AppRemo導入の経緯と抱えていた課題

デジタル化のはずが1日10～20枚の印刷が必要に

—ワークフローシステム導入のきっかけや経緯について教えてください。

飯塚様：近年、当社でも紙の利用を減らしてデジタル化を推進しようという動きが活発化しています。その中で、これまでFAXでやりとりをしていた売掛金や税金の立て替え用の申請書を、サービスステーションからメールで送ってもらう運用に変更することになりました。ところが承認フローでは押印が必要なため、本社側の担当者はメールで届いた申請書を印刷して承認者に回すという、最後はアナログに戻す運用となってしまったのです。これでは担当者の負担は減らないうえに、紙の削減にもつながらないため、申請から承認フローの完全デジタル化を検討し始めたのがきっかけです。

渡部様：当社は地域に約20店舗のサービスステーションがあり、多ければ1日20枚ほどの申請書が届きますから、担当者の負担は相当大きかったと思います。一方で現場には整備士や店舗スタッフなどパソコンやシステムに不慣れな人材も多いことから、デジタル化のハードルが高いことも課題でした。

導入を断念した経験から業務になじみやすいシステムを探して

飯塚様：サービスステーションでは基本的にお客様の対応をしながら、申請書記入などの事務処理をしています。業務負担が増えるようなシステムでは、使い続けてもらえません。だからこそ「導入して終わり」ではなく長く使ってもらえるシステムを入れたいと考えていました。そんな中、インターネットで検索して偶然見つけたのがAppRemoでした。

渡部様：実は過去にグループウェアを導入しようとしたこともありました。しかし、使いづらさや煩雑さから、まったく当社の業務になじむことがなく、導入を断念した過去があったのです。

AppRemoがもたらした課題解決

既存のExcelフォーマットを生かして現場の混乱を防ぐ

—AppRemoを選んだ決め手は何だったのでしょうか？

飯塚様：やはり大きかったのは既存のExcel申請書をそのまま使える点でした。申請書を受け取る本社スタッフの負担軽減はもちろんですが、申請する側から見ても使いやすいシステムを導入したいと考えていました。AppRemoならExcelの見た目は同じで、運用が変わるだけという、最低限の変化にとどめられると感じました。
また、専門的な知識がなくても自分で申請書フォーマットを作成できるので、今後対象となる書類を増やした際にも対応できそうだと感じられたのも決め手の一つです。

渡部様：過去の経験から、社内にはシステム導入には慎重な空気がありました。AppRemoであれば初期費用を抑えて導入できる点も上層部の理解を得るためには有効でした。

―業務に定着させるためにどんな工夫をされましたか？

飯塚様：既存の申請書に限りなく近づけるよう、フォーマットの見た目にはこだわって作成しました。また導入時には階層別など、社内で説明会を複数回実施し、AppRemoの概要や使い方を現場のスタッフに説明する機会を持ちました。

ただAppRemoのわかりやすいインターフェースや説明会の甲斐もあって、大きな混乱や質問が殺到するようなこともなく導入できたと思います。機能面などはシステムエグゼの担当者にも相談しながら進めましたが、サポートサイトも充実していたため情報収集はしやすかったです。

AppRemoを導入した後の効果

AppRemoの導入で担当者の業務効率化と決裁スピードが向上

—導入後、大きく改善された点はどのようなところでしょうか？

飯塚様：申請書を受け取る側の担当者は、これまで毎日印刷・押印していた作業が画面上で承認ボタンを押すだけになったので、大幅に業務効率化が進んだと思います。担当者からも「楽になった」という声を聞いています。
コスト面でも、全社的な取り組みの成果もあって、紙の使用量も半分以下に減っています。

渡部様：AppRemoでは承認すると次の人に承認依頼の通知が届きます。承認者は自分のもとに申請が届いたら、なるべくその日のうちに承認するという習慣が定着していることもあり、導入により決裁までのスピードは上がっていると思います。

飯塚様：FAXの時代には、差し戻しする際には本社から店舗に電話をかけて、再申請の依頼を行っていました。忙しいサービスステーションでは、電話に出てもらえないことも多く、やりとりに時間が取られていました。ものによっては承認完了まで１週間程度かかっていたものもありましたが、現在はAppRemoで差し戻し依頼から再申請まで行えるため１～２日程度で完了するようになり、かなり時間削減につながっています。

―導入してみて便利だと感じる機能はありますか？

飯塚様：今は2種類の申請書のみではありますが、申請書ごとに承認ルートを設定できるのが便利です。また申請書が2枚必要になったとき、紙で運用していた際は原本とコピーといった考えになりますが、デジタル化したことで対応しやすくなりました。
チャット機能など、まだ利用できていない機能もあるのでこれから活用していけたらと思います。

AppRemoを導入で感じた課題

—運用中、課題に感じていることはありますか？

飯塚様：導入当初は試行錯誤しながらだったため、申請書フォーマットを頻繁に変更していました。フォーマットを変更すると、申請する側が手元にある前回のフォーマットを使って金額だけ修正して申請書をアップロードした場合、エラーが発生してしまいます。このため最新のフォーマットを必ずダウンロードしてから記入してもらうよう、運用ルールを変更することでトラブルを防いでいました。結果的に古いフォーマットで申請されるミスをなくすこともできたので、管理者側としては良いルール化だったと思います。現在はフォーマットの修正は完了したので、同様のトラブルは起きていません。

渡部様：個々人でデジタル活用の習熟度に差がある中、当初はExcelをそのまま使える…という視点で、ファイルのダウンロード・アップロード形式が当社の運用には合っていました。ただデジタルでの運用に慣れるにつれて、直接フォーマットに入力できるフォーム形式とExcelのダウンロード・アップロード形式のどちらも使えると便利になりそうです。

AppRemoを使った今後の展望

申請書の種類を増やしてさらに業務効率化

―AppRemoで業務効率化が進む中、今後、どのように活用を拡げていきたいですか？

飯塚様：実はまだサービスステーションから依頼がある備品発注は、FAXでやりとりをしています。細かなやり取りが多いこともあり、本社の担当者からはAppRemoで対応できるよう熱望されているところです。まだ導入から日が浅いこともあり、ほかにもAppRemoが活用できる業務はいろいろとあるかもしれません。費用面とのバランスを考えつつ、デジタル化を進めていければと思います。

―最後にAppRemo導入を検討している方々にアドバイスをお願いします。

飯塚様：当社のようにデジタルに慣れていない人材が多い場合、導入はやはり丁寧に進めたほうがよいかもしれません。店舗など、現場がある場合には特に「入れて終わり」ではなく、使い続けてもらうための準備・工夫は大切だと感じています。AppRemoはかなりコストを抑えて始めることができるので、まずは小さく試してみるといいと思います。