ワークフロー承認ルートの作り方｜
承認フローを最適化する実践マニュアル【図解付き】

公開日 2026.01.13
陰山祐

ワークフローシステムを導入したものの、承認ルートの設計に悩んでいませんか？適切な承認ルートを構築できれば、業務のスピードが向上し、組織全体の生産性を大きく改善することができます。本記事では、ワークフロー承認ルートの基本から実践的な設計方法まで、図解を交えながら体系的に解説します。

この記事でわかること

ワークフロー承認ルートの基本概念と4つの主要な種類
承認ルートを効果的に設計するための原則と具体的な手順
承認が滞留する原因と承認者不在時の対応など、実務で直面する課題の解決策
AppRemoやkintoneなど主要システムでの承認ルート設定の実例
承認時間を短縮し業務効率を高めるための最適化ポイントと成功事例

承認ルートの設計は、単なるシステム設定ではありません。組織の意思決定プロセスを可視化し、業務の流れを最適化する重要な取り組みです。本記事を読むことで、あなたの組織に最適な承認ルートを設計・運用するための実践的な知識とノウハウを習得できます。承認フローの改善によって、決裁スピードの向上、業務の透明性確保、そして従業員の働きやすさの向上を実現しましょう。

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ワークフロー承認ルートとは何か？

承認ルートとは、申請された内容が承認を経て、最終的に決裁されるまでの経路・道筋のことを指します。企業や組織における業務プロセスにおいて、申請者が提出した書類や依頼事項が、適切な承認者による確認を経て最終決裁に至るまでの道筋を明確に定めたものです。

たとえば、営業部の社員が交通費精算を申請する場合、「申請者→課長→部長→経理担当→最終決裁者」といった流れで承認が進んでいきます。この一連の流れにおいて、誰がどの段階で承認を行うかを示したものが承認ルートとなります。

承認ルートは特定職位の人物を承認者・決裁者とするのが一般的であり、申請の種類や内容、その他条件に応じて承認に関わる人数や経路が変化します。このため、企業の規模や業務の性質によって、承認ルートの形態は大きく異なるのが特徴です。

承認ルートの基本概念

承認ルートは、企業における意思決定プロセスを可視化し、責任の所在を明確にするための重要な仕組みです。適切な承認ルートを設計することで、業務の透明性が高まり、不正やミスの防止にもつながります。

承認ルートを構成する要素には、次のようなものがあります。

要素	説明	具体例
申請者	業務の起点となる人物で、承認を求める書類や依頼を提出する担当者	営業担当者、一般社員
承認者	申請内容を確認し、承認または差し戻しの判断を行う中間的な役割を担う人物	課長、マネージャー、部門長
決裁者	最終的な承認権限を持ち、申請内容の実行可否を決定する人物	部長、役員、社長
承認ステップ	申請から決裁までの間に設けられる承認段階の数	2段階承認、3段階承認

このルートは職務権限規程などによって統制され、職位ごとの承認権限や決裁権限が明確に定められています。職務権限規程は、組織内でどの役職がどの範囲の業務について承認できるかを文書化したものであり、承認ルート設計の基礎となります。

また承認ルートには、申請内容に応じた柔軟性を持たせることができます。たとえば、金額や重要度によって承認者の人数を増やしたり、特定の部門への回覧を追加したりすることで、リスク管理と業務効率のバランスを取ることが可能です。

ワークフローシステムにおける承認ルートの役割

ワークフローシステムにおいて、承認ルートは業務の自動化と効率化を実現する中核的な機能です。システム上で承認ルートをあらかじめ設定しておくことで、申請者は複雑な承認経路を意識することなく、必要な情報を入力するだけで申請を進めることができます。

承認ルートの設定は、コーポレート・ガバナンス（企業統治）の要である内部統制強化につながります。適切な承認ルートを構築することで、次のような効果が期待できます。

業務プロセスの標準化：全従業員が統一されたルールに従って申請・承認を行うことで、業務品質が向上します。
証跡管理の徹底：いつ、誰が、何を承認したのかという証跡も管理しやすくなります。これにより監査対応や不正防止に役立ちます。
意思決定の迅速化：承認者に自動で通知が送られるため、承認待ちの時間が短縮され、業務全体のスピードが向上します。
承認状況の可視化：現在どの段階で承認が止まっているかをリアルタイムで把握できるため、遅延への対応が迅速に行えます。

さらに、ワークフローシステムを導入することで、複雑な承認ルートであっても自動的に判別でき、承認ルートの見直し・改善も行いやすくなります。組織変更や人事異動があった場合でも、システム上で承認ルートを一元管理できるため、メンテナンスの手間を大幅に削減できます。

承認ルートと決裁ルートの違いは？

「承認ルート」と「決裁ルート」は、しばしば同じ意味で使われますが、厳密には異なる概念です。両者の違いを理解することで、より正確な業務設計が可能になります。

項目	承認ルート	決裁ルート
対象範囲	申請から最終決裁までの全体的な経路を指す	最終的な意思決定を行う権限者に至るまでの経路を指す
含まれる段階	確認、承認、決裁のすべてのステップが含まれる	主に決裁権限を持つ者への経路に焦点を当てる
権限の性質	中間承認者は内容確認や一次承認を行う	決裁者は最終的な実行可否を判断する権限を持つ
使用場面	ワークフローシステム全体の設計や説明で使われる	特に重要な意思決定や高額案件の承認で使われる

実務においては、「承認ルート」という用語が包括的に使われることが多く、その中に決裁のプロセスも含まれています。ただし、重要な案件や高額の支出を伴う申請では、「決裁」という言葉を使って最終的な意思決定権限を明確にすることが一般的です。

たとえば、10万円以下の経費申請では課長承認で完結するものの、100万円を超える設備投資の場合は部長や役員による決裁が必要になるといった具合です。このように、承認ルートは申請内容の重要度や金額に応じて柔軟に設計されることで、適切なガバナンスと業務効率の両立を実現します。

また、承認ルートは承認フローを構成する要素のひとつであり、承認ルートを適切に設定することが承認フローの最適化につながります。承認フローとは、申請から決裁までの業務プロセス全体を指す言葉であり、承認ルートはその中核となる経路設計を担っています。

承認ルートの主な種類と特徴

ワークフローにおける承認ルートには、業務内容や組織の特性に応じて複数のパターンが存在します。組織の規模や申請の種類・重要性によって変化する承認ルートを理解し、適切に選択することで、承認業務の効率化と正確性を両立させることができます。

本章では、ワークフローで一般的に使用される4つの承認ルート形式について、それぞれの特徴と適用場面を詳しく解説します。これらの基本型を理解することで、自社の業務に最適な承認フローを設計することができるようになります。

直線型承認ルート

承認ルートでもっともシンプルなのが「直線型」です。この形式は、申請者から承認者へ順番に承認を進めていく最も基本的なパターンとなっています。

「申請者→課長→部長→役員」のように、一直線に承認が進みます。申請内容が順序立てて上位者に回付されていくため、流れが非常にわかりやすく、誰もが理解しやすい構造となっているのが特徴です。

直線型承認ルートは、定型的な申請業務や日常的な業務承認に適しています。例えば、部署内での経費精算や一般的な稟議案件など、承認の順序が明確に決まっている業務で効果を発揮します。

ただし、承認者が増えるほど処理時間が長くなるという課題があります。承認者が多段階に設定されている場合、各承認者が順番に承認を行う必要があるため、決裁までの時間が延びてしまう可能性があることに注意が必要です。

メリット	デメリット	適用場面
承認の流れが明確でわかりやすい	承認者が増えると処理時間が長くなる	定型的な申請業務
責任の所在が明確になる	承認者の不在時に滞留しやすい	部署内の日常的な承認業務
設定が簡単で運用しやすい	柔軟性に欠ける	承認順序が重要な案件

分岐型承認ルート

分岐型承認ルートは、申請内容や状況に応じて、承認の経路が複数に分かれる形式です。このタイプは、承認プロセスの途中で関係部署や関係者への確認が必要になる場合に使用されます。

