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オンラインデモ稟議書（りんぎしょ）とは、企業や組織において、担当者の権限だけでは決定できない事項について、上司や関係者の承認を得るために作成される文書です。上司や関係者に承認を得るために回覧するので、時間がかかったり、記載事項の不備によって差し戻しとなったりすることも少なくないため、正しい書き方をしっかり理解しておきましょう。
稟議書の基本知識
はじめに、稟議書の基本的な役割や、決裁書・起案書との違いについて詳しく説明します。
稟議書とは
稟議書とは、個人の判断だけでは決定できない事案について、社内で回覧し、関係者の承認や決裁を得るための文書です。新規取引先との契約、社内備品の購入、広告費の使用、従業員の採用など、企業活動における重要な意思決定の際に用いられます。
また、稟議を申請することは「稟議を上げる」、承認されることは「稟議が下りる」と表現します。
稟議書の必要性と目的とは
稟議書は 「意思決定の透明性確保」「責任の明確化」「承認プロセスの効率化」 という3つの目的のために作成されます。
まず、稟議書を作成することで、意思決定に必要な情報が文書として残り、関係者全員が同じ情報をもとに判断を下せます。これにより、組織内の意思決定プロセスの透明性が向上し、不適切な判断や不正を防ぐことができます。
次に、稟議書には承認者の記録が残るため、誰がどのような判断をしたのかが明確です。これにより、意思決定の結果として万が一問題が発生した際に、責任の所在が分かりやすく、適切に対応できます。
さらに、会議を開かずに文書で意思決定を進められるため、関係者の負担を軽減し、時間やコストを削減可能です。特に複数の部署が関与する案件では、稟議書を活用することでスムーズな承認プロセスが実現できます。
このように、稟議書は「組織の意思決定プロセスを効率的かつ適正に行うための仕組み」 として重要な役割を果たしています。
稟議書と決裁書の違いとは
稟議書と決裁書はどちらも意思決定に関わる文書ですが、稟議書は「承認プロセスのための文書」、決裁書は「意思決定の確定を示す文書」 という違いがあります。
稟議書は、担当者が上司や関係者の承認を得るために作成する文書であり、承認者が順番に回覧して承認を行う形式です。主に「申請の可否を判断するための書類」として用いられます。そのため、起案者は提案内容や背景、想定されるリスクやコストを詳しく記載し、承認者が適切な判断を下せるようにする必要があります。
一方、 決裁書は最終的な意思決定を文書として確定させるための書類です。稟議書による承認プロセスが完了し、最終決裁者の承認を得た後に作成されることが多く、正式な決定事項の記録として機能します。例えば、大規模な設備投資や新規プロジェクトの実施が決定した際に、決裁書が作成され、これをもとに契約や支払い手続きが進められます。
稟議書と起案書の違いとは
稟議書と起案書は、どちらも企業の意思決定プロセスに関わる書類ですが、稟議書は「承認を得るための書類」、起案書は「提案や企画の内容を整理するための書類」という違いがあります。
稟議書は、組織内の意思決定を得るために承認者へ回覧する文書です。購買、採用、新規取引、設備投資など、企業の重要な決定を行う際に、関係者からの承認を得るために作成されます。目的は「関係者の合意を得ること」であり、主に意思決定プロセスの透明性や責任の明確化を目的としています。
一方、 起案書は、企画や提案の内容を具体化し、上層部に報告するための文書です。起案書は必ずしも承認を目的とするものではなく、新規プロジェクトの提案や、業務改善策の提示、経営戦略の策定など、幅広い用途に活用されます。また、稟議書と異なり、必ずしも複数の承認者を経る必要はなく、特定の上司や経営陣に提出されることが多いのが特徴です。
稟議書の書き方のコツ
稟議書をスムーズに承認してもらうには、ポイントを押さえた書き方が重要です。ここでは、承認を得やすくするためのコツを解説します。
結論を先に書く
稟議書を読む人は、限られた時間で内容を判断しなければなりません。そのため、最初に「何のための申請なのか」を明確に示し、余計な説明を省くことが重要です。具体的には、最初の数行で「目的」「決定事項」「承認を得たい内容」を簡潔に記載すると、承認者にとって判断しやすくなります。
