承認依頼を効率化する方法｜
メール・チャットの書き方から業務改善まで徹底解説

日々の業務で欠かせない承認依頼ですが、適切な方法で行わないと承認が遅れ、業務全体に影響を及ぼす可能性があります。本記事では、承認依頼の基本的な知識から、メールやチャットツールを使った効果的な依頼方法、さらには承認業務を効率化するシステムの活用方法まで、実践的なノウハウを詳しく解説します。承認依頼にかかる時間を削減し、スムーズな意思決定を実現するための具体的な手法を身につけることができます。

承認依頼とは？基礎知識と重要性

承認依頼の定義と役割

承認依頼とは、ビジネスシーンにおいて業務を進めるために必要な許可を上司や関係者から得るための手続きです。企業活動では、予算の執行、新規プロジェクトの開始、契約の締結など、さまざまな場面で承認が必要となります。承認依頼は単なる形式的な手続きではなく、組織の意思決定プロセスを明確にし、責任の所在を明らかにする重要な役割を果たしています。

承認依頼には、稟議書による決裁申請、経費精算の承認、休暇申請の許可など、多様な種類があります。それぞれの承認依頼は、組織の規模や業種、社内規定によって異なる承認ルートやプロセスを経ることになります。適切な承認依頼を行うことで、業務の透明性が確保され、コンプライアンスの観点からも重要な意味を持ちます。

承認依頼と確認依頼の違い

承認依頼と確認依頼は、しばしば混同されますが、その目的と性質は大きく異なります。承認依頼は、これから実行する事項について事前に許可を得ることを目的としているのに対し、確認依頼は、すでに処理が終わっている内容を見て、確かめてもらうこと（追認）を求めるものです。

例えば、「新規企画の実施について承認をお願いします」という場合は承認依頼ですが、「作成した報告書の内容に誤りがないか確認をお願いします」という場合は確認依頼となります。この違いを正しく理解することで、適切なコミュニケーションが可能となり、業務の効率化にもつながります。

ビジネスにおける承認依頼の重要性

現代のビジネス環境において、承認依頼は組織運営の根幹を支える重要な仕組みです。適切な承認プロセスを確立することで、組織のガバナンスが強化され、リスクマネジメントの観点からも大きな意味を持ちます。特に上場企業では、内部統制の一環として承認プロセスの明確化が求められており、監査対応においても重要な要素となっています。

承認依頼が適切に機能することで、以下のようなメリットが生まれます。第一に、権限の範囲が明確になることで、従業員は自身の裁量で判断できる範囲と、上司の承認が必要な範囲を正しく理解できます。第二に、承認記録が残ることで、意思決定の経緯が追跡可能となり、問題が発生した際の原因究明や責任の所在の明確化が容易になります。

また、テレワークやリモートワークが普及する中で、承認依頼のデジタル化は避けて通れない課題となっています。従来の紙ベースの承認から、メールやワークフローシステムを活用した電子承認へと移行することで、場所や時間に縛られない柔軟な働き方が実現できます。これにより、承認待ちによる業務の停滞を防ぎ、迅速な意思決定が可能となります。

さらに、承認依頼は組織の成長とともに複雑化する傾向があります。部門間の連携が必要な案件では、複数の承認者による段階的な承認が必要となることもあり、承認ルートの設計や承認期限の管理など、より高度な承認依頼の仕組みが求められます。このような課題に対応するため、多くの企業では承認依頼の効率化を目的としたシステム導入が進んでいます。

承認依頼メールの書き方完全ガイド

承認依頼メールは、ビジネスシーンにおいて日常的に発生する重要なコミュニケーションです。適切な承認依頼メールを作成することで、業務をスムーズに進めることができます。ここでは、効果的な承認依頼メールの作成方法について、具体的な例文とともに詳しく解説します。

効果的な承認依頼メールの構成要素

承認依頼メールを効果的に作成するためには、いくつかの重要な構成要素を押さえる必要があります。件名には「承認依頼」という文言と期限を明記し、本文では「何を」「いつまでに」「どのようにして」承認してほしいのかを明確に記載することが重要です。