例えば、新規取引先との契約締結においては、営業部門の承認を得た後、法務部門と経理部門の両方に承認依頼が分岐するケースが該当します。各部門がそれぞれの専門的な視点から申請内容を確認することで、多角的なチェック体制を構築できるのが特徴です。

分岐型承認ルートでは、分岐した後の承認が完了した時点で、再び承認の流れが合流して最終決裁者へと進むパターンが一般的です。この仕組みにより、複数部門の専門知識を活用しながら、適切な意思決定を行うことができます。

また、分岐後の各ルートで承認を得る必要がある案件や、特定の条件を満たした場合にのみ特定部門の承認を求める設定も可能です。例えば、一定金額以上の契約であれば財務部門の承認を追加するといった運用ができます。

メリット	デメリット	適用場面
複数部門の専門的な確認を得られる	承認ルートが複雑になりやすい	複数部門に関わる案件
多角的なチェックが可能	管理が煩雑になる可能性がある	契約締結や規程改定
リスク管理の精度が向上する	承認に時間がかかる場合がある	クロスファンクショナルなプロジェクト

並列型承認ルート

申請書を同時に複数の承認者へ回す方式が並列型承認ルートです。この形式では、複数の承認者が同時並行で申請内容を確認できるため、承認プロセスの時間短縮を実現できます。

並列型には主に3つの承認方式があります。1つ目は「AND承認（合議）」で、すべてのルートで承認を得る必要がある方式です。2つ目は「OR承認」で、複数の承認者のうち誰か一人が承認すれば次のステップに進める方式となっています。3つ目は「多数決承認」で、過半数の承認を得られれば決裁可能とする方式です。

例えば、部署横断的なプロジェクトの承認において、複数の部門長が同時に内容を確認する場合や、専門的な知見を持つ複数の担当者から意見を得る必要がある場合に有効です。直線型と比較して承認スピードが向上するため、迅速な意思決定が求められる業務に適しています。

ただし、条件によっては実質的な順番が発生するケースもあります。例えば、ある承認者の判断が他の承認者の判断に影響を与える場合などです。そのため、並列型を採用する際は、各承認者の役割と責任範囲を明確にしておくことが重要となります。

承認方式	内容	適用例
AND承認（合議）	すべての承認者の承認が必要	重要な投資判断、規程変更
OR承認	いずれか一人の承認で進行可能	代理承認が認められる案件
多数決承認	過半数の承認で決裁可能	委員会での意思決定

条件分岐型承認ルート

条件分岐型は、金額や申請内容によって承認ルートが変動する際に使用する形式です。申請内容の特性に応じて、自動的に適切な承認ルートが選択される仕組みとなっています。

申請書の金額が10万円未満の場合は課長が最終決裁を行い、10万円以上であれば課長が承認し、さらに部長が最終決裁を担当する設定が代表的な例です。このように、申請内容の重要性や金額に応じて必要な承認ステップが自動的に調整されるのが特徴です。

金額基準だけでなく、申請の種類や対象地域、プロジェクトの規模など、さまざまな条件を設定できます。例えば、会議で対応するエリアが西日本に決定したら西日本を担当する部署に、東日本に決定したら東日本を担当する部署に承認を回すといった、状況に応じた柔軟な運用が可能です。

条件分岐型を導入することで、申請プロセスの最適化が図れます。少額の申請については承認ステップを簡略化して迅速に処理し、高額な申請については慎重な審査を行うといった、メリハリのある承認体制を構築できます。

ただし、条件分岐型は規模が大きくなればなるほど承認者が増える傾向にあります。そのため、条件設定を行う際には、業務効率と適切なガバナンスのバランスを考慮する必要があります。

条件の種類	分岐例	効果
金額基準	5万円未満は課長決裁、5万円以上は部長決裁	金額に応じた適切な権限者による承認
申請種類	人事関連は人事部経由、設備投資は財務部経由	専門部署による適切なチェック
地域・拠点	東日本案件は東日本統括部、西日本案件は西日本統括部	地域特性を考慮した判断
プロジェクト規模	大規模案件は役員承認を追加	リスクに応じた承認レベルの調整

効果的な承認ルートの設計方法

承認ルートの設計は、業務効率化と適切なガバナンスを両立させるために極めて重要なプロセスです。不適切な設計は承認の滞留や不正リスクを高め、逆に過度に簡略化すれば必要なチェック機能が働かなくなります。本章では、効果的な承認ルート設計のための原則と具体的な方法を詳しく解説していきます。

承認ルート設計の基本原則

承認ルート設計における基本原則を理解することは、長期的に運用可能なワークフローを構築するための土台となります。これらの原則に従うことで、業務の効率性と統制のバランスを適切に保てるようになります。

職務権限規程との整合性を確保する

承認ルートは職務権限規程の内容に則って決めることが基本となります。職務権限表では、組織で必要な申請について起票可能者から最終承認者までが規定されており、実務上の申請書はこの規程に照らし合わせることで適切な承認ルートを決定できます。この整合性を保つことで、組織としての責任範囲が明確になり、誤った判断や独裁的な経営を防止できます。

職務権限規程に基づいた承認ルート設計では、申請内容の重要性や金額に応じて承認者の階層を変更する仕組みが重要です。例えば、10万円未満の経費申請は課長承認で完結し、10万円以上は部長承認を必要とするといった金額基準を設けることで、効率性と統制を両立できます。

必要最小限のステップ数を維持する

承認ステップは必要最小限に抑えることが効率化の基本原則です。承認者が増えるほど処理時間が長くなり、承認の滞留リスクも高まります。一方で、ステップを減らしすぎると必要なチェック機能が働かなくなるため、適切なバランスを見極める必要があります。

承認ルートが適切かつ明確に設定されていない場合、然るべき人物の確認・承認を得ないまま決裁されてしまう可能性が高まり、誤った判断・意思決定に陥りやすくなります。そのため、各ステップの必要性を検証し、形式的な承認者や重複する確認作業を排除することが重要です。

承認の透明性と追跡可能性を確保する

承認ルートは誰が見ても理解できる明確さが求められます。申請者が自分の申請がどのような経路を辿るのかを事前に把握でき、現在どの段階にあるのかをリアルタイムで確認できる仕組みが必要です。この透明性により、申請者は適切なタイミングで必要な対応を取れるようになり、承認者側も自身の役割と責任を明確に認識できます。

また、承認履歴が確実に記録され、後から参照できる体制を整えることで、監査対応やトラブル発生時の原因究明がスムーズに行えます。いつ、誰が、どのような判断を下したのかという証跡を残すことは、コンプライアンス強化の観点からも不可欠です。

柔軟性と変更対応力を備える

組織は常に変化するため、承認ルートも定期的な見直しが必要となります。組織改編、人事異動、新規事業の立ち上げなど、様々な要因で最適な承認ルートは変化します。設計段階から将来的な変更を想定し、容易に修正できる仕組みを構築しておくことが重要です。

特にワークフローシステムを導入する際は、運用開始後の承認ルート変更に柔軟に対応できる製品を選定することが求められます。プログラミングスキルがなくても管理者が承認ルートを変更できるシステムであれば、組織の変化に迅速に対応できます。

部門や職位に応じた承認フロー設計

組織の規模や構造、業務の性質によって最適な承認フローは大きく異なります。部門特性や職位階層を踏まえた設計を行うことで、実態に即した効率的なワークフローを実現できます。

部門特性を反映した承認ルートの構築

各部門には固有の業務特性や意思決定プロセスがあります。例えば、営業部門では顧客対応のスピードが重視されるため、承認ステップを最小限に抑えた迅速な意思決定が求められます。一方、経理部門や法務部門では正確性とコンプライアンス遵守が優先されるため、複数の確認ステップを設けることが適切です。

製造部門では品質管理や安全性の観点から技術担当者の承認が必要となり、人事部門では個人情報保護の観点から限られた担当者のみがアクセスできる承認ルートを設計する必要があります。このように、部門ごとの業務特性を十分に理解したうえで承認フローを設計することが成功の鍵となります。

