ペーパーレス化をシステム導入で
実現する事例とそのメリットとは?(Vol.56)

 2021.08.18  株式会社システムエグゼ

政府が提唱した働き方改革の具体策の1つに「ペーパーレス化」があります。今までは、紙での保管が義務付けられていた文書ですが、国としてペーパーレス化を推進すべく法改正が行われ、以降は契約書や領収書の文書が、電子文書として作成・保存が可能となりました。

また、コロナ禍でテレワークや在宅勤務が増えたことにより、一定の業務は自宅や外出先でも出来る体制が整ってきましたが、いまだに申請書のために出社が必要だったり、内容を承認・押印するために出社が必要という状況が残っている企業もあります。そうした業務の中には、システムを導入することで、業務を自宅や外出先で出来るようになり、不要な出社を減らすことができます。今回は、今後も必要性が高まるペーパーレス化について、システム導入での実現方法とそのメリットについて解説いたします。

そもそもペーパーレス化とは?

その名の通り、紙の利用を減らすということです。今まで紙で印刷していた報告内容や資料といった業務的な物から、日常の身近なものですと書籍やカタログといったものも電子化されるようになってきました。

現在テレワークや在宅勤務が日常化されたことで、企業をあげてペーパーレス化に取り組むケースが増えてきています。「ペーパーレス化」は突然誕生した取り組みではなく、昔から経営者がトップダウンで指示してきた定番の戦略です。しかし、経営者だけのメッセージではなく、今や国からのメッセージでもあり、企業が取り組むべき最重要テーマとなってます。

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どんな業務をシステム化することでペーパーレスにつながるのか?

まずは、今自分が抱えている業務の中で、紙が利用されているものを洗い出しをしてみましょう。
すぐに思い浮かぶのは、休暇を取得する際の申請だったり、物品を購入する際の稟議申請だったりと、なにかと申請をする際には申請書を作成して印刷して上司に提出することが多いと思います。他には、会議の資料もわざわざ印刷して共有していることも多いのではないでしょうか。申請書は基本的に、元のファイルはExcel(エクセル)やWord(ワード)で作成していることがほとんどかと思うので、作成した申請書をメールで送ったり、関係者に共有できるよう共有フォルダやツールに格納することで、印刷無しでも確認ができるようになります。
会議資料の共有も参加者で集まった際に画面やプロジェクターで写すことで印刷しなくても内容を共有することが出来ますし、各自でPCを持ち寄れば自身のPCで資料を確認しながら会議を進めることが出来ます。

申請・承認業務に関してはワークフローシステムを導入することで、セキュリティ面も考慮した形でペーパーレス化が図れます。

会議に関してはWeb会議システムを利用すると、対面でなくても、会議資料を参加者にその場で共有することが出来るので、ペーパレスと業務効率を図ることができます。

ペーパーレス化を実現することのメリット

メリット1:地球の環境保全
紙の原料となるのは木です。紙が多く使われることで、それに比例して多くの木が伐採されてしまいます。そうすると、二酸化炭素を酸素に変えてくれる森林が減少してしまうので、地球全体の二酸化炭素の量が増えてしまい、結果として地球温暖化を醸成してしまいます。近年このような環境問題への対策に、企業も積極的に取り組んでおり、ペーパーレス化が実現されることは、地球全体の環境保全にもつながります。

メリット2:紙にかかる経費の削減
会議や打ち合わせの資料印刷、申請書や契約書など紙保管が必要な書類の印刷、作業内容のダブルチェックのための印刷など。あまり意識せずとも、毎日紙を印刷しているのではないでしょうか。こういった部分を見直す、もしくはシステム導入でWeb上完結が出来れば、紙やプリンタのトナーやインクも節約することができ、経費削減につながります。

メリット3:紙の保管場所・保管作業の削減、紛失・情報漏洩リスクの軽減
紙の資料の保管場所の確保、保管にも手間がかかります。年末の大掃除のタイミングで机の中の資料を見てみると、結局再度見ることがなく場所だけ取っていたような資料が大量に出てきたことはありませんか?また、紙で保管していると資料自体の紛失というリスクも考えられます。申請書は鍵のかかるロッカーで保管をしないと、紛失や情報漏洩事故に発展してしまうというケースも考えられます。ペーパレス化していれば、上記のような懸念は最小限に留めることができます。

まとめ

今の業務内容をペーパーレス化できる部分は、いくつか見えてくると思います。
もちろん、システムを導入しなくてもペーパーレス化をすぐに推進できますが、対象業務に合ったシステムを導入することで、さらなるペーパレス化と業務効率を図ることができます。
ただ、なかなかペーパーレス化することが出来ないという業務や状況があることも事実です。1から環境を整えるとなると課題の洗い出し、解決できるシステムの比較・検討、導入・初期準備と時間がかかってしまいますし、新しいペーパーレスの運用方法に慣れるまでに時間がかかってしまうということもあります。そのような場合は、自ら情報収集をするだけではなく、システム会社の営業やその他知見がある人に情報提供を求め、1つずつタスクを整理していきましょう。システムを導入すると、上記で挙げたようなペーパレス化のメリットにより、長期的に様々なコスト削減や内部統制の強化につながり、最終的に導入までにかかった工数を回収することができます。

もちろん、ペーパーレス化は環境保護にも有効な活動なため、この活動を推進することは環境保護への取り組みを実施しているというアピールにもなり、企業的価値向上にもつながります。

今後は、企業だけではなく自治体含め、社会全体がペーパーレス化に向けた業務改善が促進されていくことになるでしょう。

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