AppRemo導入の経緯と抱えていた課題

紙ベースでの煩雑なやりとりが常態化。解決策を模索していた

—ワークフローシステム導入のきっかけや経緯について教えてください。

松本様：当社では長年、重要な決裁は紙ベースの回付と押印による申請フローを運用していました。特に重要な契約等については、各部署の担当者が書類を手持ちで回覧して役員や決裁権者へ承認を取りに行く形をとる場合もありました。

しかし、出張などで承認者が不在の間は捺印がもらえず、書類が止まってしまうことが多く、業務効率の面で課題でした。

前川様：さらに、部署や拠点によって申請書式がまちまちだったことも大きな問題でした。総務部、人事部、財務・経理部など、それぞれ独自に申請書フォーマットを作成し運用していたため、申請者は「これはどの書式を使えばいいのか」、承認者は「この書式のどこを確認すればいいのか」と戸惑う場面もあり、煩雑さを感じていました。

増え続ける書類に保管スペースも圧迫。紙ベースの運用に限界を感じた

—旧来の申請業務には、他にどのような問題があったのでしょうか？

松本様：申請が完了した書類は最終的に各管轄部門でファイリングしていましたが、年間で5,000件以上になり、保管スペースが圧迫されるのはもちろん、過去の稟議を探すだけでも大きな労力がかかっていました。監査などで必要な書類をすぐに提示しなければならない場面もあります。このような背景からも、紙と押印ベースの運用を改善したいと考えておりました。

前川様：こうした課題を解決するためには、まずは紙の運用から脱却し、部署間で異なる多様な申請書式を統一・電子化する必要があると考えました。そこで、現行の「グループウェア付属のワークフローシステム」の改修と、それ以外のワークフローシステムの導入を比較検討し、最終的に「Excel帳票をそのまま活用できる」点が魅力的だったAppRemoにたどり着いたわけです。

紙の回覧や押印の手間を省き、承認プロセスの可視化とデータの一元管理を実現することで、業務効率を飛躍的に高められるのではないかという期待がありました。

AppRemoがもたらした課題解決

Excelファイルをそのまま申請できる柔軟性が現場の運用に合っていた

—AppRemoを選んだ決め手は何だったのでしょうか？  

松本様：並行して検討していたワークフロー製品の多くは、Webフォームで新たに申請項目を作り直す必要がありました。しかし、当社には昔からExcelで運用してきた申請書が数多く存在しており、Webフォーム型を選ぶとこれらを1から再構築しなければならず、大変な手間とコストがかかるという問題がありました。また、複雑な申請書もあり、承認者がスクロールしながら新たなフォームの前後を確認するより、従来とある程度同様のフォームを利用できる方が申請者側・承認者側に視覚的に理解しやすく、毎日のことなので導入後もスムーズに運用できるのではと期待も有りました。

その点で、「既存のExcelファイルを少し手直しするだけでワークフローに活用できる」というAppRemoの仕組みが、最も魅力的でした。

前川様：Excelのまま使えるという点は、導入担当者だけでなく、実際に申請を行う各部署員にとっても重要でした。また、当社のように、定期的に拠点や組織が大きく変動する企業にとっては、承認ルートのメンテナンスがしやすい点はかなり助かっています。

導入時には、経営層に対して丁寧にメリットを提案

―AppRemoの導入を決めた際に、上層部の方からどういった声がありましたか？

松本様：AppRemoの導入を決める前には、弊社の役員に対してプレゼンを実施しました。既存の稟議書を使ってテスト申請を実施し、役員クラスに操作性を確認してもらったところ、「Excelの機能をそのまま使える」 操作性が好評で、導入のGOサインが出ました。

前川様：導入が決まった後は、総務部が中心となり、部署ごとにばらばらだった書式を整理・標準化に向けて動き出しました。同時に、社内の承認ルートの大幅な見直しを実施しています。アカウント数は約600個用意して、2025年1月時点では、400名弱が日常的に利用している状況です。

AppRemoを導入した後の効果

AppRemoの導入で、申請から承認までのスピードが大きく向上

—導入後、大きく改善された点はどのようなところでしょうか？

松本様：「承認者が出張で不在」という理由で紙の申請が止まることがなくなり、時間がかかっていた稟議が短期間で完結する例が増えました。どの段階で誰が承認待ちなのか可視化されるため、申請者からの問い合わせも減少しました。また書類が減少したことで、デスク周りが整理整頓されたように思います。

前川様：何より申請から承認までのスピードが格段に上がりました。誰がどの段階で承認中かひと目で分かるため、以前のように書類を探し回る手間がなくなりました。メールで申請書を送っていた頃は、受信フォルダから探すだけでも時間がかかっていましたが、今はシステム上ですぐに確認できます。

—業務の効率化が実現されていると感じますか？

前川様：はい、大幅に時間短縮ができています。紙の書類を各拠点に郵送し、返ってくるまでの待ち時間がなくなった点は大きいです。また、郵送が不要になったため、全体のコスト削減にもつながりました。

—追加のカスタマイズやセキュリティ面での対応はいかがでしたか？

松本様：実は、AppRemoの導入決定後に、丸紅グループのセキュリティポリシーとの整合性やシステム連携の要件を詳しく確認したところ、「パスワードの厳格化」や「BOXとの連携」といった追加カスタマイズが必要だと後から分かりました。

しかし、メーカーの担当者と密に連携し、短期間で改修をしていただいたおかげで、スムーズに導入を進められました。サポートも迅速で、導入後の定着を後押ししてもらえたと感じています。

―導入後、利用者からの問い合わせやトラブルはありましたか？

前川様：実は、今回のAppRemoの導入では、事前に社内マニュアルを整備したこともあり利用者からの苦情や不満、混乱がほとんど発生しませんでした。大規模なシステム更改では、運用開始後に「操作が分からない」「ログインできない」などの問い合わせが集中しがちだと思うのですが、その点でリソースを取られることはなく、平穏無事に運用しています。

AppRemoを使った今後の展望

全ての申請書をAppRemo上で運用し、内部統制の強化も実現していく

―AppRemoで業務効率化が進む中、今後、どのように活用を拡げていきたいですか？

松本様：現在は全社で40～50種類ほどの申請書を運用中で、かなりの数をAppRemoの運用に乗せることができましたが、まだ紙で残している申請が一部あります。今後は、紙で運用している申請書も必要に応じて電子化を進めていきたいと思っています。

前川様：以前は、異例な運用が残っていた面（承認ルートの逆転など）があったので、イレギュラー処理をなくし、内部統制強化にも繋げていけたらと考えています。

将来的には毎月1,000件の申請データを分析に活用したい

松本様：現在、平均すると毎月1,000件程度の申請データが提出されます。この蓄積したデータを、将来的には何かに活用していければ良いな、と考えています。まだ検討段階で、具体的な内容は浮かんでいない状況なのですが、せっかく社内の申請データの統合が進んできたので、何かしら経営やビジネスに活かしていける形を目指したいです。

—最後に、AppRemoの導入を検討している方々にアドバイスをお願いします。

松本様：導入前に、自社の要件・運用を整理して、しっかりと製品の比較・検討をすることが大切だと思います。当社はキックオフから導入までの期間が半年ほどでしたが、製品を検討する期間を含めると1年以上前から動き出しているので、「できるだけ社内文化に沿った運用で早めに検討を始める」ことをおすすめします。
導入が決まった後は、メーカーと密にコミュニケーションを取りながら、二人三脚で進めていくことが重要だなと感じました。その点では、問い合わせにもスピーディーに回答してもらえたので、とても満足しています。