データを用いる
具体的なデータを示すことで、稟議の説得力が増し、承認されやすくなります。特にコストが発生する場合、費用対効果が明確であることが重要です。
例えば、業務効率化のためにパソコンを導入する際、「〇〇のシステムを導入することで、作業時間が1人あたり50分/日ほど削減できる」といった試算を提示すれば、導入の必要性が伝わりやすくなります。数値を用いることで、感覚ではなく根拠のある提案になり、承認者の納得を得やすくなるでしょう。
会社にとってのメリットを明確に示す
稟議の内容が、会社の目標や方針に合致していることを示すと、承認を得やすくなります。例えば、「本件は、今年度の売上拡大戦略に沿った施策であり、〇〇％の成長を見込んでいる」など、会社の方針とリンクさせることが有効です。
リスクと対策を明示する
承認者は、リスクやデメリットが明確になっているかを重視します。デメリットを隠すのではなく、「想定されるリスク」と「その対策」を併記することで、計画の信頼性が増します。例えば、「導入コストが一時的に増加するが、〇カ月後には回収可能」など、リスクを管理できる計画を示しましょう。
様式・フォーマットを活用する
フォーマットが統一されていると、承認者はスムーズに内容を確認できます。社内で定められた様式があれば、それに従って作成し、要点を分かりやすく整理しましょう。また、見出しや箇条書きを活用すると、より視認性が向上します。
稟議内容について事前に承認者とすり合わせを行う
稟議書を通すには、事前に関係者と調整しておくことが重要です。突然回覧すると、リスクへの懸念などから承認が遅れる可能性があります。承認者には、事前に案件の概要を伝え、納得感を持ってもらうことが大切です。「この人の提案なら安心」と思われるような信頼関係を普段から築いておきましょう。
可能であれば、業務の合間に軽く話しておくだけでも効果的です。事前調整を行うことで稟議をスムーズに進め、成功率を高めることができます。
差し戻しや却下されたら
稟議書が差し戻しや却下された場合は、その理由を正しく理解し、適切に対応することが重要です。まず、承認者の指摘を確認し、「情報不足」「コストやリスクの説明不足」「会社の方針との不一致」など、問題点を特定しましょう。次に、必要なデータや代替案を追加し、論理的に修正します。また、再提出前に承認者へ相談し、懸念点を解消しておくことで、承認率を向上させられます。場合によっては提案内容を見直し、別のアプローチを検討することも有効です。
稟議書の例文4選
続いて、稟議書の例文をご紹介します。会社の規模や業種などによっても異なりますが、調整した上でテンプレートとして活用してください。
例文1.購買稟議書
■申請日：2024年12月1日
■申請者：〇〇〇〇
■タイトル：ITツールの新規導入について
■製品・サービス名：〇〇〇〇〇（〇〇〇プラン）
■提供会社：〇〇〇〇〇株式会社
■目的：稟議の申請フローの効率化を図るために、稟議の申請～承認までをオンライン化できるツールの導入を希望します。
■背景：現在、稟議書は紙で作成しています。しかし、用紙の補充・印刷から作成まで時間がかかり、承認のために押印や回付などを行わなければならず非効率です。また、紙の稟議書は保管のコストや盗難・改ざんのリスクもあります。
■効果：
稟議書の作成時間が平均90分／1通→40分に短縮、申請～承認までの期間を平均10日→3日まで短縮することが見込まれます。
クラウド上に履歴が全て保管されるため、紙の稟議書の保管・管理が不要です。
履歴をいつでも参照でき、透明性の担保とガバナンス強化につながります。
懸念事項は、サイバー攻撃などのセキュリティ面ですが、ベンダー側が常に最新の状態にアップデートするため、IT人材が不足している自社で独自に対策するよりも安全性は担保できます。導入にあたっては全社的に研修・トレーニングを行い、1カ月以内に全員がスキルを習得し活用できる予定です。
■費用：初期費用〇〇〇円、ランニングコスト〇〇〇〇円／年
■添付資料：製品パンフレット、見積書
例文2.新規取引の稟議書
■申請日：2024年12月1日
■申請者：〇〇〇〇
■タイトル：【新規取引】〇〇〇社とのコラボについて
■取引先名：〇〇〇株式会社
■資本金：〇〇〇円
■事業内容：〇〇〇〇
■社員数：〇〇〇名
■本社所在地：〇〇〇県〇〇市〇〇〇〇〇
