依頼書で申請するのは大変? 依頼書の業務効率化の成功事例

 2021.10.26  株式会社システムエグゼ

紙による依頼書の申請業務は、担当者の不在によって承認が滞ることがあり、大きな非効率業務として企業の負担になっているケースが多々あります。そこで、本記事では依頼書による申請業務の概要と課題を解説すると共に、申請業務の効率化を支援するワークフローシステム「AppRemo(アップリモ)」の機能と、その導入事例をご紹介します。

依頼書による申請業務

多くの企業では、支出などの責任を伴う決裁権を一部の責任者に持たせる体制を採用しています。それゆえ、従業員が権限を持たない業務を実行する場合には、権限を持つ責任者や部署に決裁を依頼します。所定のフォーマットなどを用いて依頼書を作成して申請し、承認を得て実行する手順が一般的でしょう。申請者本人が実行部分を担当する場合もあれば、所定の部署もしくは担当者が行う場合もあります。たとえば、支払い処理などは、依頼を受けた経理部がそのまま支払い処理を行います。業務の中では、このような申請が必要なシーンは多く、申請事項により、依頼書の種類は多岐にわたります。

ワークフローシステムAppRemo 導入ガイド
ワークフロー、申請・承認業務の理想形をイラストで解説

申請で使われるさまざまな依頼書

申請時に利用される依頼書にはどのような種類があるのでしょうか。主に利用される依頼書の例をいくつか解説します。

発注依頼書

発注依頼書は、商品や備品などの購入に際に、外部の事業者への注文に関する承認を得るために用いる文書です。発注依頼書の活用場面は大規模な仕入れから事務用の文房具まで幅広く、必要な商品名や数量、決済方法、納品先など必要な情報を明記します。外部の事業者との金銭のやり取りが伴うため、事前申請が必要になる依頼書の代表例です。

支払依頼書

支払依頼書は、社内の経理部などに必要な支払い処理の実行を依頼する文書です。その名称から請求書と混同しやすいですが、請求書は、受注者が発注者に支払い依頼する際に使われる社外文書で、社内向けの支払依頼書とは異なります。具体的な双方の文書の使用例として、商品等を購入した際に取引先の企業から請求書を受け取り、その請求書を証憑書類として添えた支払依頼書を経理部に提出するプロセスが挙げられます。経理部は支払依頼書をもとに、取引先企業に代金を振り込みます。

押印依頼書

押印依頼書とは、その名の通り、書類への押印を依頼する文書です。たとえば、社外の企業に契約書を送る際に、契約書の所定の欄への押印を依頼する際に使われます。あるいは、社内においても特別な申請許可を得る際に、その承認の証として書類に押印するよう依頼書を送る場合にも使用されます。

ワークフローシステムで依頼書の申請業務を合理化

上記のような申請・承認を伴う一連の流れ(ワークフロー)は、組織のガバナンスを維持するための重要な仕組みです。とはいえ、紙で依頼書を社内回覧して申請する仕組みは、しばしば業務効率を下げてしまいます。以下では、紙の依頼書による申請の非効率性について解説し、それを合理化する「ワークフローシステム」を紹介します。

社内での依頼書による申請は非効率?

紙の依頼書による申請業務の問題点として、具体的には「依頼書を作成するのに一定の手間がかかる」、「複数人の承認判子を押して回付するため相当の時間を要する」点でしょう。また、保管の場合も、ファイリングなどの保管業務の手間や保管スペースの確保にも手間がかかります。ビジネスにおいてスピード感が求められる今、申請・承認や関連業務に時間を要してしまうと事業展開にも影響し、思わぬ損失を負ってしまうリスクも懸念されます。

ワークフローシステムによる合理化

上記のような紙の依頼文書による申請業務は、ワークフローシステムを導入することで合理化できます。ワークフローシステムは、依頼文書の作成含めて申請・承認の一連のプロセスをシステム上で処理することができます。これにより、申請書類のペーパーレス化が実現され、申請・承認の迅速化や可視化、保管コストや書類紛失リスクの削減など、数多くのメリットが得られます。とはいえ、申請業務は、それ自体が利益を生み出すわけではないノンコア業務であり、それを合理化するためのツールに多額のコストを投入したくない企業も多いでしょう。また、せっかくツールの導入をしても使いこなせず、結局元の紙運用に逆行してしまうケースもあります。

