申請・承認のプロセスで成り立つワークフローは重要な事案に対して、複数のチェック機能を持たせる日本特有のシステムです。しかし、申請手続きには時間や手間がかかりがちで、非効率性を感じている人も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、業務における申請手続きの意義と、その非効率性を解決するツールをご紹介します。
申請とは
そもそも「申請」とは、特定の希望や要望を届け出ることを意味する言葉です。辞書では、特に国や公共機関などに対して認可や許可、あるいは何らかの措置を求める行為を指しますが、一般的には組織に対して自己の希望を叶えるための手続きをする行為全般を指して広く使われています。特に企業の業務では、上司・責任者に許可を得るシーンで使われることが多い言葉です。
申請を行う意味とは
企業の業務の中には、申請手続きを要する機会が多々あり、ときにはそのプロセスを非効率に感じる人もいるかもしれません。では、なぜ業務において申請手続きが必要なのでしょうか。その意味について解説します。適切なチェックを行える
申請手続きの第一義は、適切なチェックを行えることです。組織に申請制度を設けると、特定の責任者の確認と許可がなくては重要な決定を実行できなくなります。たとえば、高額な出金処理には申請手続きが必須になる旨を定めれば、その出金が本当に必要なものか、虚偽ではないかなど、その出金処理の妥当性を客観的にチェックできます。また、文書として申請内容の記録が残ることで、事後チェックや検証ができるのも大きな利点です。つまり、申請手続きは組織のガバナンスを維持するためのノウハウの一環であると言えます。ボトムアップで業務を遂行できる
ボトムアップでの業務遂行を可能にするのも、申請手続きの重要な利点です。業務を遂行していく過程では、自己の権限を超える判断や処理が求められる場面も生じます。そのような際、申請という手続きを経ることで、現場の部下が権限を超えて必要な業務を遂行できます。言い換えれば、申請手続きを設置することによって、現場の従業員が組織の後ろ盾を得て積極的にアクションを起こせるようになるのです。会議などを省略できる
複数人のチェックを通す手続きや、自己の権限を超えた案件の認可を得るワークフローは、会議によっても目的を達成できます。実際、多くの責任者の許可が必要な事案は、会議による採決を必要とする企業が多いでしょう。しかし、会議を開くには関係者全員のスケジュールを調整し、貴重な時間を消費して議論しなくてはいけません。その点、申請制度は、申請書を責任者が順次確認して承認・却下する方式ですから会議を開かずに済みます。
申請が持つマイナスの意味
上記のようなメリットがある一方、申請制度にはマイナスの側面もあります。ここでは申請制度のマイナス面について説明します。スピード感の無さを意味する
申請手続きを処理するためには往々にして時間がかかるため、ビジネスにおけるスピード感の無さを露呈させてしまいます。申請手続きは、申請書を作成し、責任者に提出し、それを関係者が順次チェックしていくという複数のプロセスを経る必要があります。こうした一連のプロセスを完遂するには相応の時間がかかり、特に多数の責任者の承認が必要な場合は、相当な日数を要することも珍しくありません。
些細な不備から書類が差し戻されてしまうこともありますし、最悪の場合、どこかしらで承認処理が滞って書類が行方不明になってしまうケースもあります。ビジネスにおいて、意思決定のスピードは非常に重要な要素であり、非効率な申請フローがもたらす判断の遅れによって、大きなビジネスチャンスを逃してしまうことは大きなデメリットとなります。
業務の非効率も意味する
申請手続きが、業務の非効率性をもたらすリスクもあります。業務において、上司の許可を必要とする場面は数多く存在しますが、その度に、決裁がおりるまで多くの時間と労力を取られてしまいます。たとえば、顧客との契約に必要な申請手続きの処理が滞ってしまうと、顧客に対して不便を強いる結果になってしまうでしょう。本来、申請手続きは重要な事案を実現可能にするための「手段」にすぎませんから、申請手続きに多くの時間を取られて、本来の業務に差し障りが出るような事態は避けるべきです。ワークフローシステムによる解決
申請処理に付随する非効率な業務は、「ワークフローシステム」により解決できます。これは申請と承認のプロセスをシステム化することによって申請業務の効率化を可能にします。
ワークフローシステム「AppRemo」は、申請処理のペーパーレス化を実現し、申請書の作成から承認までの一連のプロセスをシステム上で一元処理できるツールです。紙で申請する場合、申請書のやりとりは手渡しや郵送で行うことになり、そこには時間的ロスや紛失のリスクが付きまといます。しかし、AppRemoによって手続きを電子化してしまえば、申請書のやりとりは迅速に行える上、書類管理の手間も紛失のリスクも軽減できます。
また、担当者が出先にいても、PC・スマートフォンで承認業務を行えます。さらに、承認フローがどこまで進んでいるかの進捗も確認でき、質疑応答が生じた場合も、搭載されている簡易チャット機能を利用して担当者同時でやりとりができます。
紙の申請手続きは押印のための出社などを要し、テレワークの実施を阻害しますが、AppRemoならばその心配もありません。申請手続きのメリットを残しつつ、その利便性を向上させるためのソリューションとして、AppRemoは大きな効果を発揮します。
まとめ
業務における申請手続きは、重要な事案に対して複数のチェック機能を働かせ、その妥当性を客観的に評価する点で特に大切な意味を持ちます。ただし、紙による申請手続きには煩雑な手間や時間がかかりがちで、それによって業務が非効率になり、本来の仕事を圧迫してしまう場合もあります。
ワークフローシステム「AppRemo」は、申請手続きが持つ本来の意義を守りつつ、その非効率性を改善するツールです。AppRemoの導入は、申請手続きのペーパーレス化を実現し、迅速かつ透明性のある申請処理を可能にします。
