【2026年最新】ワークフローツール徹底比較15選|
無料から有料まで業務効率化を実現する選び方完全ガイド

公開日 2026.01.09
陰山祐

「承認待ちで業務が停滞する」「紙の申請書が回覧されず手続きが遅れる」「テレワーク中に押印のためだけに出社している」――こうした課題を抱えている企業は少なくありません。ワークフローツールは、こうした承認業務の非効率を解消し、組織全体の生産性を劇的に向上させるシステムです。

本記事では、ワークフローツールの基本概念から選定ポイント、おすすめツール15選の徹底比較、さらには導入成功事例や注意点まで、業務効率化を実現するために必要な情報を網羅的に解説します。無料で使えるツールの情報や業種別の選び方、既存システムとの連携方法についても詳しく紹介しますので、自社に最適なツール選定にお役立てください。

この記事でわかること

ワークフローツールの基本機能と導入によって解決できる具体的な課題
自社に最適なワークフローツールを選ぶための5つの重要な選定基準
無料プランから利用可能なツールを含む、おすすめワークフローツール15選の詳細比較
業種別・企業規模別に最適なツールの選び方と導入成功事例
導入時の注意点と既存システムとの連携による業務自動化の実践方法

ワークフローツールとは何か?

ワークフローツールとは、業務における一連のやりとりの流れを電子化し、申請・承認・決裁といったプロセスを自動化するシステムです。組織内の業務には「誰が」「何を」「どの順番で」行うかというプロセスが必ず存在し、この流れをデジタル上で管理・最適化するために開発されたツールがワークフローツールといえます。

企業内には勤怠管理における休暇申請、経費精算における申請から決裁までの流れ、稟議申請における複数部署や上長による承認プロセスなど、さまざまな業務フローが存在します。これらの流れを可視化し、システム上で効率的に処理できるようにすることで、業務効率化と意思決定の迅速化を実現できます。

ワークフローツールにおける基本概念と業務効率化のメカニズム

ワークフローツールの基本概念は、「申請」「承認」「決裁」という3つの要素から構成されています。申請者が電子フォーム上で申請内容を入力すると、申請者の組織・役割、申請内容によって自動的に承認者・決裁者を特定してリレーされていき、決裁された後はデータや電子ファイルとして保管される仕組みです。

業務効率化のメカニズムは、業務プロセスの可視化と標準化にあります。ワークフローでは対象となる業務の流れをパターンごとに洗い出し、各パターンを可視化することで、これまで暗黙知となっていた情報が明確になります。その結果、業務の問題点や無駄な箇所、非効率さが浮き彫りになり、適切な改善策を実施できるようになるのです。

ワークフローシステムは、申請内容を入力すると承認ルートや権限を自動で判定し、各担当者に処理を割り振ります。このワークフローエンジンが進捗やステータスを管理し、条件分岐や通知を自動制御するため、人的ミスを防ぎながら属人化を排除できます。

ワークフローの主要要素	役割と機能	業務効率化への貢献
申請	業務のスタート地点となる申請書の作成と提出	電子フォームによる入力補助で記入ミスを削減
承認	申請内容の妥当性を確認し承認を行うプロセス	自動ルーティングにより承認の遅延を防止
決裁	最終的な意思決定を行い業務を完了させる段階	進捗の可視化により意思決定を迅速化

申請書や稟議書を紙文書で運用するケースでは、どうしても無駄な時間が多く発生します。特に複数の拠点をまたぐ承認が必要な場合、郵送によるタイムラグが業務のボトルネックとなっていました。ワークフローツールを導入することで、こうした物理的な制約から解放され、業務のスピードが大幅に向上します。

ワークフローとは?基礎知識から導入メリット、おすすめツール比較まで完全解説

従来の承認フローとの違いは何か?

従来の紙ベースの承認フローとワークフローツールの最も大きな違いは、業務プロセスのデジタル化と自動化の度合いにあります。稟議書などの文書を紙に出力して申請者・承認者・決裁者が押印し回付・回覧するシステムは、時代にそぐわない方法になってきています。

紙ベースの承認フローでは、申請書の作成から承認者への回付、決裁までの一連のプロセスにおいて、次のような課題が発生していました。まず、申請書を手書きやExcelで作成する手間がかかり、記入ミスや記入漏れが頻繁に発生します。また、承認者が出張や不在の場合、承認プロセスが停滞し、業務全体の進行が遅れてしまうという問題もありました。

テレワーク経験者の64.2％が、紙書類の確認や押印などでやむなく出社した経験があるという調査結果が示すように、紙ベースの承認フローは働き方の柔軟性を阻害する大きな要因となっています。

一方、ワークフローツールを導入した場合、以下のような違いが生まれます。

比較項目	従来の承認フロー	ワークフローツール
申請書作成	手書きまたはExcelで作成し印刷	電子フォームに入力、テンプレート活用可
承認ルート	手動で回付先を確認し順次回覧	システムが自動判定し並行処理も可能
進捗確認	電話やメールで個別に確認が必要	リアルタイムで進捗状況を可視化
承認場所	オフィスでの押印が必須	場所を問わずPCやスマートフォンから承認可能
書類保管	紙ファイルでの物理的な保管が必要	電子データとして検索可能な形で保管
監査対応	過去の書類を手作業で探索	承認履歴が自動記録され即座に検索可能

申請書が誰のところにあるのか、承認の進捗状況を常に確認できることで、業務の停滞を防ぎます。このように、ワークフローツールは従来の承認フローが抱えていた時間的・空間的な制約を解消し、業務の透明性と効率性を飛躍的に向上させることができます。

また、ワークフローシステムでは、申請や承認の進行状況をリアルタイムに可視化できます。起票から承認中、却下などの状態を一覧で確認できるため、ボトルネックや遅延箇所を早期に発見し、担当者への迅速な対応を促すことが可能です。これは従来の紙ベースの承認フローでは実現困難だった機能といえます。

ワークフローツール導入で解決できる課題

ワークフローツールの導入により、組織が抱えるさまざまな業務課題を解決できます。過去資料の検索に時間を費やしてしまっている企業や組織も少なくなく、紙ベースや担当者個人で管理しているデータやファイルでは、必要な情報にすぐにアクセスできません。こうした課題は一つひとつは小さな問題に見えますが、積み重なることで大きな生産性の損失につながります。

業務のスピードアップ、進捗の可視化・効率化、ペーパーレス化でコスト削減、業務標準化と内部統制の強化といった効果が期待できます。具体的には次のような課題の解決が可能です。

承認遅延による業務停滞の解消
紙で文書を作成する場合、過去に作成した文書を確認しながら承認者や承認経路を転記する必要がありますが、システムを導入すればシステムが自動で承認者および承認経路を判別します。これにより、承認者の不在や承認待ちによる業務の停滞を大幅に削減できます。さらに、モバイル対応により外出先からでも承認作業が可能になるため、承認スピードが格段に向上します。
申請ルートの属人化と不透明性の解消
会社の規模が大きくなると、「この申請は誰に承認をもらえばいいのか分からない」といった状況も増え、部署や担当者ごとの慣習で処理され、正式な承認フローが共有されていない場合、承認ルートがブラックボックス化してしまいます。ワークフローツールでは承認ルートを明確に定義し、申請内容に応じた自動ルーティングが実現できるため、属人化を防ぎ業務の標準化が進みます。
記入ミスと差し戻しによる非効率の削減
手書きやExcelでの申請書作成では、記入ミスや必須項目の記入漏れが頻繁に発生し、差し戻しによる手戻りが業務効率を低下させていました。入力内容のチェック機能やあらかじめ設定された承認ルートにより、申請書類の記載ミスや入力漏れを防ぎ、手戻りの削減に貢献します。電子フォームには入力補助機能や必須項目のチェック機能があり、申請の品質を向上させることができます。
コンプライアンスと内部統制の脆弱性
ワークフローシステムでは、承認や操作の履歴がすべて自動記録されるため、業務の透明性が高まり、不正防止や監査対応が容易になります。紙ベースの管理では承認履歴の改ざんや証跡の不明確さが問題となりますが、ワークフローツールではすべての操作ログが自動で記録されるため、内部統制の強化とコンプライアンス対応が実現できます。
テレワーク環境における業務継続の困難さ
紙ベースのワークフローの場合、そのために出社が必要だったり必要な決裁をスピーディーに得られないなどの課題がありました。ワークフローツールを導入すれば、いつでもリモートから決裁できるようになり、場所や時間に縛られない働き方を実現できます。
印刷・保管コストと管理負担の増大
申請書の電子化により紙代、プリント代、メール・FAXの通信費、郵送費を削減できます。また、物理的な書類保管スペースも不要になり、コスト削減と管理効率の向上が同時に実現できます。

これらの課題は、ワークフローツールの導入によって体系的に解決できます。決裁者がオフィスに戻る必要がなくなり、心理的・時間的な負担が軽減され、見積書を即日で顧客に提示できるなど顧客満足度向上にもつながりましたという事例もあり、ワークフローツールは業務効率化だけでなく顧客対応力の強化にも貢献することが実証されています。

ワークフローツールを導入するメリットとは?

ワークフローツールを導入することで、企業は申請・承認・決裁業務における多くの課題を解決し、組織全体の生産性を大きく向上させることができます。申請された業務情報は申請者の組織や役割、申請内容によって自動的に承認者・決裁者を特定してリレーされていくため、従来の紙ベースや手作業で発生していた非効率なプロセスが大幅に改善されます。ここでは、ワークフローツール導入によって得られる具体的なメリットについて詳しく解説します。

承認スピードの向上と意思決定の迅速化

ワークフローツールの導入によって、承認プロセスが効率化され、意思決定のスピードが大幅に向上します。従来の紙ベースの承認フローでは、申請書を作成してから承認者へ手渡しや郵送で届け、捺印を受けて次の承認者へと回すという一連のプロセスに多くの時間を費やしていました。

デジタル化されたワークフローでは、自動通知やリマインダー機能を活用し、承認にかかる時間を短縮します。申請が行われると同時に、該当する承認者へ即座に通知が届くため、書類を物理的に移動させる時間が不要となります。承認者は外出先や移動中であってもスマートフォンやタブレットから承認処理を行うことができるため、拠点をまたぐやり取りであっても書類をリアルタイムに共有することができ、決裁までの期間を短縮できます。

各業務プロセスの進捗状況をリアルタイムで確認することが可能ですため、どの段階で承認が滞っているのかを即座に把握でき、必要に応じて催促や調整を行うことができます。この可視化機能により、承認漏れや業務の停滞を防ぎ、スムーズな意思決定を実現できるのです。

項目	紙ベースの承認フロー	ワークフローツール
申請から承認までの時間	数日から数週間	数時間から数日
承認状況の確認	担当者への個別確認が必要	システム上でリアルタイムに確認可能
承認場所	オフィスでの対応が必須	どこからでも承認可能
承認忘れの防止	個人の記憶に依存	自動通知・リマインダー機能

ペーパーレス化によるコスト削減効果

ワークフローツールの導入は、ペーパーレス化を推進し、企業に大きなコスト削減効果をもたらします。紙ベースでの運用では、申請書や稟議書の印刷に必要な用紙代、インク代、プリンター機器のメンテナンス費用など、直接的な印刷コストが継続的に発生しています。

ペーパーレス化の推進によって、印刷代や用紙代のコストを削減できます。さらに、紙の書類の保管にかかるスペースを確保する必要がなく、保管スペースの賃料や、書類をファイリングするための人件費などのコストも削減可能です。

電子化された申請書や承認履歴はシステム内で一元管理されるため、過去の申請内容を検索する際も、物理的な書類を保管庫から探し出す手間がかかりません。必要な情報を数秒で検索・閲覧できることから、情報管理にかかる人件費も大幅に削減されます。

