Googleワークフロー入門｜
無料ツールで申請・承認フローを自作する方法

日々の業務で発生する稟議や経費精算などの申請・承認業務を、コストをかけずに効率化したいとお考えではないでしょうか。Googleフォームやスプレッドシート、Google Apps Script（GAS）といった無料ツールを活用すれば、自社に合ったGoogleワークフローを自作できます。本記事では、具体的な作り方から活用事例、自作の限界までを丁寧に解説します。

Googleワークフローとは？無料で自作できる申請・承認の仕組み

日々の業務において、稟議書や経費精算などの申請・承認プロセスは欠かせないものです。テレワークの普及に伴い、場所を問わず業務を継続できる環境づくりが求められています。しかし、専用のワークフローシステムを導入するにはコストがかかるため、手軽に始められる方法を探している方も多いのではないでしょうか。そのような課題を解決する選択肢となっているのが、Googleが提供する無料ツールを活用してワークフローを構築する方法です。

Googleワークフローとは、Google Workspace（旧G Suite）に含まれる各種アプリケーションを組み合わせて、社内の申請・承認フローを電子化する仕組みのことです。専用のシステムを新たに購入しなくても、普段利用しているツールを連携させることで、初期費用をかけずに独自のワークフローを自作できます。インターネット環境さえあれば、パソコンからだけでなくスマートフォンからでも申請や承認の操作が可能です。

Googleの無料ツールでワークフローが作れる理由

Googleが提供するクラウドサービスには、データの入力、蓄積、自動処理を行うための機能が標準で備わっています。これらを組み合わせることで、ワークフローに必要な要素を網羅できます。

具体的には、Google Forms（Googleフォーム）を入力画面として利用し、Google Spreadsheets（Googleスプレッドシート）で申請データを蓄積できます。さらに、GAS（Google Apps Script）というプログラミング言語を活用することで、申請が行われた際に承認者へ自動で通知メールを送信したり、承認ステータスを更新したりする処理を実装できます。このように、入力からデータ保存、通知までの連携がスムーズに行えるため、無料ツールのみで本格的なワークフローを構築できます。

また、クラウド上でデータが一元管理されるため、紙の書類を持ち回る必要がなくなるだけでなく、紛失のリスクを低減できるのも大きな利点です。複数人が同時にアクセスしてリアルタイムに状況を確認できるため、業務の透明性も向上させることができます。

どんな申請業務に使えるか

Googleの無料ツールを活用したワークフローは、入力項目を自由にカスタマイズできるため、社内のさまざまな申請業務に適用できます。複雑な条件分岐が少ない、直線的な承認ルートの業務に特に適しています。

以下に、代表的な活用例を表にまとめました。

このように、日常的に発生する定型的な申請業務の多くを、Googleのツールで電子化できます。専用のワークフローシステムを導入する前の段階として、まずは身近な申請業務からスモールスタートでデジタル化を進めることができます。紙の書類や口頭でのやり取りから脱却し、業務効率化の第一歩を踏み出すための有効な手段として活用できます。

Googleワークフローを自作する3つの方法

Googleが提供する各種ツールを組み合わせることで、自社の業務に合わせた申請や承認の仕組みを構築できます。それぞれの方法には特徴や適した運用規模があるため、自社の要件に合わせて最適な手段を選択することが重要です。以下の表に、各アプローチの特徴を整理しています。

方法①　Google Workspaceの標準承認機能を使う

方法①　Google Workspaceの標準承認機能を使う場合、プログラミングの知識がなくても手軽に承認プロセスを導入できます。GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートには、ファイルそのものに対して関係者へ承認をリクエストする機能が標準で備わっています。この機能を利用することで、作成した見積書や企画書などの文書について、上長や担当者に直接確認を依頼できます。

承認者が承認または却下の操作を行うと、その履歴がファイルに記録されるため、誰がいつ確認したのかがわかりやすく管理できます。また、承認が完了したファイルは編集がロックされる設定にすることもできるため、改ざんを防ぐことができます。追加のシステム開発が不要であり、すぐに運用を開始できることが大きな利点となっています。

