今でしょ!!ペーパーレス化を
推進するべき3つの理由(Vol.61)

 2021.10.06  株式会社システムエグゼ

働き方改革関連法の施行や新型コロナウィルス感染症対策のため、企業は、日々働く社員のために何かしらの対策を講じる必要があることは皆様も十分にご理解の事かと思います。では具体的に何から対処を始めればよいのでしょうか。それはズバリ、ペーパーレス化です。

それではペーパーレス化とは具体的には何なのでしょうか。簡単に言ってしまうと、社内の紙や書類を電子化し、システムやツールで運用することです。言葉にすると非常にシンプルですが、実現するとなると簡単な事ではありません。しかし、ペーパーレス化を実現すれば、業務の効率化アップ、作業時間の短縮はもちろん、テレワーク制度が導入しやすくなります。さらには、社員の満足度や生産性の向上にも繋がるのです。

頭では分かっていてもなかなか手が付けられていないあなた。
ではいつやりますか? 今でしょ!!

ペーパーレス化推進を始めるなら今がベスト!! 

そもそもペーパーレス化を行うとどんな効果があるのでしょう。

  • コスト削減(紙代、印刷代、保管・管理コスト、郵送代の削減)
  • 業務効率アップ(生産性向上、テレワークの実現、働き方改革推進)
  • 資料の検索性の向上(検索手間・時間の大幅削減、社外からのアクセス)
  • セキュリティ対策(紙書類の紛失、漏えい、劣化のリスク抑制)
  • 地球環境(SDGsなど)への配慮(企業PRやブランディング効果)

当然ですが、上記はペーパーレス化を実現しないと得ることは難しいです。
-業務改善の指示を受けたけど、今でも業務は回っているからまだ大丈夫だろう。
-上司からペーパーレス化推進役に任命されたけど、忙しくては手が付けられていない。
-社員からテレワークの要望があるけど、紙書類での業務が多いので実現するのは難しい。
-進めたいのは山々だけれど、ペーパーレス化と言ってもいつまでに何から始めればよいの?

そんなあなたに朗報です。
ぺーパーレス化を進めるには、まさに今がベストタイミングなのです!!

その理由を3つの視点から解説していきます。

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今でしょ!その理由1 働き方改革と感染症予防対策のためペーパーレス化待ったなし

ペーパーレス化は、働き方改革施行や新型コロナウィルス感染症拡大の影響をうけ、テレワークが普及したことでさらに関心が高まっています。内閣府が2020年6月に発表した資料によると、テレワーク経験者の約4割がその利用拡大のために「書類のやりとりを電子化、ペーパーレス化が必要」と答えています。テレワークを行う上で、ペーパーレス化は必須項目と言っても過言ではありません。

さらに日本では法律により、紙保存を義務づけられた書類が多かったのですが、「電子帳簿保存法」による規制緩和で、一部書類の電子保存が認められたこともあり、ペーパーレス化の土壌が整い始めています。今後も帳簿書類を電子的に保存する際の手続き等において抜本的な見直しがなされ、令和4年4月1日に施行にされる予定です。

また2020年6月政府は電子契約について見解を示しました。Q&A形式の文書では、あらためて契約書には押印が不要であると記載され、ますますペーパーレス化は促進されそうです。

ニューノーマルな働き方の時代、そして法改正による緩和、まさにペーパーレス化待ったなし!の状況となってきているのです。

今でしょ!その理由2 ペーパーレス化推進と社内運用ルールの関係性

ペーパーレス化を推進する上でまず欠かせないのが、現在の社内運用ルールの見直しです。
当然、いきなり紙書類をすべてペーパーレス化にできるわけではありません。そしてすべての紙書類をペーパーレス化する必要もないと考えます。どうしても紙の方が見やすい、作業効率が良い、取引先の都合で電子化できないものもあると思います。そこで、まずは現在の業務の中で使用されている紙書類を確認していきましょう。

紙書類は、業務ごとに大きく3つに分ける事ができます。

  • 取引先との業務・・見積書、契約書、納品書、請求書等
  • 社員との業務・・雇用契約書、給与明細書、年末調整等
  • 社内における業務・・申請・承認業務書類、会議資料、事業計画書類等

特にペーパーレス化しやすく、業務効率が上がるものとして、社内における申請・承認業務に関する書類があります。申請書、稟議書はまだまだデータを印刷して、紙での処理や押印の運用が根強く残っているように見受けられます。ただし、これからの時代、今の紙運用を続けていては、社内的にも社外的にも遅れを取ってしまい、この先、企業として生き抜いて行くには相当厳しい時代になってきています。まずは影響範囲が社内のみとなる、申請・承認業務の見直しから始めるのが、遂行しやすく、費用対効果も出しやすいと考えます。今こそ、ペーパーレス化とともに社内運用ルールを見直す絶好のタイミングであり、大きなチャンスなのです!

今でしょ!その理由3 ツールが充実してきた

申請・承認業務をペーパーレス化するには、社内運用ルールを見直し、自社に合ったワークフローシステムを導入・運用する事で実現できます。

ワークフローシステムが普及し始めたのは2000年前後、当時はまだシステムの種類もそれほど多くなく、自社に合ったものを使いたい場合は、独自で開発する事も少なくありませんでした。そしてインターネットの普及に伴い2010年頃にはクラウド型のワークフローシステムが広く利用されるようになりました。そして現在、ワークフローシステムには多くの種類があり、テレビCMでもよく見かけるほど一般的なものになってきました。

標準機能だけでも、企業規模、利用範囲、運用ルール、投資額など、様々な企業の要件にマッチするシステムが見つかる可能性が高いです。自社の社内運用にあったものを見つけて、比較検討してみましょう。

まとめ

ペーパーレス化推進における効果、始めるのは「社内業務の申請・承認業務の見直し」から、そして「ワークフローシステムが充実している今が“ベストなタイミング”」だという事がご理解頂けたかと思います。

そして当然、ペーパーレス化推進には時間もコストも手間もかかります。1日にしてならずです。しかし、自社に合ったワークフローシステムを選択する事でその労力を極力減らす事ができます。

申請書はExcel型かWebブラウザフォーム型か、申請書の追加・変更が簡単かどうか、テレワーク先からも確認・承認が出来るかどうか、自社ポータル連携が可能かどうか、申請データの二次利用が可能かどうか、だれでも簡単に扱える操作性か、選択基準は各企業様々だと思います。

現在、Excelで申請・承認業務を行っている場合は、現行のExcelがそのまま利用できるワークフローシステムを選ぶ方が、管理者にとっては導入負担が減り、利用者にとっても馴染みが深い操作感で利用することができます。

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