加えて、紙文書の廃棄処理にかかるコストや、機密文書を適切に処分するためのシュレッダー費用なども不要となります。長期的に見れば、システムの導入・運用コストを上回る総合的なコスト削減効果が期待できるのです。

コスト削減効果の具体例

コスト項目	削減効果
印刷・用紙代	申請書印刷が不要となり、年間数十万円から数百万円の削減
保管スペース	物理的な書庫スペースが不要となり、賃料や管理費を削減
郵送・配送費	拠点間の書類郵送が不要となり、郵送コストを削減
書類管理人件費	ファイリング作業や書類検索にかかる時間を削減

内部統制とコンプライアンス強化

ワークフローツールの導入は、企業の内部統制を強化し、コンプライアンス遵守体制を確立する上で非常に有効です。紙ベースの運用では、承認プロセスが適切に行われたかどうかを後から検証することが困難であり、不正や改ざんのリスクが存在していました。

決まった承認ルートで自動申請されるので、承認者を飛ばすことはできず、本人しか申請・承認ができない仕組みとなっており、規定外の申請や承認は警告が鳴るので文書の改ざんなども防げます。このように、システムによって承認フローが厳格に管理されることで、企業の内部規程に則った適切な業務運用が保証されます。

さらに、監査法人が行う内部統制監査において、ワークフローシステム上で証跡管理ができたり、決裁情報が可視化されたりすることは大いに役立ちます。誰がいつどのような内容を申請し、誰が承認したのかという履歴がすべて記録として残るため、監査対応が容易になり、透明性の高い経営を実現できるのです。

データの履歴管理により、コンプライアンスを遵守しますという点も重要なメリットです。申請内容の修正履歴や差し戻しの理由なども記録されるため、不正行為の防止だけでなく、問題が発生した際の原因究明にも役立ちます。これにより、企業のガバナンス体制を強化し、社会的な信頼性を高めることができます。

内部統制強化のポイント

承認ルートの自動設定により、規程外の承認プロセスを防止
申請・承認の全履歴を電子記録として保存し、改ざん防止を実現
アクセス権限の厳格な管理により、情報セキュリティを確保
監査証跡の自動生成により、内部監査・外部監査対応を効率化
コンプライアンス違反を検知するアラート機能の活用

テレワーク環境における業務継続性の確保

ワークフローツールの導入により、場所や時間に制約されない柔軟な働き方を実現し、テレワーク環境における業務継続性を確保できます。従来の紙ベースの承認フローでは、申請書への捺印や決裁のためだけに出社が必要となり、テレワーク推進の大きな障壁となっていました。

ワークフローシステムはスマートフォンやタブレット端末からも操作でき、場所を問わず、申請・承認を進められるので出社は不要です。この特性は、新型コロナウイルス感染症の拡大以降、多くの企業がテレワークを導入する中で、特に重要性が認識されるようになりました。

営業部門のテレワークや直行直帰型の就業も可能になりますので、営業担当者は客先訪問の合間や移動時間を活用して申請・承認業務を完了させることができます。これにより、オフィスに戻って事務作業を行う時間を削減し、顧客対応により多くの時間を割くことが可能となるのです。

また、自然災害や感染症の流行など、予期せぬ事態が発生した場合でも、クラウド型のワークフローツールであれば、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスできます。これにより、事業継続計画（BCP）における重要な要素となり、企業の業務継続性を大きく向上させることができます。

テレワーク対応による効果

効果項目	具体的な内容
出社回数の削減	承認業務のための出社が不要となり、通勤時間と交通費を削減
業務効率の向上	場所を問わず申請・承認が可能となり、業務の停滞を防止
従業員満足度の向上	柔軟な働き方を実現し、ワークライフバランスを改善
事業継続性の確保	緊急事態発生時でも業務を継続できる体制を構築
営業活動の効率化	外出先からの申請・承認により、顧客対応時間を増加

単純作業に費やす時間が減ることで、従業員は付加価値の高い業務に集中でき、モチベーション向上や働きやすさの改善につながります。このように、ワークフローツールの導入は単なる業務効率化だけでなく、従業員の働き方改革や満足度向上にも大きく貢献するのです。

ワークフローツール選定で重視すべきポイントは?

ワークフローツールの選定は、導入後の業務効率化や運用の成否を左右する重要なプロセスです。選定ポイントは、大きく分けて「機能」「コスト」「使いやすさ」の3つがあり、これらを総合的に判断する必要があります。本章では、自社に最適なワークフローツールを選ぶために確認すべき5つの重要ポイントについて詳しく解説します。

自社の業務プロセスとの適合性

ワークフローツール選定において最も重要な要素は、自社の業務プロセスに適合するかどうかの確認です。企業ごとに異なる承認フローに柔軟に対応できるかも重要であり、自社の業務プロセスに適したフローをシステム上で構築できるかを事前に確認する必要があります。

まず確認すべきは、自社で現在運用している承認ルートが実現可能かという点です。単純な上長承認だけでなく、金額条件による承認者の変更や、複数部門による並行承認、条件分岐を伴う複雑な承認フローなど、企業独自のプロセスをシステム上で再現できるかを検証する必要があります。申請内容や承認ルートが複雑な企業ほど、フローの自由度やカスタマイズ性が重要になり、条件分岐への対応可否は必須の確認事項となります。

また、申請書のフォーマットについても注意が必要です。従来の申請フォーマットをそのまま利用するのか、システム上で作成・編集したいのかを明確にしたうえで、ツールの対応状況を確認しましょう。既存のExcel帳票をそのまま活用できるツールもあれば、システム専用のフォーム作成が必要なツールもあります。現場の抵抗を最小限に抑えるためには、使い慣れたフォーマットを継続利用できるツールを選択することも有効な選択肢となります。

確認項目	チェックポイント
承認ルートの柔軟性	条件分岐、並行承認、代理承認などの対応可否
申請書のフォーマット	既存フォームの流用可否、カスタマイズの自由度
業務拡張性	将来的な業務追加や組織変更への対応しやすさ
承認階層の深さ	多段階承認や複数承認者設定の可否

企業では業務が追加、拡張されることが多くあり、その際に工数をかけずに申請書の作成ができるかどうかが重要になり、また組織変更や人事異動などの頻繁な変更に対してもメンテナンスが容易に実施できるかを確認する必要があります。

既存システムとの連携可能性

ワークフローツールを単独で導入するのではなく、既存の業務システムと連携させることで業務プロセス全体の自動化が実現できます。会計システムや人事システム、ビジネスチャットなど、既存の業務システムと連携できるかどうかは非常に重要な選定ポイントです。

会計システムや人事給与システム、グループウェアなど、既存の社内システムと連携させることで、データ入力の二度手間をなくし、業務プロセス全体を自動化できます。連携によって実現できる業務効率化の範囲は広く、たとえば経費精算の承認データを会計システムに自動連携させることで、仕訳入力の手間を削減できます。

連携可能性を確認する際には、以下の観点から検討しましょう。まず、現在利用している基幹システムやグループウェアとの連携実績があるかを確認します。次に、API連携やデータベース連携など、連携方式の柔軟性を評価します。さらに、ビジネスチャットツール上での承認操作が可能かなど、通知だけでなく実操作の連携にも対応しているかを確認することが重要です。

ワークフローシステムの選定においては既存サービスとの連携も重要なポイントであり、紐づけが可能なサービスはシステムごとに異なり、中には連携によってシステム全体の機能性や利便性が向上するケースもあります。そのため、導入前に継続利用したいサービスを洗い出し、それらと連携可能なツールを選定することが推奨されます。

連携対象システム	連携で実現できる業務	確認すべき連携方式
会計システム	経費精算データの自動仕訳、支払処理の自動化	API連携、CSV出力、データベース連携
人事システム	組織情報の自動更新、人事申請データの一元管理	マスタ連携、ユーザー情報同期
グループウェア	予定表連携、通知機能の統合	シングルサインオン、カレンダー連携
ビジネスチャット	承認通知のリアルタイム配信、チャット上での承認操作	Webhook連携、ボット機能

他システムで管理しているデータを利用できるか、そのデータを元に自動で申請ができるか、決裁された情報を既存システムへ自動で登録ができるか、組織変更や人事異動を伴う組織情報およびユーザー情報を自動で登録・更新ができるかといった点を具体的に確認することで、連携の実効性を評価できます。

モバイル対応とユーザビリティ

テレワークや外出先からの承認業務が増加している現代において、モバイル対応とユーザビリティは必須の選定条件となっています。特に、経営層や営業担当者など、社外で活動することが多い承認者にとって、スマートフォンやタブレットから承認操作ができるかは業務スピードに直結します。

スマートフォンやタブレットからの申請・承認がスムーズに行えるか(レスポンシブデザイン対応)、申請の差し戻しやコメントのやり取りが簡単に行えるかを実際に操作して確認することが重要です。レスポンシブデザインに対応していれば、画面サイズに応じて表示が最適化されるため、小さな画面でも操作しやすくなります。

ユーザビリティの評価においては、直感的な操作性が鍵となります。マニュアルを読まなくても申請や承認の操作が分かるか、ダッシュボードやポータル画面で自分のタスク(承認すべき申請)が一目で分かるかを実際に試用して確認しましょう。特に、ITリテラシーが高くない従業員も利用することを想定し、誰でも迷わず操作できるインターフェースであることが求められます。

多くのツールでは無料トライアル期間が設けられているため、導入決定前に実際に利用する部署の複数名に操作してもらい、フィードバックを得ることが失敗を防ぐための鍵となります。特に、申請者と承認者の両方の視点から使いやすさを評価することが重要です。

評価項目	具体的な確認内容
モバイルアプリの有無	専用アプリの提供、プッシュ通知機能の有無
レスポンシブ対応	画面サイズに応じた表示最適化、操作性の維持
操作の直感性	マニュアル不要での操作可否、学習コストの低さ
ダッシュボード機能	未処理タスクの可視化、進捗状況の一覧表示
検索・フィルタ機能	過去申請の検索しやすさ、条件絞り込みの柔軟性

セキュリティとアクセス権限管理

ワークフローツールでは、経費情報や契約内容、人事情報など、機密性の高い情報を取り扱うため、セキュリティ対策とアクセス権限管理の仕組みは極めて重要な選定ポイントです。情報漏洩や不正アクセスを防ぐための機能が適切に実装されているかを確認する必要があります。

まず、データの暗号化について確認しましょう。通信時の暗号化(SSL/TLS)だけでなく、保管時のデータ暗号化にも対応しているかが重要です。クラウド型ツールの場合は、データセンターのセキュリティ基準(ISO27001、SOC2などの認証取得状況)も確認すべき項目となります。

アクセス権限管理については、申請書の種類や部門ごとに閲覧・操作権限を細かく設定できるかを確認します。役職や所属部門に応じて自動的に権限を付与する機能があれば、管理工数を削減できます。また、退職者のアカウント無効化や権限変更が速やかに実施できる仕組みも必要です。

さらに、監査証跡(ログ)の記録機能も重要です。誰がいつどのような操作を行ったかを記録し、後から追跡できる機能があれば、内部統制の強化とコンプライアンス対応に役立ちます。改ざん防止のためのタイムスタンプ機能や、電子帳簿保存法への対応状況も確認しておくべきポイントです。

セキュリティ項目	確認ポイント
データ暗号化	通信暗号化(SSL/TLS)、保管データの暗号化対応
認証方式	二段階認証、シングルサインオン、IPアドレス制限
アクセス権限	部門別・役職別の権限設定、申請種別ごとの閲覧制限
監査ログ	操作履歴の記録、ログの保存期間、検索機能
セキュリティ認証	ISO27001、SOC2、プライバシーマークなどの取得状況
バックアップ体制	データバックアップの頻度、災害時の復旧体制