職位階層に基づいた承認権限の設定

一般的には、申請者→課長→部長→社長のように設定することが多く、会社の職務権限規程に則って設定します。職位が上がるにつれて承認できる金額や案件の重要度も大きくなるため、階層構造を明確にすることで責任の所在が明確になります。

ただし、すべての申請を最上位まで回す必要はありません。申請内容の重要性や金額によって、どの職位まで承認を必要とするかを明確に定義することが重要です。例えば、5万円以下の経費は課長承認で完結し、5万円以上10万円以下は部長承認、10万円を超える場合は役員承認というように段階的に設定できます。

組織横断的な承認フローの設計

プロジェクト型の業務や複数部門が関わる案件では、組織横断的な承認フローが必要となります。複数の部署による確認が必要な大きな案件を進める場合は、並列型の承認ルートを使用します。この場合、関係する各部門の責任者が同時に承認を行うことで、部門間の調整を効率化できます。

組織横断的な承認では、AND承認（全員の承認が必要）、OR承認（いずれか一人の承認で可）、人数指定承認（過半数以上の承認で可）など、状況に応じた承認方式を選択することが重要です。プロジェクトの規模や重要性、緊急度に応じて適切な方式を採用することで、意思決定のスピードと正確性を両立できます。

マトリックス組織における承認設計

マトリックス組織では、機能別組織とプロジェクト別組織が交差するため、承認ルートが複雑になりがちです。このような組織形態では、職能上の上司とプロジェクト上の上司の両方から承認を得る必要がある場合があります。

この場合、承認の優先順位や同時並行で進める範囲を明確に定義しておくことが重要です。また、プロジェクトごとに承認ルートが変動する可能性が高いため、柔軟に承認者を指定できる未定義型（動的承認）の仕組みを取り入れることも有効な手段となります。

承認者の選定基準をどう決めるべきか？

承認者の選定は承認ルート設計の中核となる重要な判断です。適切な承認者を配置することで、業務の品質向上とリスク管理を実現できます。

専門性と判断能力を重視した選定

承認者は、申請内容を正確に理解し、適切な判断を下せる専門性と経験を持っている必要があります。技術的な申請であれば技術部門の責任者、契約関連であれば法務担当者、財務関連であれば経理責任者というように、内容に応じた専門家を承認者として配置することが基本です。

単に役職が上位というだけでなく、その申請内容について的確な判断ができる知識と経験を持つ人材を選定することで、承認の質が向上し、誤った判断や見落としを防止できます。専門性の観点から、場合によっては職位が下位でも専門知識を持つ担当者を承認ルートに組み込むことも検討すべきです。

責任範囲と権限の明確化

承認者には、その承認によって生じる結果に対する責任が伴います。そのため、承認者の責任範囲と権限を明確に定義し、承認者自身がそれを理解している必要があります。職務権限規程において、どの職位がどの範囲の案件について承認権限を持つのかを明文化しておくことが重要です。

また、承認者が不在の場合の代理承認者も事前に設定しておく必要があります。たとえば「Aさんが不在のときにはBさんが代理で承認する」といった承認ルートを決めておくことで、決裁の遅延を防げます。代理承認者も本来の承認者と同等の判断能力と権限を持つ人材を選定することが求められます。

利益相反の回避

承認者の選定において、利益相反を回避することは極めて重要です。申請者と承認者が親族関係にある場合や、承認によって承認者自身が直接的な利益を得る場合などは、適切な承認が行われない可能性があります。

特に購買や契約に関する承認では、発注先との関係性を考慮し、公正な判断ができる承認者を配置する必要があります。必要に応じて、複数の承認者によるチェック体制を構築することで、不正やミスのリスクを低減できます。

業務負荷の分散

特定の承認者に業務が集中すると、承認の滞留や判断の質の低下につながります。組織全体の申請数と各承認者の処理能力を考慮し、適切に業務を分散させることが重要です。

例えば、部門ごとに副責任者を配置してOR承認の仕組みを導入すれば、責任者が不在でも承認を進められます。また、金額基準や案件の種類によって承認者を分けることで、特定の個人に負荷が集中することを防げます。定期的に承認業務の負荷状況を確認し、必要に応じて承認者の見直しを行うことが望ましいです。

承認ステップ数の最適化

承認ステップ数は業務効率に直接影響する重要な要素です。多すぎると処理時間が長くなり、少なすぎるとチェック機能が不十分になります。最適なバランスを見極めることが求められます。

申請内容の重要度に応じた階層設定

すべての申請に同じステップ数を適用するのではなく、申請内容の重要度や影響範囲に応じて階層を変えることが効率化の基本です。日常的な少額経費や定型的な申請は1〜2ステップで完結させ、高額な投資や重要な契約については3〜4ステップの慎重な審査を行うといった使い分けが有効です。

金額が5万円以内であれば、最終決裁者は課長とし、金額が5万円以上の場合は、最終決裁者は部長になるように設定します。このような条件分岐型の設計により、案件の性質に応じた適切な承認レベルを自動的に適用できます。

冗長なステップの排除

形式的な承認や実質的なチェックが行われていないステップは、業務効率を低下させるだけで価値を生みません。各承認ステップが果たしている役割を検証し、実際に判断や確認が行われているかを確認する必要があります。

例えば、同じ部門内で課長と次長の両方が承認しているが、実質的には同じ観点でのチェックしか行われていない場合、いずれか一方に統合することを検討すべきです。また、慣習的に残っている承認ステップについても、現在の組織体制や業務実態に照らして必要性を再評価することが重要です。

並列処理による時間短縮

承認を直線的に進めるだけでなく、並列処理を活用することで大幅な時間短縮が可能です。複数部門の確認が必要な場合、順番に回すのではなく同時に回付することで、全体の処理時間を短縮できます。

並列型では、各部署の責任者を承認者に複数指定する方法として、AND条件またはOR条件を使い設定するケースが多く、OR条件は承認者の1人が休んでいたり不在だったりしても承認を進められるのが特徴です。特に承認者の不在が予想される場合、OR条件を活用することで業務の停滞を防げます。

ステップ数の定期的な見直し

一度設定した承認ステップ数も、組織の成長や業務環境の変化に応じて見直す必要があります。起業当初は経営者の承認のみで済んでいた案件も、組織が大きくなれば部門長の承認を追加する必要が生じます。逆に、業務が標準化され信頼性が高まれば、承認ステップを削減できる場合もあります。

定期的に承認プロセスの実態を調査し、平均処理時間や滞留発生率などの指標を分析することで、改善の余地を見つけられます。四半期や半期ごとに承認ルートの効率性を評価し、必要に応じて最適化を図ることが推奨されます。

申請金額	推奨承認ステップ数	承認者例	想定処理時間
5万円未満	1ステップ	課長	1〜2日
5万円以上10万円未満	2ステップ	課長→部長	2〜3日
10万円以上50万円未満	3ステップ	課長→部長→役員	3〜5日
50万円以上	4ステップ	課長→部長→役員→経営者	5〜7日

上記の表は一般的な目安であり、業種や組織規模、案件の性質によって適切なステップ数は変わります。自社の実態に合わせてカスタマイズし、定期的な効果測定と改善を繰り返すことで最適な承認ルートを構築できます。

ワークフロー承認ルートの具体的な作成手順

承認ルートを実際に構築する際には、体系的な手順に沿って進めることが重要です。ここでは、効果的な承認ルートを作成するための5つのステップを詳しく解説します。各ステップを丁寧に実施することで、業務実態に即した最適な承認フローを実現できます。

ステップ1：業務フローの可視化

承認ルート作成の第一歩は、現状の業務フローを正確に把握し、可視化することです。各部門で実際にどのような申請業務が発生し、どのような手順で処理されているのかを詳細に洗い出します。

具体的には、稟議申請、経費精算、休暇申請、購買申請など、すべての申請業務をリストアップします。それぞれの申請について、申請者から最終決裁者までの流れを図式化し、業務の全体像を明確にすることが大切です。この作業により、複数の部門にまたがる業務や、重複している手続きなどが明らかになります。