基本的な構成要素として、以下の項目を含めるようにしましょう。

これらの要素を適切に組み合わせることで、相手に負担をかけずに必要な承認を得ることができます。

社内向け承認依頼メールの例文

社内での承認依頼メールは、業務の効率性を重視しながらも、適切な敬語を使用することが求められます。以下に、実際に使用できる例文を紹介します。

経費精算の承認依頼

件名：【承認依頼】〇月分経費精算（期限：〇月〇日まで）

〇〇課長

お疲れさまです。営業部の〇〇です。

〇月分の経費精算について承認をお願いいたします。
以下、精算内容の詳細です。

【精算内容】
・出張費：東京-大阪往復 28,000円
・宿泊費：〇〇ホテル（1泊）12,000円
・接待費：〇〇商事との会食 15,000円
合計：55,000円

添付の領収書をご確認いただき、〇月〇日（金）までに承認処理をお願いできますでしょうか。

ご不明な点がございましたら、お知らせください。
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

企画書の承認依頼

件名：【承認依頼】新商品販促企画について（〇月〇日回答希望）

〇〇部長

お疲れさまです。マーケティング部の〇〇です。

先日ご相談させていただいた新商品の販促企画について、詳細をまとめましたので承認をお願いいたします。

【企画概要】
・企画名：〇〇キャンペーン
・実施期間：〇月〇日～〇月〇日
・予算：300万円
・想定効果：売上20％増

詳細は添付の企画書（全15ページ）をご確認ください。
〇月〇日（水）の会議で最終決定したいため、それまでにご承認いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

社外向け承認依頼メールの例文

社外への承認依頼メールは、社内向けよりもさらに丁寧な表現を心がける必要があります。相手企業との関係性を考慮しながら、適切な敬語と礼儀正しい文面を作成しましょう。

見積書の承認依頼

件名：【ご承認のお願い】お見積書について（〇〇プロジェクト）

株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の〇〇です。

先日お打ち合わせさせていただいた〇〇プロジェクトについて、お見積書を作成いたしましたので、ご確認およびご承認をお願いいたします。

【お見積内容】
・項目：〇〇システム開発
・金額：1,500,000円（税別）
・納期：〇月〇日
・支払条件：月末締め翌月末払い

添付ファイルに詳細なお見積書を添付しております。
内容にご承認いただけましたら、〇月〇日（金）までにご連絡いただけますでしょうか。

ご不明な点やご要望がございましたら、遠慮なくお申し付けください。
ご多忙のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

契約内容の承認依頼

件名：【ご確認・ご承認のお願い】業務委託契約書について

〇〇株式会社
総務部 〇〇様

平素より大変お世話になっております。
〇〇会社の〇〇でございます。

この度は、弊社サービスのご利用をご検討いただき、誠にありがとうございます。
お打ち合わせでご相談いただいた内容を基に、業務委託契約書を作成いたしましたので、ご確認およびご承認をお願い申し上げます。

【契約概要】
・契約期間：2024年〇月〇日～2025年〇月〇日
・業務内容：〇〇コンサルティング業務
・契約金額：月額200,000円（税別）

契約書の内容をご確認いただき、問題がなければ〇月〇日までにご承認の旨をご連絡いただければ幸いです。修正が必要な箇所がございましたら、お知らせください。

今後ともよろしくお願い申し上げます。

メール作成時の注意点とマナー

承認依頼メールを作成する際には、いくつかの重要な注意点とマナーがあります。これらを守ることで、相手に好印象を与え、スムーズな承認を得ることができます。

件名の書き方

件名は一目で内容が分かるように「【承認依頼】」という文言を冒頭に記載し、具体的な案件名と期限を明記することが重要です。長すぎる件名は避け、20文字程度に収めるようにしましょう。緊急性が高い場合は「【至急】」を追加することも検討してください。

本文作成のポイント

本文は読みやすさを重視し、適切な改行と段落分けを行います。重要な情報は箇条書きにすることで、承認者が内容を把握しやすくなります。また、専門用語や略語の使用は最小限に留め、必要に応じて説明を加えるようにしましょう。

添付ファイルの扱い方

添付ファイルを送付する際は、以下の点に注意が必要です。

フォローアップのタイミング

承認依頼メールを送信した後、期限の2〜3日前になっても返信がない場合は、リマインドメールを送ることを検討しましょう。ただし、頻繁な催促は相手の負担になるため、適切なタイミングと頻度を心がけることが大切です。

リマインドメールを送る際は、「お忙しいところ恐れ入りますが」という枕詞を使い、相手への配慮を示すことが重要です。また、最初のメールの内容を簡潔に要約し、承認期限を再度明記するようにしましょう。

承認後の対応

承認を得た後は、必ずお礼のメールを送信します。承認いただいた内容を簡潔に確認し、今後の進め方について記載することで、認識の齟齬を防ぐことができます。また、承認に基づいて実施した結果についても、適切なタイミングで報告することが望ましいでしょう。