■目的：販路拡大のため、弊社の製品〇〇〇と〇〇〇社とのコラボレーションを行いたい。既存ユーザーのメイン層は20～40代の女性だが、近年SNSを中心に若い男性の中でも認知が広がりつつあるため、男性の視聴者が6割を占める人気アニメ「〇〇」とのコラボを行うことで、認知をより拡大させたい。
■目標、効果：
既存ユーザーにおける男女比率を、現状の「女性9：男性1」から「女性7：男性3」にする。
既存ユーザーのマンネリ感の打破も期待される。
懸念点として、男性ユーザーに訴求したいあまり、既存の女性ユーザーに不快感を与える恐れがある。対策として、メインユーザー層の支持を失わないよう、健全なイメージの維持・強化を第一として企画にあたる。
■添付資料：〇〇社パンフレット
例文3.採用の稟議書
■申請日：2024年12月1日
■申請者：〇〇〇〇
■タイトル：営業事務の中途採用計画について
■目標：期日／2025年1月末日、採用部門：営業事務、人数：2名
■背景：営業部門において残業時間が45時間／月を超えるメンバーが3割程度いるため、営業活動の効率化・分業化を図るため、営業事務を1名増員したい。
■採用条件：
営業事務、もしくは営業の経験者
業界不問
短時間勤務も可能
雇用形態は正社員、もしくは正社員を前提としたアルバイト・パート
■募集手段：
転職メディアA：4週間100万円
アルバイト・パートの求人メディアB:4週間50万円
メインは大手の転職メディアAだが、ブランクがある方や短時間勤務希望者も採用対象であるため、間口を広げるためにアルバイト・パートに特化した求人メディアBも併用する。
■採用コスト：150万円。掲載を継続する場合、転職メディアAは50万円／2週間。求人メディアBは2週間まで追加無料。
例文4.交際費・接待の稟議書
■招待客：〇〇株式会社
■招待者：〇〇部長〇〇様、〇〇課長〇〇様 合計2名
■日時：2024年12月16日
■接待場所：レストラン〇〇〇 ランチご招待
■接待者：〇〇部〇〇〇
■目的：先方とは新規取引を行ったばかりですが、今後も我が社の製品・サービスを軸としたIT戦略を考えておられます。まずは業界のトレンドなどを知りたいとのことですので、気兼ねなくお話できる場としてランチ会へのご招待を検討しています。
■背景：先方は業界の動向について詳しくお聞きになりたいそうですが、部長が育児中で夜に外出するのが難しく、昼間であればお時間をいただけるとのことでした。
■予算：合計〇〇〇円（税込）以内
■効果：先方のIT戦略のアドバイザー兼ベンダーとして信頼関係を構築することで、我が社の製品・サービスの長期的・継続的なご契約につながります。
稟議書に盛り込むべき項目
稟議書は、必要な情報が漏れなく記載されていることが重要です。承認者がスムーズに判断できるよう、具体的で明確な内容を記載する必要があります。ここでは、稟議において承認を得るために欠かせない項目を解説します。
①申請日・起案部署・申請者の氏名
稟議書には、申請日・起案部署・申請者の氏名を記載する必要があります。申請日は、承認者が意思決定を行う際の基準となるため、必ず明記しましょう。また、起案部署や申請者の情報を記載することで、誰が責任を持って稟議を進めるのかを明確にできます。これにより、承認プロセスがスムーズに進み、不明点があった場合にも迅速に確認できます。
②タイトル
タイトルは、稟議の内容を一目で把握できるように簡潔に記載することが大切です。例えば、「新規取引の承認申請」「システム導入に関する決裁」など、具体的で分かりやすい表現を心がけましょう。タイトルが曖昧だと、承認者が稟議の趣旨を理解するのに時間がかかり、結果として承認の遅れにつながる可能性があります。重要なポイントがすぐに伝わるよう、端的な表現を選びましょう。
③稟議の目的や背景
稟議の目的や背景を明確にすることは、承認を得る上で重要なポイントです。なぜその申請が必要なのか、どのような課題を解決するためのものなのかを具体的に記載しましょう。例えば、「現在の業務プロセスでは手作業が多く、業務負担が増加している。そこで、新たなシステムを導入し、作業時間を削減することを目的とする」といった形です。
加えて、稟議の実施によって期待される効果や、実行しない場合のリスクについても記載すると、承認者が判断しやすくなります。目的や背景が明確でないと、不要な差し戻しが発生し、承認が遅れる原因になるため、具体的な事実やデータを示しながら説得力のある記述を心がけましょう。