業務フローを可視化する際には、各申請の頻度や重要度も併せて記録します。月間で何件程度の申請が発生するのか、金額規模はどの程度なのか、といった情報を整理することで、優先的に改善すべき業務を特定できます。

また、現場の担当者へのヒアリングも欠かせません。実際の運用では、正式な手順とは異なる方法で処理されている場合もあるため、現場の声を丁寧に聞き取ることで実態に即した業務フローを把握できます。

ステップ2:承認権限の明確化

業務フローの可視化が完了したら、次は各業務における承認権限を明確にします。職務権限規程に基づいて、誰がどの範囲の業務を承認できるのかを整理することが重要です。

職務権限規程では、組織で必要な申請について起票可能者から最終承認者までを規定しており、実務上の申請書がどの申請に該当するかを照らし合わせることで承認ルートを決めることができます。

承認権限の整理では、職位ごとの決裁権限を表形式でまとめると効果的です。以下のような表を作成することで、承認権限が一目でわかるようになります。

申請種類	金額範囲	課長	部長	役員	社長
経費精算	1万円未満	最終承認	-	-	-
経費精算	1万円以上10万円未満	承認	最終承認	-	-
経費精算	10万円以上	承認	承認	最終承認	-
設備投資	100万円未満	承認	承認	最終承認	-
設備投資	100万円以上	承認	承認	承認	最終承認
休暇申請	-	最終承認	-	-	-

このような権限表を作成することで、申請内容や金額に応じて誰が承認すべきかが明確になります。また、部門横断的な申請では、複数部門の承認が必要となる場合もあるため、関連部署との調整権限についても整理しておきます。

もし職務権限規程が整備されていない場合は、この機会に作成することをおすすめします。内部統制を強化し、適切なガバナンス体制を構築するためにも、承認権限の明文化は不可欠です。

ステップ3：承認ルートの図式化

承認権限が明確になったら、実際の承認ルートを図式化します。フローチャートやルート図を用いて、申請から決裁までの流れを視覚的にわかりやすく表現することが重要です。

図式化する際には、申請の種類ごとに異なるルートパターンを整理します。直線型、並列型、条件分岐型など、各申請に最適な承認ルート形式を選択し、それぞれの承認ステップを明示します。

条件分岐型の承認ルートでは、分岐条件を明確に記載することが大切です。例えば「金額が10万円以上の場合は部長承認を追加」「他部門に関連する場合は該当部門の承認を追加」といった条件を、図中に具体的に示します。

また、承認者不在時の代理承認者や、差し戻しが発生した場合の処理フローについても、この段階で設計しておきます。承認者が休暇中や出張中の場合にどのように対応するのか、差し戻された申請はどの段階に戻るのかを明確にすることで、運用時のトラブルを防止できます。

図式化した承認ルートは、関係部門と共有してフィードバックを受けることをおすすめします。実務担当者の視点から見て不明瞭な点や、実際の運用で問題が生じそうな箇所を洗い出し、必要に応じて修正を加えます。

ステップ4：システムへの設定

承認ルートの設計が完了したら、ワークフローシステムに実際の設定を行います。システムの機能を活用して、設計した承認ルートを正確に反映させることが求められます。

多くのワークフローシステムでは、承認者を個人で指定する方法だけでなく、部署や役職で指定する方法も用意されています。例えば「申請者の直属上司」「総務部の部長」といった相対的な指定や役職指定を活用することで、組織変更があった場合でも承認ルートの修正が最小限で済みます。

条件分岐の設定では、申請内容の入力項目に基づいて自動的にルートが判別される仕組みを構築します。金額フィールドの値や、選択項目の内容によって、適切な承認者に自動的に申請が回付されるように設定することで、申請者の負担を軽減できます。

システム設定時のポイントを以下の表にまとめます。

設定項目	設定内容	注意点
承認者指定方法	個人指定、役職指定、部署指定から選択	組織変更時のメンテナンス性を考慮する
条件分岐設定	金額、部門、申請種別などの条件を定義	分岐条件は明確かつシンプルに設計する
代理承認者設定	承認者不在時の代理者を事前登録	定期的な代理者情報の更新が必要
通知設定	メールやシステム通知のタイミングを設定	通知過多にならないよう適切な頻度を設定
差し戻し設定	差し戻し時の戻り先ステップを定義	再申請の流れをわかりやすくする

また、複数の申請書で共通する承認ルートがある場合は、共通承認ルートとして設定することで、メンテナンスの効率化を図ることができます。テンプレートとして承認ルートを登録しておけば、複数のフォームに一括で適用でき、変更が必要な場合もテンプレートを修正するだけで済みます。

ステップ5：テストと検証

システムへの設定が完了したら、本格運用の前に必ずテストと検証を実施します。想定されるすべてのパターンで申請を実行し、承認ルートが設計通りに機能するか確認することが不可欠です。

テストでは、通常パターンだけでなく、例外的なケースも含めて検証します。具体的には、以下のような項目をチェックします。

テスト項目	確認内容
基本動作確認	申請から承認、決裁までの一連の流れが正常に動作するか
条件分岐確認	金額や条件に応じて正しい承認ルートに分岐するか
承認者表示確認	各ステップで適切な承認者が表示されるか
通知機能確認	承認依頼や決裁完了の通知が正しく送信されるか
差し戻し動作確認	差し戻し時に正しいステップに戻り、再承認が可能か
代理承認確認	承認者不在時に代理者が承認できるか
権限設定確認	承認権限のない人が誤って承認できないか
履歴記録確認	承認履歴が正確に記録され、後から参照できるか

テスト実施時には、実際の運用を担当する部門のメンバーにも参加してもらうことをおすすめします。システムの操作性や画面のわかりやすさについてもフィードバックを得ることで、より使いやすいワークフローを構築できます。

テストで問題が発見された場合は、設定を修正し、再度検証を行います。すべてのテスト項目で問題がないことを確認できたら、本格運用に移行します。ただし、運用開始後も定期的に承認ルートの見直しを行い、業務の変化に応じて最適化を続けることが大切です。

本格運用の初期段階では、サポート体制を整えておくことも重要です。利用者から問い合わせがあった場合に迅速に対応できるよう、マニュアルの準備やヘルプデスクの設置を検討します。運用開始後の課題を収集し、継続的に改善を図ることで、より効果的な承認フローを実現できます。

ワークフローシステムでの承認ルート設定実例

ワークフローシステムにおける承認ルート設定は、業務効率化の成否を左右する重要な要素です。実際にどのような手順で承認ルートを設定するのか、また業種ごとにどのような承認フローが採用されているのかを理解することで、自社に最適な承認ルート設計の参考になります。本章では、具体的なワークフローシステムでの設定方法と、業種別の実例を詳しく解説します。

AppRemoにおける承認ルート設定

AppRemoは、日本国内で多くの企業に導入されているワークフローシステムで、直感的な操作で複雑な承認ルートを構築できます。管理者は申請書のフォームを作成後、承認ルートの設定画面から承認フローを構築していきます。

AppRemoにおける承認ルート設定では、まず基本となる直線型の承認ルートから設定を始めることが推奨されています。例えば、経費精算の申請であれば「申請者→課長→部長→経理部長→承認完了」という流れを設定します。この際、各承認者は役職による指定、特定の担当者による指定、または申請者からの相対的な役職による指定など、複数の方法から選択できます。

条件分岐型の承認ルートを設定する場合は、申請書内の項目値を条件として設定します。例えば、金額項目を条件として「5万円未満は課長決裁、5万円以上10万円未満は部長決裁、10万円以上は役員決裁」といった分岐ルートを構築できます。複数の条件を組み合わせることも可能で、金額だけでなく、申請部門や費目などの条件を追加設定することで、より細かな承認フロー制御が実現できます。

並列型承認ルートの設定では、複数部署の承認を同時並行で進める設定が可能です。AND条件を選択すれば全員の承認が必要となり、OR条件を選択すれば誰か一人の承認で次のステップへ進むことができます。また、申請途中で承認者を動的に追加する機能も備えており、予期しない状況にも柔軟に対応できる仕組みとなっています。