方法②　Google FormsとSpreadsheetsで申請システムを作る

方法②　Google FormsとSpreadsheetsで申請システムを作るアプローチは、社内の定型的な申請業務を電子化したい場合に適しています。Google Formsで申請用の入力画面を作成し、送信されたデータをGoogleスプレッドシートに自動で蓄積できます。これにより、紙の申請書から脱却し、データを一元管理できます。

例えば、有給休暇の申請や備品の購入依頼など、決まった項目を入力させる業務において効果を発揮します。申請データはスプレッドシートの行として追加されるため、管理者は一覧から状況を把握できます。ただし、標準機能だけでは承認や却下といったステータス変更を自動で通知することはできないため、スプレッドシート上で確認欄を設けるなどの運用ルールを工夫する必要があります。

方法③　Google Apps Script（GAS）で自動化・承認機能を追加する

方法③　Google Apps Script（GAS）で自動化・承認機能を追加することで、さらに本格的なワークフローシステムを構築できます。GAS（Google Apps Script）は、Googleの各種ツールを連携させて独自の処理を記述できるプログラミング言語です。この言語を活用することで、手作業による確認の手間を省き、業務効率を大幅に向上させることができます。

具体的には、Google Formsから新たな申請が送信されたことをトリガーとして、承認者へ自動で通知メールを送信できます。さらに、メール内に記載したリンクをクリックするだけで、承認や却下の処理を完了させる仕組みも作成できます。条件に応じて承認者を変更したり、複数の承認者を経由する多段階の承認ルートを設定したりできるため、複雑な業務フローにも対応できます。プログラミングの知識は必要となりますが、自社の要件に完全に一致した独自のワークフローシステムを実現できます。

Google Formsで申請フォームを作る手順

無料のツールを活用することで、誰でも簡単に申請用のWebフォームを作成できます。

申請項目の設計と入力形式の設定

使いやすいフォームを作るには、申請内容に合った入力項目と入力形式の設計が重要です。Google Forms（グーグルフォーム）の画面から、必要な質問項目を追加していくことができます。

申請内容に応じて、適切な入力形式を選択できます。例えば、テキスト入力やラジオボタン、プルダウンなどを組み合わせることで、申請者の入力負担を軽減できます。一般的な稟議や経費精算などで用いられる項目と、推奨される入力形式は以下の表から確認できます。

これらの項目を設定する際は、必須入力の切り替えスイッチをオンにすることで、入力漏れを防ぐことができます。必要な情報が確実に集まるように設計することで、後の承認作業をスムーズに進めることができます。

Googleスプレッドシートとの連携設定

Googleスプレッドシートとの連携設定を行うことで、送信された申請データを一覧形式で管理できます。フォームの回答タブから「スプレッドシートにリンク」というアイコンをクリックすることで、簡単に連携を完了できます。

連携が完了すると、新しい申請が送信されるたびに、スプレッドシートの行としてデータが自動的に追加される仕組みを構築できます。これにより、過去の申請履歴を検索したり、特定の条件で絞り込んだりすることが容易にできます。

また、スプレッドシート側で各申請に一意の識別子を付与する関数を設定しておくことで、データ管理をさらに正確に行うことができます。スプレッドシートをデータベースとして活用できるため、申請状況の可視化や集計にも役立てることができます。

回答通知メールの設定

回答通知メールの設定を有効にすることで、新しい申請があった際に担当者へ自動でメールが届くようにできます。Google Formsの回答タブ内にある設定メニューから、「新しい回答についてのメール通知を受け取る」を選択することで設定できます。

この標準機能を活用することで、承認者が申請の発生をリアルタイムで把握できるため、確認漏れや対応の遅れを防ぐことができます。さらに高度な通知や、条件に応じた宛先の変更などが必要な場合は、Google Apps Script（GAS）を用いたカスタマイズで対応できます。

まずは標準の通知機能を設定することで、基本的な申請から確認までの流れを構築できます。無料ツールのみの組み合わせでも、十分に実用的なワークフローの基盤を整えることができます。

