申請書フォーマットの活用で実用的な書類ができる! 作成ポイントを紹介

 2021.11.02  株式会社システムエグゼ

申請書は、社内の許可申請や社外に対する手続きなど、それぞれの目的に合わせて作成されます。申請書は用途によってフォーマットが異なり、提出の際は適した様式での記載が必要です。そこで本記事では、それぞれの申請書の特徴や書き方のノウハウについて解説します。

一般的な申請書の様式

一般的に、申請書は特定の主張を伝える「申立て」や特定の許認可を得るための「願い出」などの目的のために提出されます。企業や団体に属している場合だけではなく、役場や行政に申し立てる際にも使用します。一般的に利用される申請書の様式は、以下のようなものです。

申請書とは

申請書とは、官公庁や企業などの組織に対して提出される文書で、「特定の行為における許認可」と「希望や主張を伝えるための申し立て」に大別されます。官公庁に対しての許認可であれば、「営業許可申請」や「建設業許可申請」、「道路使用許可申請」などがあります。企業であれば、「有給申請書」や「交通費申請書」が馴染み深いでしょう。大抵の場合、官公庁に対しての申請書は書式が決まっていますが、ビジネスで使用する申請書の種類や様式は、企業により様々です。

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社内向けの申請書|基本フォーマット

ビジネスシーンでは様々な種類の申請書が使用されています。ここからは、社内向けの申請書の種類と概要について解説していきます。

社内向け申請書の種類

社内向けの申請書は、所属する企業の制度によって異なりますが、広く共通して使用される申請書は下記のとおりです。

(1)勤怠・休業関連の申請書
勤怠や休業に関連する制度を利用する際に、従業員は社内の規定に則って申請書を提出します。たとえば、原則残業禁止というルールがある企業で、残業が発生する際に「残業申請書」を提出します。
また、在宅勤務を行う際に許可を必要とする場合は、「在宅勤務許可申請書」を提出します。これはリモートワークが普及したことで取り入れる企業が増えている傾向にあります。その他「有給休暇申請書」や「育児休業申請書」などがあり、基本的には従業員が就労にあたって特別な対応を求める際に申請書のやり取りが生じます。

(2)健康・労災関連の申請書
健康や労災に関する報告をする際にも申請書は使用されます。たとえば、「人間ドック受診申請書」は、人間ドックを受けるときに提出する申請書です。加入している健康保険組合と連動して予約をする際にも活用されます。
また、災害や事故が発生したときは企業側に補償義務が生じ、労働基準監督署に「労働災害事故報告書」を提出しなければなりません。労災関連の申請書は事故発生時の状態などを報告するため、現場の状態が分かるように記載します。

(3)備品・文書管理関連の申請書
備品や文書の利用・管理の際にも申請書が必要です。貸出しや持ち出しの実態を記録として残すため、事前提出を徹底できれば備品の損失リスクの軽減につながります。たとえば、会社で共用の端末やポケットWi-Fiを社員に貸与している場合、「モバイル機器利用申請書」を設けているケースがあります。
ほかにも過去の社内文書を利用する際に「文書貸出記録」などの書面で申請をするケースもあります。これも、誰に何の文書を貸出したかを記録することで紛失を防ぐ役割があります。

社内向けの申請書は基本的に3部構成

社内向けの申請書のフォーマットは基本的に「前付け」「本文」「付記」の3部構成となっています。それぞれの内容は次のとおりです。

(1)前付け
前付けは「いつ」「誰に対して」「誰が」発信したのかを明確にします。主に記載する情報は①文書番号、②文書を発信する日付、③宛先情報、④発信者情報です。

(2)本文
本文には、具体的に何を申請したいのかを明確にするため①件名、②申請内容・主文、③記書き(箇条書きによる詳細)を記載します。

(3)付記
追記や添付書類を明記する項目として、付記を設けます。こちらには①追記、②末尾、③担当者名を記載します。

申請書作成時のポイント

申請書を作成する際は、素早く正確に情報を共有・理解できる記載方法が理想です。そのため、端的に内容が伝わる書式・書き方が求められます。
まず、挨拶文は省略し、主文から記述します。社外へ提出する資料ではないため、挨拶文を書く必要はありません。次に、文体は敬体(ですます調)に統一します。素早く要点を伝える目的があるため、読みにくい常体(である調)よりも、読みやすい敬体を使用することで迅速な情報伝達を促します。
一般的に、申請書はExcelやWordで作成します。一度作成した申請書はテンプレートとして残しておけるため、作業効率の向上にも寄与します。さらに効率化を目指すにあたって、すべての申請書で活用できる、汎用性の高い記載のテンプレートを作成しておくと、作成時間を大幅に短縮できるでしょう。