設定項目	設定内容	用途
承認者指定方法	役職指定、担当者指定、相対指定	組織変更に柔軟に対応
条件分岐設定	金額、部門、費目などの項目値	申請内容に応じた自動振り分け
並列承認設定	AND条件、OR条件、人数指定	複数部署の同時承認
代理承認設定	承認者不在時の代理者指定	承認遅延の防止

kintoneにおける承認フロー設定

kintoneは、サイボウズ社が提供する業務アプリ構築プラットフォームで、プロセス管理機能を活用することで承認フローを実現できます。kintoneでの承認ルート設定は、アプリの設定画面から「プロセス管理」を選択し、承認フローを構築していきます。

kintoneの承認ルート設定では、ステータスの遷移と承認者の紐づけが基本となります。例えば「未処理→課長承認→部長承認→完了」といったステータスを定義し、各ステータス間の遷移条件と実行者を設定します。実行者は、フィールド値による動的な指定が可能で、申請者の所属部門に応じて自動的に承認者が決定される仕組みを構築できます。

条件分岐を設定する場合は、プロセス管理の分岐機能を使用します。例えば、金額フィールドの値によって異なるステータス遷移を設定することで、申請金額に応じた承認ルートの自動切り替えが実現できます。また、JavaScriptカスタマイズを併用することで、より複雑な条件判定や、承認者への通知内容のカスタマイズなども可能になります。

kintoneの特徴として、アプリ間でのデータ連携が容易な点が挙げられます。例えば、社員マスタアプリと連携することで、承認者情報を一元管理し、組織変更時の承認ルート更新を効率化できます。また、ルックアップ機能を活用すれば、過去の承認実績データを参照しながら申請内容を入力することも可能です。

製造業での承認ルート事例

製造業における承認ルートは、品質管理や安全性確保の観点から、複数の部門による厳格なチェック体制が求められます。実際の製造現場での承認ルート設定事例を見ていきましょう。

設備投資申請の承認ルート

製造設備の購入申請では、金額規模が大きく、複数部門の承認が必要となるケースが一般的です。典型的な承認フローとして、「申請者（製造部門）→製造課長→製造部長→設備管理部門→品質保証部門→購買部門→財務部門→役員会議→社長決裁」という長い承認ルートが設定されます。

この承認ルートでは、設備管理部門が技術的な妥当性を、品質保証部門が品質要求への適合性を、購買部門が価格の妥当性を、財務部門が予算との整合性をそれぞれ確認します。並列型承認ルートと直線型承認ルートを組み合わせた設計により、技術的検討と財務的検討を同時並行で進めることで、承認期間の短縮を実現している企業もあります。

品質異常報告の承認ルート

品質異常が発生した際の報告書承認では、迅速性が重視されます。「現場担当者→品質管理担当者→製造課長→品質保証部長」という比較的シンプルな承認ルートに加えて、異常のレベルに応じて製造部長や工場長への自動エスカレーション機能を設定します。

条件分岐型の承認ルート設定により、不具合の影響度や発生頻度に応じて承認経路が自動的に変更されます。例えば、顧客への影響がある重大な品質異常の場合は、品質保証部長の承認後に自動的に経営層へも報告が届く設定とすることで、リスク管理体制を強化できます。

サービス業での承認ルート事例

サービス業では、顧客対応のスピードが重視されるため、承認ルートも迅速性と柔軟性を重視した設計が求められます。業種特性に応じた承認ルート事例を紹介します。

飲食店チェーンにおける店舗経費申請

飲食店チェーンでは、各店舗からの経費申請が日常的に発生します。承認ルートは「店舗スタッフ→店長→エリアマネージャー→本部経理部」という流れが基本となりますが、金額に応じた条件分岐を設定することで効率化を図ります。

例えば、1万円未満の少額経費は店長決裁で完結、1万円以上5万円未満はエリアマネージャー承認、5万円以上は本部経理部長承認という段階的な承認ルートを設定します。また、モバイル対応のワークフローシステムを活用することで、店舗巡回中のエリアマネージャーもスマートフォンから即座に承認作業を行うことができ、承認スピードが大幅に向上します。

人材派遣業における派遣契約承認

人材派遣業では、派遣契約の承認プロセスが事業の中核となります。「営業担当者→営業課長→派遣先企業の審査（与信管理部門）→人材マッチング確認（派遣管理部門）→契約書作成（法務部門）→営業部長決裁」という複数部門が関与する承認フローが一般的です。

この承認ルートでは、与信管理部門と人材マッチング確認を並列処理することで、承認期間の短縮を実現します。また、契約金額や派遣先企業の属性によって承認ルートが自動的に変更される条件分岐設定により、リスクレベルに応じた適切な承認体制を構築できます。既存取引先との契約更新であれば簡略化された承認ルート、新規取引先であれば厳格な審査を含む承認ルートに自動的に振り分けられる仕組みです。

業種	申請種類	承認ルート特徴	重視するポイント
製造業	設備投資	複数部門による並列承認	技術的妥当性と財務的妥当性の両立
製造業	品質異常報告	レベル別の自動エスカレーション	迅速性とリスク管理
飲食店チェーン	店舗経費	金額別の条件分岐	承認スピードと統制のバランス
人材派遣業	派遣契約	並列処理と取引先属性による分岐	与信管理とマッチング精度

これらの事例からわかるように、ワークフローシステムでの承認ルート設定は、業種や業務内容に応じて柔軟にカスタマイズすることが重要です。単純な直線型だけでなく、並列型や条件分岐型を適切に組み合わせることで、承認の質を保ちながら業務効率を大幅に向上させることができます。また、承認者不在時の代理設定やモバイル対応など、運用面での工夫も承認フロー最適化には欠かせない要素となっています。

承認ルートでよくある課題と解決策

承認ルートは業務効率化や内部統制の強化に不可欠な要素ですが、運用の中でさまざまな課題が発生します。途中で承認が滞ったり、不正やミスが発生する可能性があります。本章では、実際の運用現場で頻繁に発生する課題と、それぞれの解決策を具体的に解説します。

承認が滞留する原因は何か？

承認業務において最も深刻な問題の一つが、承認プロセスの滞留です。誰で承認が止まっているのかがわからなかったりといった状況が発生すると、業務全体が停滞してしまいます。滞留の原因を正しく把握し、適切に対処することが重要です。

承認ステップ数が多すぎる

複数の人から承認を得なければならない申請書ほど、多くの人が関われば関わることになるため、遅延が発生しやすくなります。承認者が5人以上になると、各承認者の確認に時間がかかり、申請から決裁までの期間が長期化する傾向があります。これは承認ルート設計時に過剰な確認プロセスを設定してしまうことが原因となっています。

承認者の優先順位が明確でない

承認者が自身の承認業務の優先順位を把握していない場合、他の業務に追われて承認作業が後回しになることがあります。特に紙ベースの運用では、申請がどこまで進んでいるのかが見えにくく、承認が滞った際に対処が遅れることも少なくありません。申請者からの確認依頼も発生し、双方にとって負担が増加します。

申請内容の不備や記載ミス

申請書の記載内容に不備があると、承認者は差し戻しを行う必要があります。差し戻しから再申請までに時間がかかり、結果として承認プロセス全体が遅延します。特に申請ルールが明文化されていない場合、申請者は何を記載すべきか判断できず、不備が繰り返されることになります。

解決策：システム化と進捗可視化

滞留を防ぐためには、ワークフローシステムの導入が効果的です。システム上で承認の進捗が一目で確認できるため、どの段階で承認が止まっているかも簡単に把握可能です。さらに、承認者への自動通知機能を活用することで、未対応の申請を速やかに処理できる環境を整えることができます。また、承認ステップ数を定期的に見直し、本当に必要な承認者のみに絞り込むことも重要です。

承認者不在時の対応方法

出張や商談などによって承認者が外出している機会が多いと、承認を得ることができず決裁が進まないこともあります。承認者の不在は計画的なものもあれば、突発的な事態により発生することもあり、適切な対応策を事前に準備しておくことが求められます。

