システム導入で業務改善するには? 失敗の原因と役立つツール・システム

 2023.11.10  株式会社システムエグゼ

ビジネスにおいて柔軟かつ素早い対応が求められる昨今、ERPシステムに改めて注目が集まっています。本記事では、ERPシステムを用いるメリットをはじめ、導入を失敗してしまう原因、導入・運用の注意点などを解説します。ERPシステム導入に役立つワークフローシステムも紹介するので、ぜひ参考にしてください。

基幹システム導入によって解決する課題

先行きを予測できないVUCA時代、改めてERP(Enterprise Resource Planning=企業資源計画)の必要性を感じている企業は少なくありません。人材や資金、情報などの経営資源を一元的に管理し、それらを状況に応じて適切・迅速に配分することが、継続的な企業の成長につながります。

そして、このERPを実現するために有用なのが「ERPシステム」です。生産、受注管理、人事、財務、会計などの主要部門ごとに独立した基幹システムを、ひとつに集約・統合したシステムのことを指します。これを導入することで、企業としての全機能を一元的に把握できるため、意思決定の迅速化につながります。

次の項からは、ERPシステムの導入によって解決できる課題を紹介します。

1. 業務効率の改善

企業として、今後の日本社会で生き残っていくためには、従来の仕組みを見直し、生産性の高い働き方へとシフトする必要があります。業務を効率化し、限られたリソースで最大限の成果を生み出せる環境を構築しなければなりません。

その点において、複数の部門・拠点の業務を一元管理できるERPシステムは有効です。ERPシステムを導入し、各部門の状況を可視化することで、各部門がリアルタイムで情報と進捗状況を共有できます。部署間の余計なやり取りの工数を削減できるため、業務効率の改善につながります。

2. 人手不足の解消

周知の通り、近年は人材不足が深刻な問題になっています。さらに少子高齢化も進み、かつてのような買い手市場に戻ることは期待できません。そのため、国を挙げて行う「働き方改革」で推奨するように、不足した人材を補うのでなく、限られた人員で効率的に業務を進めることが大切です。

ERPシステムを用いれば、簡単に業務に必要な各データ・情報にアクセスできるので、特定の従業員にのみナレッジが集中し、ほかの従業員のスキルが育たない「業務の属人化」の問題を防ぐことにつながります。引き継ぎの手間も省けるため、従業員の急な欠勤などにも柔軟に対処できます。

柔軟な働き方ができれば従業員全体の満足度も高まり、離職率が減少することで人手不足解消につながります。

3. 売上高・利益率の改善

各部門・各拠点をまたいで一元的に業務を管理できるのが、ERPシステムの最大の特徴です。

ERPシステムを用いることで全体の業務プロセスが可視化されるため、全体のパフォーマンスに関わるボトルネックを継続的に特定し、改善することも容易になります。一元管理された鮮度の高いデータに基づいた、タイムリーな分析と意思決定も可能です。それによって目まぐるしく変わるビジネス上で優位性を保てるため、結果的な売上増加にもつながります。

また、さまざまなシステムが混在していると、各システム間のデータ連携が不十分で運用コストがかさみますが、ERPシステムを導入することで、物的・人的コストをスリム化できます。

4. データ管理・現状分析の精度向上

各部門が異なる基幹システムを使っている場合、データの二重登録、参照するデータの違いによる差分・誤差などが発生する恐れがあります。

しかしERPシステムを用いれば、企業を横断して同じデータを管理・運用するので、各部署が個別にデータを管理する必要がありません。信頼できるデータがあることで、現状分析の精度もより高くなります。限られたリソースをどこに投入するかなどの、経営に関わる判断も迅速になります。

ワークフローで業務効率UP!システム導入前に確認したいワークフロー作成のポイントとは

システム導入が失敗する原因・注意点について

使いこなせると非常に有用なERPシステムですが、ただ単純に導入するだけでは成果につながらない場合もあります。

ここからは、システム導入がどういった場合に失敗するのか、その原因と導入時の注意点について解説します。

1. 社内の課題が不明瞭のまま導入する

目的を深掘りせずに「何となく効果がありそうだから」と導入を決めてしまうのは、やりがちな失敗です。導入する目的を明確にし、現状の業務プロセスと課題、ERPが備えている機能を考慮した上で導入するようにしましょう。

