テレワークの導入を考えてはいるものの、社内での前例がないため何から手を付けてよいかわからないという会社の担当者も多いようです。そのような方に向けて、テレワークの意味や概要、テレワークを導入する際に必要な準備、導入の際の注意点などを解説します。
テレワークの意味
テレワークとは、「遠い、遠隔」などの意味がある「tele（テレ）」と、仕事や作業などの「work（ワーク）」を組み合わせた言葉です。近年のICT（Information and Communication Technology＝情報通信技術）の発達はめざましく、インターネット接続環境があれば場所や時間にとらわれず柔軟な働き方が可能です。
会社に勤務する社員がオフィスに出社することなく別の場所で働くことを「雇用型テレワーク」と呼び、会社に属さずフリーランスで働くスタイルを「自営型テレワーク」と呼び分けています。
近年、多様な働き方を実現するために、日本政府もテレワークの推進に向けたさまざまな取り組みを実施してきました。さらに、新型コロナウイルス感染対策に伴い、テレワークを導入して成果を上げている企業も多くあります。
テレワークにおける働き方
いつも勤務するオフィス以外の場所で働くことをテレワークと言います。働く場所は、自宅、移動中や移動先、サテライトオフィスやコワーキングスペースなどさまざまです。新型コロナウイルス感染対策を目的としたテレワークなら、在宅勤務を採用している企業が多いでしょう。
従業員は会社とインターネットで連絡を取り合います。パソコンや携帯電話は、会社から貸与されたものを使うこともあれば、自分のものを使うこともあります。
営業で取引先や移動中に、モバイル端末やノートパソコンなどを使って業務を行うことも可能で、「モバイルワーク」と呼ばれます。
テレワークの導入で期待できる効果
テレワークは、社員だけでなく会社にとっても大きなメリットがあります。
1つ目のメリットは、生産性の向上です。営業職であれば、より迅速に顧客対応ができ、出先からオフィスに戻らなくてもよくなります。在宅勤務なら通勤に費やす体力を軽減できる分、仕事に集中しやすくなるでしょう。テレワークに伴い業務フローを見直すことで、業務効率を向上させることも可能です。
2つ目に挙げられるのは、コスト削減です。社員全員分の固定席を設ける必要がなくなり、オフィス規模を縮小できます。ほかにも、書類のペーパーレス化が進み、社員の通勤手当も不要になるため、経費の節約につながるでしょう。
3つ目に、人材流出を防げます。自宅やサテライトオフィスで勤務できるなら、結婚や出産、介護などを理由に退職する社員が減るでしょう。離職率が低下するなら、社員教育に費やした時間やコストも無駄にならず、会社にとっても有益です。
4つ目に、ワークライフバランスの実現にも役立ちます。通勤にかけていた時間を、家族と過ごしたり自分の趣味や勉強に用いたりできるようになるでしょう。
テレワークの導入方法
初めに、テレワークの導入目的の明確化が重要です。何のためのテレワークなのか、従業員全体の理解が得られなければ、導入してもうまく行きません。テレワーク導入のポリシーも定めます。
次に、現状の業務内容についてテレワークの可否を分析して検討する必要があります。そして、各部門でテレワーク推進のリーダーとなる責任者を決め、テレワークに関する現状の課題点を洗い出しましょう。
テレワークの導入に当たり、労務管理、通信環境や貸与機器などの整備と費用負担、就労環境などについて話を詰めていきます。各社員の就労状況が見えにくくなるため、勤怠管理や人事評価制度を見直して、就業規則を変更することは特に大切です。対象者、導入する部門、頻度（週1～2回、週3日以上など）といった導入範囲も決めなければなりません。
最後に、本格導入の前には試行期間を設け、効果測定を行いましょう。社員のフィードバックを通して課題点を見つけ、調整を加えてから本格導入してください。
テレワークの課題や注意点
テレワークで起こりやすい問題はいくつかあります。
第一に、コミュニケーションが取りづらいことです。オフィスワークと違って、業務上で生じた疑問点などをその場で質問したり、相談したりすることができません。チャットツールなどを活用してやり取りしやすくする必要があります。
第二に、勤務の様子が見えないため、働きすぎるかサボるかのどちらかに二極化しやすいことです。勤怠管理ツールを利用することで、不公平感のない管理や評価ができるでしょう。
第三に、情報漏洩の不安も付きまといます。端末のウィルス感染や端末の紛失、データの持ち出しなどの問題です。ウィルス対策やデータの暗号化、社員のITリテラシーやセキュリティ意識を高める教育が必要でしょう。
最後に考えたいのが、承認印を押すためだけに出社しなければならない、いわゆる「ハンコ出社」です。重要な契約書のための社判や代表者印の押印ならともかく、出張許可や経費購入の稟議・承認のためにわざわざ出社するケースもあります。データでやり取りしていても、最終的に書類を印刷してファイリングするために出社する事例も見られました。
ワークフローシステムを利用すれば、稟議の申請や承認業務がWeb上で進められます。どこからでも迅速に申請や承認作業が行えるため、生産性もアップします。
ハンコ出社がなくなれば新型コロナ感染のリスクも減り、社員の健康を守ることにもつながるでしょう。こうしたテレワークを円滑に行うシステムの整備は急務といえます。
まとめ
テレワークを導入しても、全員が完全な在宅勤務に移行するのは難しいといわれています。しかし、業務フローを見直したり文書をデータ化したりすることで、少なくともハンコ出社は避けられます。
テレワーク時代の業務フロー機能に特化したテレワークフローシステム「AppRemo（アップリモ）」なら、申請・承認業務がよりスピーディーにこなせます。出先や自宅でも、ノートパソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットなどの端末から、いつでも申請承認作業が可能です。承認待ちの書類があれば通知されるため、業務が滞らずビジネスチャンスを逃すこともありません。疑問点があれば連携したチャット機能でやり取りでき、ログも残せます。各種申請書には、使い慣れたExcelファイルをそのまま利用できるのも便利です。ぜひ活用してみてはいかがでしょうか。