代理承認者の設定

たとえば「Aさんが不在のときにはBさんが代理で承認する」といった承認ルートを決めておくことで、決裁の遅延を防げます。代理承認者は、通常の承認者と同等の権限と責任を持つことを明確にし、組織内で周知しておく必要があります。代理承認者は承認者の職位や業務内容を理解している人物を選定することが望ましいでしょう。

自動エスカレーション機能の活用

一定期間内に承認が行われない場合、自動的に上位者や代理承認者にエスカレーションする仕組みも有効です。例えば、承認依頼から48時間経過しても対応がない場合、自動的に部門長に通知が送られるように設定できます。これにより、承認者の不在による業務停滞を最小限に抑えることができます。

モバイル承認の導入

スマートフォンやタブレットから承認できる環境を整備することで、承認者が外出先や自宅からでも承認作業を行えるようになります。移動中や出張先からでも迅速に対応できるため、承認の遅延を大幅に削減できます。クラウド型のワークフローシステムであれば、セキュリティを確保しながらモバイル承認を実現できます。

対応方法	メリット	導入のポイント
代理承認者の設定	不在時でも業務が停止しない	権限と責任を明確化し、事前に周知する
自動エスカレーション	長期の放置を防止できる	エスカレーション条件を適切に設定する
モバイル承認	場所を問わず承認が可能	セキュリティ対策を十分に行う

承認ルートが複雑化した場合の見直し方

組織の成長や業務の多様化に伴い、承認ルートは徐々に複雑化していきます。複雑な承認ルートの場合、紙どの管理だと紛失したり、誰で承認が止まっているのかがわからなかったりと承認ルートを敷いていてもミスが発生する可能性があります。複雑化した承認ルートを放置すると、業務効率の低下だけでなく、従業員の負担増加にもつながります。

現状の承認ルートを可視化する

まずは、すべての申請種類について現在の承認ルートを図式化し、可視化することが重要です。フローチャートを作成することで、どこに無駄なステップがあるのか、どの承認者が複数の申請で重複しているのかを把握できます。可視化により、関係者全員が承認プロセスの全体像を理解できるようになります。

承認ステップの必要性を検証する

各承認ステップについて、本当にその承認が必要なのかを検証します。形式的な承認や確認のみで実質的な判断を行わない承認者は、ルートから除外することを検討すべきです。また、承認権限を見直し、一定金額以下の申請は課長承認で完結させるなど、条件に応じた簡略化も効果的です。

業務内容に応じた承認ルートの分類

すべての申請を同じ承認ルートで処理するのではなく、業務の重要度や金額に応じて承認ルートを分類することが重要です。例えば、少額の経費精算と高額の設備投資では、必要な承認レベルが異なります。条件分岐型の承認ルートを活用することで、必要最小限の承認ステップで決裁できるようになります。

定期的な見直しサイクルの確立

承認ルートは一度設定したら終わりではなく、定期的な見直しが必要です。年に一度、もしくは組織変更のタイミングで承認ルートを見直す機会を設けることで、常に最適な状態を維持できます。見直しの際には、実際に承認業務を行う担当者からのフィードバックを収集し、現場の声を反映させることが大切です。

差し戻しや取り消しのルール設計

承認プロセスには、差し戻しや取り消しといった例外処理が必ず発生します。これらの処理に関するルールが明確でないと、承認フロー全体が混乱し、業務効率が著しく低下します。適切なルール設計により、例外処理も円滑に行えるようになります。

差し戻しの権限と条件を明確化する

差し戻しは、申請内容に不備がある場合や追加情報が必要な場合に実施されます。誰がどのような条件で差し戻しできるのかを明確にしておくことが重要です。例えば、「承認者は申請内容に不備がある場合、理由を明記して申請者に差し戻すことができる」といった具体的なルールを設定します。差し戻しの理由を記録として残すことで、同じミスの再発防止にもつながります。

差し戻し後の再申請フロー

差し戻しされた申請が修正されて再提出された場合、どこから承認フローを再開するのかを明確にする必要があります。一般的には、差し戻しを行った承認者から再度承認プロセスが始まりますが、内容によっては最初から承認を取り直す必要がある場合もあります。再申請時のルールを事前に定めておくことで、混乱を防ぐことができます。

申請の取り消しルール

申請者が承認途中で申請を取り消したい場合のルールも設定しておく必要があります。承認途中の取り消しは、どの段階までであれば可能なのか、取り消しには誰の承認が必要なのかを明確にします。一般的には、最終承認が完了する前であれば申請者が取り消せる設定が多いですが、組織によっては承認者の許可を必要とする場合もあります。

例外処理の履歴管理

差し戻しや取り消しといった例外処理は、すべて履歴として記録する仕組みを構築することが重要です。いつ誰がどのような理由で差し戻しや取り消しを行ったのかを記録することで、内部統制の強化につながります。また、差し戻しの発生頻度を分析することで、申請書のフォーマット改善や申請ルールの見直しにも活用できます。

処理種類	実施者	実施条件	記録すべき項目
差し戻し	承認者	申請内容に不備がある場合	差し戻し日時、理由、差し戻し者
取り消し	申請者	最終承認前まで	取り消し日時、理由、取り消し者
再申請	申請者	差し戻し後の修正完了時	再申請日時、修正内容、修正者

これらの課題を適切に解決することで、承認ルートは本来の機能を十分に発揮し、業務効率化と内部統制強化の両立が実現できます。特にワークフローシステムの導入は、これらの課題を包括的に解決する有効な手段となるため、検討する価値があります。

承認フローを最適化するためのポイント

承認フローの最適化は、業務効率化と意思決定のスピードアップに直結する重要な取り組みです。ここでは、承認フローを円滑に進めるための具体的なポイントと実践方法について解説します。

承認スピードを向上させる工夫

承認スピードを向上させるためには、承認ルートそのものを見直す必要があります。承認工程が多すぎると完了までに時間がかかってしまうため、承認工程は必要最小限に絞ることが重要です。各工程において「本当にその人が確認と承認をする必要があるのか」という視点から、不要な承認ステップを削減できます。

また、承認期限を設けることも効果的な手段となります。並列型の承認ルートでは、一部の承認者の対応が遅れてしまうと全体がストップしてしまうため、あらかじめ承認期限を明確に設定しておく必要があります。期限を設定することで、承認者の対応遅延を防ぎ、スムーズな意思決定が実現できます。

さらに、承認者不在時の対応体制を整備することも重要です。出張や休暇で承認者が不在の場合、代わりに承認できる代理承認者を設定しておくことで、業務の停滞を防ぐことができます。代理承認者の権限範囲と責任を明確にしたルールを定めておくことで、緊急時でも円滑に承認業務を継続できる体制を構築できます。

課題	解決策	期待される効果
承認ステップが多すぎる	必要最小限の承認者に絞り込む	承認時間の短縮
承認者の対応遅延	承認期限を設定する	滞留の防止
承認者不在による停滞	代理承認者を設定する	業務の継続性確保
特定の承認者への集中	承認権限の分散配置	負荷の均等化

モバイル対応で承認をスムーズにする方法

モバイル対応は、承認スピードを大幅に向上させる重要な要素です。外出先や移動中でもスマートフォンやタブレットから承認作業ができる環境を整えることで、承認者がオフィスに戻るまで待つ必要がなくなります。

モバイル対応のワークフローシステムを導入する際には、以下の点を確認することが重要です。まず、スマートフォンの小さな画面でも操作しやすいインターフェースになっているかを確認します。申請内容が見やすく表示され、承認・差し戻しのボタンが押しやすい位置に配置されていることが求められます。

次に、セキュリティ対策が適切に施されているかを確認する必要があります。モバイル端末からのアクセスでは、生体認証や二段階認証などの認証機能を活用することで、セキュリティを確保しながら利便性を高めることができます。また、端末紛失時のリモートロック機能やデータ削除機能も重要な要素です。

さらに、オフライン環境でも一部の機能が利用できるかどうかも確認ポイントとなります。通信環境が不安定な場所でも申請内容を閲覧できる機能があれば、承認者は移動中でも内容を確認し、通信環境が回復した際に速やかに承認作業を完了できます。