Google Apps Scriptで承認機能を実装する手順

Google Workspaceの標準機能だけでは要件を満たせない場合でも、Google Apps Script（GAS）を活用することで、独自の承認フローを構築できます。GASはGoogleが提供するプログラミング言語であり、各種ツールを連携させた自動化が可能です。ここでは、申請フォームに入力されたデータから情報を取得し、承認者へ通知して結果を記録するまでの一連の流れを構築する方法を説明します。

自動メール送信の設定

自動メール送信の設定では、申請者がフォームを送信したタイミングで、承認者へ通知メールを届ける仕組みを構築します。フォームの送信をトリガーとしてGASのプログラムを実行させることで、申請内容を自動でメール送信できます。プログラム内では、連携したスプレッドシートから最新の行データを取得し、メールの件名や本文に申請内容を埋め込む処理を記述します。

メール本文には、申請者の名前や申請内容だけでなく、承認者が内容を確認しやすいように整理して記載することが重要です。適切な情報を通知することで、承認者はメールの画面から直接内容を把握でき、確認の手間を大幅に削減できます。また、条件分岐を設定することで、申請内容に応じて異なる承認者へメールを振り分けて送信することもできます。

承認リンクの作成と処理

承認リンクの作成と処理を行うことで、承認者がメールから直接アクションを実行できます。具体的には、GASのウェブアプリケーション展開機能を利用して、承認処理用のURLを発行します。このURLに、申請データと紐づく一意の識別子や、承認/却下を判定するためのパラメータを付与し、自動送信メールの本文に記載します。

承認者がメール内のリンクをクリックすると、GASのウェブアプリケーションが起動し、URLに含まれるパラメータから対象の申請とアクション内容を読み取ります。システムにログインすることなくメールのリンクから直接処理できるため、承認作業の迅速化が期待できます。処理が完了した画面には、結果が正常に反映されたことを示すメッセージを表示させることで、ユーザーにわかりやすく結果を伝えることができます。

ステータス管理（承認・却下・差戻し）の実装

ステータス管理（承認・却下・差戻し）の実装を行うことで、各申請が現在どのような状況にあるのかを可視化できます。承認者がリンクをクリックして処理を実行した際、GASがスプレッドシートの該当行を検索し、ステータス列の値を自動的に更新する仕組みを作成します。これにより、申請者や管理者はスプレッドシートを見るだけで、リアルタイムの進捗状況を確認できます。

ステータス管理において設定すべき主な項目と役割は以下の通りです。

これらのステータスを正確に記録することで、業務の透明性が向上するだけでなく、後から過去の履歴を検索して監査対応などに活用することもできます。複雑な条件が絡む場合でも、スプレッドシートの関数やGASのロジックを組み合わせることで、自社の業務に合わせた柔軟なステータス管理システムを構築できます。

Googleワークフロー自作の活用事例

Google Workspace（旧G Suite）の各種ツールを組み合わせることで、日常的な業務課題を解決し、ペーパーレス化や業務効率化を推進できます。ここでは、多くの企業でニーズが高い3つの代表的な業務を取り上げ、どのようにシステムを構築できるのかを具体的に紹介します。

稟議申請フローの構築例

稟議書は企業における重要な意思決定の記録となるため、申請から承認までの過程を正確に残すことが求められます。

Google Forms（グーグルフォーム）を利用して申請画面を作成し、申請者が起案内容や金額、添付資料のURLを入力できるように設定できます。送信されたデータはGoogle Spreadsheets（グーグルスプレッドシート）に自動的に蓄積されるため、管理者は過去の稟議内容を一覧で簡単に検索・確認できます。さらにGAS（Google Apps Script）を連携させることで、申請と同時に部門長などの承認者へ自動で通知メールを送信できます。