④添付資料
稟議書には、申請の根拠となる資料を添付することが必要です。例えば、見積書や契約書のドラフト、システム導入の提案書、取引先の会社概要などが挙げられます。添付資料が不足していると、承認者が適切な判断を下せず、差し戻しの原因となることがあります。そのため、稟議の内容に応じて必要な資料を整理し、誰が見ても納得できる状態にしておくことが大切です。
⑤費用
費用に関する情報は、稟議書の重要な要素の1つです。具体的な金額だけでなく、費用の内訳や予算との整合性についても記載すると、承認者の判断がスムーズになります。例えば、「初期費用〇〇円、年間保守費〇〇円」といった明確な表記を心がけましょう。また、費用対効果を示すことで、より承認を得やすくなります。「このシステムを導入することで、年間〇〇時間の業務削減が見込まれ、人件費換算で〇〇円のコスト削減につながる」など、具体的なメリットを数値で示すことが有効です。
⑥ 承認者の記名・押印欄
誰が承認したのかを明確にするために、承認者の記名欄や押印欄を設けます。電子稟議システムを導入している場合は、承認者の電子サインや承認履歴が自動的に記録される仕組み を活用することが一般的です。
稟議書のメリット
稟議書を適切に活用することで、業務の効率化や意思決定の透明性向上につながります。また、承認の記録を残すことで責任の所在を明確にし、不正防止や内部統制の強化にも貢献します。企業のルールにもとづいた意思決定を徹底するためにも、稟議書を活用しましょう。
会議を開かず承認者が承認できる
重大なことでない限り、複数の部署にまたがる承認権限者を一堂に集めて会議を開くのは、スケジュールの調整だけでも手間がかかります。一方で稟議書を回付すれば、決裁者が手の空いたタイミングで内容に目を通し承認できるため、関係者の貴重な時間を浪費することがありません。
必要な情報が共有されたうえで有意義な意思決定ができる
稟議書には意思決定に必要な情報が記載されているため、全ての承認権限者に情報が共有されます。そして、情報が精査されているため、素早い意思決定に寄与します。
内容がよく整理され必要事項が明確に書かれた稟議書は、それ自体が有意義な資料です。承認権限者の意見や懸念点なども稟議書に残すことで、承認に至った経緯などが把握しやすくなります。
「いつ・誰が・何を」承認したか全体の流れを把握できる
稟議書は、意思決定のプロセスを明確にし、適切な管理を行うための重要な文書です。申請の背景や承認者の判断を記録することで、「いつ・誰が・何を」承認したのかを一元的に管理できます。これにより、責任の所在が明確になり、不透明な意思決定を防げます。
また、将来的にトラブルが発生した場合でも、稟議書の記録をもとに承認プロセスを振り返り、問題の原因を検証できます。適切な管理を行うことで、不正防止や内部統制の強化にもつながり、組織の透明性を向上させられます。
稟議書のデメリット
多くのメリットがある稟議書ですが、デメリットも存在します。次に挙げる代表的なデメリットを理解し、適切に稟議書を活用しましょう。
承認までに時間がかかる
稟議書の作成には手間がかかる上、情報が不足していたり、内容が冗長すぎたりすると、承認者が判断できず差し戻される可能性があります。その結果、意思決定が遅れる原因となります。
また、稟議書は複数の承認者を順番に回覧するため、各自の確認に時間がかかりがちです。特に、承認者が外出や休暇で不在の場合、回覧が止まり、承認までの期間がさらに長引くこともあります。紙の稟議書では、紛失や未確認のまま放置されるリスクもあるため注意が必要です。
稟議書の紛失や漏洩のリスクがある
特に稟議書が紙である場合、保管方法によっては紛失や漏えい、改ざんなどのリスクが高くなります。紙の稟議書は外部に持ち出すことが比較的容易です。コピーやスキャン、スマートフォンによる撮影によって流出する恐れもあります。また、稟議書が増えれば増えるほど検索性が下がるということも、デメリットの1つです。
稟議書を電子化するメリット
稟議書の電子化は、承認プロセスを迅速化し、業務の効率化を実現できることがメリットです。従来の紙ベースの稟議書では、申請から承認までに時間がかかる上、管理や検索の手間も発生しますが、電子化することでこれらの課題を解決できます。ここでは、稟議書の電子化による具体的なメリットを解説します。
