「Excel文化とAppRemoの親和性で、現場の抵抗感がない」

松岡　祐行　氏

都市ごみ処理施設や水処理施設などの環境保全施設の運転管理、維持管理の事業を展開するJFE環境テクノロジー株式会社様にワークフロー導入までの経緯や導入効果についてお伺いしました。ワークフロー導入時のシステム担当者や総務人事担当者には、参考になるお話です。

会社概要
JFE環境テクノロジー株式会社について

　―環境保全施設の運転･維持管理事業を展開

JFE環境テクノロジーは千葉県に本社を置く、環境保全施設向けの事業を柱としている企業です。全国の自治体が運営する都市ごみ処理施設や水処理施設などの環境保全施設の運転管理・維持管理をはじめ、施設・装置・機器の設計・製作・施工、システムのトータルエンジニアリングや事業スキームの計画支援まで、一貫した環境ビジネスソリューションを提供しています。日本全国に本社・センター・支店・営業所・事業所を展開しておりその数は現在42拠点になり、北は北海道から南は九州までだけでなく、東京都の八丈島の環境保全施設まで運転支援をしています。

全社員700名以上で顧客をサポートする体制は、全国の自治体からはなくてはならない存在と言えるのではないでしょうか。

大きな課題となっていたこと

　―古い申請書様式のまま、紙とExcelで承認される
　―パイプファイルから必要な申請書を探す手間

これまでJFE環境テクノロジーの申請・承認業務は、ファイルサーバーに格納されたExcel申請書テンプレートを印刷し、承認者に印鑑をもらう紙ベースの運用でした。しかし実際に業務部門が申請する際、ファイルサーバー上のテンプレートを利用せずに、クライアントPCに保存された以前使用した同様のExcel申請書のファイルをコピーして申請するということが数多くありました。つまり管理者が申請書様式をいくら最新化しても、古い状態の申請書で申請されることが絶えず、その結果、申請のやり直しが多く発生するという状況でした。

また管理部門は、業務部門からの依頼で必要となる紙の資料を、パイプファイルから探す作業に多くの時間を取られていました。時には倉庫から過去の申請書ファイルを取り寄せなければならないこともあり、手間や保管コストが課題となっていました。現場からの問合せも年々増えておりました。まさに早期にワークフローシステム導入が必要な状態だったのです。

課題解決のために動いた。「AppRemo」を選定した理由

―Excel文化を残したまま、業務部門で申請書を作れる
　申請フォーム作成に専門知識が不要
―機能を絞ったグループウェア（ポータル機能）がある

Webフォームで簡単に申請書作成ができるという謳い文句のワークフローシステムは数多くありますが、そのシステム固有の専門知識がどうしても必要となるため、JFE環境テクノロジーには合わないのではないか？と松岡氏は感じていました。システム推進課しかフォーム設計できないシステムならば、柔軟なワークフローシステムとは言えません。導入コストが高いこともネックでした。

そこで現在のExcel申請書がそのまま使えるワークフローシステムを探すことにしました。社内はExcel文化が強いため、なじみやすいだけでなく、新システム導入後の抵抗感の少なさにもつながると考えたのです。そして、Excel申請書で運用できるワークフローシステム「AppRemo」を見つけました。「AppRemoならExcelベースで導入できる！これなら各業務担当者で申請フォームが作れる！」と確信しました。

またAppRemoは、社内ポータル機能を持っていることも選定要因のひとつでした。スケジュール共有や全社通知、ワークフロー通知などが1つのシステムに統合できることも、検討ニーズに合致したのです。結果、申請フォームを現在のExcel申請書をベースにスムーズに準備することができ、コロナ禍で社内説明会が開催できなくても、社内向けに作成したマニュアルで大きな混乱なく、本稼働に結び付けられたのです。

AppRemoの導入効果について

１）申請スピードが上がった事による導入効果は大きい。

「本社とセンターがワークフローシステムでつながった効果は予想以上に大きく、管理部門は楽になった。」と松岡氏は語ってくれました。これまで各センターから宅配便で送られてきた申請書の山はゼロになり、電話での問合せも劇的に減ったからです。また、顧客と近い各事業所は24時間体制で稼働しています。客先に行くことの多い営業や技術担当者も、SSL-VPNでワークフローシステムにつなぐことができるので、所属拠点に戻らなくても出先から申請・承認業務ができるようになり、業務が効率化できました。

２）今まで1週間かかっていた承認が2日に短縮

AppRemoの導入前は、上司の机の上で止まっていた申請書は少なくありませんでした。ワークフローシステムで申請・承認状況がすぐに把握できることは、停滞する申請書を減らし、決裁のスピードアップにつながったのです。これまで決裁に1週間以上かかる申請書もありましたが、最短2日で決裁できたものもありました。申請・承認業務の迅速化を実現できたのです。

３）ニュアンスが伝わらない申請は、「チャット機能」で確認・解決できる

AppRemoにはワークフローに連動した「チャット機能」があります。「申請内容がわかりづらいな」とか「電話で事前に相談を受けた内容と違うな」という申請書があれば、以前は電話で確認していました。不在時もあるため、連絡がつかない場合は承認が滞ってしまいます。こういった時、AppRemoのチャット機能を使えば、申請内容と連携して、すぐに質問・回答のやり取りができるので、迅速に承認作業が進むようになりました。申請者と承認者のやり取りの履歴が残ることもとても便利で、拠点数の多いJFE環境テクノロジーではチャット機能をうまく活用しています。

今後、取り組んでいきたいこと

　―人事･総務･経理･ITから、営業部門だけなく、目標管理や予算管理も利用範囲を広げていきたい

AppRemoの次の段階としては、現場42拠点に展開を行ないます。並行して、AppRemo導入時は53の申請書でスタートした申請・承認業務を更に効率化するために、今後はまず営業部門に展開を広げていくことを考えています。営業部門内の申請書をAppRemoに対応させることは、生産性の向上が期待できます。また、AppRemoの機能向上次第で、人事部門の目標管理や予算管理にも活用していく計画も検討しており、利用範囲を拡大していきたいと考えています。

多くの顧客を支えるJFE環境テクノロジーがワークフローシステムでつながっていくことは、申請・承認業務の生産性向上させていくだけでなく、顧客との関係構築も向上させていくことでしょう。

• 記載している企業情報および記事内容は、取材時(2021年5月)のものです。
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