブル対応が充実している一方で、料金が安いワークフローシステムのサポート内容は最低限に留まる場合があります。したがって、自社のIT部門のリソースやスキルレベルに応じて、どの程度のサポートが必要かを見極めることが大切です。

カスタマイズ・サポート項目	費用発生の可能性	確認ポイント
初期設定支援	無料〜数十万円	標準サポート範囲か有料オプションか
外部システム連携	月額数百円/ユーザー〜	連携先システムの種類と数
導入コンサルティング	数十万円〜	業務フロー整理やカスタマイズの有無
操作トレーニング	数万円〜数十万円	オンライン/オンサイトの違い
保守・サポート	月額数千円〜	問い合わせ対応範囲と時間帯

費用対効果を最大化するためには、基本料金だけでなく、自社で必要となるオプション機能やサポート内容を明確にし、トータルコストで比較することが不可欠です。また、無料トライアル期間を活用して実際の操作感や機能を確認し、追加費用が発生する項目を事前に把握しておくことをおすすめします。

よくある質問（FAQ）

ワークフローアプリは何人から導入すべきですか？

ワークフローアプリは、社員数10名程度から導入効果が期待できます。紙やメールでの申請・承認業務が発生している企業であれば、規模に関係なく業務効率化のメリットを享受できます。特に複数拠点がある場合や、リモートワークを取り入れている企業では、少人数でも導入価値が高まります。多くのワークフローアプリは利用人数に応じた料金体系を用意しているため、小規模からスタートして段階的に拡大することも可能です。

無料で使えるワークフローアプリはありますか？

無料トライアル期間を設けているワークフローアプリは多数存在しますが、完全無料で全機能を使い続けられるサービスは限られています。ジョブカンワークフローやGluegent Flowなどは無料トライアルを提供しており、導入前に使用感を確認できます。また、kintoneのように基本プランに簡易的なワークフロー機能が含まれているサービスもあります。まずは無料トライアルで自社の業務に適合するか検証してから、本格導入を検討するのが賢明です。

既存の勤怠管理システムと連携できますか？

多くのワークフローアプリは、APIやCSV連携機能を備えており、既存の勤怠管理システムや会計システムとの連携が可能です。例えば、ジョブカンワークフローはジョブカンシリーズとシームレスに連携できますし、freeeワークフローはfreee会計との連携に優れています。導入検討時には、現在使用しているシステムとの連携実績や方法を確認することが重要です。連携により、申請から会計処理までの一連の業務をさらに効率化できます。

承認ルートは複雑に設定できますか？

ワークフローアプリの多くは、条件分岐や並列承認、代理承認など複雑な承認ルートの設定に対応しています。金額によって承認者を変える、部門ごとに異なるルートを設定する、複数の承認者が同時に承認する並列フローなど、企業の実際の業務フローに合わせた柔軟な設定が可能です。AgileWorksやSmartDBのような上位製品では、より高度な条件設定やワークフロー制御が可能です。自社の承認フローの複雑さに応じて、適切な製品を選択しましょう。

スマートフォンでも申請・承認できますか？

現在のワークフローアプリのほとんどがスマートフォンに対応しており、外出先や移動中でも申請・承認業務が行えます。専用のモバイルアプリを提供しているサービスも多く、プッシュ通知で承認待ちの案件をすぐに確認できます。特に営業職や現場作業が多い職種では、モバイル対応が業務効率に大きく影響します。導入前にはモバイルアプリの使いやすさや、オフライン時の動作についても確認しておくと安心です。

導入までにどのくらいの期間が必要ですか？

ワークフローアプリの導入期間は、企業規模や業務フローの複雑さによって異なりますが、一般的には1〜3ヶ月程度が目安です。クラウド型のサービスであれば、アカウント作成後すぐに利用開始できますが、実際の業務で活用するには、申請フォームの作成、承認ルートの設定、既存システムとの連携設定、ユーザー教育などのプロセスが必要です。AppRemoのような導入支援が充実したサービスでは、これらのプロセスをスムーズに進められるサポート体制が整っています。

セキュリティ面は安全ですか？

主要なワークフローアプリは、データ暗号化、アクセス権限管理、IPアドレス制限、二段階認証など、多層的なセキュリティ対策を実装しています。クラウドサービスの場合、データセンターの物理的なセキュリティや定期的なバックアップも提供されます。ISMSやプライバシーマークなどの認証を取得しているベンダーを選ぶことで、より高い安全性が確保できます。機密性の高い情報を扱う場合は、オンプレミス型の導入も検討できます。

電子帳簿保存法には対応していますか？

多くのワークフローアプリは電子帳簿保存法に対応しており、承認された申請書類を法的要件を満たす形で保存できます。タイムスタンプ機能や訂正削除履歴の記録、検索機能など、法律で求められる要件を満たす機能が実装されています。2024年1月からの電子取引データ保存義務化に対応したサービスも増えています。導入前には、自社が対象となる法的要件と、アプリの対応状況を確認することが重要です。

まとめ

ワークフローアプリは、企業の申請・承認業務を大幅に効率化し、ペーパーレス化とガバナンス強化を同時に実現できる重要なツールです。本記事では、15種類のおすすめワークフローアプリをご紹介し、それぞれの特徴や適した企業規模、業種別の活用事例について解説してきました。

ワークフローアプリを選ぶ際には、自社の業務フローとの適合性、料金体系、既存システムとの連携可能性、モバイル対応、セキュリティ機能など、複数の観点から総合的に評価することが重要です。導入後は、ユーザー教育とPDCAサイクルを回しながら、段階的に活用範囲を広げていくことで、投資対効果を最大化できます。

特に初めてワークフローアプリを導入する企業や、既存システムからの移行を検討している企業には、直感的な操作性と充実したサポート体制を持つAppRemoがおすすめです。AppRemoは、ノーコードで申請フォームと承認ルートを設定でき、Microsoft 365やGoogle Workspaceとの連携にも優れているため、スムーズな導入が可能です。

ワークフローアプリの導入を本格的に検討される際は、まず無料トライアルで実際の使用感を確認し、自社の業務フローに適合するかを検証することをおすすめします。AppRemoについてさらに詳しく知りたい方は、AppRemo製品ガイドをダウンロードしていただくと、機能の詳細や導入事例、料金体系などの包括的な情報を入手できます。

デジタル化が加速する現代のビジネス環境において、ワークフローアプリの導入は業務効率化の重要な一歩となります。本記事が、皆様の最適なワークフローアプリ選びの一助となれば幸いです。

この記事の執筆・監修者

陰山祐

株式会社システムエグゼ　営業部　AppRemoチーム長 住宅業界のソリューション営業などの経歴を経て、2021年システムエグゼに入社。以降、製造業や建設業など幅広いクライアントの業務効率化に貢献。現在はAppRemoセールスグループ長としてチームを牽引しながら、業務改善コンサルタントとしてセミナー等でノウハウ発信を行っている。

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