特に、金融機関や医療機関など、厳格なセキュリティ基準が求められる業種では、業界固有の規制要件への対応状況も確認する必要があります。ベンダーから提供されるセキュリティ資料やホワイトペーパーを入手し、自社のセキュリティポリシーと照合することが推奨されます。

拡張性とカスタマイズ性

ワークフローツールは長期的に利用するシステムであるため、将来的な業務拡大や変化に対応できる拡張性とカスタマイズ性を備えていることが重要です。導入時の要件だけでなく、3年後、5年後の事業成長を見据えた選定が求められます。

企業では業務が追加、拡張されることが多くあり、その際に工数をかけずに申請書の作成ができるかどうかが重要になります。新しい申請書を追加する際に、専門的な知識がなくても管理者が自身で作成できるか、外部ベンダーへの開発依頼が必要かによって、運用コストは大きく変わります。

ユーザー数の増減への対応も確認すべきポイントです。従業員数が増加した場合にライセンスを柔軟に追加できるか、従量課金制なのか定額制なのかといった料金体系も含めて評価します。また、子会社や関連会社を含めた複数組織での利用を想定する場合は、マルチテナント機能の有無も重要な確認事項となります。

カスタマイズ性については、ノーコード・ローコードでの設定変更が可能かを確認しましょう。プログラミング知識がなくても、画面上の操作だけで承認ルートの変更や申請フォームの編集ができれば、現場主導での改善活動が可能になります。一方で、高度なカスタマイズが必要な場合には、APIの公開状況やカスタム開発への対応可否も確認する必要があります。

拡張性の観点	評価ポイント
申請書の追加・編集	管理者による自主作成の可否、テンプレートの豊富さ
ユーザー数の拡張	ライセンス追加の柔軟性、料金体系の明確さ
承認ルートの変更	ノーコードでの設定変更、条件分岐の追加容易性
マルチテナント対応	複数組織の管理、組織間でのデータ分離
API公開状況	外部連携の自由度、カスタム開発の可能性
バージョンアップ対応	機能追加の頻度、既存設定への影響

また、ツールベンダーの開発ロードマップや機能追加の頻度を確認することも有効です。定期的に新機能がリリースされているツールであれば、市場のニーズや法規制の変化にも迅速に対応できる可能性が高いといえます。導入前のヒアリングで、将来的な機能拡張の計画についてベンダーに確認しておくことも推奨されます。

【徹底比較】おすすめワークフローツール15選

業務効率化を実現するワークフローツールは、企業規模や業種、既存システムとの連携性によって最適な製品が異なります。ここでは、市場で高い評価を得ている15製品を取り上げ、それぞれの特徴と適したユーザー層を詳しく解説します。自社の課題や要件に合致する製品を選定する際の参考としてください。

AppRemo|Excel申請書がそのまま使えるワークフローシステム

AppRemoは、既存のExcel申請書フォーマットをそのままワークフローシステムに移行できる点が最大の特徴です。多くの企業では長年使い続けてきたExcel形式の申請書が存在しますが、AppRemoではこれらを再設計することなく電子化できるため、導入時のフォーム作成工数を大幅に削減できます。

操作性においては、利用者が慣れ親しんだExcelのインターフェースを維持しながら、承認フローや自動通知といったワークフロー機能を追加できる設計となっています。これにより、従業員の学習コストを最小限に抑えられます。

特に中小企業や部門単位での導入を検討している企業にとって、既存資産を活かしながらスムーズにデジタル化を進められる選択肢となっています。

項目	内容
主な特徴	Excel申請書の流用可能、操作性の高さ
適した企業規模	中小企業、部門単位での導入
導入メリット	既存フォームの再利用、学習コストの削減

Streamline|中小企業向けクラウド型ワークフロー

Streamlineは、中小企業に特化して設計されたクラウド型ワークフローツールです。初期費用を抑えた料金体系と、直感的な操作性により、ITリソースが限られた企業でも短期間で導入を完了できます。

承認ルートの設定は視覚的なフローチャート形式で行えるため、システム担当者だけでなく現場の管理者も容易に設定変更ができます。申請書のテンプレートも豊富に用意されており、経費精算や休暇申請といった一般的な業務から開始して、段階的に適用範囲を広げられる柔軟性があります。

クラウドサービスとして提供されるため、サーバー管理やバージョンアップ対応といった運用負荷が不要な点も、中小企業にとって大きなメリットとなります。

項目	内容
提供形態	クラウド型
主な特徴	直感的な操作性、豊富なテンプレート
適した企業規模	中小企業
料金体系	初期費用を抑えた月額課金制

ジュガール|大企業向けエンタープライズ対応システム

ジュガールは、大企業や複雑な組織構造を持つ企業に対応したエンタープライズグレードのワークフローシステムです。数千人規模のユーザーを管理できるスケーラビリティと、多階層の承認フローや条件分岐に対応する高度な設定機能を備えています。

組織変更や人事異動が頻繁に発生する大企業では、承認者の自動更新機能や部署間の複雑な権限管理が重要となりますが、ジュガールはこれらの要件を標準機能でカバーしています。また、既存の基幹システムや人事システムとのAPI連携にも対応しており、企業全体のシステム統合基盤として機能します。

セキュリティ面では、多要素認証やアクセスログの詳細記録、監査対応機能など、内部統制やコンプライアンス要件が厳格な企業でも安心して利用できる機能が充実しています。

項目	内容
主な特徴	高いスケーラビリティ、複雑な承認フロー対応
適した企業規模	大企業、数千人規模
セキュリティ	多要素認証、詳細なアクセスログ、監査機能
連携機能	基幹システム、人事システムとのAPI連携

楽々WorkflowII|豊富なテンプレートと高い柔軟性

楽々WorkflowIIは、住友電工情報システムが提供する、豊富な申請書テンプレートと高いカスタマイズ性を兼ね備えたワークフローシステムです。標準で300種類以上の申請書テンプレートが用意されており、業種や業務内容を問わず幅広い企業で活用できます。

フォーム設計においては、ドラッグ&ドロップによる直感的な操作で複雑な入力フォームを作成できるだけでなく、JavaScriptを用いた高度なカスタマイズにも対応しています。これにより、標準機能では実現できない独自の業務ルールもシステムに組み込めます。

承認ルートは条件分岐や並列承認、代理承認など多様なパターンに対応しており、複雑な組織体制でも柔軟に運用できます。オンプレミス版とクラウド版の両方が提供されているため、企業のIT方針に応じて選択できる点も特徴です。

項目	内容
提供元	住友電工情報システム
主な特徴	300種類以上のテンプレート、高いカスタマイズ性
提供形態	オンプレミス版、クラウド版
適した用途	幅広い業種、複雑な承認フロー

AgileWorks|グループウェアとの統合に強み

AgileWorksは、グループウェアとの統合を前提に設計されたワークフローシステムです。特にサイボウズ製品やMicrosoft 365といった主要なグループウェアとの連携実績が豊富で、既存のコミュニケーション基盤を活かしながらワークフロー機能を拡張できます。

グループウェアのアドレス帳や組織情報を自動的に同期できるため、ユーザー管理の二重メンテナンスが不要となり、運用負荷を軽減できます。また、グループウェア上で受け取った通知から直接承認画面にアクセスできるシームレスな操作性により、承認業務のスピードを向上させることができます。

モバイルアプリも提供されており、外出先や移動中でもスマートフォンから承認作業を完結できる環境が整っています。

項目	内容
主な特徴	グループウェアとの高い統合性
連携実績	サイボウズ製品、Microsoft 365
モバイル対応	iOS/Android対応アプリ提供
導入メリット	既存グループウェアの活用、運用負荷軽減

Gluegent Flow|Google Workspaceとのシームレス連携

Gluegent Flowは、Google Workspaceとの連携に特化したクラウド型ワークフローツールです。Google Workspaceを業務基盤として利用している企業にとって、最も自然に統合できる選択肢となります。

Googleアカウントでのシングルサインオンに対応しており、ユーザーは追加の認証情報を管理する必要がありません。また、Google DriveやGoogleカレンダーとの連携により、申請書に添付されたファイルを自動的にDriveに保存したり、承認期限をカレンダーに反映したりする業務の自動化が可能です。

申請フォームはWebブラウザ上で直感的に作成でき、プログラミング知識がなくても業務部門が自律的にフォームを追加・変更できます。クラウドネイティブな設計により、システムの保守やバージョンアップはベンダー側で自動的に実施されるため、IT部門の負担を最小化できます。

項目	内容
提供形態	クラウド型
主な特徴	Google Workspaceとの高い親和性
連携機能	Google Drive、Googleカレンダー、シングルサインオン
適した企業	Google Workspace利用企業

Create!Webフロー|直感的な操作性と導入しやすさ

Create!Webフローは、直感的なユーザーインターフェースと導入のしやすさを重視して設計されたワークフローシステムです。システムに不慣れなユーザーでも迷わず操作できるシンプルな画面構成が特徴で、導入後の社内教育コストを抑えられます。

申請フォームの作成は、Excelライクな表形式で項目を配置していくスタイルを採用しており、専門的な知識がなくても業務担当者がフォームを設計できます。また、承認ルートの設定も視覚的なフローチャートで直感的に行えるため、システム管理者だけでなく各部門の担当者も自律的に運用できます。

導入支援サービスも充実しており、初期設定から運用開始までをサポートする体制が整っているため、ワークフローシステムの導入が初めての企業でも安心して利用開始できます。

項目	内容
主な特徴	直感的なUI、Excelライクなフォーム設計
適した企業	ワークフロー初導入企業、中小企業
導入支援	初期設定から運用開始までのサポート
学習コスト	最小限（シンプルな画面設計）

X-point Cloud|幅広い業種に対応する汎用性

X-point Cloudは、エイトレッドが提供するクラウド型ワークフローシステムで、幅広い業種や業務に対応できる汎用性の高さが特徴です。製造業から小売業、サービス業まで多様な業種での導入実績があり、業務内容を問わず活用できる柔軟な設計となっています。

標準機能として、経費精算や稟議申請、休暇申請といった一般的な申請書に加えて、業種特有の申請フォームもテンプレートとして提供されています。これにより、導入企業は自社の業務に近いテンプレートをベースにカスタマイズすることで、短期間での本格稼働を実現できます。

クラウドサービスとしての利便性に加えて、オンプレミス版も提供されているため、セキュリティポリシーやシステム環境に応じて導入形態を選択できます。また、外部システムとのAPI連携機能も充実しており、会計システムや人事システムとのデータ連携によって業務全体の効率化を図れます。

項目	内容
提供元	エイトレッド
主な特徴	高い汎用性、豊富な業種別テンプレート
提供形態	クラウド版、オンプレミス版
連携機能	会計システム、人事システムとのAPI連携

Questetra BPM Suite|業務プロセス全体の可視化機能

Questetra BPM Suiteは、単なる承認ワークフローにとどまらず、業務プロセス全体を可視化・最適化するBPM（ビジネスプロセスマネジメント）ツールです。業務の流れを図式化し、各工程の所要時間や滞留箇所を分析することで、継続的な業務改善を支援します。

ワークフローの設計はBPMN（Business Process Model and Notation）という国際標準の記法に準拠しており、業務フローを視覚的に設計できます。これにより、業務の属人化を防ぎ、組織全体で業務プロセスを共有・標準化できます。

また、各プロセスの実行データをダッシュボードで確認でき、ボトルネックの特定や業務効率の定量的な評価が可能です。クラウド型で提供されるため、初期投資を抑えながら本格的なBPMツールを導入したい企業に適しています。

項目	内容
主な特徴	BPM機能、業務プロセスの可視化・分析
設計方式	BPMN準拠の視覚的設計
分析機能	プロセスダッシュボード、ボトルネック分析
適した企業	業務改善に継続的に取り組む企業

