ワークフローシステム！無料版と有料版の選び方

2020.09.03 株式会社システムエグゼ

最近、多くのソフトウェア製品が無料で提供されていたり、有償版も機能を限定することで無料利用枠を設けるケースが増えています。もちろん、ワークフローシステムも同様です。

そのため、ワークフローシステムの導入を検討している企業担当者の中には、無料版と有料版のどちらを選べばよいか、悩んでいる方もいるでしょう。

本記事ではそのような方に向けて、無料版のメリットやデメリット、有料版との違い、選び方のポイントを解説します。

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無料のワークフローシステムのメリットとデメリットとは？

ワークフローシステムとは、業務における一連の流れ（ワークフロー）をシステム化したものを指します。経費精算や稟議書提出などをオンラインで行えるため、これまでのワークフローの効率化が可能です。近年では様々な企業がサービスを提供しており、中には無料で利用できるものもあります。では、無料版と有料版の違いは何なのでしょうか？ここでは、無料版ワークフローシステムのメリットとデメリットをそれぞれ解説します。

無料のワークフローシステムは気軽に始められる

ワークフローシステムを初めて導入する場合や、導入したものの上手く活用できず、別の製品に変えたいと考えている場合は、無料版で試すと良いでしょう。

無料版は利用料金がかからないため、気軽に始められる点がメリットです。有料版の製品を導入してしまうと、自社の業務に合わなかった場合、解約する手間がかかってしまいます。無料で試すことで導入効果を体感してから本格的に申し込みができるため、選択ミスの防止につながるでしょう。

無料のワークフローシステムには使用制限があることも

無料版は本格的な導入前の利用にメリットがある一方、2人まで、10人までなど使用人数が制限される場合があります。また、本来のワークフローシステムと比べて、無料版では利用できる機能が限られることがほとんどです。そのため、本来製品を導入した際に得られる業務効率改善の効果を、無料版では感じられない可能性があります。

本格的に社内に導入するのであれば無理して無料版を使い続けるのではなく、適切な形で有料版の使用を検討するのがおすすめです。

無料のワークフローシステムの機能と価格体系を理解しておく

無料で全機能を利用できる製品と、機能や利用ユーザ数を制限することで無料から始めることができる製品があります。

そのため、最終的に利用するケースを想定して、どこまで機能が網羅されている必要があるのか？社内のユーザ数はどの程度見積もっておくべきか？など、予め要件を整理した上で、製品を選定することがおすすめです。「単に無料だから試してみる！」だけでは、便利そうな機能にばかり目がいってしまい、本当に必要な機能要件が発散してしまいます。

機能と価格体系はきちんと理解して、ニーズとマッチしているか、製品評価の前に判断できるようにしておくと良いでしょう。

ワークフローシステムは有料版がおすすめの理由

導入や運用のコストを考えて、無料版のワークフローシステムを検討している方も多いでしょう。しかし、コストパフォーマンスを考えると、有料版の方が大きなメリットを得られることもあります。ここでは、有料版ならではのメリットを紹介します。

無料版のデメリットを全てカバー

有料版のメリットの1つは、利用できるユーザー数が制限されないことです。また、無料版にありがちな機能制限もありません。これらの制限は極力排除することで、ワークフローシステムの導入効果を最大限に発揮できます。せっかくワークフローシステムを導入するなら、コストパフォーマンスも重視して、自社によりメリットがあるものを選びましょう。ただし、サービスやプランによっては制限される場合もあるため、事前によく確認してください。

無料版からの移行の手間がかからない

無料版は気軽に試しやすいものの、ある程度無料で使用してから有料版に移行すると、再度データを登録し直す必要があるなど、かえって手間がかかってしまいます。そのため、システム導入までのスピードを意識するなら、最初から有料版を利用した方が良いでしょう。いきなり有料版を申し込むのは心配な方もいるかもしれませんが、有料版の多くには無料トライアル期間が設けられているため、事前評価として利用してみることがおすすめです。

無料トライアル期間中に機能を確認して、そのまま有料でシステムを利用する場合、移行の手間はかかりません。また、費用に不安がある場合も、製品によっては初期費用が無料で利用できるものもあります。システム導入に割けるコストにあったものを選んでください。

有料版ならどれでも良いわけではない！システムの選び方とは？

ここまでで解説したように、無料よりも有料のワークフローシステムの方がユーザー数や機能面などでメリットがあります。製品を選ぶ際は、「誰でもスムーズに使えるか」と「既存のシステムと連携がとれるか」を重視しましょう。

せっかくシステムを導入しても、社員にとって使いづらいのであれば意味がありません。かえって時間がかかり、作業効率が悪くなる可能性もあります。システムを導入する際はパソコン操作が苦手な社員がいることを考慮し、簡単な操作で利用できるかどうかを確認しましょう。また、今会社で利用している既存のシステムと連携がとれれば、データ移行やその後の業務がスムーズに行えます。

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