このように構築することで、紙の回覧による紛失リスクを減らせるだけでなく、承認の進捗状況をリアルタイムで把握できます。

経費精算ワークフローの実装例

経費精算は毎月発生する定型業務でありながら、領収書の確認や計算ミスなどの理由で、申請者と経理担当者の双方に負担がかかりやすい業務です。

申請フォームには、日付、勘定科目、金額、支払先などの必須項目を設けます。領収書やレシートの画像は、Google Formsのファイルアップロード機能を利用することで、申請データと一緒にGoogle Drive（グーグルドライブ）へ保存できます。これにより、紙の領収書を台紙に貼って提出する手間を省き、ペーパーレスでの経費処理を実現できます。また、スプレッドシートの関数を活用することで、月別の経費集計や部門ごとの費用算出を自動化できます。

承認者がスプレッドシート上で「承認」を選択すると、GASを通じて経理部門へ処理依頼のメールが送信される仕組みも構築できます。外出先からでもスマートフォンを使って申請や承認の操作ができるため、月末の経理処理の遅延を防ぐ効果も期待できます。

人事・各種届出フォームの作成例

有給休暇の取得申請や住所変更届など、人事関連の届出は種類が多く、フォーマットが統一されていないと管理が煩雑になる傾向があります。

Google Formsのプルダウンメニューや条件分岐機能を活用することで、申請内容に応じた質問項目を動的に表示できます。例えば、最初の設問で「有給休暇申請」を選んだ場合は取得日や理由の入力欄へ進み、「住所変更届」を選んだ場合は新住所や引越し日の入力欄へ進むといった設計ができます。ひとつのフォームで複数の届出に対応できるため、従業員がどの用紙を使えばよいか迷うことを防げます。

人事部門はスプレッドシートから最新の申請データを常に確認できるため、手作業によるデータ入力のミスを削減できます。また、従業員ごとに一意の識別子（社員番号など）をキーにしてデータを管理することで、個人の申請履歴を正確に追跡できます。

Googleワークフローを自作する際の注意点と限界

Googleの無料ツールを組み合わせて申請や承認の仕組みを構築できることは魅力的ですが、企業規模や業務内容によっては運用に支障をきたす可能性があります。特にプログラムの制限や内部統制の観点から、自作システムをそのまま全社展開するには多くの課題が伴うのが実情です。導入前にあらかじめ制約を理解しておくことで、将来的なトラブルを回避できます。

GASのトリガー制限・処理件数の上限

GASのトリガー制限・処理件数の上限は、自作システムを運用するうえで必ず直面する壁となります。GAS（Google Apps Script）を利用して自動メール送信や承認処理を実装できますが、Googleの仕様によって1日あたりの実行回数や処理時間に明確な制限が設けられているためです。無料のGoogleアカウントと法人向けのGoogle Workspaceアカウントでは、以下のように上限値が異なるのが特徴です。

申請の件数が少ないうちは問題なく稼働するものの、月末の経費精算などで一時的に申請が集中した場合、上限に達してエラーが発生し、承認メールが送信されなくなるリスクがあります。大規模な組織や申請頻度の高い業務からシステムを導入する場合は、これらの制限を超えないように設計を工夫することが不可欠です。

複雑な条件分岐・多段階承認への対応が難しい

複雑な条件分岐・多段階承認への対応が難しいことも、自作システムを採用する際の大きな障壁となります。単純な「申請者から上長へ」という1段階の承認であれば比較的簡単に作成できます。しかし、実際の業務では金額に応じた決裁権限の変更や、複数部門にまたがる承認ルートなど、複雑な条件が求められることが少なくありません。

GAS（Google Apps Script）を用いてプログラミングを行えば、ある程度の条件分岐を実装できます。ただし、承認ルートが変更されるたびにコードを書き換える必要が生じるだけでなく、差し戻し処理などを組み込むとプログラムが極端に複雑化するのが難点です。結果として、特定の担当者しかシステムのメンテナンスができない属人化の状態に陥りやすくなります。

ExcelフォームをそのままGoogleワークフローに移行できない

ExcelフォームをそのままGoogleワークフローに移行できない点にも注意が必要です。多くの企業では、申請書や稟議書をExcel（エクセル）で作成して紙やメールで回覧しています。これらの使い慣れたフォーマットをGoogle Forms（Googleフォーム）やGoogleスプレッドシートで完全に再現することはできません。