コラボフロー|Excel感覚で使える親しみやすいUI

コラボフローは、Excelに慣れ親しんだユーザーが直感的に使えることを重視したワークフローシステムです。申請フォームの作成画面はExcelの操作感を再現しており、セルの結合や計算式の設定など、Excelで培ったスキルをそのまま活用できます。

この設計思想により、システム部門に依存することなく、各部門の担当者が自ら申請フォームを作成・修正できる環境が実現されています。また、既存のExcel申請書をインポートする機能も備えており、過去の申請書資産を無駄にすることなくデジタル化を進められます。

承認フローは、申請内容や金額に応じた自動振り分けに対応しており、複雑な承認ルールもシステムで管理できます。クラウド型のサービスとして提供されるため、テレワーク環境でも場所を問わず承認業務を行えます。

項目	内容
主な特徴	Excel感覚のUI、既存Excel申請書のインポート
操作性	Excelスキルを活用できる設計
自律運用	各部門での自律的なフォーム作成が可能
提供形態	クラウド型

HUEワークフロー|中堅企業向けのバランス型ツール

HUEワークフローは、中堅企業に最適化されたバランスの取れたワークフローシステムです。大企業向けシステムほどの複雑さはなく、かつ中小企業向けシステムを超える機能性を備えており、成長段階にある企業や中堅規模の組織に適した設計となっています。

標準機能として、複数階層の承認フローや条件分岐、代理承認といった実務で必要となる機能を網羅しており、導入後すぐに本格的な運用を開始できます。また、ユーザー数や申請数の増加に応じて柔軟にスケールアップできる料金体系を採用しており、企業の成長に合わせて拡張できます。

導入支援やカスタマイズ対応も充実しており、業務要件に応じた調整を行いながら最適な運用形態を構築できます。モバイル対応も標準で提供されるため、外出の多い営業職や管理職も場所を問わず承認業務を遂行できます。

項目	内容
主な特徴	機能性と使いやすさのバランス
適した企業規模	中堅企業、成長企業
拡張性	企業成長に応じたスケールアップ対応
モバイル対応	標準対応

Styleflow|Microsoft365環境との高い親和性

Styleflowは、Microsoft 365環境との統合を前提に開発されたワークフローシステムです。Microsoft 365を業務基盤として採用している企業にとって、既存の認証基盤やデータ連携を活用できる最適な選択肢となります。

Azure Active Directoryとの連携により、ユーザー管理や組織情報の同期が自動化され、管理負担を軽減できます。また、SharePointやTeamsといったMicrosoft 365のアプリケーションとシームレスに連携するため、日常的に使用しているツールから直接ワークフローを起動したり、承認通知をTeamsで受け取ったりすることができます。

申請に添付されたファイルはSharePoint上に自動保存され、バージョン管理やアクセス権限もMicrosoft 365の仕組みに則って管理されます。クラウド型で提供されるため、Microsoft 365の環境があれば追加のインフラ投資なしに導入できます。

項目	内容
主な特徴	Microsoft 365との高度な統合
連携機能	Azure AD、SharePoint、Teams
適した企業	Microsoft 365利用企業
ファイル管理	SharePointでの自動保存・バージョン管理

Jira Workflow|IT部門に特化したタスク管理型

Jira Workflowは、アトラシアンが提供するプロジェクト管理ツールJiraに組み込まれたワークフロー機能です。主にソフトウェア開発やIT部門のタスク管理に特化しており、開発プロセスにおける承認フローやタスクの進捗管理を効率化します。

システム開発においては、機能追加の承認やコードレビュー、リリース承認といった多段階のワークフローが存在しますが、Jira Workflowではこれらを柔軟に設定できます。また、GitHubやBitbucketといった開発ツールとの連携により、コミットやプルリクエストと承認フローを紐付けて管理できます。

アジャイル開発のスプリント管理やカンバンボードといったプロジェクト管理機能と統合されているため、タスクの進捗状況と承認状況を一元的に把握できます。IT部門やエンジニアリング組織に最適化された設計となっているため、一般的な総務や経理の申請業務よりも、技術的なワークフローを管理したい企業に適しています。

項目	内容
提供元	アトラシアン
主な特徴	IT部門特化、開発プロセス管理
連携機能	GitHub、Bitbucket、開発ツール
適した用途	ソフトウェア開発、IT部門のタスク管理

monday.com|プロジェクト管理とワークフロー統合型

monday.comは、プロジェクト管理機能とワークフロー機能を統合したクラウド型プラットフォームです。タスク管理やスケジュール管理、リソース配分といったプロジェクト管理の要素と、承認フローや申請管理を一つのツールで実現できる点が特徴です。

視覚的に優れたダッシュボードにより、プロジェクトの進捗状況と承認待ちのタスクを一目で把握できます。また、カスタマイズ性が非常に高く、業種や業務内容に応じて自由にボードやワークフローを設計できます。ノーコードで自動化ルールを設定できるため、特定の条件を満たした際に自動的に承認者へ通知を送ったり、次の工程を開始したりする仕組みを構築できます。

海外製のツールですが、日本語対応も進んでおり、グローバル展開している企業や、プロジェクトベースで業務を進める組織に適しています。Slack、Microsoft Teams、Google Driveといった外部ツールとの連携も豊富に用意されています。

項目	内容
主な特徴	プロジェクト管理とワークフローの統合
自動化機能	ノーコードでの自動化ルール設定
適した企業	プロジェクトベース組織、グローバル企業
連携機能	Slack、Teams、Google Drive等

Zoho Creator|ローコード開発による高いカスタマイズ性

Zoho Creatorは、ローコード開発プラットフォームとして設計されたツールで、ワークフロー機能もその一部として提供されています。プログラミングの専門知識がなくても、ドラッグ&ドロップとシンプルなスクリプトで業務アプリケーションを構築できる点が最大の特徴です。

標準的なワークフローツールでは実現が難しい独自の業務要件にも対応でき、申請フォームの項目や承認ロジック、データベース設計まで柔軟にカスタマイズできます。また、Zohoの他製品（CRM、会計、プロジェクト管理など）との統合が容易であり、業務システム全体を統一されたプラットフォーム上で構築できます。

モバイルアプリも自動生成されるため、カスタマイズしたワークフローをスマートフォンやタブレットから利用できます。既存のシステムでは実現できない独自の業務フローを持つ企業や、業務アプリケーションを内製化したい企業に適した選択肢です。

項目	内容
主な特徴	ローコード開発、高いカスタマイズ性
開発方式	ドラッグ&ドロップ + シンプルなスクリプト
連携機能	Zoho製品群（CRM、会計等）との統合
適した企業	独自の業務要件を持つ企業、内製化志向の組織

以上15製品それぞれが異なる強みを持っており、企業規模や業種、既存のIT環境、業務の複雑さに応じて最適な製品は変わります。次章では、これらのツールの中から無料で利用できるものや、トライアルを活用した選定方法について解説します。

無料で使えるワークフローツールはどれ?

ワークフローツールの導入を検討する際、まず試してみたいと考える企業や部門は多いものです。無料で利用できるワークフローツールは大きく4つのタイプに分類されますが、それぞれ機能制限や利用条件が異なるため、自社の要件に合ったものを選ぶことが重要です。本章では、無料プランで利用できるワークフローツールの特徴と、小規模チームに最適なツールの選び方を詳しく解説します。

無料プランと有料プランの機能比較

無料プランを提供するワークフローツールには、大きく分けて「完全無料で使い続けられるタイプ」と「期間限定の無料トライアルタイプ」の2種類が存在します。それぞれのプランには機能制限があり、導入前に把握しておくことが必要です。

無料プランの主な制限項目としては、利用可能なユーザー数、作成できる申請フォーム数、ストレージ容量、モバイルアプリの利用可否、外部システムとの連携機能などが挙げられます。有料プランに移行することで、これらの制限が解除され、より高度な承認フロー設定やカスタマイズが可能となります。

特に注意すべきポイントは、無料プランでもセキュリティ機能が十分に備わっているかという点です。編集・承認ログの保存に対応しているため、セキュリティ管理も安心できるツールを選択することで、無料であっても業務上のリスクを最小限に抑えることができます。

比較項目	無料プラン	有料プラン
利用可能ユーザー数	5〜30名程度の制限	無制限または大規模対応
申請フォーム数	3〜10種類程度	無制限
ストレージ容量	1〜5GB程度	50GB以上または無制限
承認経路設定	基本的なルートのみ	複雑な分岐・条件分岐対応
外部連携	制限あり、または非対応	API連携・他システム統合可能
モバイルアプリ	機能制限あり	フル機能利用可能
サポート体制	メールのみ、またはコミュニティ	電話・チャット・専任担当
データ保存期間	3〜6ヶ月程度	無期限または長期保存

無料プランから有料プランへの移行タイミングは、ユーザー数の増加、申請フォームの種類が増える時期、外部システムとの連携が必要になった時点などが一般的です。まずは無料プランで使い勝手を確認し、業務に定着してから段階的に有料プランを検討する方法が、導入リスクを抑える上で効果的です。

小規模チームに最適な無料ツール3選

従業員数が少ない企業や、特定の部門だけでワークフローツールを導入したい場合には、小規模チーム向けに最適化された無料ツールを選ぶことで、コストを抑えながら業務効率化を実現できます。ここでは、特に小規模チームにおすすめの3つのツールを紹介します。

ジョブカンワークフロー

ユーザー数30人までなら契約申請や請求申請、備品購入申請などのワークフローをずっと無料で設定できます。申請フォームの作成や申請機能はもちろん、モバイルアプリにも対応しているため、外出先からでも申請・承認作業が可能です。

ジョブカンワークフローの強みは、同社が提供する勤怠管理や経費精算などの他のシリーズ製品と連携できる点です。将来的に人事労務全体のデジタル化を進めたい企業にとっては、統合的なプラットフォームとして活用できるメリットがあります。

Googleフォーム + Google Apps Script

既にGoogle Workspaceを利用している企業であれば、Googleフォームを申請書として活用し、Google Apps Scriptで承認フローを構築する方法も選択肢となります。完全無料で利用でき、ユーザー数の制限もありません。

ただし、この方法は簡易的な承認フローには適していますが、複雑な分岐や条件設定には技術的なスキルが必要となるため、ITリテラシーの高い組織に向いています。スクリプトの作成や保守に一定の工数がかかる点には注意が必要です。

GRIDYグループウェア

ワークフロー機能だけでなく、スケジュール管理や掲示板、ファイル共有などのグループウェア機能も含めて無料で利用できるツールです。初期費用・月額費用ともに無料で提供されているため、コストをかけずに社内コミュニケーション基盤を整備したい小規模チームに適しています。

グループウェア型のツールは、ワークフロー機能が主要機能の一部として提供されているため、専門的なワークフローシステムと比較すると柔軟性やカスタマイズ性には制限があります。しかし、基本的な申請・承認業務には十分対応できるため、シンプルな運用を求める企業には最適な選択肢です。

無料トライアルで試せるツールの活用法

多くのワークフローツールでは、有料プランを対象とした無料トライアル期間を設けており、本格導入前に実際の業務で試すことができます。この期間を効果的に活用することで、自社に最適なツールを見極めることが可能です。

無料トライアルの期間は一般的に14日間から30日間程度で設定されています。この限られた期間内で、ツールの適合性を正確に判断するためには、計画的な検証プロセスが必要です。トライアル開始前に、確認すべき項目をリスト化しておくことで、効率的な評価が行えます。

トライアル期間中に確認すべき主要ポイント

まず、実際の業務フローを想定した申請書を作成し、承認経路を設定してみることが重要です。自社の組織構造に合わせた柔軟な承認ルート設定が可能かどうか、条件分岐や複数承認者の設定がスムーズに行えるかを検証します。