そうしなければ、コストをかけて導入したERPシステムがうまく業務とマッチせず、目の前の業務に合わせた細かいカスタマイズを繰り返すという事態に陥る可能性があります。そうすると、費用対効果が望めないばかりか、将来的にERPシステムそのものがブラックボックス化してしまう恐れがあります。

2. 業務フローを変更できない

旧来の業務フローを変更せず固持してしまうのも、失敗してしまうケースのひとつです。ERPシステムの機能は万能ではないので、旧来のフローがERPシステムの機能にそぐわないのであれば、受けられる恩恵も少なくなります。ERPシステムが備える機能を余すことなく活用しようと考えるなら、ERPシステムの機能を発揮しやすくなるように旧来の業務フローを変更しましょう。

そのためには、現場の理解を得ることが欠かせません。ERPシステムを導入する目的と、短期的には使い勝手が悪いと感じることがあっても、長期的に見るとメリットの方が大きいことを、徹底して周知しましょう。その後、現場の従業員から現状の課題点などを聞き取り、的確な意見を反映していくことも効果的です。ERPシステムの導入に際し、業務フローを全社的に改善する良い機会だと捉えることが大切です。

3. 予算でシステムを選定する

予算を基準にしてERPシステムを選定してしまうのも、場合によっては失敗につながります。予算前提でシステムを導入するのではなく、導入効果に焦点を当てた選定を行う必要があります。

ERPシステムのパッケージも多種多様なので、ERPシステムを導入することによって得られる利益と、導入にかかる費用を比較ながら、自社の問題解決につながるシステムを選定しましょう。

4. ベンダーのサポートが不足している

ベンダーによる導入後のサポート体制が不十分といったことも、失敗につながります。

ERPシステムの導入にあたってオリジナルのままでは統合できない基幹システムとの連携など、最低限のカスタマイズは必要になってきます。そのため、ベンダーサポートが不十分であれば、カスタマイズがうまくいかず、自社の業務に適したシステムとしての機能が望めなくなってしまいます。

導入を検討する段階から、ERPシステムの機能面が自社の業務と適合するかをベンダーとともに分析しながら、導入・構築のフロー、導入後のサポートに関しても入念に擦り合わせましょう。

システム導入を成功させる「スモールスタート」という考え方

ビジネスの環境が激しく変化する近年、ERPシステムを導入する際は、スモールスタートでPoC(Proof Of Concept:概念実証)を行うことが有効です。早期に効果が見込まれる領域に対して限定的に実装し、検証を繰り返しながら少しずつ拡張していきましょう。その際は、投資対効果を明確にすることも忘れないでください。段階的に次のフェーズに進むことで、リスクを最小限に抑えながら全面的な実装につなげていけます。

また、ERPシステムを導入する前段階として、ERPシステムを前提にしたツールを導入し検証するのも、場合によっては有効です。コスト面を抑えられるのはもちろんですが、現場の負担も少なく、拒絶反応が出にくいという利点もあります。

スモールスタートでシステム導入をするなら「AppRemo(アップリモ)」がおすすめ

システムを導入した際に、これまでの運営が大きく変化してしまい、現場が混乱してしまうケースも少なくありません。これまでの流れを大きく変えることなく導入できるのが、ワークフローシステムの「AppRemo」(アップリモ)です。

申請・承認業務のあらゆる課題を解決できるシステムで、スマートフォンやタブレット端末などで簡単に申請や承認を行えます。進捗状況も可視化でき、チャット機能で申請者に不明点をやり取りするなどの機能も充実しています。

オフィスの定番ソフトExcelを使用して申請フォームを作成するため、従来使っていたフォームも流用でき、業務プロセスや書類を大幅に変更しなくてよいところが大きなメリットです。オンラインで申請・承認フローが完結するため、ペーパーレス化を実現できるため、リモートワーク環境下にも適しています。

まとめ

働き方改革を推進し、企業を取り巻くさまざまな課題を解決するためには、業務改善で組織全体の生産性を高める必要があります。自社に必要なシステムやツールを見極め、省力化や業務効率化に役立てましょう。

各種システムの導入で失敗してしまうと、費用面でも労力面でもマイナスになります。その点、従来の運営と大きく変わらないシステムの導入なら、失敗のリスクを軽減できます。AppRemoは、Excelを使用するため従来の運営を大きく変える必要がなく、ワークフローの効率化が実現できます。業務改善を進めている企業は、ぜひ導入をご検討ください。

ワークフロー、申請・承認業務の理想形をイラストで解説

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