社外向けの申請書|基本フォーマット

社外向けの申請書には、社内の申請書とは異なり一定の様式が存在する場合があります。また、記載項目が法律で定められていることもあり、事前に申請書類の記入事項などを調べておきましょう。ここからは社外向けの申請書について解説していきます。

社外向け申請書の種類

社外向けに提出する申請書も用途に合わせて様々な種類があります。「青色申告書」は、フリーランスや個人事業主が国に納める所得税額を算出して申告をする際に使用します。「不動産登記」は、不動産の所有者を変更する旨を法務局に申請する書面です。申請を出さないと自分の所有する土地として認められず、権利を主張できません。
ほかにも、よく使用される申請書として「傷病手当金支給申請書」があります。病気休業中に被保険者とその家族の生活を保障する制度を利用し、「傷病手当金」を受給する際に提出します。

社外向け申請書の書き方

社外向けの申請書を作成する場合は、必要な情報を漏れなく正確に記述することが重要です。基本的な構成は社内向けと同じく「前付け」「本文」「付記」となりますが、社外に提出するため、体裁を整えた文章構成となっています。

(1)前付け
①発信日、②宛名(会社/団体:〜御中、個人宛:〜様・対象が多数:各位)、③発信者名、④件名、と基本項目は一緒です。ただし、発信者名には所属や役職名を併記して、どこの誰が申請するのかを明確にします。

(2)本文
社内向けとは違い、①前文(挨拶)、②本文(要件を簡潔に記載)、③末文(文末の挨拶)の順番で、冒頭に挨拶文を加えます。挨拶文は、一般的に時候の挨拶が無難ですが、取引先であれば感謝または陳謝を記載するパターンもあります。関係性に応じて書き分けましょう。

(3)付記
①追記、②末尾、③担当者名を記載します。付記の部分は、社内向けと原則同じです。

申請書作成時のポイント

一般的に、社外に対する申請書は何かしらの要請や依頼をする「依頼書」として扱われることが多く、相手に手間を要請するものです。そのため、社外向けの申請書を作成する場合、一方的な依頼にならないような配慮が必要です。
たとえば、内容が端的に伝わるように簡潔かつ丁寧な文章を心がけ、文章の前文と末文に相手への思いやりを伝える一言を添えるとよいでしょう。ただし、過剰な謙遜文章にならないように注意が必要です。

申請書提出時の注意点

申請書の提出には、暗黙の了解とも言える共通認識があります。これを怠ると信用を失うこともあるため、ここでは提出時の注意点について解説していきます。

提出には余裕を持って申請する

特に社外に提出する申請書には、期限が定められていることが多いため、余裕を持った準備が大切です。申請の審議に時間がかかる場合もあるため、急ぎの場合は早めの提出を心がけましょう。申請書に不備があると差し戻され、提出期限に間に合わないリスクもあります。

添付書類の有無はしっかり確認

申請書の要件によって書類を添付する必要があります。添付資料の中にはすぐに用意できない物もある可能性が考えられるので、添付書類の有無は申請前に必ず確認しましょう。また、提出前に添付書類に漏れがないかもチェックします。

「申請日」はいつにする?

申請書に記入する申請日は、基本的に3種類に分類できます。まず、直接提出の場合は提出日が申請日です。次に郵送の場合は、ポスト投函日が申請日です。オンラインで送信する場合は、送信日が申請日です。ただし、書類が処理される正式な申請日は、発信先の担当者が受理した日になるため注意が必要です。

まとめ

申請や承認を依頼する際は、用途に合わせた申請書のフォーマットが利用しましょう。基本的な構成は似ていますが、記載する情報に違いがあるため、作成には注意が必要です。また、申請書を作成するときは、提出先に合わせて今回紹介したノウハウを意識してみてください。

社内の申請書作成の効率化を目指す場合は、専用のツールを導入する方法もおすすめです。申請・承認業務機能を中心に構成されたワークフローシステム「AppRemo」は、申請書作成や承認にかける手間を軽減します。ワークフローシステムを導入すれば、滞りなく申請業務が行えるため、リモートワークでも安心して業務を進められるでしょう。

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