通知機能の効果的な活用法

通知機能を効果的に活用することで、承認の確認漏れや遅延を防ぐことができます。ワークフローシステムにおける通知機能は、承認者に対して自動的にアラートを送信し、承認待ちの案件があることを知らせる仕組みです。

通知のタイミングと頻度を適切に設定することが重要です。申請が提出された直後に初回通知を送信し、一定時間が経過しても承認されていない場合には、リマインド通知を送信する設定が効果的です。ただし、通知が頻繁すぎると承認者の負担となるため、組織の業務フローに合わせた適切な間隔を設定する必要があります。

通知方法も複数の手段を組み合わせることで、確実性が高まります。システム内の通知だけでなく、メール通知やチャットツールとの連携、プッシュ通知など、承認者が普段利用しているコミュニケーション手段を活用することで、通知を見逃すリスクを軽減できます。

また、通知内容には申請の概要や緊急度、申請者情報などを含めることで、承認者が通知を受け取った時点で案件の重要性を判断できるようにします。承認期限が近づいている案件については、通知の表示方法を変更するなど、視覚的に優先度を示す工夫も有効です。

通知タイプ	送信タイミング	活用目的
初回通知	申請提出直後	承認依頼の即時伝達
リマインド通知	未承認の場合に定期的に送信	確認漏れの防止
期限前アラート	承認期限の1日前など	期限切れの防止
差し戻し通知	差し戻し実行時	修正対応の促進
完了通知	最終承認完了時	プロセス完了の共有

定期的な承認ルート見直しの重要性

承認ルートは一度設定したら終わりではなく、組織や事業の変化に応じて定期的に検証し、継続的に見直しを行うことが重要です。組織体制の変更、業務内容の変化、法規制の改正などによって、最適な承認ルートは変化していくためです。

定期的な見直しを実施する際には、まず現状の承認ルートを可視化し、実際の運用状況を分析します。どの承認ステップで時間がかかっているのか、特定の承認者に業務が集中していないか、不要な承認ステップが含まれていないかなどを確認します。ワークフローシステムのログデータを活用することで、客観的な分析が可能となります。

見直しの頻度については、少なくとも年に1回は全社的な承認ルートの棚卸しを実施することが推奨されます。ただし、組織改編や業務プロセスの大きな変更があった場合には、その都度見直しを行う必要があります。また、日常的に承認フローを運用する中で問題点が発見された場合には、速やかに改善を検討する体制を整えることも重要です。

見直しを行う際には、現場の担当者や承認者からのフィードバックを積極的に収集します。実際に承認業務を行っている担当者からの意見には、システム上のデータだけでは見えてこない課題が含まれていることが多いためです。定期的なアンケートや意見交換会を実施することで、実効性の高い改善策を立案できます。

さらに、間違えが起こりやすいポイントや原因を調べて改善できれば、差し戻しを減らして、スムーズに決裁を完了できるようになります。申請者が入力ミスをしやすい項目や、承認者が判断に迷いやすい条件などを特定し、申請フォームの改善や承認基準の明確化を行うことで、承認フロー全体の品質を向上させることができます。

見直し項目	確認内容	改善アクション例
承認ステップ数	各申請における承認回数の適切性	不要なステップの削除、承認者の統合
承認者の負荷	特定の承認者への集中状況	承認権限の委譲、代理承認者の追加
承認所要時間	申請から決裁までの平均日数	並列承認の導入、期限設定の見直し
差し戻し率	各申請における差し戻し発生頻度	申請フォームの改善、承認基準の明確化
組織体制との整合性	現在の組織構造との適合状況	承認ルートの再設計、権限マトリクスの更新

承認ルートの見直しによって得られた改善効果は、定量的に測定し、組織内で共有することが重要です。承認時間の短縮率、差し戻し件数の削減率、承認者の業務負荷の変化などを数値化することで、改善活動の成果を可視化し、継続的な改善活動へのモチベーションを維持できます。

承認ルート運用の成功事例

ワークフローの承認ルートを適切に設計・運用することで、業務効率が大幅に向上した企業が数多く存在します。本章では、大手企業から中小企業まで、さまざまな規模の組織における承認ルート改善の成功事例をご紹介します。これらの事例を参考にすることで、自社の承認フロー最適化に向けた具体的なヒントを得ることができます。

大手企業における承認フロー改善事例

大手企業では、組織の規模が大きく複雑な承認ルートが存在するため、ワークフローシステムの導入による改善効果が特に顕著に現れます。ここでは、グローバル企業や公益財団法人における承認フロー改善の具体的な取り組みと成果をご紹介します。

RPA企業における申請・承認業務の負担軽減事例

急速な組織拡大により社員数が増加したグローバルRPA企業では、申請・承認業務の負担が増大する課題に直面しました。従来、メールによる申請とExcelによる管理を行っており、効率性だけでなく情報の正確性の面でも問題が発生していました。

同社では、ワークフローシステムを導入することで、申請から承認、決裁までのプロセスを電子化しました。システム上で承認ルートが自動的に設定されることにより、承認者を判断する手間や承認漏れのリスクが大幅に削減されました。また、承認の進捗状況がリアルタイムで可視化されることで、承認が滞留している箇所を即座に把握できるようになり、迅速な対応が可能となりました。

公益財団法人における承認期間短縮と業務効率化

公益財団法人岡山県環境保全事業団では、組織体制の変更をきっかけに申請業務の改革に踏み切り、承認ルートや権限の明確化、組織規定の改訂、ワークフローシステムの導入などの取り組みを実施しました。

この取り組みにより、申請業務におけるさまざまな「ムダ・ムラ・ムリ」の削減に成功し、承認までの期間を約1／3に短縮したほか、150万円／年ほどの業務効率化効果を達成しました。特に、承認ルートの明確化により、誰がどの段階で承認すべきかが明確になり、承認者の迷いや判断ミスが減少しました。

改善項目	導入前	導入後	改善効果
承認期間	平均15日	平均5日	約1／3に短縮
業務効率化効果	―	150万円／年	コスト削減
承認ルート管理	不明確	明確化・システム化	ミス・ムダの削減

中小企業での承認ルート効率化事例

中小企業においても、承認ルートの最適化による業務効率化の効果は大きく現れます。規模が小さいからこそ迅速な意思決定が可能であり、承認フローの改善によって組織全体の生産性を高めることができます。

紙ベース申請からの脱却による効率化

従業員数100名規模の製造業では、長年にわたり紙ベースでの申請・承認プロセスを続けていましたが、申請書の紛失や承認の遅延が頻発していました。特に、複数の部署をまたぐ申請では、書類が誰のもとにあるのかわからず、確認作業に多くの時間を費やしていました。

ワークフローシステムを導入した結果、承認の進捗状況がリアルタイムで把握できるようになり、承認が滞留している箇所を即座に特定してリマインドできる環境が整いました。また、外出先や出張先からもモバイル端末で承認できるようになったことで、承認者不在による決裁遅延が大幅に減少しました。

条件分岐型承認ルートの導入事例

サービス業の中小企業では、申請内容や金額に応じた承認ルートの設定が曖昧で、本来必要な決裁者の承認を得ずに処理が進んでしまうケースがありました。この課題を解決するため、条件分岐型の承認ルートを設計し、システムに実装しました。

具体的には、10万円未満の経費申請は課長決裁、10万円以上50万円未満は部長決裁、50万円以上は役員決裁といった金額基準を明確に設定しました。システムが申請内容を自動判定して適切な承認ルートに振り分けることで、承認ルートのミスが解消され、内部統制が強化されました。

金額区分	承認ルート	平均承認時間（導入前）	平均承認時間（導入後）
10万円未満	申請者→課長	3日	1日
10万円以上50万円未満	申請者→課長→部長	5日	2日
50万円以上	申請者→課長→部長→役員	10日	4日

