回議(かいぎ)とは? ワークフローシステムで回議はこう変わる!

 2021.10.19  株式会社システムエグゼ

「回議」とは、ビジネスの場において議案や申請が生じた際、複数の関係者の目を通し、承認されるまでに必要となる行程を指します。本記事では、回議と会議、回議と稟議の違いや、実際の回議の活用法について解説するとともに、回議の円滑化に役立つワークフローシステムをご紹介します。

回議とは

「回議」とは、ビジネスの中で生じる議案や申請に対して、複数の関係者の意見を聞き、組織としての意思決定をするために重要なプロセスのひとつです。

具体的にいうと、担当者や責任者が作成した議案や申請を関係者間で順次回送し、意見を求めたり許諾を得たりする手法です。議案や申請は、紙または電子的な文書で作成され、関係者にリレー方式で回送されます。基本的には文書を印刷し、関係者間を順番に回して承認したことを示すために捺印しますが、現在は電子メールやシステム上で行うケースも増えています。

回議と会議の違い

回議と会議は、どちらも「かいぎ」と読み、議案や申請に対して関係者の意見を聞いたり、承諾を得たりするために行われる点としては共通します。しかし、「会う」のか「回す」のかによって、そのプロセスは大きく異なります。

会議においては、関係者が同じ場所に会合して議論や相談をすることで、その場で全員の意見を聞きまとめられる点がメリットといえるでしょう。その反面、関係者全員が同時刻に一堂に集まる必要がある点はデメリットといえます。現在は会議もリモート化が進み、必ずしも一堂に会する必要がなくなったとはいえ、会議のために全員のスケジュールを合わせなければならないことは変わっていません。

一方、全員が同時に意見交換する必要がない議案や申請について、会議をせずに済ますために行われるのが回議であり、その点では合理的といえます。

回議と稟議の違い

もうひとつ、回議と似たような意思決定のための手法として「稟議」があります。稟議とは、「会社の経費で購入する」「取引先と契約を結ぶ」などの決定を行う際、権限のない者が裁量権を持つ者の許可を得るために行います。

申請に対し、関係者が順番に目を通し承認をするという行程は回議と同じですが、稟議は決裁を求めるために行うもので、必ず決裁を伴うという点が異なります。回議の目的は、意見や許諾を求めるだけの場合もあり、必ずしも決裁は伴いません。また、企業によっては、このような回議を稟議制度の一行程と捉える場合もあります。

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業務における回議

次に、実際の業務における回議の手順について解説します。最近では、軽微な案件を電子的な方法で行うケースもありますが、ここでは従来の印刷した書面による回議を対象とします。

申請書の作成

回議は、議案や申請の作成から始まります。たとえば、経費を使って購入したいものがある場合には、経費の使用許可の権限を持つ上司に申請する必要があります。まず、購入を希望する当事者が、会社で決められたフォーマットを使って申請書を作成します。そして多くの場合、直属の上司に提出することで回議が開始されます。

回議の実行

申請書を受け取った者は、申請内容を承認するのであれば、捺印の上内容に応じて次の関係者に回送し、許可できない場合は申請者に差し戻します。これを関係者全員が繰り返します。こうすることによって、関係者がスケジュールを合わせて会議を行わなくても、合理的に申請の許可が行えます。

全員の承認により決裁

決裁を必要とする回議の場合は、回議の対象者全員が承認し、最後に裁量権者が決裁することで成立します。それを受けてようやく、申請者は経費を使っての購入が実行できます。

こうした回議は、社員による経費の不正利用を防止する上で非常に有効で、かつ権限のない者が許可をもらうのに適した行程といえます。とはいえ、文書を1人ずつ回して全員が目を通すまでには時間がかかり、非効率なのが難点です。

ワークフローシステムで回議は変わる

回議の課題である非効率性は、「ワークフローシステム」を活用すれば改善し、大きく変えることができます。以下では、ワークフローシステムの仕組みについて解説します。

回議はワークフロー

「ワークフロー」とは、業務における作業や手続きの、固定化した一連の流れのことを指します。回議においても、申請書の作成後、関係者の間で回送され決裁されるという流れが決まっているので、ワークフローのひとつといえます。

ワークフローとしてその流れを固定化することは、作業の抜け漏れ、間違いを防ぎ、効率的に進められるというメリットがあります。ただ、この流れが申請書という紙媒体を軸にしていると、記入・承認に時間がかかります。また、申請書を回す中で滞ったり紛失したりする恐れがあるほか、進捗の確認も困難です。さらに決裁後、会計システムなどに、申請内容を手入力しなければならないとなると、そこでも手間や入力ミスのリスクもあります。

このように、本来ワークフローの確立は、業務をスムースにするものでありながら、紙媒体を利用することでデメリットが生まれてしまうのです。

ワークフローシステムが日本式の回議をICT化

このようなワークフローをそのままICTに置き換え、紙媒体によるデメリットを解消するソリューションが、ワークフローシステムです。「ICT」とは「Information and Communication Technology(情報通信技術)」の略で、PCやスマートフォンなど、さまざまなデバイスを使い、インターネットを通してコミュニケーションが取れる技術です。

たとえば、ワークフローシステム「AppRemo(アップリモ)」なら、これまで紙で行っていた申請書の作成から、回覧・承認・記録に至る全作業をICTシステム上で完結することが可能です。申請内容はデータ化され、許可された者が確認・利用できるようになります。申請情報は関係者のみが閲覧可能で、部外者への情報漏洩や改ざんの防止など、セキュリティの高さも信頼できます。

スピーディーで確実な回議が実現

操作性の高さも、AppRemoの魅力です。誰でも直感的に操作でき、使用方法を教える手間もかかりません。高度なパソコンのスキルがなくても、Excelで作成した申請書で簡単に申請でき、一度申請すれば入力データの再利用も簡単です。

作成した申請書はシステム上で回送され、現在の所在も一目で把握できるため、進捗確認の負担も軽減されます。さらに、PC・モバイル端末でシステムにアクセスし操作が可能なので、会社に居なくても迅速に回議を進められます。近年普及が進んでいるリモートワークにもピッタリのシステムです。

まとめ

従来の紙媒体による回議は、関係者への回送に時間がかかり、管理が困難など多くの課題があります。回議の流れは「ワークフローに置き換えられる」という点を活かし、スピーディーでストレスがない業務遂行のためにも、AppRemoなどのワークフローシステムの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

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