チャットツールを活用した承認依頼

近年、ビジネスコミュニケーションの主流がメールからチャットツールへと移行しつつあります。SlackやMicrosoft Teams、Chatworkなどのビジネスチャットツールは、承認依頼においても大きな効果を発揮します。リアルタイムでのやり取りが可能で、承認プロセスの迅速化に貢献しています。

チャットツールでの依頼メリット

チャットツールを承認依頼に活用することで、業務効率が大幅に向上します。メールと比較して、チャットツールは即時性が高く、承認者の反応をリアルタイムで確認できるため、業務の停滞を防げます。

また、チャットツールには以下のような特徴があり、承認依頼を効率化します。

さらに、チャットツールのメンション機能を使うことで、特定の承認者に確実に通知を届けられるのも大きなメリットです。複数の承認者が関わる案件では、グループチャットを作成することで、全員が進捗状況を把握できます。

効果的なチャット依頼の例文

チャットツールでの承認依頼は、メールよりも簡潔で直接的な表現が適しています。以下に、実際の業務で使える効果的な例文を紹介します。

単独承認者への依頼例

シンプルな承認依頼の場合：

@山田部長
お疲れ様です。

来月の販促キャンペーン企画書の承認をお願いします。
予算：50万円
期間：2024年12月1日〜31日
添付ファイル：企画書_v3.pdf

明日17時までにご確認いただけますでしょうか。
ご不明点があればお知らせください。

複数承認者への同時依頼例

複数の承認者が必要な場合：

@営業部 @マーケティング部
各部門の皆様

新サービスのローンチスケジュールについて承認をお願いします。

【概要】
・サービス名：AppRemo Plus
・開始日：2025年1月15日
・初期投資額：300万円

【必要な承認】
✅ 営業部：販売計画の承認
✅ マーケティング部：プロモーション計画の承認

12/20（金）までに各部門のご承認をお願いします。
詳細資料はスレッドに添付します。

緊急承認依頼の例

緊急性が高い承認依頼の場合：

🚨 @田中課長【緊急】

システム障害対応のため、緊急でベンダーへの発注承認が必要です。

発注内容：サーバー増強作業
金額：15万円
対応期限：本日18時まで

恐れ入りますが、至急ご確認をお願いいたします。
電話でのご説明も可能です（内線：1234）

チャットツールでは、絵文字やリアクション機能を活用することで、承認の可否を素早く伝えられる点も特徴です。例えば、「👍」で承認、「👀」で確認中、「❌」で否認といったルールを事前に決めておくと、さらに効率的になります。

また、重要な承認依頼については、チャットでの初回連絡後、必要に応じてリマインダー機能を設定することで、期限内の承認取得率を向上させることができます。多くのチャットツールでは、特定の時間にメッセージを送信する予約機能や、未読メッセージの自動リマインド機能が搭載されています。

承認依頼の課題と解決策

承認依頼は業務を進める上で欠かせないプロセスですが、多くの企業では様々な課題を抱えています。ここでは、承認依頼における一般的な課題を整理し、それぞれの解決策について詳しく解説します。

承認依頼における一般的な課題

承認依頼プロセスには、以下のような課題が存在します。

承認の遅延による業務停滞

最も頻繁に発生する課題は、承認者の対応遅れによる業務の停滞です。申請者は承認を待つ間、次の工程に進めず、プロジェクト全体のスケジュールに影響を与えることがあります。特に、承認者が出張や会議で不在の場合、数日から1週間以上も承認が滞ることも珍しくありません。

承認フローの複雑化

組織が大きくなるにつれて、承認ルートが複雑になりがちです。誰に、どの順番で承認を依頼すべきか不明確な状態では、申請者は適切な承認ルートを把握できず、結果として承認プロセスが長期化します。また、承認権限の範囲が曖昧な場合、不要な承認者を経由することで、さらに時間がかかってしまいます。

承認状況の可視化不足

メールベースの承認依頼では、現在どの段階まで承認が進んでいるのか把握しづらいという問題があります。申請者は承認の進捗を確認するために、個別に承認者へ問い合わせる必要があり、これが業務効率を低下させる要因となっています。

承認の遅延を防ぐための対策

承認遅延を防ぐには、システム面と運用面の両方からアプローチすることが重要です。

リマインド機能の活用

定期的なリマインドを自動化することで、承認者の見落としを防げます。メールの場合は、承認期限の前日や当日に再度リマインドメールを送信する仕組みを構築しましょう。ただし、手動でのリマインドは申請者の負担になるため、可能な限り自動化することが望ましいです。