承認時間を50%削減した事例

承認時間の大幅な短縮は、業務のスピードアップだけでなく、従業員の生産性向上や顧客対応の迅速化にも直結します。ここでは、承認時間を50%以上削減することに成功した企業の具体的な取り組みをご紹介します。

モバイル対応による承認スピードの向上

従業員の多くが外回りや出張に出る営業主体の企業では、承認者が社内にいないことが多く、決裁までに平均7日から10日を要していました。この課題を解決するため、モバイル対応のワークフローシステムを導入し、スマートフォンやタブレットからでも承認業務を行えるようにしました。

導入後は、承認者が移動中や外出先でも即座に承認処理を行えるようになり、承認時間が平均3日から4日へと約50%短縮されました。また、プッシュ通知機能により、承認依頼があった際に即座に通知が届くため、承認漏れや確認忘れも大幅に減少しました。

代理承認機能の活用による決裁遅延の防止

承認者が長期出張や休暇で不在の場合、承認が停止してしまう問題を抱えていた企業では、代理承認機能を活用することで決裁遅延を解消しました。システム上で代理承認者を事前に設定しておくことで、承認者不在時には自動的に代理承認者に承認依頼が回るように設計しました。

この仕組みにより、承認者の不在が重なった場合でも承認プロセスが停滞することがなくなり、決裁までの時間が従来の半分以下になりました。特に、緊急性の高い案件では、この機能が大きな効果を発揮しています。

通知機能とリマインド機能の効果的活用

承認が滞留する主な原因の一つは、承認者が承認依頼に気づかないことです。この課題に対し、ある企業では、メール通知やシステム内通知を組み合わせた多段階の通知設定を行いました。申請が提出された際の初回通知に加え、24時間承認されない場合は自動的にリマインド通知が送信される仕組みを構築しました。

この取り組みにより、承認者の見落としが減少し、承認待ち時間が大幅に短縮され、全体の承認プロセスが50%以上スピードアップしました。また、承認の進捗状況が可視化されることで、申請者側も安心して業務を進められるようになりました。

改善施策	具体的な取り組み	効果
モバイル対応	スマートフォン・タブレットからの承認を可能に	外出先でも即座に承認処理が可能となり承認時間が50%短縮
代理承認機能	承認者不在時の代理承認者を事前設定	承認者不在による決裁遅延を解消
通知・リマインド	多段階の通知とリマインド機能を設定	承認漏れが減少し承認待ち時間が大幅短縮
進捗可視化	承認状況をリアルタイムで確認できる仕組み	申請者・承認者双方の不安解消と業務効率向上

これらの成功事例から、承認ルートの最適化は単にシステムを導入するだけでなく、承認ルートの設計、代理承認の設定、通知機能の活用など、複数の要素を組み合わせることで大きな効果を発揮することがわかります。自社の課題や業務特性に応じて、これらの施策を適切に組み合わせることが、承認フロー改善成功の鍵となります。

よくある質問（FAQ）

承認ルートは何段階まで設定できますか？

承認ルートの段階数に技術的な制限はありませんが、実務上は3〜5段階が最も効率的です。段階が多すぎると承認に時間がかかり、業務スピードが低下します。承認者の権限レベルと業務の重要度を考慮し、必要最小限の段階数に設定することが推奨されます。

承認者が複数部署にまたがる場合の設定方法は？

複数部署にまたがる承認ルートでは、並列型や条件分岐型の承認フローを活用します。各部署の承認を同時進行させる並列承認や、申請内容に応じて承認ルートを自動分岐させる設定が効果的です。部署間の承認順序を明確にし、権限範囲を事前に定義することが重要です。

承認ルートの変更は簡単にできますか？

ワークフローシステムでは、管理者権限があれば承認ルートの変更は比較的容易に行えます。ただし、既に進行中の申請には変更が適用されない場合が多いため、変更のタイミングには注意が必要です。定期的な見直しを前提に、柔軟に変更できるシステムを選ぶことをおすすめします。

承認者が休暇中の場合はどうすればよいですか？

承認者不在時には、代理承認者の設定や自動エスカレーション機能の活用が有効です。事前に代理承認者を指定しておくか、一定期間承認されない場合に上位承認者へ自動的に通知される仕組みを構築することで、業務の停滞を防ぐことができます。

紙の承認フローからシステム化する際の注意点は？

紙の承認フローをシステム化する際は、既存の業務プロセスをそのまま移行するのではなく、見直しの機会として活用することが重要です。不要な承認ステップの削減や、承認基準の明確化を行い、システム化のメリットを最大限に引き出すことができます。従業員への十分な説明とトレーニングも成功の鍵となります。

承認ルートの設定に必要な権限は何ですか？

承認ルートの設定には通常、システム管理者権限が必要です。組織によっては、部門管理者が自部門内の承認ルートを設定できる権限を付与する場合もあります。権限の範囲は組織のセキュリティポリシーに応じて適切に設定することが求められます。

承認ルートの履歴は保存されますか？

多くのワークフローシステムでは、承認ルートの履歴が自動的に保存されます。誰がいつ承認したか、差し戻しや取り消しがあったかなど、監査証跡として記録されるため、コンプライアンス対応や業務改善の分析に活用できます。保存期間はシステムの設定や法的要件に応じて決定します。

条件分岐型承認ルートはどのような場合に使いますか？

条件分岐型承認ルートは、申請金額や申請内容によって承認者を変える必要がある場合に使用します。例えば、10万円以上の経費申請は部長承認が必要、100万円以上は役員承認が必要といった金額基準や、購買品目や契約種別による承認ルートの切り替えに適しています。

まとめ

ワークフロー承認ルートは、組織の意思決定プロセスを効率化し、業務の透明性を高めるための重要な仕組みです。本記事では、承認ルートの基本概念から設計方法、具体的な作成手順、そして運用における課題と解決策まで、実践的な内容を解説してきました。

効果的な承認ルートを設計するためには、まず業務フローを可視化し、承認権限を明確にすることが不可欠です。その上で、直線型、分岐型、並列型、条件分岐型といった承認ルートの種類から、自社の業務に最適な形式を選択します。承認ステップ数は必要最小限に抑え、承認スピードと統制のバランスを取ることが重要です。

システム導入時には、AppRemoやkintoneなどのワークフローシステムを活用することで、承認ルートの設定と運用を大幅に効率化できます。特に承認者不在時の代理承認設定や、モバイル対応による承認のスピードアップは、現代の働き方に不可欠な機能といえるでしょう。

承認ルート運用の成功事例では、承認時間を50%削減した企業や、複雑化した承認フローを見直して業務効率を大幅に改善した企業の取り組みをご紹介しました。これらの事例に共通するのは、定期的な見直しと継続的な改善の姿勢です。一度設定した承認ルートも、組織の変化や業務の変化に応じて柔軟に見直すことで、常に最適な状態を維持できます。

承認フローの最適化は、単なる効率化だけでなく、従業員の働きやすさや組織全体の生産性向上にもつながります。承認が滞留する、承認ルートが複雑すぎるといった課題がある場合は、本記事で解説した解決策を参考に、承認ルートの見直しを検討してみてください。

もしワークフロー承認ルートの構築や最適化について、より詳しい情報や具体的な導入方法を知りたい場合は、AppRemoの活用をおすすめします。AppRemoは直感的な操作で承認ルートを設定でき、柔軟な条件分岐や代理承認機能など、実務で必要な機能を網羅しています。詳しい機能や導入事例については、AppRemo製品ガイドをご覧いただくと、自社に最適な承認フロー構築のヒントが得られます。

承認ルートの適切な設計と運用により、組織の意思決定スピードが向上し、業務全体の生産性が高まります。本記事が、皆様の承認フロー最適化の一助となれば幸いです。

この記事の執筆・監修者

陰山祐

株式会社システムエグゼ　営業部　AppRemoチーム長 住宅業界のソリューション営業などの経歴を経て、2021年システムエグゼに入社。以降、製造業や建設業など幅広いクライアントの業務効率化に貢献。現在はAppRemoセールスグループ長としてチームを牽引しながら、業務改善コンサルタントとしてセミナー等でノウハウ発信を行っている。

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