申請から承認までのスピードが向上する
電子稟議システムを導入することで、申請から承認までのプロセスが大幅に短縮されます。紙の稟議書の場合、申請書の作成、印刷、捺印、回覧といった手順が必要であり、承認者が不在の場合はプロセスが滞ることも少なくありません。
しかし、電子化すれば、オンライン上で稟議書の作成から提出、承認までを一括で行うことができます。承認者はパソコンやスマートフォンからいつでも確認できるため、物理的な移動や書類の受け渡しにかかる時間を削減できます。また、電子決裁機能を活用すれば、捺印のために出社する必要がなくなり、テレワーク環境でもスムーズな承認が可能になります。
さらに、ワークフローシステムを導入すれば、承認ルートが自動化され、関係者の確認漏れや承認の遅延を防ぐことが可能です。このように、電子稟議の活用によって意思決定のスピードが向上し、業務全体の効率化が実現します。
稟議書の作成や検索が容易になる
電子化された稟議書は、作成や管理が容易です。紙の稟議書では、テンプレートの印刷、手書きでの記入、過去の書類を参照する際の検索作業など、多くの手間がかかります。しかし、電子化することで、これらの負担が大幅に軽減されます。
まず、電子稟議システムにはテンプレート機能が備わっていることが多く、必要項目を入力するだけで稟議書を作成可能です。これにより、フォーマットの統一が図られ、作成ミスの防止にもつながります。さらに、自動入力機能を活用すれば、過去の申請データや関連情報を簡単に呼び出すことができ、記入作業を効率化できます。
また、電子稟議システムには強力な検索機能が備わっており、過去の稟議書をすぐに見つけることが可能です。例えば、「案件名」「申請者名」「承認日」「承認ステータス」などの条件でフィルタリングし、必要なデータを瞬時に検索できる ため、過去の稟議書を探す時間を大幅に削減できます。
さらに、電子化された稟議書はクラウド上に保存されるため、ファイリングや書類の紛失といったリスクがなくなります。ペーパーレス化の推進にも寄与し、保管スペースの節約にもなるでしょう。このように、電子化によって稟議書の作成・管理・検索の手間が削減され、業務効率の向上につながります。
柔軟な働き方に対応できる
稟議書を電子化することで、テレワークやリモートワークといった柔軟な働き方にも対応しやすくなります。従来の紙ベースの稟議書では、印刷や捺印、直接の書類受け渡しが必要となるため、出社しなければ承認プロセスが進まないという課題がありました。
しかし、電子稟議システムを導入すれば、申請・承認・決裁の全てのプロセスをオンラインで完結できるため、オフィスにいなくても迅速な意思決定が可能です。特に、出張中の社員やテレワーク中の上司が即座に承認を行えるため、業務の停滞を防ぐことができます。
電子化で業務効率を大幅に改善できる
「AppRemo（アップリモ）」というワークフローシステムは、現在使っているExcelの稟議申請書データをそのまま活用しながら、回覧を電子化できるため、既存の業務フローを大きく変えずに導入できます。保管・管理も容易になり、過去の稟議内容をすぐに参照できる点も大きなメリットです。
電子化を活用することで、稟議の承認プロセスをスムーズにし、業務の生産性向上につなげましょう。
まとめ
稟議書は、企業の意思決定を迅速かつ適切に行うための重要な書類です。適切に活用すれば、会議を開かずに承認を得ることができ、業務の円滑化や意思決定の透明性向上につながります。しかし、記載内容が不十分であったり、要領を得ない書き方だったりすると、承認に時間がかかり、判断の迷いを招く恐れがあるでしょう。
また、紙の稟議書では、紛失や改ざんのリスク、管理の煩雑さといった課題が発生しやすく、承認プロセスが停滞する要因にもなります。こうした問題を解決する手段として、稟議書の電子化が有効です。電子稟議システムを導入することで、申請から承認までの時間を短縮し、リモート環境でも対応できる柔軟な仕組みを構築できます。さらに、承認履歴が自動的に記録されるため、意思決定の透明性を確保し、組織全体の管理体制を強化することが可能です。
業務の円滑化や働き方の多様化が求められる現代において、稟議プロセスの見直しは重要な課題の1つです。 企業がスムーズに意思決定を行うためにも、稟議書の運用を最適化し、より効果的な承認フローを構築していきましょう。