承認期限の明確化

承認依頼時には必ず期限を設定し、その重要度も併せて伝えることが大切です。「〇月〇日〇時までに承認をお願いします」といった具体的な期限設定により、承認者も優先順位を付けやすくなります。また、緊急度に応じて「至急」「通常」「低優先度」などのラベルを付けることで、承認者の判断を助けることができます。

代理承認者の設定

承認者が不在の場合に備えて、あらかじめ代理承認者を設定しておくことも効果的です。これにより、主承認者が出張や休暇で不在の際も、業務を停滞させることなく承認プロセスを進められます。代理承認の権限範囲や条件を明文化しておくことで、トラブルを防ぐことができます。

複数承認者への効率的な依頼方法

複数の承認者が関わる案件では、さらに工夫が必要です。

並列承認と直列承認の使い分け

承認フローには大きく分けて「並列承認」と「直列承認」の2つのパターンがあります。並列承認は複数の承認者が同時に承認できるため、時間短縮に有効です。一方、直列承認は順番に承認を進める必要があるため、承認の優先順位や階層が重要な場合に適しています。案件の性質に応じて、これらを適切に使い分けることが重要です。

承認マトリクスの作成

どの案件にどの承認者が必要かを明確にするため、承認マトリクス（権限表）を作成し、組織内で共有することをおすすめします。金額や案件の種類によって承認者を明確に定義することで、申請者の迷いを減らし、適切な承認ルートで申請できるようになります。

一括承認依頼の活用

同じ内容で複数の承認者に依頼する場合は、一括で承認依頼を送信できる仕組みを活用しましょう。メールの場合はCCやBCCを適切に使い分け、全員に同じタイミングで情報を共有することで、認識のズレを防げます。ただし、個人情報や機密情報が含まれる場合は、適切な送信先の選択に注意が必要です。

エスカレーション機能の導入

一定期間承認が行われない場合、自動的に上位の承認者や管理者にエスカレーション（通知・権限委譲）する仕組みを導入することで、承認の滞留を防げます。例えば、3営業日以内に承認がない場合は上司にも通知が送られる、といったルールを設定することで、承認プロセスの停滞を防止できます。

AppRemoで実現する承認依頼の効率化

メールやチャットツールでの承認依頼には一定の改善効果がありますが、根本的な業務効率化を実現するには、専用のワークフローシステムの導入が欠かせません。ここでは、Excel申請書をそのまま活用できるワークフローシステム「AppRemo」を使った承認依頼の効率化について詳しく解説します。

AppRemoの基本機能と特徴

AppRemoは、普段使い慣れたExcelの申請書フォーマットをそのまま電子化できるワークフローシステムです。新しいシステムの導入にありがちな「操作方法を一から覚え直す必要がある」「既存の申請書を作り直さなければならない」といった課題を解決し、スムーズな導入と運用を実現します。

AppRemoの主要な機能は以下のとおりです。

特筆すべき点は、クラウド型のシステムであるため、インターネット環境があれば場所を選ばず利用できることです。テレワークや出張中でも承認業務が滞ることなく、業務の継続性を保てます。

Excel申請書を活用したAppRemoの承認フロー

AppRemoの最大の特徴は、既存のExcel申請書をそのままシステムに取り込んで使用できる点にあります。これにより、社内で長年使用してきた申請書フォーマットを変更することなく、電子化のメリットを享受できます。

具体的な承認フローは次のように進みます。

1. 申請書の作成：使い慣れたExcel形式で申請書を作成。必要項目を入力し、添付ファイルがある場合は一緒にアップロード
2. 承認ルートの自動設定：申請内容や金額に応じて、事前に設定された承認ルートが自動的に適用
3. 承認者への通知：申請が完了すると、最初の承認者に自動でメール通知が送信
4. 承認処理：承認者は通知を受け取り次第、システム上で内容を確認し、承認・差戻し・否認を選択
5. 次の承認者への引き継ぎ：承認されると自動的に次の承認者へ通知され、すべての承認が完了するまでこのプロセスが継続

この一連の流れが自動化されることで、承認依頼メールを都度作成する手間が省け、承認状況もリアルタイムで把握できるようになります。また、条件分岐による承認ルートの自動振り分け機能により、申請金額や内容に応じた適切な承認者への自動転送も可能です。