次に、現場の担当者に実際に使ってもらい、操作性やユーザーインターフェースの使いやすさを評価してもらいます。管理者だけでなく、実際に申請・承認を行う一般ユーザーの視点からの評価が、導入後の定着率に大きく影響するためです。

既存システムとの連携可能性も、トライアル期間中に確認すべき重要な項目です。会計システムや人事システムとのデータ連携がスムーズに行えるか、API連携の仕様や制約事項を確認しておくことで、導入後のトラブルを防ぐことができます。

確認項目	チェック内容	評価基準
申請フォーム作成	実際の申請書を3種類以上作成	30分以内に作成完了できるか
承認経路設定	部門別・役職別の経路設定	複雑な分岐にも対応できるか
ユーザー操作性	5名以上の現場担当者に試用	マニュアルなしで操作できるか
モバイル対応	スマートフォンから申請・承認	外出先でもストレスなく使えるか
通知機能	メール・プッシュ通知の動作確認	適切なタイミングで通知されるか
データ出力	申請履歴のエクスポート機能	CSV・Excel形式で出力できるか
サポート対応	問い合わせへの応答速度	24時間以内に返答があるか
既存システム連携	会計・人事システムとの接続	データの自動連携が可能か

複数ツールの並行トライアルで比較検証

可能であれば、候補となる2〜3つのツールを同時期にトライアルすることで、より客観的な比較が可能になります。同じ申請フローを複数のツールで設定してみることで、それぞれの特徴や使い勝手の違いが明確になります。

トライアル期間の終了間際には、ベンダーからのヒアリングや提案を受ける機会を設けることをおすすめします。トライアル中に感じた疑問点や改善要望を伝えることで、カスタマイズの可能性や追加機能の提案を受けられる場合があります。

また、無料トライアル期間中に作成したデータが、有料プランへ移行した際にそのまま引き継げるかどうかも確認しておくべき重要なポイントです。データの移行作業に手間がかかる場合、本格導入時の負担が大きくなる可能性があるためです。

業種別ワークフローツールの選び方は?

業種によって求められる承認プロセスや業務フローは大きく異なるため、自社の業種特性に合わせたワークフローツールを選定することが重要です。製造業では設備投資や品質管理の承認フロー、小売業では発注・仕入れの承認プロセス、IT企業ではプロジェクト管理との連携、サービス業では経費精算や勤怠管理といった業務に特化した機能が必要となります。ここでは、各業種における最適なワークフローツールの選び方を具体的に解説していきます。

製造業における申請承認フローの最適化

製造業では、設備投資の稟議や原材料の発注承認、品質管理における検査結果の承認など、多段階かつ複雑な承認フローが求められることが特徴です。特に設備投資の稟議では、部門長から工場長、さらに本社の役員会議までを経る多層的な承認ルートが必要となるため、承認経路を柔軟に設定できる機能が不可欠となります。

製造業向けのワークフローツールを選定する際は、まず承認ルートの複雑性に対応できるかを確認する必要があります。金額や案件の種類に応じて自動的に承認者が変わる条件分岐機能や、並列承認・合議承認といった高度な承認形式に対応しているツールを選ぶことで、現場の運用に即したシステムを構築できます。

また、製造業特有の要件として、図面や仕様書などの大容量ファイルを添付できる機能が重要です。製品開発や工程変更の承認では、技術資料や設計図を参照しながら判断する必要があるため、ファイル添付容量が十分に確保されているツールを選定することが求められます。

さらに、ERPシステムや生産管理システムとの連携性も重要な選定基準となります。購買システムと連携することで、発注承認から実際の発注処理までをシームレスに自動化できるため、業務効率が大幅に向上します。在庫管理システムとの連携により、在庫状況を確認しながら発注承認を行える仕組みを構築することも可能です。

要件項目	必要な機能	選定時の確認ポイント
多段階承認	条件分岐、金額別ルート設定	階層が5段階以上設定できるか
大容量ファイル対応	図面・仕様書の添付機能	1ファイルあたり50MB以上対応か
システム連携	ERP、生産管理システム連携	API連携やデータ同期が可能か
品質管理対応	検査結果の記録・承認機能	帳票管理や証跡保存が十分か

小売業における発注承認プロセスの効率化

小売業では、日々の商品発注から店舗間の在庫移動、販促企画の承認まで、スピーディーな意思決定が求められる業務が多数存在します。特に発注業務では、欠品を防ぎながら過剰在庫を抑えるため、迅速な承認プロセスが不可欠となります。

小売業向けのワークフローツールでは、モバイル対応が最も重要な選定基準の一つです。店舗マネージャーや営業担当者が外出先や店舗内からスマートフォンで承認できる機能があれば、承認待ちの時間を大幅に短縮できます。プッシュ通知機能により、承認依頼をリアルタイムで受け取れることも、迅速な意思決定を実現する上で重要な要素です。

発注承認においては、過去の発注履歴や在庫データを参照しながら判断できる機能が有効です。在庫管理システムやPOSシステムとの連携により、現在の在庫状況や売上動向を確認しながら発注の妥当性を判断できるため、精度の高い承認業務が可能となります。

また、複数店舗を運営する小売企業では、店舗ごとに異なる承認フローを設定できる柔軟性が求められます。旗艦店と小規模店舗では承認権限や金額基準が異なることが多いため、組織階層や拠点ごとに承認ルートを個別設定できるツールを選ぶことで、運用の効率化が図れます。

販促企画や価格変更の承認では、複数の関係者が同時に確認できる並列承認機能も重要です。商品部門、販売促進部門、財務部門が同時に確認することで、承認プロセス全体の時間を短縮しながら、多角的な視点での判断を実現できます。

業務シーン	求められる機能	効率化のポイント
商品発注承認	モバイル承認、在庫データ連携	外出先からの即時承認が可能
店舗間在庫移動	拠点別承認ルート設定	店舗規模に応じた柔軟な運用
販促企画承認	並列承認、ファイル共有	複数部門の同時確認で時間短縮
価格変更申請	履歴管理、承認証跡保存	監査対応とコンプライアンス確保

IT企業におけるプロジェクト承認とタスク管理

IT企業では、開発プロジェクトの立ち上げ承認から、要件変更の承認、リリース判断まで、プロジェクトライフサイクル全体にわたる承認フローが必要となります。開発チームとビジネス部門が連携しながら意思決定を行う必要があるため、タスク管理ツールとの統合性が重要な選定ポイントです。

IT企業向けのワークフローツールでは、プロジェクト管理ツールやタスク管理システムとの連携機能が不可欠です。JiraやBacklog、Asanaといった開発現場で広く使われているツールとAPI連携できることで、プロジェクト情報を参照しながら承認判断を行える環境を構築できます。

開発フェーズごとに異なる承認プロセスを設定できる柔軟性も重要です。企画段階では事業部門の承認が中心となる一方、開発フェーズではテクニカルリードやアーキテクトの承認が必要となるため、フェーズに応じて承認者を自動的に切り替えられる機能が有効となります。

また、Git連携やCI/CDツールとの統合により、コードレビューやリリース承認をワークフローシステム上で一元管理できるツールも登場しています。これにより、技術的な品質チェックとビジネス上の承認を統合的に管理できるため、開発プロセス全体の透明性と効率性が向上します。

さらに、アジャイル開発を採用している企業では、スプリント計画や優先順位変更の承認をスピーディーに行える仕組みが求められます。承認依頼のテンプレート化や、定型的な承認フローの自動化により、開発チームの機動性を損なわずに適切なガバナンスを確保することが可能です。

承認シーン	必要な連携	導入効果
プロジェクト立ち上げ	予算管理システム、タスク管理ツール	承認と同時にプロジェクトが自動作成
要件変更承認	課題管理システム（Jira等）	変更履歴と承認記録の一元管理
コードレビュー	GitHubやGitLab	技術承認とビジネス承認の統合
リリース承認	CI/CDツール、本番環境	承認後の自動デプロイ実現

サービス業における経費精算と勤怠管理

サービス業では、営業担当者や現場スタッフが発生させる経費精算や、シフト勤務に伴う勤怠申請など、日常的に大量の申請が発生する業務の効率化が課題となります。特に飲食業や宿泊業、人材サービス業では、パート・アルバイトを含む多数の従業員が申請を行うため、直感的に操作できるシンプルなインターフェースが求められます。

サービス業向けのワークフローツールを選ぶ際は、まず経費精算システムや勤怠管理システムとの連携性を確認することが重要です。交通費や交際費の申請では、ICカードデータや領収書画像を自動で取り込める機能があると、申請者の入力負担を大幅に軽減できます。OCR機能により領収書を自動でデータ化できるツールを選べば、経理部門の確認作業も効率化されます。

勤怠管理との連携では、シフト申請や残業申請、有給休暇申請などを一つのプラットフォームで完結できることが理想的です。勤怠データと連動することで、労働時間の上限管理や法令遵守の確認を自動化でき、コンプライアンスリスクを低減できます。

また、サービス業では店舗やオフィスが複数拠点に分散していることが多いため、承認者が不在時の代理承認機能が重要となります。店長が休暇中でも副店長やエリアマネージャーが代理で承認できる柔軟な権限設定により、承認業務の停滞を防ぐことができます。

経費精算においては、会計システムとの自動連携により、承認後のデータが仕訳データとして会計ソフトに自動登録される仕組みが効率化に大きく貢献します。freeeやマネーフォワード、弥生会計といった主要な会計ソフトとの連携実績があるツールを選ぶことで、経理部門の業務負荷を大幅に削減できます。

申請業務	連携システム	自動化できる内容
交通費精算	ICカード連携、経路検索	交通費の自動計算と申請書作成
経費精算	OCR、会計システム	領収書読み取りと仕訳データ生成
勤怠申請	勤怠管理システム、給与計算	残業時間の自動集計と給与反映
休暇申請	人事システム、カレンダー	休暇残日数の自動計算と更新

業種特性に合わせたワークフローツールを選定することで、単なる承認業務のデジタル化にとどまらず、業務プロセス全体の最適化と生産性向上を実現できます。自社の業種における特有の業務フローを明確にした上で、それに対応できる機能と連携性を持つツールを選ぶことが成功への鍵となります。

ワークフローツール導入の成功事例紹介

ワークフローツールを導入することで、実際にどのような効果が得られるのかを具体的な成功事例を通じて紹介します。業種や企業規模によって課題や導入効果は異なりますが、ここでは代表的な3つの事例を取り上げて、導入のメリットや実現できる業務改善について詳しく解説していきます。

大手メーカーにおける承認時間75%削減事例

製造業を中心とした大手メーカーでは、紙ベースの承認プロセスや複数拠点間での書類のやり取りが業務効率を大きく阻害していました。ワークフローツールの導入により、こうした課題を解決し、劇的な業務改善を実現した事例が数多く報告されています。

導入前の課題と背景

大手メーカーにおける典型的な課題として、稟議書や経費精算書などの承認に平均で1〜2週間かかるという状況がありました。紙の書類を担当者に手渡しで回付する必要があり、承認者が出張中や会議中の場合には承認プロセスが停滞してしまうことが頻繁に発生していました。また、複数の部署や拠点をまたがる承認フローでは、書類の紛失リスクや所在不明になる問題も抱えていました。

さらに、承認プロセスの進捗状況が可視化されていないため、申請者は「今どこで止まっているのか」を把握できず、担当者に個別に確認する手間が発生していました。この確認作業だけでも月間で相当な工数を費やしており、本来の業務に集中できない状況が続いていたことが大きな問題となっていました。

ワークフローツール導入による具体的な改善効果

稟議書を電子化したことで、意思決定が7日間短縮し、4000時間分のコストをカットできたという事例があります。これは承認プロセス全体をデジタル化し、承認者がいつでもどこからでも承認できる環境を整えた結果です。