Googleのツールを使用する場合、一問一答形式のWebフォームに合わせて入力項目を根本から再設計することが求められます。長年使用してきた申請書の見た目が大きく変わることで、現場の従業員から抵抗感が生じたり、入力ミスが誘発されたりする可能性があるため、事前の説明やマニュアル整備を丁寧に行うことで混乱を最小限に抑えられます。また、Excel（エクセル）に組み込まれていたマクロ機能もそのままでは動作しないため、GAS（Google Apps Script）で代替処理を開発する手間も発生する点に留意が必要です。

セキュリティ・監査ログの管理

セキュリティ・監査ログの管理についても、自作システムでは要件を満たしきれない場合があります。企業がワークフローを電子化する主な目的の一つは、内部統制の強化です。誰が、いつ、どのような内容で承認したのかという履歴を正確に記録し、改ざんを防ぐ仕組みが求められます。

Googleスプレッドシートをデータベースとして利用する場合、セルの変更履歴を追跡できます。しかし、管理者権限を持つユーザーであれば過去の承認記録を直接編集できてしまうため、厳密な意味での監査ログとしては不十分とみなされるのが実情です。総務省が公開しているログの取得と管理に関する指針からも、アクセス記録や操作履歴の適切な保存と保護が情報セキュリティ対策において重要であることがわかります。監査法人から指摘を受けるような重要な決裁業務においては、専用のワークフローシステムを導入して一意の識別子による厳密なデータ管理を実現できます。

自作の限界を感じたらワークフローシステム「AppRemo」という選択肢

Googleの無料ツールを活用した自作のシステムは、手軽に始められる一方で、組織の規模が拡大すると運用管理の負担が増大する傾向にあります。特に、人事異動に伴う承認ルートの変更や、内部統制に向けた監査ログの保存など、企業に求められる厳密な要件を満たすことが難しくなるのが理由です。

本格的な業務効率化を目指すのであれば、専用のワークフローシステムを導入することで、自作では対応が困難だった複雑な要件を簡単に解決できるようになります。ここでは、使いやすさと充実した機能を両立したシステムである「AppRemo」の特徴を詳しく解説します。

ExcelフォームをそのままWebフォームに変換できる

ExcelフォームをそのままWebフォームに変換できる機能は、AppRemoを導入する大きなメリットの一つです。従来のGoogle Forms（グーグルフォーム）を用いた自作システムでは、既存の申請書を一から作り直す必要があり、移行の手間がかかっていました。しかし、AppRemoを利用すれば、現在業務で使用しているExcelの申請書をそのままシステムに取り込むことができます。

これにより、ユーザーは使い慣れた画面のまま申請業務を行うことができ、新しいシステムに対する学習コストを大幅に削減できます。入力ミスを防ぐための必須項目設定や、自動計算機能なども簡単に付与できるため、現場の混乱を招くことなくスムーズなペーパーレス化を実現できるのが特徴です。

複雑な承認ルートにもノーコードで対応

複雑な承認ルートにもノーコードで対応できる点は、企業の多様な申請業務を支える上で非常に重要です。Google Apps Script（GAS）を用いた自作では、条件分岐や代理承認を設定するために高度なプログラミング知識が必要となります。一方、AppRemoでは、画面上の直感的な操作のみで、金額や役職に応じた複雑な承認ルートを簡単に設定できます。

以下の表は、自作システムとAppRemoにおける承認ルート設定の違いをまとめたものです。

このように、プログラミングの専門知識がない担当者でも、組織の規定に合わせた柔軟なワークフローを構築し、運用を継続できるようになります。

クラウド型で導入・管理のコストを抑える

クラウド型で導入・管理のコストを抑えることができるのも、AppRemoが多くの企業に選ばれている理由です。自社でサーバーを構築する必要がないため、初期費用を大幅に削減できるだけでなく、システムの保守やアップデートも提供元が行うため、運用担当者の負担を軽減できます。

近年、業務効率化を目的としてクラウドサービスを導入する企業は増加傾向にあります。総務省の通信利用動向調査から取得できるデータでも、クラウドサービスを利用している企業の割合が年々上昇していることがわかります。場所を問わずシステムにアクセスできるため、テレワークや外出先からでもスマートフォンを使って迅速に承認作業を行うことができます。