AppRemoの通知・アラート機能による見逃し防止

承認業務において最も問題となるのが、承認依頼の見逃しや放置による業務の停滞です。AppRemoでは、多層的な通知・アラート機能により、承認漏れを徹底的に防ぐ仕組みが構築されています。

通知機能の詳細は以下のとおりです。

さらに、承認者が不在の場合には代理承認者への自動転送機能も備えており、出張や休暇による承認の遅延を防ぎます。管理者は、ダッシュボード機能で全体の承認状況を一覧で確認でき、滞留している案件があれば即座に対応を促すことができます。

AppRemoのチャット機能で実現するスムーズな確認作業

承認プロセスにおいて、申請内容に関する確認や修正依頼が必要になることは少なくありません。従来のメールでのやり取りでは、複数の関係者間での情報共有が煩雑になりがちでした。AppRemoに搭載された簡易チャット機能により、申請書に紐づいた形でコミュニケーションを取ることができるため、確認作業が格段にスムーズになります。

チャット機能の活用シーンとメリットは次のとおりです。

• 申請内容の確認：承認者が申請内容について疑問がある場合、チャット機能で申請者に直接質問でき、メールのような定型文は不要
• 修正依頼の明確化：差戻しの際に、具体的な修正箇所をチャットで指示することで、申請者は何を修正すべきか明確に理解できる
• 履歴の一元管理：申請書に関するすべてのやり取りが一箇所に集約されるため、後から確認する際も情報を探す手間が省ける
• 関係者間の情報共有：複数の承認者や関係部署との調整が必要な場合も、全員が同じチャット画面で情報を共有できる

このチャット機能により、「また最初から申請し直し」という非効率な作業を大幅に削減できます。軽微な修正であればチャット上でのやり取りで解決し、申請書の再提出が必要な場合でも、修正箇所が明確なため迅速な対応が可能になります。

また、チャット機能には既読機能も搭載されており、メッセージが確認されたかどうかを把握できます。これにより、重要な連絡が見落とされていないか確認でき、必要に応じて再度連絡を取ることができます。

よくある質問（FAQ）

Q: 承認依頼メールを送ったのに返信がない場合はどうすればいいですか？

送信から2〜3営業日経過しても返信がない場合は、リマインドメールを送信しましょう。その際、前回のメールの要約と期限を明記し、緊急度が高い場合は電話やチャットでのフォローも検討してください。

Q: 複数の承認者に同時に依頼する際の優先順位はどう決めるべきですか？

組織の階層に従い、直属の上司から順番に承認を得るのが基本です。並列承認が可能な場合は、その旨を明記し、全員の承認が必要か、いずれか一人で良いかを明確にしましょう。

Q: 承認依頼の適切な締切設定はどのくらいですか？

案件の重要度にもよりますが、通常の社内承認は3〜5営業日、緊急案件は1〜2営業日が目安です。社外への依頼の場合は、相手の業務状況を考慮して1週間程度の余裕を持たせることが望ましいです。

Q: チャットツールとメールのどちらで承認依頼をすべきですか？

簡単な確認や急ぎの案件はチャット、正式な記録が必要な重要案件はメールが適しています。組織の文化や相手の希望に合わせて使い分けることが大切です。

Q: 承認依頼が却下された場合の対処法は？

まず却下理由を確認し、修正可能な点があれば改善して再申請します。理由が不明確な場合は、承認者と直接話し合い、要求事項を明確にしてから対応しましょう。

Q: 承認フローを効率化するシステム導入のメリットは何ですか？

承認状況の可視化、処理時間の短縮、承認履歴の自動保存などが実現できます。特にリモートワーク環境では、場所を問わず承認処理ができるため業務効率が大幅に向上します。

Q: 承認依頼の添付ファイルが多い場合の対処法は？

クラウドストレージのリンク共有を活用するか、必要な資料を整理して最小限に絞りましょう。ファイル名は内容が分かりやすいように命名し、資料一覧を本文に記載すると親切です。

まとめ

承認依頼は、ビジネスの円滑な進行に欠かせない重要なプロセスです。効果的なメール文面の作成、適切なツールの選択、そして明確な期限設定が承認業務の効率化につながります。特に、承認フローのシステム化は、承認の遅延防止や業務の可視化を実現し、組織全体の生産性向上に貢献します。AppRemoなら、既存のExcel申請書を活用しながら承認プロセスを自動化でき、通知機能により承認漏れも防げます。詳しい導入効果や機能については、AppRemo製品ガイドをダウンロードしてご確認ください。