具体的には、ワークフローツールの導入により承認経路が自動で設定されるようになり、申請者は稟議内容を入力してボタンを押すだけで該当の承認担当者に自動的に通知が届くようになりました。承認者はメールやシステムの通知から直接承認画面にアクセスでき、モバイル端末からも承認作業ができるようになったため、出張中や外出先からでもリアルタイムで意思決定ができる環境が実現しました。

決裁まで1週間かかっていたところが、早ければ1日で完了しているという改善結果も報告されています。これにより、承認時間が従来と比較して約75%削減され、ビジネススピードの向上に大きく貢献しました。

項目	導入前	導入後	改善効果
承認にかかる平均時間	7〜14日	1〜3日	約75%削減
書類確認の工数	月間4,000時間	月間1,000時間	3,000時間削減
書類保管スペース	段ボール30箱相当	電子データのみ	物理スペース不要
承認の進捗可視化	個別問い合わせが必要	リアルタイムで確認可能	問い合わせ工数ゼロ

導入成功のポイント

この成功事例におけるポイントは、既存のExcel申請書をそのまま活用できるワークフローツールを選定したことです。従業員が慣れ親しんだフォーマットを変更することなく電子化できたため、現場からの抵抗が少なく、スムーズに導入を進めることができました。

また、段階的に導入範囲を拡大したことも成功要因の一つです。最初は特定の部署や申請書類に限定して試験運用を行い、効果を確認しながら全社展開を進めることで、システムの定着率を高めることに成功しました。

地方自治体における電子決裁システム導入事例

地方自治体においても、業務効率化とペーパーレス化を目的としたワークフローツールの導入が進んでいます。住民サービスの向上と内部統制の強化を両立させた成功事例を紹介します。

自治体特有の課題と導入の背景

地方自治体では、予算執行や人事異動、各種申請業務など、承認を必要とする業務が多岐にわたります。従来は紙の決裁文書を上司から上司へと回付する方式が一般的でしたが、決裁者が会議や外出で不在の場合、書類が机の上で停滞してしまう問題が頻発していました。

特に複数の部署や課をまたがる案件では、書類が各部署を物理的に移動する必要があり、決裁完了までに数週間を要するケースも珍しくありませんでした。また、保管スペースの問題も深刻で、法定保存期間が定められている文書を適切に管理するための倉庫やキャビネットが慢性的に不足していました。

電子決裁システム導入による業務改革

電子決裁の導入効果は、事務作業の効率化や決裁期間の短縮だけに止まりません。現場力の向上やコンプライアンスの強化にも波及していますという評価が得られています。

具体的には、書類の運搬時間はゼロに、承認・決裁処理は半日に短縮されました。職員が車で書類を運ぶ必要がなくなり、その時間を住民対応や企画業務など、より価値の高い業務に充てることができるようになりました。

また、電子決裁システムの導入により、決裁の履歴が自動的に記録されるため、「誰が」「いつ」「どのような判断をしたか」が明確になり、内部統制とトレーサビリティが大幅に強化されました。監査対応も効率化され、過去の決裁文書を検索して即座に提示できるようになったことで、監査準備にかかる時間が従来の3分の1に短縮されました。

職員の働き方改革への貢献

電子決裁システムの導入は、自治体職員の働き方改革にも大きく貢献しています。モバイル対応により、育児や介護と仕事を両立する職員が在宅勤務やフレックス勤務をしながらも決裁業務を遂行できるようになりました。

さらに、災害時や緊急事態における業務継続性も向上しました。庁舎に出勤できない状況でも、自宅や避難先から決裁業務を行うことができるため、住民サービスを維持しながら危機管理体制を強化できます。

効果項目	導入前	導入後
決裁にかかる時間	平均2〜3週間	最短半日、平均2〜3日
書類運搬にかかる時間	週10時間程度	ゼロ
年間コスト削減額	-	約150万円（人件費相当）
文書保管スペース	専用倉庫が必要	大幅削減
監査対応時間	数日間	数時間

導入時の工夫と成功要因

地方自治体における導入成功のポイントは、職員が迷わず使える操作性を重視したツール選定です。紙に近い操作感で、職員が迷わず使えることが成功のカギとなりました。

特にITリテラシーに差がある職員が混在する組織では、直感的に操作できるインターフェースが不可欠です。導入前には十分な研修期間を設け、各部署からキーパーソンを選出して先行的に習熟させることで、全庁展開時のサポート体制を構築しました。

中堅商社における多拠点間承認フロー統一事例

国内外に複数の拠点を持つ中堅商社では、拠点ごとに異なる承認プロセスや申請フォーマットが業務効率を低下させていました。ワークフローツールの導入により、グループ全体で統一された承認フローを実現した事例を紹介します。

多拠点経営における課題

中堅商社では、東京本社、大阪支社、名古屋支社、さらに海外拠点を含めた複数の事業所が独自の承認ルールで運用していました。拠点ごとに異なるフォーマットの申請書が使用されており、本社で全体の状況を把握することが困難な状況でした。

特に問題だったのは、申請者が独自の判断で承認者を選定していたため、送信漏れや承認の抜け漏れが発生し、申請が滞留して業務が停滞するケースが頻繁に起きていたことです。また、拠点間で情報共有が不十分なため、同じような案件でも判断基準が統一されておらず、ガバナンスの観点からも改善が求められていました。

統一ワークフローシステムの導入効果

ワークフローツールを全拠点に導入し、承認ルートを標準化したことで、申請から承認までのプロセスが大幅に効率化されました。システムが自動的に適切な承認者を判断し、順番に通知を送るため、申請者が承認者を探し回る必要がなくなりました。

申請業務の工程が半減したことで、年間約1,600時間の業務時間削減を実現した事例があります。これにより、営業担当者は顧客対応により多くの時間を割けるようになり、売上向上にも貢献しました。

また、停滞している申請があれば自動でリマインドメールが送信される機能により、承認漏れを防止できるようになりました。本社の管理部門は、全拠点の申請状況をダッシュボードから一元的に確認できるため、リスク管理と経営判断のスピードが向上しました。

グループガバナンスの強化

統一されたワークフローシステムの導入により、グループ全体で一貫した承認基準を適用できるようになりました。過去の承認事例を検索・参照できる機能により、類似案件の判断基準を確認しながら承認できるため、判断のばらつきが減少しました。

さらに、申請内容や承認状況がデータとして蓄積されるため、分析機能を活用して業務プロセスの改善点を特定できるようになりました。どの部署でどのような申請が多いのか、どの承認段階で時間がかかっているのかを可視化することで、継続的な業務改善のPDCAサイクルを回せる体制が整いました。

改善項目	導入前の状態	導入後の状態
申請フォーマット	拠点ごとに独自様式	全拠点で統一
承認ルート	申請者が個別判断	システムが自動判定
申請状況の可視化	各拠点に個別確認が必要	ダッシュボードで一元管理
業務時間	年間3,200時間	年間1,600時間（50%削減）
承認基準の統一性	拠点ごとにばらつき	グループ全体で統一

海外拠点との連携強化

クラウド型のワークフローツールを採用したことで、海外拠点からも日本本社の承認プロセスにシームレスにアクセスできるようになりました。時差の問題はあるものの、24時間いつでも申請・承認ができる環境により、グローバルなビジネススピードに対応できる体制が実現しました。

多言語対応機能を活用することで、現地スタッフも母国語で申請できるようになり、言語の壁による誤解やミスが減少しました。これにより、グローバル経営における意思決定の質とスピードが同時に向上する成果を得られました。

これらの成功事例から、ワークフローツールの導入は単なる業務のデジタル化にとどまらず、組織全体の生産性向上、内部統制の強化、働き方改革の推進など、多面的な効果をもたらすことがわかります。自社の課題や目標を明確にした上で、適切なツールを選定し、計画的に導入を進めることが成功の鍵となります。

ワークフローツール導入時の注意点とは?

ワークフローツール導入時の注意点を理解し適切に対処できるかどうかが、導入成功の鍵を握ります。多くの企業がシステム導入後に「期待した効果が得られない」「現場で使われない」といった問題に直面していますが、これらの多くは導入時の準備不足や計画の甘さに起因しています。本章では、導入を成功に導くために押さえておくべき重要なポイントを詳しく解説します。

現場の抵抗を減らす段階的導入アプローチ

ワークフローツール導入時に最も大きな障壁となるのが、現場社員からの抵抗です。「以前のやり方の方が楽だった」「かえって手順が増えて複雑になった」といった理由からシステムが社内に浸透しないケースがあります。この問題を回避するためには、段階的な導入アプローチを採用し、現場の負担を最小限に抑える工夫が必要です。

小規模部署でのテスト導入から始める

一部の部署内だけでテスト導入して、課題点が見つかれば改善します。テスト導入では協力的な部署やITリテラシーの高いメンバーが所属する部署を選ぶことで、初期段階の問題点を早期に発見できます。テスト期間中に操作性の課題や業務フローとの不整合を洗い出し、本格導入前に修正することで失敗のリスクを大幅に削減できます。

段階的な展開スケジュールの設計

テスト導入が上手く作用すれば次は部門間で導入し、そのあとに各支社で導入するのです。段階的な展開により、各フェーズでの学びを次の展開に活かせるだけでなく、先行導入した部署の成功事例が社内で共有されることで、後続の部署における導入への理解と協力が得られやすくなります。

既存フォーマットの維持による心理的負担の軽減

これまで利用していたフォーマットや承認フローをなるべく変更することなく、そのまま電子化するのがベストです。なぜなら、システムに合わせて大きくフォーマットを変更すると、従業員の抵抗感が強くなるためです。特にExcelで作成された申請書をそのまま活用できるワークフローツールを選択することで、視覚的な違和感を最小限に抑え、スムーズな移行が可能になります。

導入アプローチ	メリット	注意点
全社一斉導入	短期間で統一環境を構築できる	問題発生時の影響範囲が大きい、現場の混乱を招きやすい
部門別段階導入	各フェーズで改善しながら展開できる、成功事例を蓄積できる	完全展開まで時間がかかる、部門間で運用が異なる期間が生じる
パイロット導入	リスクを最小限に抑えられる、詳細な検証が可能	参加部署の選定が重要、本格導入との乖離が生じる可能性

導入前に整理すべき業務フロー設計

ワークフローツールの導入効果を最大化するためには、導入前の業務フロー設計が極めて重要です。洗い出した業務をそのままシステムに実装するだけでは、業務効率化の実現は難しいでしょう。現状の業務プロセスを可視化し、問題点を特定したうえで改善を図る必要があります。

現状業務フローの可視化と問題点の洗い出し

社内の各書類がどのようなプロセスを経て決裁完了に至っているのか、現状の業務フローを明確にします。次に、提出率や決裁までの時間、ヒューマンエラーの状況など現場にヒアリングし、問題点を洗い出してください。この作業では、単に形式的な承認ルートを確認するだけでなく、実際の運用との乖離も調査することが重要です。

形式的ルールと実運用の乖離の確認

形式的なルールと実際の運用との間に乖離がないかどうかも詳細に調査しておきましょう。規定上は部長承認が必要とされているが実際には課長承認で運用されているケース、逆に規定にない追加承認が慣習的に行われているケースなど、実態と規定のずれを明確にすることで、システム導入後のトラブルを防ぐことができます。

不要な工程の削減と業務の最適化

こうした調査によって不要な業務やルールが明らかになった場合は、システムに実装する前に思い切って削減することを検討しましょう。長年続けられてきた慣習的な承認ステップの中には、現在では必要性が低いものも存在します。導入を機に業務プロセス自体を見直し、真に必要な承認ステップのみを残すことで、より効率的なワークフローを実現できます。

