AppRemo導入の経緯と抱えていた課題

介護現場を変革するIT化の取り組み

――さくら会様の特徴や、力を入れている点を教えてください。

福島様：当法人ではIT化・電子化に力を入れており、例えば介護老人保健施設では見守りシステムを導入しています。各ベッドにカメラを設置し、様子の異常や体温上昇などがあればアラームが鳴って職員がすぐ対応できるだけでなく、夜間巡回もスマートフォンで状況確認できるようになりました。利用者の安全確保と職員の業務効率化の両面で効果を出しています。

――介護事業にとっても、IT化・デジタル化は不可欠なのですね。

福島様：職員が働きやすい環境や、利用者様の安全を確保できる体制がなければ、そもそも職員が集まってきません。求人に応募される方も、デジタル化が進んでいるかどうかを見て選ばれる時代だと感じています。
決裁システムの導入も、そうした取り組みの一環です。

――決裁システム導入には、どのような目的があったのですか。

福島様：各種起案や物品購入の申請では、これまでパソコンでExcelに入力して紙に印刷し、承認者の押印が必要でした。承認に時間がかかるうえ、誰の承認まで進んでいるのかを確認するにも手間がかかっていました。また、承認後の紙書類の保管や管理も煩雑で、過去の申請書を確認・検索するだけでも多くの時間を要していました。
こうした課題を決裁システムによって解決したいと考えました。

既存のExcelフォームを活かせるメリットが決め手に

――数ある決裁システムの中から、なぜAppRemoを選んだのですか。

山田様：もともとは人事評価システムを探していたのがきっかけです。「申請」「承認」といったキーワードで検索する中、偶然AppRemoのWebサイトを見つけました。人事評価というより、むしろ決裁システムとして役立つのではと直感し、福島に相談しました。

福島様：AppRemoの特徴である従来のExcelによる申請フォームをそのまま使える点に魅力を感じました。他の決裁システムのように作り込みを行う必要がなく、これなら当法人でも柔軟に運用できると考えました。

小澤様：単に画面がExcelに似ているだけでなくExcelそのものが使える点は、他の決裁システムと大きく異なるAppRemoならではのメリットです。操作も非常にシンプルで、承認者はもとより申請者も迷わず使うことができます。

――他社製品との比較検討はされましたか。

福島様：特に行っていません。AppRemoを見て「これがベストだ」と判断し、一択で導入を決めました。導入しやすい価格も後押しとなりました。

AppRemoの導入プロセス

わずか1カ月半の短期間で本番運用を開始

――AppRemo導入までのスケジュールを教えてください。

福島様：2025年1月にシステムエグゼと初回の打ち合わせを行い、2月末に導入を正式に決定したのでかなりスピーディーだったと思います。3月には本番運用を開始しています。組織設定やユーザー登録などもこの期間で一気に済ませました。

――現場への定着化にあたって、苦労はなかったのでしょうか。

小澤様：やはりありました。職員の中にはパソコンよりも手書きに慣れている人も多く、Excelにデータを入力してアップロードし申請するという一連の操作に、どうしても戸惑ってしまうのです。AppRemoを積極的に使おうとする職員と、手書きを続けたいとする職員の比率は、感覚的には7対3くらいだったと思います。とはいえ、使い始めてみると承認状況が可視化できたり、承認スピードが上がることにメリットを感じてもらえて、最終的にはシステムを受け入れてもらうことができました。

――教育やレクチャーはどのように行われましたか。

小澤様：導入当初に所長会議の場で説明を行いました。その際は、システムエグゼの営業担当にも資料を提供してもらったり、実際に訪問してもらったりフォローしてもらいながら準備を進めることができました。ただ、AppRemoはシンプルで使いやすいインターフェースなこともあり、説明会は一度だけで、あとはマニュアルをもとに各自が慣れていく形を取りました。
従来のExcel申請書を活かせたことで現場への定着も早く、利用は順調に進み、導入決定から1カ月後の4月にはすでに月100件を超える申請がありました。

