承認依頼メールはどう書く? 効率的な承認依頼の方法とは

 2021.11.11  株式会社システムエグゼ

ビジネスシーンでは、一般的に「承認依頼」と呼ばれる、さまざまな許可を上司から得るための手続きが行われます。しかし、メールによる承認依頼は、煩雑でムダな待ち時間が発生しやすく、業務を滞らせるボトルネックとなる場合が少なくありません。そこで、ここでは承認依頼をより合理的に行う方法についてご紹介します。

承認依頼とは

ビジネスシーンにおける「承認依頼」とは、一般的に決裁に至る前段階の「許可(承認)」を得るための依頼です。上司や顧客などに求めることが多く、「直属の上司に、新しい企画の承認依頼をする」「このプランで問題ないか、先方に承認依頼を出す」といった使い方をします。

承認依頼と似た言葉として「確認依頼」があり、しばしば混同されます。しかし、両者はまったく異なるものです。確認依頼は、相手に「すでに処理が終わっている対象を見て、確かめてもらうこと(追認)」を依頼するもので、承認のようにGoサインを出すことではありません。

また、確認を行うのが、上司や顧客だけではないという点も大きな違いです。「今度の企画が現場に負荷をかけないか、担当者に確認依頼をする」「現場の状況と乖離がないかについて確認依頼を出す」など、別部門の担当者や部下などにも見てもらい、問題がないか、事実と異なる点がないかを確かめてもらうケースもあります。

メールによる承認依頼

近年の承認依頼は、紙の依頼書ではなく、メールで行われることも増えました。 普及しつつあるテレワークとの相性がよい点も影響しているでしょう。メールでの承認依頼には課題も残されていますが、紙媒体とは異なり出社しなくても承認できるため、業務効率は改善します。契約書などの場合は、紙媒体での署名や押印と同じ効力を持つ、オンラインの電子署名などが用いられるようになってきました。
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承認依頼メールの書き方と例文

社内・社外を問わず、承認依頼は相手に時間と手間をかけさせるものですから、依頼の際には一定の礼節が求められます。ここでは具体的な承認依頼メールの書き方についてご紹介します。

承認依頼メールの例文

社内の上司に承認依頼を出すケースを想定した例文を紹介します。下記の例文のように、シンプルに情報をまとめるとよいでしょう。
  • 例文1(承認すべき内容をメール本文に書く場合)
    件名:【承認依頼(期限:〇/〇までにお願いします)】
    本文:
    〇〇課長

    お疲れさまです。〇〇部の〇〇です。

    〇〇の件で承認をお願いしたく、ご連絡いたしました。
    下記をご一読いただき、内容に問題がなければ〇/〇までに申請フォーム上で【承認】をお願い致します。
    ーーー
    承認依頼の内容
    ーーー
    お忙しいところ恐れ入りますが、何卒宜しくお願い申し上げます。

    〇〇〇(自分の名前)

  • 例文2(承認すべき内容を添付書類に記載している場合)
    件名:【承認依頼(期限:〇/〇までにお願いします)】
    本文:
    〇〇課長

    お疲れさまです。〇〇部の〇〇です。
    〇〇の件で承認をお願いしたく、ご連絡いたしました。
    添付ファイルの内容をご一読いただき、内容に問題がなければ〇/〇までに【承認】のご連絡をお願いしたく存じます。

    お忙しいところ恐れ入りますが、何卒宜しくお願い申し上げます。

    〇〇〇(名前)

承認依頼メールの書き方

続いて承認依頼メールをはじめ、日本のビジネスシーンでよく用いられているメールの書き方を詳しくご紹介します。アメリカなどの場合、「Please approve the request.」から始まる承認依頼メールに対して「approved(承認しました)」の一言で終わらせるケースもめずらしくありません。しかし、日本では社内であっても丁寧な言葉づかいが求められます。これは相手に不快感を与えたくないという考えがあるためでしょう。

本文は「あいさつ」「名乗り」「用件」「結びの文章」の順番で書くのが一般的なので、それに即したかたちでメール文を作成します。特に承認依頼メールでは「用件」の部分が重要で、「何を」「いつまでに」「どのようにして」承認してほしいのかを明確に記載してください。

さらに、メールの宛先には、メインの宛先である「To」、メールを共有しておいたほうがよい人の宛先である「CC」、送信する側以外に知らせずに、メールの共有をしたい人の宛先である「BCC」の3つがあります。これらの宛先をシーンに応じて使い分けることも重要なポイントです。

承認依頼をスマートにするワークフローシステム

ここまで見てきたように、承認依頼はその先の業務を進めるために欠かせないステップです。そして、このステップをいかに効率化するかが課題になっている企業も多いでしょう。以下からはワークフローシステムによる承認依頼の効率化について解説します。

承認依頼には労力がかかる

日本企業では、業務を進めるために上司の承認が必要な場面がとても多く、その度に文書やメールを作成しやりとりするため、手間がかかります。また、承認依頼メール後、後回しや忘れられてしまうケースもあり、日数がかかってしまう経験をした人も多いのではないでしょうか。加えて、複数の上司の承認が必要な稟議はより時間がかかり、管理も煩雑化してしまいます。

ワークフローシステムが承認依頼をスマートにする

申請~承認までの一連の流れは「ワークフロー」の一形態で、オンラインで完結させるシステムの導入によって効率化できます。システムの導入と言っても、全ての業務フローを変更する必要はありません。普段使用しているExcelの申請書(依頼書)フォーマットで簡単に申請できるワークフローシステムであれば、従来の業務フローのまま、依頼メールを書く手間を削減できます。

ワークフローシステム「AppRemo」は、Excelの申請書ベースで、簡単に申請~承認を行えるシステムです。オンラインで申請した後は、必要な相手に承認依頼通知が自動で送付されます。アラート機能もあるので見逃しもなく、承認処理の進捗状況をいつでも確認できるので、スムーズに承認をもらえます。搭載されている簡易チャット機能を使えば、申請内容に不備・疑問がある場合の確認作業もスムーズに行えます。ワークフローシステムの導入によって承認依頼の手間を削減し、簡単に処理できるように改善した企業も多く、業務の効率化が期待できます。

まとめ

承認依頼はメールを作成して相手に知らせるだけですが、文章作成や記載漏れがないかの確認など、想定以上に手間がかかります。承認依頼の文面を作成するのに何十分もかけるような状況は、業務効率化の妨げになってしまいます。

こうした目に見えて時間がかかっている作業を効率化するには、ワークフローシステムの導入を検討しましょう。インターネットに接続すれば場所を問わずに利用できるため、リモートワークなど多様な働き方も支えてくれます。

ワークフローシステム「AppRemo」は、スマートフォン・タブレットにも対応しているので、外出先やちょっとした空き時間でも承認できます。承認依頼メールを作成する手間が省けるため、申請~承認の効率化にも有効な対策です。ぜひ、承認依頼を「AppRemo」で行って日々の業務を改善してみてください。

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