AppRemo導入の経緯と抱えていた課題

目指したのは「デジタルからデジタルへ」データをつなぐDX

――今回のワークフローシステム見直しは、どのような課題から始まったのでしょうか。

伊藤様：社長の方針のもと、会社全体で業務をデジタル化するDX推進プロジェクトを進めていました。管理部門だけではなく、人財開発部や営業部門などからもメンバーが参加する7名ほどのプロジェクトです。
DXはシステム導入自体が目的になりがちですが、私たちが目指したのはそこではありません。従来のワークフローシステムと求人、派遣に関するシステムの間で、重複するデータをミスなく受け渡せるようにすることが本来の目的でした。紙や手入力を介さず「デジタルからデジタルへ」情報をつないでいきたいと考えたのです。

――従来はどのような問題が起きていたのですか。

山岸様：派遣システムへ情報を登録する際、専用のExcelシートへ手入力する作業がありました。このため漢字や数字を間違えてしまうこともあり、入力内容の確認や修正に手間がかかっていました。
求人情報についても、受け取った内容を所定の書式へ転記する必要がありました。顧客情報など一度入力した情報を別のシステムや書類でそのまま使えないことが、業務負担につながっていたのです。
従来のワークフローシステムでは、申請書を新しく作成するにも1枚当たり10万円程度の費用がかかっていました。文字入力やレイアウトにも制約があり、完成した後に修正が必要になることもありました。

既存のExcelとマクロを活かせることが決め手に

――AppRemoを検討したきっかけを教えてください。

山岸様：数年前、既存システムからのリプレイスを検討していた時期に、別の社員が展示会でAppRemoを知り、システムエグゼから紹介を受けました。当時の第一印象は「すごくシンプルで、しかもExcelがそのまま使える」というものでした。
従来のシステムでは、使いたい書類をシステム側で作り込む必要があります。それに対してAppRemoなら、普段使っているExcelをベースにできる。そこに魅力を感じていました。その時点では採用には至りませんでしたが、今回改めてシステムを検討する中でAppRemoを思い出しました。

――AppRemoの魅力はどのような点でしたか。

伊藤様：Excelを使えることも大きいですが、私にとって一番の魅力は、取り込んだデータをCSVで再び出力できることでした。
当初は、成約情報を派遣システムへ取り込めるようにシステム自体を改修することも検討しました。しかし、データの入力側と出力側の両方を開発しようとすると、多くの工数と費用が必要になります。
そこで派遣システム側の改修は入力部分に絞り、AppRemoとExcelを使ってデータを受け渡す仕組みを考えました。AppRemoをワークフローとして使うだけではなく、派遣システムへデータを渡すための変換部分としても活用しようと考えたのです。
従来のワークフローをそのままクラウド化する案もありましたが、移行には時間と費用がかかることが分かりました。AppRemoへのリプレイスがコスト面でも最適だったんです。

AppRemoの導入プロセス

トライアル環境で十分に検証してから本番へ移行

――新しいシステムへの移行に不安はありませんでしたか。

伊藤様：新しいシステムを導入する以上、当然リスクはあります。そのため検討にも時間をかけました。そのうえで導入に踏み切れた大きな理由の一つが、事前にトライアル環境を利用できたことです。実際の運用に近い状態で試すことができたので、「まずは使ってみよう」と判断できました。

山岸様：私たちは仕様書を作り、皆で確認しながら検証を進めました。トライアル環境で一度動かして、実際にどのように使われるのかを確認してから本番環境へ移せることは非常に大きかったです。そのため、初期設定そのものにはそれほど苦労しませんでした。

――本番稼働に向けて、どのような準備を行いましたか。

山岸様：本番稼働前には、既存の成約報告をあらかじめ登録しておく必要がありました。そこで成約報告を担当者に事前に登録してもらい、必要なデータがそろった状態にしてから本番運用へ移行しました。
2026年3月1日にAppRemoのプラスプランを導入し、4月から本格的な運用を始めています。現在の利用ユーザーは45人です。

Excel、CSV、マクロを組み合わせてデータを再利用

――AppRemoの活用例を教えてください。

伊藤様：代表的なものが「派遣成約報告書」です。営業担当者が顧客と成約した際に、顧客や派遣先などの情報を登録するための書類です。
以前は営業担当者が情報を手入力していましたが、間違えてはいけない項目については、できる限りマスタデータから取得するようにしました。Excelマクロを活用して顧客を選択すると、必要な情報が自動的に入るような仕組みにしています。

