ワークフローシステムとは？基礎知識を理解しよう！

2021.10.21 株式会社システムエグゼ

自社のワークフローに課題が多く、ワークフローシステムの導入を検討している担当者の中には、そもそもどのようなシステムなのか、どのような機能があるのかなど、詳しく知らない人もいるでしょう。本記事では、そのような方々に向けて、ワークフローシステムの概要をはじめ、基本的な機能や導入方法について解説します。

ワークフローシステムとは

まず、「ワークフローシステム」とは、どのようなシステムなのか解説します。

そもそも「ワークフロー」とは

ワークフローは、業務の一連の流れを指した言葉です。企業で行われている業務のほとんどは、それぞれ開始から終了までの流れが決められています。具体的には、何らかの備品を購入する場合、必要な人がそれぞれ購入するのではなく、まず購入申請書を記入し、それを上司に提出します。上司は管理部長へ、管理部長からその上へと、順番に申請書が渡っていき、最終的に申請書を受け取った総務担当者が該当商品を発注する、という流れが存在するのです。このような作業の流れをワークフローといいます。

業務内容や種類により、この流れがややこしく変化する場合がある点も特筆すべきでしょう。事柄によっては、課長だけではなく部長、さらには役員の承認がもらえないと、決定できない場合もあります。このように、多くの承認が必要となる業務を、ルールや習慣で決められた流れに沿って処理することや、その流れをパターン化したものもワークフローです。業務ごとに、あらかじめワークフローを決めておくことで、作業の抜けや漏れを防ぎ、業務を適切に進めることができます。

ワークフローシステムとは

簡単に言うと「申請から承認、決裁、保管に至るまでの流れを、自動化するシステム」を指しています。申請者は、画面上で一元管理された申請フォームの中から、適切なものを選んで申請書を作成します。作成された申請書は内容にしたがって、自動的にしかるべき承認者に送信される仕組みです。なお、決裁された書類はデータや電子ファイルとして、自動的に保管されます。

また、申請内容に適した書類を探す手間を省いたり、書類の停滞を防いだりするなどの効果が期待できるので、社内のIT化を図れるでしょう。また、業務の流れを円滑にするだけではなく、さまざまなメリットを享受できます。

システム導入で解消できるワークフローの課題

システムの導入により、解消できるワークフローの課題について、3つ紹介します。

手間やコストを大幅にカット

申請から承認までを画面上で対応できるため、書類の手書きが不要です。申請内容にしたがって、承認者のもとに自動で書類が回ってくるので、紙のときに必要だった郵送や回覧の手間もなくなります。それにより、時間を浪費するデメリットが大幅に解消できるでしょう。

また、画面上でのやり取りであれば、書類の印刷も省けるため、印刷経費のカットにもつながるでしょう。さらに、保管コストがかからない点もメリットの一つです。わざわざ保管スペースを作らなくても、書類の量が増えても問題ありません。また、確認したい書類があれば、検索をかけてすぐに探し出せます。

決裁の遅延防止・進捗状況の可視化

システムを活用すれば、申請書類は自動で承認者・決裁者に回ってくるため、回し忘れなどで決裁が遅れるリスクを減らせます。また、社内にいなくても承認が可能なので、外出中や欠勤、出張中などであっても、滞ることなく決裁業務を進められるでしょう。それにより、申請から決裁までにかかる時間の短縮を見込めます。

さらに、現時点で書類が誰に回っているのかを可視化できるため、業務の停滞やほかの業務への支障を防ぐ効果が期待されます。ほかにも、

柔軟な対応が可能

システムにログインさえすれば、どこにいても操作できるので、申請や承認を目的に出社することなく、テレワークにも対応しています。また、申請・承認だけでなく、過去の申請書が検索できたり、申請中の進捗も可視化されるので、滞りなく業務が遂行できます。システムを活用することで、今までの紙申請にかかる手間も時間も省けて、飛躍的に作業効率が向上するでしょう。

ワークフローシステムの基本的な機能

では、ワークフローシステムにはどのような基本的な機能があるのでしょうか。以下より解説します。

申請フォームの作成

申請時に使用するフォームの作成が、システム上で行えます。数多くある製品の中から自社に合うものを選ぶときには、フォーム作成時の操作性や作りやすさが重要なポイントです。

また、プルダウンやチェックボックスなど、さまざまな入力形式の設定が可能であるかどうかも、併せて確認するとよいでしょう。必須設定や入力制限機能の付加ができるものであれば、申請時の入力ミスの未然防防止に役立ちます。

申請・承認ルートの設定

申請から最終決裁までの承認経路を事前に設定する機能が備わっています。承認者の複数設定や指名設定などが可能です。また、申請金額などの特定の条件をもとに、承認経路を個別に設定する、といった承認ルートの柔軟な分岐設定ができるものもあります。条件によって承認ルートが複雑になる業務がある場合は、承認ルートのカスタマイズ性が高いシステムを選ぶことをおすすめします。

承認依頼通知・承認・回覧機能

申請から決裁完了までの間に、必要な機能として承認依頼通知や承認機能などが付与されています。承認依頼通知は、承認者に申請書が届いたことをメールやポップアップで知らせる機能で、確認の遅れを防ぐ効果を見込めるでしょう。

承認機能に関しては、申請された案件に対しての承認や差し戻し、保留や否認が行えます。また、情報共有を目的に、関係者間で申請書の回覧が可能です。回覧者も、申請がどこまで進んでいるか進捗状況が確認できるため、万が一どこかで留まっている場合でも、該当者に直接働きかけられます。

外部システムとの連携・便利な通知機能

外部システムと連携することで、より一層の業務効率化を図れるでしょう。外部システムの種類には、経費精算システムや会計システム、人事システムなど、さまざまなものが想定されます。ワークフローシステムと連携したい外部システムを、自社の業務に沿って洗い出し、システム連携を検討していきましょう。

内部統制やセキュリティ対策の強化

ワークフローシステムを導入することで、申請書毎の承認フローの整備され、承認者の誤りや情報漏洩を防ぐことができ、内部統制の強化につながります。また、申請データはすべてシステムに保存されるので紛失リスクを最小限にし、セキュリティ強化にも効果を発揮します。

ワークフローシステムの導入方法

一般的な導入方法について、以下より解説します。

システムの導入方法

まず、導入目的を明確化してから、既存の業務課題の洗い出しが必要です。その後、対象業務を確定させ、外部システムとの連携有無の確認を行い、選定・導入の各担当者を決定します。ここまで確定したら、テスト導入を経て、システム選定および導入という流れになります。

導入サポートや無料トライアルも活用

製品の中には、導入サポートや無料トライアルを設けているものもあるため、システムの導入が初めての場合は、これらを活用すれば、安心して選定・導入を進められます。

なお、「AppRemo」では、1か月間の無料トライアルを実施しております。AppRemoは、お持ちのExcel申請書をそのまま申請フォームをして利用できる、申請データの出力・集計が容易に行える点が特徴といえます。トライアル環境には、申請書テンプレートなどのサンプル情報も設定されているので、お申込後すぐに利用できます。ぜひ「AppRemo」の使いやすさをお試しください。
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