バックオフィス業務は組織運営を下支えする大切な役割を担っていますが、その重要性は軽視されがちで、業務に潜む数々の課題も放置されやすい傾向にあるようです。そこで本記事では、バックオフィス業務によくある課題をはじめ、それらの課題を解決して効率化する方法や改善事例を紹介します。
バックオフィス業務とは
バックオフィス業務とは、企業や組織の内部で、主に事務処理や管理業務を担当する部署や担当者が行う仕事のことです。具体的な担当部門としては、経理や人事、法務、総務、システム管理などが挙げられます。
バックオフィス業務は、営業や販売などを行うフロントオフィス業務とは違い、顧客と直に接したり、売上に直結するような仕事をしたりするわけではありません。とはいえ、バックオフィス業務は企業がスムーズに運営されるために欠かせないものであり、正確かつ迅速な仕事が求められます。
バックオフィス業務が抱える課題
組織運営に欠かせないバックオフィス業務ですが、その重要性の高さに反し、多くの場合で以下のような課題が放置されがちです。
一人あたりの業務負荷が大きい
バックオフィス業務では、社内資料や取引先との資料の管理、社内環境の整備、各種事務手続きなど大量の業務が発生します。しかし、多くの企業ではフロントオフィスに比べて、バックオフィスの人員確保は後回しにされがちです。
そのため、少ない人数で大量の仕事に追われ、担当者の業務負荷が高くなります。企業によっては、フロントオフィス業務の担当者が本来の仕事の合間にバックオフィス業務をこなしている場合もあります。
デジタル化が進んでいない
多くの企業のバックオフィス業務では、稟議書への押印や請求書のFAXによるやり取り、紙ベースによるマニュアルの管理などがまだ残っています。紙ベースの仕事は、複数人で同時に作業に当たることが難しく、書類の作成や保管、印刷などにかかるコストや労力も大きくなりがちです。
さらに、紙ベースの仕事だとリモートワークへの対応もしにくいため、自然災害や感染症などに対するBCP対策や、働き方改革を推進する際にも支障が出やすくなります。
知識や情報の共有ができていない
バックオフィス業務の中でも、特に経理や情報システム部門では専門的な知識が必要です。しかし前述の通り、バックオフィス業務は人員が不足しがちで、そうした専門知識を持つ従業員が限られている場合も多く、担当者不在の際には業務が止まるリスクがあります。
また、業務量の多さからマニュアルの作成が疎かになりがちであり、これによって知識や情報の共有が進まず、さらに人手不足が深刻化する悪循環に陥っているケースも少なくありません。
バックオフィス業務を効率化するメリット
上記のような課題を解決し、バックオフィス業務を効率化することで、企業に多くのメリットがもたらされます。たとえば、バックオフィス業務の効率化や自動化によって、従業員の業務負担を軽減し、生産性を向上させることが可能です。フロントオフィス業務と兼務している場合でも、バックオフィス業務を迅速に終えられれば、その分の時間を本来の仕事に充てられます。
業務効率化への近道はデジタル化(ペーパーレス化)にですが、これはコスト削減を図るうえでも重要です。ペーパーレス化を進めれば、書類(紙)の購入・印刷・配布・郵送・保管にかかっていたお金や労力、時間、空間などさまざまなコストを削減できます。
また、従来は手作業で行っていた仕事をシステム処理できるようにすれば、ヒューマンエラーを削減することも可能です。さらに、マニュアルの電子化も進めることで、従業員は必要なときにいつでもその情報へアクセスできるようになるため、業務属人化の解消にもつながります。
バックオフィス業務を効率化する方法
では、バックオフィス業務を効率化するには、一体どうすればよいのでしょうか。主な方法としては、以下のようなものが挙げられます。
クラウドサービスを活用する
バックオフィス業務を効率化するには、クラウドサービスの活用がおすすめです。クラウドサービスの中には「SaaS」呼ばれる、ユーザーが導入後すぐに利用開始できるように必要な機能を一式そろえたサービスがあります。SaaSを活用すれば、専用の業務システムをわざわざ外注して作ってもらわなくても、すぐに導入可能です。バックオフィス業務に使えるSaaSは、勤怠管理システムや会計システム、ワークフローシステムなどさまざまな種類が存在します。
RPAを活用する