山岸様：派遣システムからマスタデータをCSVで出力し、マクロを使ってExcelへ取り込みます。そのExcelをAppRemoへ登録することで、手入力する項目を減らしています。
さらに、AppRemoに登録したデータを再びCSVで出力し、別のExcelへ取り込むこともできます。例えば成約報告書の情報を「派遣内容変更報告書」へ引き継ぎ、変更後の情報だけを入力するといった使い方です。
このように、一度入力したデータを別の業務でも利用できるようになったことは、大きな変化です。担当者が変わっても、それまでの内容を確認しながら業務を引き継げます。やはりExcelをそのまま活用できることが、AppRemoの大きなメリットだと感じています。

AppRemoがもたらした効果

入力ミスを減らし、作業時間を大幅に短縮

――AppRemoの導入によって、業務はどの程度効率化されましたか。

山岸様：かなり改善されたと感じています。特に大きいのは、手入力を減らせたことですね。
以前は、客先情報と契約時の情報が一致していないこともありました。現在は客先情報を更新すると、それをもとに契約情報にも反映できる仕組みにしています。新しく登録されたデータについては、特に整合性が取りやすくなりました。
本格稼働した当初は、不慣れなことによる入力漏れなどもありましたが、今ではどの用途でどの報告書を使うのかを皆が理解するようになり、ミスもかなり減っています。

阿知波様：私はAppRemoのデータを利用する側ですが、利用者の立場から見ても、作業時間は大きく減りました。まだ完全に慣れていない段階でも、以前の時間を100とすると30くらいになった感覚があります。入力する作業そのものが減ったことに加えて、間違いが少なくなったことも大きいですね。

――承認する側にも変化はありましたか。

山岸様：承認もかなり早くなりました。以前はメールで送られてきた内容を確認するなどの作業がありましたが、今はAppRemoの画面上から確認できます。スマートフォンから承認できることも大きいですね。
また、申請の状況を一覧で確認できるので、「今どこまで進んでいるのか」が分かりやすくなりました。

Excelだからこそ、利用者自身から改善の声が上がる

――新しいシステムに対する従業員の反応はいかがでしたか。

山岸様：最初はやり方が変わることに抵抗を感じる人もいました。細かな修正依頼も多く出ましたが、それは「もっと使いやすくしたい」という意見でもあります。使い方そのものは、皆すぐに理解してくれました。
Excelとの親和性が高いため、普段の業務との違和感が少ないのだと思います。今では特別なものという感覚ではなく、普通に使われています。

伊藤様：以前のワークフローシステムからExcelベースになったことで、利用者自身が「ここをこうしたい」と意見を出しやすくなったことも大きな変化です。以前は、一度システムとして固まってしまうと、変更が難しく利用者側からはなかなか手を入れられませんでした。今は自分たちが普段使っているExcelなので、ユーザー自身も改善に参加できます。
また、どのような報告がどれくらい上がっているのかを月次で確認するといったことも容易になりました。検索性や一覧性が高まった点も大きなメリットです。
この1年間のDX推進では、AppRemoの導入と活用が中心的な取り組みの一つでした。それを通じて、社内全体でもDXに対する機運が高まってきたと感じています。

阿知波様：利用する側としても、「自分たちの仕事をもっと便利にできる」という意識を持つようになってきていますね。

今後のAppRemoの活用とDX

運用を磨きながら、次のDXステップへ

――現在のAppRemoに対する満足度はいかがですか。

伊藤様：5段階で言えば、星4つくらいです。基本的な部分には満足していますが、さらに改善してほしいところもあるので、その分を一つ残しています。

山岸様：例えば、Excelで作成した書類とPDFで表示した際の見え方が異なることがあります。今後、こうした部分がより使いやすくなることを期待しています。
従来のワークフローで使っていた申請書は、すでにすべてAppRemoへ移行できています。大きな開発は一段落したので、これからは申請書をさらに見やすく、入力しやすくするなど、実際に使いながら細かな改善を続けていきたいと考えています。

――さらに先のDXについては、どのような構想がありますか。

伊藤様：まずはマスタデータをより整備していくことですね。これは一気にできるものではないので、コツコツと進めていきたいと思っています。
その次のステップとして考えているのがAIの活用です。まだ検証を始めたばかりですが、マニュアル類をナレッジとして登録し、AIに質問すると回答できる仕組みを考えています。AIで作成した議事録も蓄積し、過去にどのようなやり取りがあったのかをAIから確認できるようにするなど、自社のナレッジをAIで活用できる環境へと発展させていきたいです。

――最後に、AppRemoの導入を検討している企業へアドバイスをお願いします。

伊藤様：まずは使ってみてほしいですね。実際に触ってみれば、良さが分かると思います。

山岸様：トライアル環境を十分に活用することをおすすめします。本番に近い状態で試しておけば、導入後に起こりそうな問題も事前に確認できます。当社も、トライアル環境で入念に検証できたことが、本番移行をスムーズに進めるうえで非常に役立ちました。