そこで、おすすめしたいのが低コストで導入できる「ワークフローシステムAppRemo」の利用です。AppRemoはExcelとの親和性が高いため、従来と同じ要領で依頼書を作成できるなど、誰もが使いやすいワークフローシステムです。また、スマホやタブレットでも操作できるので、担当者は外出先の空き時間でも承認を行えます。これらの特長から、AppRemoの導入はスムーズに申請業務をデジタル化し、大幅な業務効率化を実現してくれるでしょう。

依頼書の申請を効率化した成功事例

ワークフローシステム「AppRemo」を導入することで、多くの企業が申請業務の効率化を実現しています。以下で、申請依頼書を効率化した具体的な成功事例をご紹介します。

1ヵ月あたり70時間以上の作業工数削減に成功した事例

三菱商事パッケージング株式会社は、包装資材の調達・販売・加工など手掛けている企業です。経営戦略の一環として業務のデジタル化・自動化、営業支援強化などに取り組む中で、紙ベースで行ってきた各種申請のスムーズなシステム化のため、AppRemoを導入しました。

それまでの申請業務では、グループウェア上の申請フォームに必要事項を入力後、それを印刷し、上司や担当者の印鑑をもらう手順をとっていました。それゆえ、上司の出張によって承認が滞ったり、事業所間でファックスや社内便などで送付・回覧しているうちに申請書類を紛失したりなど、承認には大きな時間と労力、そしてリスクが付随していました。そこで目を付けたのがAppRemoです。

多大な運用コストや、高度なスキルが求められたりする製品もある中、Excel申請書がそのまま使える仕組みや使いやすいUI、安価に導入できるAppRemoはコストパフォーマンスの面で魅力的に映ったそうです。AppRemoの導入と合わせて、不要な依頼書の見直し、システムの導入前の社員への説明会を実施したため、大きな混乱もなくスムーズに稼働することができました。

その結果、申請業務の大幅な時間短縮に成功しました。試算によると、AppRemo導入後、申請書1枚あたりマイナス14分の削減効果があり、導入から約10カ月で700時間もの業務削減を実現しました。社内で実施したアンケートでもその効果を実感している社員は多く、社内ですっかり定着しました。

社内にいなくても承認依頼メールがくる。効率化に成功した事例

株式会社アトレは、大手鉄道会社のグループ企業で、駅ビルの管理運用などを手掛ける企業です。同社もAppRemoの導入によって業務効率化に成功した企業のひとつです。

400名を超える従業員を抱える同社では、「ペーパーレス化」と「決裁の時間短縮」が喫緊の課題でした。社内稟議がシステム化されていなかったので、年間1万件を超える社内稟議に使用する膨大な書類の処理や保管に苦慮していました。特に本社の決裁や会社印をもらうためだけに本社に出向くなど、申請業務の非効率性によって多大な時間と労力が消費されていました。

AppRemoを導入することで、担当者はたとえ海外出張中であっても承認作業を行えるようになり、また決裁を仰ぐためだけに本社に出向く必要もなくなりました。システム化を通して、これまで曖昧になっていた申請ルールの明確化や、各現場に散在していた情報の一元管理なども実現するなど、AppRemoを業務改革に役立てました。

まとめ

紙の依頼書による申請業務は、その受け渡しに時間と労力がかかるほか、担当者の不在によって承認が滞ってしまうなど、業務効率の低下を招いてしまっているケースが多々あります。また、申請業務が多数ある企業では書類の管理業務も大変でしょう。

そうした環境ではワークフローシステムが大きな効果を発揮します。ワークフローシステム「AppRemo」は、Excelとの親和性が高く、申請業務のペーパーレス化を実現し、申請・承認フローの大幅な時間短縮を可能にします。申請業務の効率化に取り組む企業様はぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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