また、初期の導入コストだけでなく、長期的な視点での管理コストも抑えられるため、予算が限られている中小企業でも本格的なワークフローシステムを無理なく導入できるようになっています。

よくある質問（FAQ）

ここでは、Googleワークフローの自作を検討されている方から寄せられる、よくある質問（FAQ）についてお答えします。

Google FormsとGoogle Workspaceの承認機能はどう違いますか？

両者は主に用途と利用できる機能の範囲が異なります。Google Formsはアンケートや申請の入力フォームを作成するツールであり、単体では承認機能を持っていません。そのため、GAS（Google Apps Script）と組み合わせることで承認の仕組みを構築できます。一方で、Google Workspaceの承認機能は、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなどのファイルに対して直接承認をリクエストできる標準機能です。

Google Apps Scriptを使うにはプログラミング知識が必要ですか？

高度なシステムを構築する場合には、JavaScriptの基礎知識が必要になります。簡単な自動返信メールの送信程度であれば、インターネット上で公開されているサンプルコードをコピーして貼り付けるだけで実装できます。しかし、複雑な条件分岐や独自の承認ルートを設定したい場合には、自社の業務に合わせてコードを書き換えるプログラミング知識が求められます。エラーが発生した際のトラブルシューティングにも専門的な知識が必要になるため、社内に対応できる人材がいるかあらかじめ確認しておくことが重要です。

Googleワークフローは無料で使えますか？

無料のGoogleアカウントがあれば、基本機能はすべて無料で利用できます。Google FormsやGoogleスプレッドシート、GASといったツールは追加費用なしで活用できます。ただし、無料アカウントの場合は1日に送信できるメールの件数やスクリプトの実行時間に制限が設けられています。企業で本格的に運用し、大量の申請を処理する場合には、有料のGoogle Workspaceプランの契約を検討する必要があります。自社の利用規模や処理件数から、無料の範囲内で運用可能か事前に確認しておくことをおすすめします。

複数の承認者や多段階の承認ルートは設定できますか？

GASを活用することで、複数の承認者や多段階の承認ルートを設定できます。

たとえば、直属の上司が承認した後に部門長の承認を求めるといった、多段階の承認ルートを構築できます。スプレッドシート上で承認者のリストや条件を管理し、スクリプトで次の承認者を判定して自動的にメールを送信する仕組みを作成できるのが理由です。ただし、承認の段階が増えるほどスクリプトの構造が複雑になり、保守や管理の手間が増大するため注意が必要です。複雑すぎる承認ルートの場合は、専用のワークフローシステムの導入を検討するのも一つの選択肢です。

承認者が不在のときの代理承認は設定できますか？

標準機能だけでは対応が難しいものの、GASを用いた独自の開発を行うことで実現できます。あらかじめスプレッドシートに代理承認者の情報を登録しておき、一定期間承認処理が行われない場合に代理承認者へ通知を送るようなスクリプトを記述することで対応できます。しかし、代理承認の履歴を正確に記録し、監査ログとして残すような厳密な管理は自作のシステムでは困難になりがちです。コンプライアンスの観点から厳密な代理承認機能が求められる場合は、専門のワークフローシステムを利用するほうが安全かつ確実です。

まとめ

本記事では、Googleの無料ツールを活用してワークフローを自作する方法について解説しました。Google FormsやGoogle Apps Scriptを組み合わせることで、コストをかけずに申請・承認フローを構築できる一方、複雑な条件分岐や多段階承認、セキュリティ管理には限界があることがわかります。

自作はスモールスタートに適していますが、申請件数の増加や組織変更が生じると運用の手間が増大する傾向があります。また、既存のExcelフォームをそのまま再現することが難しいため、現場への定着に時間がかかるケースも少なくありません。自作の限界を感じた場合や、Excelフォームをそのまま活かした本格運用をお考えの場合は、ワークフローシステム「AppRemo」の導入がおすすめです。詳細な機能や導入メリットについては、ぜひ「AppRemo製品ガイド」をご覧ください。