会社の業務で申請を上げる際に、申請書の元のファイルはExcel（エクセル）やWord（ワード）で用意されているのにわざわざ印刷して提出するような運用ではありませんか？この運用だと、申請や承認のたびに出社しなくてはいけないという状況になります。これからの働き方のためにも、紙文書を電子化した際のメリットについて解説していきます。
紙文書でどんなことをしている？
みなさんは普段の業務でどんな紙文書を使用していますか？
会議で使用する資料、決裁書や稟議書、契約書やマニュアルなど、多岐に渡ると思います。
それらは、会議参加者への共有、閲覧や承認の捺印、閲覧・原本保管するために紙文書で残していることが多いと思います。ですが、紙文書の場合、保管場所の確保や管理の手間に加えて、該当文書を探す手間、ルールに沿った文書破棄まで発生します。もちろんこれらの手間だけでなく、紛失というリスクも常時考慮し管理しなければなりません。
電子化できる紙文書はどれ？
では、どういった紙文書が電子化できるのでしょうか？
答えは「ほぼすべての紙文書の電子化が可能（※）」です。紙文書はスキャナーでPDF化すればPC上での閲覧でき、ネットワーク環境に接続すれば社内共有基盤上に保存されている文書も手軽に確認できるようになります。また、申請・承認業務であればワークフローシステムを導入する、精算・支払処理業務であれば経費精算システムを導入することで、処理に関わる文書とその業務全体を電子化することができます。最近では、社内文書や契約書の電子管理に特化した文書管理システムの必要性も高まっています。
（※）紙による保存が原則とされている帳簿書類などを除く。
電子化することで働き方はどう変わる？電子化のメリットとは？
紙文書を電子化することで、今までの働き方はどのように変わるのでしょうか？
改めてになりますが、紙の印刷・保管・破棄は無くなり、過去資料の探索の手間を軽減することできます。
さらに他拠点との文書共有のスピードが向上できるので、ひいてはその業務全体を効率化することができます。在宅勤務やテレワークのように多様な働き方が主流になっている中で、メンバーとの情報共有のスピードや精度を上げていくことは、重要なポイントとなります。
また、決裁書や稟議書に対しての承認印対応も必要がなくなるため、不必要な出社も減らすことができます。いつでもどこでも、出社時と変わらず業務ができ、むしろ業務効率を促進する働き方ができるのです。
優先して電子化する紙文書とは？
次に、優先して電子化する紙文書の基準をご紹介します。
【電子化する紙文書の基準：例】
- 使用頻度が高い
- 利用者が多い
- 外出先でも閲覧したい
- 遠方の方に共有したい
上記の基準に該当する文書を電子化することで、前段で述べたようなメリットをより実感することができ、改善前後の効果を図ることができます。
【電子化するメリット まとめ】
- 紙の印刷・保管・破棄の作業を削減
- 過去文書の探索の手間を軽減
- 紙の紛失リスクの削減
- 他拠点メンバーとの情報共有のスピードアップ
- 不必要な出社や作業の削減
それ以外にも、紙が減ること＝環境保護につながるので、CSR活動（企業の社会的責任）の一環にも寄与します。
まとめ
紙文書を電子化するためにはある程度コストがかかります。ですが、利用頻度が高い紙文書を電子化してしまえば、その後のコストや手間を一気に削減することができるのです。一時的に移行コストがかかってしまう場合でも、長い目で見れば人件費や作業工数の削減につながり確実にかかった費用を回収することができます。
今後、在宅勤務やテレワークで滞りなく業務を遂行できることが実証されれば、引き続き、紙文書の電子化が進んでいくでしょう。これから電子化を考えている方々は、まず業務の中にどれだけの紙文書が潜んでいるのか確認し、利用頻度や利用人数によって電子化するべき紙文書と業務を見極めてみてはいかがでしょうか。
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