承認者の人数と配置の適正化

承認者が多すぎるとワークフロー完了までに時間がかかり、少ないと承認作業のタスクが増えすぎて承認者がほかの業務を進められなくなります。申請内容の重要度や金額基準に応じた承認者の設定、代理承認者の配置、承認権限の委譲ルールなどを明確にし、迅速な意思決定と適切な牽制機能のバランスを取ることが求められます。

整理すべき項目	確認内容	対応策
申請書類の種類	どの書類を電子化するか、優先順位は適切か	使用頻度と重要度から優先度を設定し、段階的に電子化
承認ルート	承認者の人数、順序、条件分岐は適切か	金額基準や申請内容による自動振り分けルールを設計
差し戻しプロセス	差し戻しが発生する原因、頻度、対応時間	入力チェック機能の強化、テンプレートの改善
承認期限	各承認ステップの標準処理時間、遅延の発生状況	リマインド機能の設定、エスカレーションルールの策定

ユーザー教育とサポート体制の構築

ワークフローツールの機能がどれだけ優れていても、利用者が適切に使いこなせなければ効果は得られません。システムの操作方法に関する研修や教育が不十分な場合、せっかくの便利な機能も活用されないままになってしまうかもしれません。導入成功には、包括的なユーザー教育とサポート体制の構築が不可欠です。

役割別の研修プログラムの設計

ワークフローツールの利用者は、申請者、承認者、システム管理者など役割が異なり、それぞれに必要な知識やスキルも異なります。申請者向けには基本的な申請方法と入力ルールの研修、承認者向けには承認操作とモバイル端末での利用方法、システム管理者向けにはフロー設定やユーザー管理の研修を実施することで、各役割に応じた適切なスキル習得を支援できます。

操作マニュアルとFAQの整備

研修だけでなく、日常業務の中で疑問が生じた際に参照できる操作マニュアルやFAQ(よくある質問)の整備も重要です。画面キャプチャを豊富に使用した視覚的にわかりやすいマニュアル、よくあるエラーとその対処法をまとめたトラブルシューティングガイド、動画による操作説明などを用意することで、ユーザーの自己解決力を高められます。

問い合わせ窓口の設置と初期サポート体制

導入初期は特に問い合わせが集中するため、専用の問い合わせ窓口を設置し、迅速に対応できる体制を整えることが重要です。社内のITヘルプデスクやシステム管理部門が対応する体制、各部署にキーユーザーを配置して一次対応を担当させる体制、ベンダーのサポートサービスを活用する体制など、自社の規模や体制に応じたサポート体制を構築する必要があります。

操作性の高いツール選定の重要性

ITスキルに自信がない社員でも使えるよう、操作がかんたんなワークフローツールを導入しましょう。直感的なユーザーインターフェース、スマートフォンやタブレットでの操作性、日本語サポートの充実度などを事前に確認し、幅広いITリテラシーレベルの社員が使いこなせるツールを選ぶことで、教育コストを削減できます。

教育・サポート施策	実施内容	実施タイミング
集合研修	基本操作、申請・承認フロー、よくあるエラー対処法	導入1〜2週間前
eラーニング	動画による操作説明、繰り返し学習が可能な教材	導入前から導入後も継続的に提供
キーユーザー育成	各部署の推進担当者向け詳細研修、トラブル対応スキル	導入1ヶ月前
ヘルプデスク	メール・電話・チャットでの問い合わせ対応	導入日から3ヶ月間は手厚く対応
フォローアップ研修	導入後に判明した課題への対応、応用機能の説明	導入1ヶ月後、3ヶ月後

導入後の効果測定とPDCAサイクル

ワークフローツールを導入しただけで満足してはいけません。導入の目的が達成されているかを定量的・定性的に評価し、継続的に改善していくPDCAサイクルの確立が重要です。導入する目的を明確にすることが大切です。必要な機能や連携などを見極めることで、余計なコストや手間がかかることを防げます。この明確にした目的に対して効果を測定することで、投資対効果を評価できます。

定量的な効果測定指標の設定

導入前に設定した目標に対して、客観的に評価できる指標(KPI)を設定することが重要です。承認完了までの平均日数、申請の差し戻し率、申請書類の処理件数、紙の使用量削減率、残業時間の削減率などの指標を設定し、導入前後で比較することで、具体的な改善効果を可視化できます。

利用者からのフィードバック収集

申請者や承認者から困っている点をヒアリングしたり、改善に関する意見を求めたりするのも有効です。定量指標だけでは見えない操作性の問題、業務フローの不具合、追加機能の要望などを把握するために、定期的なアンケート調査やヒアリングを実施し、現場の声を収集することが大切です。

継続的な改善活動の実施

業務フローの変更や人事異動に伴う設定変更の手続きが面倒で、結果的に放置されてしまうというケースも見られます。このような状況を避けるため、定期的な見直しの機会を設け、組織変更や業務プロセスの変化に応じてシステム設定を更新していく必要があります。四半期ごとのレビュー会議の開催、改善提案制度の導入、システム設定の定期メンテナンスなどを実施し、ツールを常に最適な状態に保つことが求められます。

導入効果の社内共有と横展開

測定した効果や成功事例を社内で共有することで、他部署への横展開を促進できます。定量的な改善データを経営層に報告することで、さらなる投資の承認を得やすくなり、現場の成功体験を共有することで、まだ導入していない部署の理解と協力を得られます。社内報やイントラネットでの事例紹介、部門横断の情報共有会の開催などを通じて、組織全体でのワークフローツール活用を推進できます。

測定項目	測定指標	目標設定例
承認スピード	申請から承認完了までの平均日数	5日間から2日間に短縮
申請品質	差し戻し発生率、修正依頼件数	差し戻し率を20%から5%に削減
業務効率	申請・承認業務にかかる時間、処理件数	処理時間を50%削減
コスト削減	紙・印刷費用、保管スペース、郵送費	年間コストを30%削減
利用状況	システム利用率、ログイン頻度、申請件数	全部署で利用率90%以上達成
ユーザー満足度	アンケート評価、問い合わせ件数	満足度4.0以上(5段階評価)

ワークフローツールと他システムの連携方法は?

ワークフローツールは申請・承認業務を効率化するシステムですが、業務の完結には前後工程で利用する他システムとのデータ連携が不可欠です。承認が終わった情報を基幹システムなどの他のシステムに渡す必要があるケースが大半を占めます。本章では、ワークフローツールと他システムを効果的に連携させる具体的な方法と、連携によって実現できる業務自動化の範囲について解説します。

会計システムとの連携による経費精算自動化

会計システムとワークフローツールを連携することで、申請・承認から会計処理までを一気通貫で完結でき、バックオフィス業務を効率化できるメリットがあります。経費精算業務における承認プロセスと会計処理の自動連携は、多くの企業で最優先すべき連携領域です。

経費精算データの自動仕訳機能

ワークフローシステムと会計システムを連携すれば、経費申請や支払い処理の承認情報がそのまま仕訳データとして会計システムに自動連携されます。従来は経理部門が承認済みの経費申請書を確認しながら手作業で仕訳入力を行っていましたが、連携によって承認完了と同時に仕訳データが自動生成されるため、経理担当者の作業負荷を大幅に軽減できます。

具体的には、交通費・宿泊費・接待費などの経費項目ごとに勘定科目を設定しておくことで、申請内容に応じた仕訳パターンが自動で適用されます。これにより、入力ミスのリスクが低下するだけでなく、月次決算の処理スピードも向上するため、経営判断に必要な財務データをタイムリーに把握できるようになります。

支払いデータの連携と振込処理効率化

経費精算が承認された際、会計システムへの仕訳データだけでなく、銀行振込に必要な支払いデータも自動連携できます。承認済みの経費申請から支払先の口座情報・振込金額・振込日などの情報を抽出し、会計システムや金融機関の総合振込サービスと連携することで、振込処理業務の自動化を実現できます。

この連携により、経理担当者が各申請書から支払情報を転記する手間が省けるだけでなく、転記ミスによる誤振込のリスクも排除できます。また、支払予定日に基づいた資金繰り管理も容易になるため、キャッシュフロー管理の精度向上にも寄与します。

電子帳簿保存法対応とデータ保管の一元化

ワークフローシステムで申請・承認された文書は、電子帳簿保存法に則り文書管理システムで保管する必要があります。会計システムとの連携においては、承認済み経費申請書と添付された領収書画像を自動的に電子帳簿保存法に対応した形式で保管する仕組みが重要です。

連携項目	連携内容	期待効果
仕訳データ	承認完了時に勘定科目・金額を自動転送	経理担当者の入力作業を80%削減
支払データ	振込先口座情報・金額を振込システムへ連携	振込処理時間を70%短縮、誤振込リスク排除
領収書画像	電子帳簿保存法対応形式で文書管理システムへ保存	法令遵守とペーパーレス化の両立
予算管理データ	部門別・プロジェクト別経費の集計情報を連携	リアルタイムな予算消化状況の把握

CRM/SFAとの連携で営業承認プロセス効率化

CRM（顧客関係管理）やSFA（営業支援）システムとワークフローツールを連携することで、営業活動における見積承認・値引き承認・契約承認といったプロセスを大幅に効率化できます。営業担当者は顧客対応に集中しながら、必要な承認を迅速に取得できる環境が実現します。

見積・値引き承認の迅速化

営業担当者がCRM/SFAシステム上で見積書を作成すると、設定された条件（金額・値引率など）に応じて自動的にワークフローツールへ承認依頼が送信されます。承認者は承認依頼を受け取ると、顧客情報や過去の取引履歴をCRM/SFA側から参照しながら判断できるため、的確かつ迅速な意思決定が可能です。

承認完了後は、その結果がCRM/SFAシステムへ自動反映され、営業担当者は即座に顧客へ見積書を提示できます。この一連のプロセス自動化により、商談から受注までのリードタイムが短縮され、競合他社よりも早い提案が可能となり、受注率の向上につながります。

案件情報と承認履歴の紐付け管理

CRM/SFAシステムに登録されている案件情報と、ワークフローツールで管理される承認履歴を紐付けることで、営業プロセス全体の可視化が実現します。どの案件がどの段階の承認を経ているか、承認に要した時間はどれくらいか、といった情報を一元的に把握できるため、営業マネージャーは案件の進捗管理とボトルネックの特定が容易になります。

また、承認履歴がCRM/SFA側に蓄積されることで、将来的な営業戦略の立案にも活用できます。特定の製品や顧客セグメントにおける承認傾向を分析することで、承認ルールの最適化や営業方針の改善につなげることができます。

契約書作成から締結までのシームレスな連携

営業承認が完了した後、契約書の作成・締結プロセスへスムーズに移行できる連携も重要です。ワークフローツールで承認された案件情報を電子契約システムへ自動連携することで、契約書の自動生成や取引先への送信が効率化されます。ワークフローシステムと電子契約システムを連携できれば、稟議が決裁された時点で、契約内容や取引先などの情報が電子契約システムに登録されます。

連携フェーズ	連携内容	ビジネスへの効果
見積作成・承認	CRM/SFAからワークフローへ自動申請、承認結果の自動反映	商談スピードを50%向上、受注率の改善
案件進捗管理	承認ステータスをCRM/SFAのダッシュボードで可視化	営業マネージャーの管理工数を60%削減
契約締結	承認済み案件情報を電子契約システムへ連携	契約締結リードタイムを70%短縮
売上計上	契約情報を会計システムへ連携し自動仕訳	営業から経理までのデータ一貫性確保

人事システムとの連携による人事申請一元管理

人事システムとワークフローツールを連携することで、人事異動・採用・研修・評価といった人事関連の申請業務を一元的に管理できます。ワークフローシステムと人事システムとの連携で、人事情報（人事異動・組織改編・役職の変更など）を稟議申請に活用できるようになります。