――現在、AppRemoで扱っている申請書の種類や件数について教えてください。

福島様：主に利用しているのは起案書や物品購入書で、合計15種類の申請書を運用しています。2025年度は2,843件の申請を処理し、2026年度も7月末までの時点ですでに1,127件を処理しているので、前年を上回るペースで利用が広がっています。

AppRemoがもたらした効果

決裁リードタイム短縮とペーパーレス化の効果

――紙の決裁と比べて、業務にはどのような変化がありましたか。

福島様：AppRemo導入のタイミングでばらばらだった各申請書の書式も見直しを行い、業務の標準化につながりました。これに伴い、申請から承認完了までのリードタイムは、肌感覚では1/3程度に短縮されています。承認者である管理職が別の事業所や自宅など本部外にいても確認・承認ができるようになったことも、スピードアップに寄与しています。

山田様：特に介護保険の加算算定や、各事業所における人員体制変更の届出など、行政への提出期限が定められている案件について、申請から承認完了までのリードタイム短縮は大きな変化です。例えば提出期限までの余裕が生まれたことで、書類の不備といったミスを削減しています。
また紙の運用の場合、差し戻しも拠点間でメールや電話によって行っていました。その手間を考えると多少の不備には目をつむって承認してしまうこともありましたが、現在はAppRemo上で履歴を残しながら行えるため、申請や承認の精度も上がっていると感じます。

小澤様：定期的な物品購入についても同様です。前月の申請書をもとに品目と数量を修正するだけなので、ほとんど時間をかけずに処理できています。発注ミス対策にもつながっています。
そもそも、紙のやり取りがなくなったこと自体が大きな業務効率化につながっています。以前は、各事業所からの書類は法人内のメール便でやり取りしており、到着まで時間がかかるうえ、途中で所在が分からなくなることもありました。また、過去の書類を確認するには、書類保管庫まで行って厚いファイルの中から探す必要がありました。番号順に保管されていればよいのですが、抜けがあったり別の場所に保管されていたりして、目的の書類を見つけられないことが少なくなかったです。AppRemoによるペーパーレス化が進んだことで、こうした非効率な作業が改善されています。

――紙の使用量そのものも、かなり削減されたのでしょうね。

小澤様：おっしゃるとおりです。従来は1年間で書棚の1段分が埋まるほど大量の書類が発生していましたが、現在は紙の量が激減し、保管場所に余裕ができました。

書庫の空いたスペース。過去は最下段に申請書類が1年分保管されていた

――AppRemoの導入後、各事業所における利用調査も実施されたと伺いました。

福島様：はい。実際にAppRemoを利用している職員にアンケートを行ったところ、満足度の平均は10点満点中の8.3点で、9点以上を付けた人が56％いました。また、以前の業務量を100とした場合、現在は60％程度まで減らせたという回答も得られました。狙っていた業務効率化の効果がはっきり表れていると感じています。

AppRemoを使った今後の展望

事務負担の軽減を介護サービス品質の向上へ

――業務効率化は、介護サービスの現場にどのような変化をもたらしますか。

福島様：私どもの使命は介護であり、さまざまな利用者様と日々接する中で、生活の質を高めることにあります。そのためにも事務作業の負担はできる限り軽減し、その分の時間を利用者様への対応に充ててもらうことが重要です。AppRemoによって申請や承認にかかる手間が減った分、現場の職員は本来の業務に集中しやすくなりました。

――今後に向けて、AppRemoの活用をどのように広げていきたいとお考えですか。

福島様：AppRemoに蓄積されたデータを活用し、さらなる業務効率化につなげたいと考えています。実際に申請件数や差し戻し件数、承認までの日数を確認したところ、承認はおおむね2日以内に完了していることがわかりました。こうしたデータを分析することで、さまざまな業務に潜在している問題点を把握し、改善を図り、より良い組織運営につなげていきます。先にも述べたとおり、利用者様により質の高いサービスを提供することが、私どもが一貫して追求し続けているテーマです。