バックオフィス業務を効率化するための具体的なツールとしては、定型業務をシステムが自動処理してくれる「RPA」の導入がおすすめです。RPAを使えば、データの入力・転記・チェック・分析など、PC上で繰り返し行う作業を自動化できます。人間がやれば時間がかかり、ミスが起こりがちな単純作業も、RPAなら正確かつ迅速に処理可能です。RPAを効果的に使えば、業務効率化を大きく進め、リソース確保につなげられます。
ペーパーレス化をすすめる
クラウドサービスやRPAの導入と併せて行いたいのが、ペーパーレス化です。ペーパーレス化を進めることで、紙の資料作成にかかる時間やコストを削減できます。また、電子化することで情報の管理が容易になり、各種申請処理などの手続きの利便性を高めることも可能です。データや業務のデジタル化を推進することで、RPAなどのITツールの恩恵も受けやすくなります。
バックオフィスの業務の改善には「AppRemo」がおすすめ
バックオフィス業務の中でも、特に申請書や稟議の処理などを効率化したい場合は、クラウド型ワークフローシステム「AppRemo」の導入がおすすめです。ワークフローシステムとは、各種申請書の承認プロセスなどをデジタル上で完結できるシステムです。
新しいシステムを導入すると、新たに覚えることが多くて大変というイメージがあるかもしれません。しかし、AppRemoは申請フォームの作成をする際にExcelのデータを使えるので、多くの人にとって使いやすく、導入のハードルが低いのがメリットです。申請書などのデータはすべてシステム上に保存されるので、書類を紙で保管する必要がなく、簡単に短期間でペーパーレス化を実現できます。紙ベースだと不安な書類の紛失リスクを抑えられるのも大きな利点です。
クラウド上で使えるAppRemoなら、担当者が在宅勤務や出張などで社内にいなくても各種申請や承認を行えるので、余計な待ち時間によって業務が滞ることがありません。このようにAppRemoは、バックオフィス業務のペーパーレス化や効率化を簡単かつ迅速に実現できます。
「AppRemo」で業務改善を実現した企業事例
最後に、AppRemoの活用により業務改善を実現した企業事例を2つ紹介します。
株式会社アトレ
株式会社アトレでは、ペーパーレス化と働き方改革に取り組む中でAppRemoを導入しました。同社は当時、年間1万件超の社内稟議を紙ベースで行っており、使用する紙の量や保管スペース、押印を受けるために店舗から本社へ出向く手間など、多くの負担に悩まされていました。
そこで着目したのが、Excelに対応できるAppRemoです。同社ではそれまで多くの申請書類をExcelで作っていたので、新たに管理画面から入力フォームを作成する必要なく、そのデータをほぼそのまま使えるAppRemoは、ワークフローのペーパーレス化に最適でした。
同社はAppRemoを導入したことで、承認者が海外出張しているような状況でも数時間で承認を受けることが可能になり、決裁スピードの向上に成功しています。
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三菱商事パッケージング株式会社
三菱商事パッケージング株式会社でも、AppRemoにより申請処理の効率化に成功した企業のひとつです。同社は従来、各種社内申請を紙ベースで行っており、申請書の印刷や承認者の押印、管理などが大きな負担となっていました。そうした状況を改善すべく、導入されたのがAppRemoです。
同社がAppRemoの導入に踏み切った決め手も、やはりExcelで作った申請フォームを活用できる使いやすさ、移行のしやすさでした。またAppRemoなら、特別なスキルがなくても申請フォームを自社で簡単に作れるので、外注などに頼るより遥かに費用対効果に優れています。
AppRemoを導入することで、同社は申請業務の迅速化や進捗状況の可視化を実現し、1ヵ月あたり70時間以上の作業工数を削減することに成功しました。
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まとめ
バックオフィス業務は人手不足や業務の属人化が生じがちで、担当者の負担が過大になる傾向にあります。こうした状況を改善するには、クラウドサービスを活用し、業務のデジタル化やペーパーレス化を進めるのが重要です。特に「AppRemo」なら、慣れ親しんだExcelを使って手軽に業務効率化を進められるので、バックオフィス業務におけるデジタル化の第一歩として、ぜひ導入してみてはいかがでしょうか。