組織情報の自動同期と承認ルート更新

人事システムに登録されている組織構成・役職・所属部門などの情報をワークフローツールへ自動同期することで、承認ルートを常に最新の組織体制に合わせて維持できます。人事異動や組織改編が発生した際も、人事システム側で更新するだけで、ワークフローツールの承認経路が自動的に変更されるため、システム管理者の設定変更作業が不要になります。

この仕組みにより、異動直後の承認遅延や、退職者への誤った承認依頼といったトラブルを防止できます。特に大規模な組織改編が行われる年度初めなどにおいて、この自動同期機能は大きな効果を発揮します。

入社・退社手続きのワークフロー自動化

人事システムで新規採用者の入社情報を登録すると、ワークフローツールへ自動的に入社申請が起票され、関連部門（総務・IT・経理など）への通知と承認プロセスが開始されます。各部門は自部門で必要な準備（社員証発行・PC準備・アカウント作成など）を並行して進められるため、入社日までの準備期間を短縮できます。

同様に、退職手続きにおいても、人事システムからワークフローツールへ退職申請が連携され、貸与品の返却確認・アカウント削除・退職金計算といった一連の手続きを漏れなく管理できます。これにより、情報セキュリティリスクの低減と、退職者への適切な対応が実現します。

勤怠データと人事評価の統合管理

ワークフローシステムと勤怠管理システムの連携によって、残業・休暇申請といった申請内容がリアルタイムで勤怠データに反映が可能です。承認された残業申請や有給休暇申請が自動的に勤怠システムへ反映されることで、給与計算の精度が向上し、人事部門の集計作業も削減されます。

さらに、勤怠データや研修受講履歴、目標管理シートなどの情報を人事評価システムと連携することで、評価プロセスにおける客観的データの活用が容易になります。評価者は各種申請履歴や実績データを参照しながら公正な評価を行えるため、従業員の納得感も高まります。

人事業務	連携内容	効率化効果
組織管理	人事異動・役職変更時の組織情報自動同期	承認ルート更新作業を自動化、管理工数90%削減
入退社管理	入社・退職手続きの関連部門への自動通知と承認管理	手続き漏れゼロ、準備期間を50%短縮
勤怠管理	残業・休暇申請の承認情報を勤怠システムへ自動反映	給与計算の精度向上、集計作業時間を70%削減
人事評価	目標管理・研修履歴を評価システムへ連携	評価の客観性向上、評価作業時間を40%短縮

API連携とRPA活用による業務自動化拡張

ワークフローツールの業務自動化範囲をさらに拡張するには、API連携とRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を組み合わせた高度な連携手法が有効です。これらの技術を活用することで、標準的な連携機能では実現できない複雑な業務プロセスの自動化が可能になります。

API連携による柔軟なシステム間データ連携

API（Application Programming Interface）を活用した連携は、ワークフローツールと他システムをプログラム的に接続する方法です。既存のWebシステムから、楽々WorkflowIIをワークフローエンジンとして利用することができます。WebAPIを使用することで、既存システムの変更を最小限に抑えながら、リアルタイムなデータ連携を実現できます。

API連携の利点は、連携タイミングを柔軟に制御できる点です。承認完了時・申請取り下げ時・差し戻し時など、特定のイベントが発生した際に外部システムへデータを送信したり、外部システムから必要な情報を取得したりできます。また、複数のシステムを順次連携させることも可能なため、複雑な業務フローにも対応できます。

RPAによる非API対応システムとの連携

ワークフローの周辺にあるデータ編集作業や入出力作業、報告作業などにRPA活用することで、作業を自動化し業務全体の効率を向上しました。APIが提供されていない古い基幹システムや、クラウドサービスとの連携においては、RPAツールが有効です。

RPAは人間がコンピュータ上で行う操作を記録し、自動実行するツールです。ワークフローツールで承認が完了すると、RPAが自動的に起動して承認データを取得し、対象システムの画面を操作してデータ入力を行います。画面操作ベースでの連携となるため、API連携に比べると処理速度は劣りますが、システム改修が不要という大きなメリットがあります。

APIとRPAを組み合わせたハイブリッド連携

より高度な業務自動化を実現するには、APIとRPAを組み合わせたハイブリッド連携が効果的です。例えば、ワークフローツールからAPIで承認データを取得し、RPAがそのデータを加工・編集した後、複数の基幹システムへ順次入力するといった複合的な処理を自動化できます。

この手法は、一つの申請が複数システムに影響を与える業務において特に有効です。購買申請を例にとると、承認完了後にAPIで購買データを取得し、RPAが在庫管理システム・発注システム・会計システムへ順次データを登録するといった一連の処理を無人で実行できます。

外部サービス連携とデータプラットフォームの活用

ワークフローツールと複数の外部システムを効率的に連携させるには、データ連携プラットフォームの活用も有効な選択肢です。データ連携ツールを活用することで、基幹システムのデータを容易にクラウドのワークフローに連携できるようになります。

データ連携プラットフォームは、各種システム間のデータ変換・転送を一元的に管理するサービスです。ワークフローツールから送信されたデータを適切な形式に変換し、複数の連携先システムへ配信できます。個別にAPI連携やRPA連携を構築するよりも、運用管理が容易になり、将来的な連携先の追加や変更にも柔軟に対応できます。

連携手法	適用場面	メリット	注意点
API連携	API提供システムとのリアルタイム連携	高速・正確・リアルタイム処理が可能	開発スキルが必要、API仕様変更への対応
RPA連携	API非対応の既存システムとの連携	システム改修不要、導入が比較的容易	画面変更時の修正が必要、処理速度が遅い
ハイブリッド連携	複数システムへの複雑な連携処理	柔軟な業務プロセス自動化が実現	設計・構築の複雑度が高い
データプラットフォーム	多数のシステム間連携を一元管理	管理が容易、拡張性が高い	プラットフォーム利用コストが発生

ワークフローツールと他システムの連携方法は、自社の業務特性や既存システムの状況に応じて最適な手法を選択することが重要です。まずは業務量の多い領域から段階的に連携を進め、運用ノウハウを蓄積しながら連携範囲を拡大していくアプローチが成功の鍵となります。

よくある質問(FAQ)

ワークフローツールの導入にはどのくらいの期間が必要ですか?

一般的には、小規模な組織で1〜2ヶ月、中堅企業で2〜3ヶ月、大規模組織では3〜6ヶ月程度が目安となります。導入期間は業務フローの複雑さ、既存システムとの連携範囲、ユーザー数などによって変動します。段階的に導入することで、現場の混乱を最小限に抑えながら確実に定着させることが可能です。

既存のExcel申請書をそのまま使い続けることはできますか?

はい、可能です。AppRemoのようにExcel申請書をそのままワークフローシステム化できるツールを選べば、これまで使い慣れた申請書フォーマットを変更することなく電子化できます。フォーマット変更による現場の混乱を避けられるため、スムーズな導入が実現します。

ワークフローツールの導入費用はどのくらいかかりますか?

費用体系はツールによって大きく異なります。クラウド型の場合、ユーザー数に応じた月額課金が一般的で、1ユーザーあたり月額300円〜1,000円程度が相場です。オンプレミス型では初期導入費用として数十万円〜数百万円かかることもあります。無料プランや無料トライアルを提供しているツールもあるため、まずは試用してから判断することをおすすめします。

承認者が外出中でもスマートフォンから承認できますか?

ほとんどの現代的なワークフローツールはモバイル対応しており、スマートフォンやタブレットから承認作業が可能です。専用アプリを提供しているツールもあれば、ブラウザからアクセスできるものもあります。リモートワークや出張が多い組織では、モバイル対応の有無は重要な選定基準となります。

小規模企業でも導入効果は得られますか?

小規模企業でも十分に導入効果を得られます。むしろ少人数組織では意思決定が早く、導入による変化への適応もスムーズです。承認スピードの向上、紙書類の削減、テレワーク対応など、企業規模に関わらず多くのメリットを享受できます。小規模チーム向けの無料プランや低価格プランを活用すれば、コストを抑えた導入も可能です。

既存の会計システムや人事システムと連携できますか?

多くのワークフローツールは、主要な会計システムや人事システムとAPI連携やデータ連携機能を提供しています。連携することで経費精算データの自動取り込みや人事申請の一元管理が可能になり、二重入力の手間を削減できます。導入前に連携可能なシステムを確認し、必要に応じてベンダーに相談することをおすすめします。

セキュリティ面での安全性は確保されていますか?

企業向けワークフローツールは、ISO27001などのセキュリティ認証を取得している製品が多く、通信の暗号化、アクセス権限管理、操作ログの記録など、多層的なセキュリティ対策が実装されています。クラウド型ではデータセンターのセキュリティも重要で、国内データセンターを利用しているかどうかも確認ポイントです。

導入後に業務フローを変更することはできますか?

ほとんどのワークフローツールでは、導入後も業務フローの変更や追加が可能です。組織変更や業務プロセスの見直しに柔軟に対応できることは、ワークフローツールの大きな利点です。変更の容易さはツールによって異なるため、カスタマイズ性や拡張性を事前に確認しておくことが重要です。

まとめ

ワークフローツールは、企業の承認業務を効率化し、意思決定のスピードを大幅に向上させる強力なソリューションです。本記事では、ワークフローツールの基本概念から選定ポイント、おすすめの15製品の比較、そして導入時の注意点まで幅広く解説してきました。

ワークフローツールを導入することで、承認スピードの向上、ペーパーレス化によるコスト削減、内部統制の強化、テレワーク環境での業務継続性確保といった多くのメリットが得られます。特に従来の紙ベースの承認フローと比較すると、処理時間の短縮や進捗状況の可視化によって業務効率が劇的に改善されます。

ツール選定においては、自社の業務プロセスとの適合性、既存システムとの連携可能性、モバイル対応、セキュリティ、拡張性といった複数の観点から総合的に判断することが重要です。企業規模や業種によって最適なツールは異なるため、無料トライアルを活用して実際に使い勝手を確認することをおすすめします。

製造業、小売業、IT企業、サービス業など、業種ごとに重視すべきワークフローの特性は異なります。自社の業務特性を十分に分析し、それに合った機能を持つツールを選択することで、導入効果を最大化できます。

導入にあたっては、現場の抵抗を減らす段階的なアプローチ、事前の業務フロー設計、充実したユーザー教育とサポート体制の構築が成功の鍵となります。導入後も効果測定とPDCAサイクルを回すことで、継続的な業務改善が実現します。

特に、これまで使い慣れたExcel申請書をそのまま活用したいとお考えの企業には、AppRemoが最適な選択肢となります。Excelフォーマットをそのままワークフローシステム化できるため、現場の混乱を最小限に抑えながら電子化を進められます。フォーマット変更による業務への影響を心配されている方にとって、AppRemoは導入ハードルが低く、高い費用対効果が期待できるツールです。

ワークフローツールの導入を本格的に検討される際は、まず自社の課題と要件を整理することから始めましょう。AppRemoについてさらに詳しく知りたい方は、AppRemo製品ガイドで機能や導入事例、価格体系などの詳細情報をご確認いただけます。製品ガイドでは、実際の画面イメージや導入ステップ、サポート体制についても詳しく紹介されています。

デジタルトランスフォーメーション(DX)が加速する現代において、ワークフローツールの導入は単なる業務効率化ツールの導入ではなく、働き方改革を実現し、企業競争力を高めるための重要な戦略的投資です。本記事で紹介した情報を参考に、自社に最適なワークフローツールを見つけ、業務改革の第一歩を踏み出していただければ幸いです。

この記事の執筆・監修者

陰山祐

株式会社システムエグゼ　営業部　AppRemoチーム長 住宅業界のソリューション営業などの経歴を経て、2021年システムエグゼに入社。以降、製造業や建設業など幅広いクライアントの業務効率化に貢献。現在はAppRemoセールスグループ長としてチームを牽引しながら、業務改善コンサルタントとしてセミナー等でノウハウ発信を行っている。

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