クラウド型のワークフローシステムを選ぶべき理由やメリットは? おすすめツールも紹介

 2020.08.18  株式会社システムエグゼ

面倒な申請承認業務を電子化できる「ワークフローシステム」は、イニシャルコストを必要としないサブスクリプションサービスのクラウド型が便利です。当記事では、クラウド・非クラウドのワークフローシステムの特徴と比較、クラウド型を選ぶメリットなどについて解説します。

ワークフローシステムとは?どのような種類がある?

ワークフローシステムは、クラウド型・オンプレミス型・パッケージ型の3種に大別されます。それぞれの大きな違いは、システムを自社で所有しているかどうかです。

クラウド型は、システム提供事業者のサーバーとサービスを、インターネットを通じて利用する方法です。

オンプレミス型は、自社内にサーバーを設置して、自社開発したシステムを運用する方法です。

パッケージ型は、市販されているパッケージソフトや、ライセンスを購入して使用するものを指します。

これらのうち、一番高価かつ幅広いワークフローをカバーできる高機能なものを選べば間違いないと思われがちですが、実はそうではありません。業務内容や企業規模により、メリットとデメリットが大きく異なるからです。以下、それぞれの特徴をご説明します。

クラウド型

クラウド型とは、使用する端末内へのインストールをせずにWebアプリケーションを使えるサービスです。企業だけでなくエンドユーザー向けにもさまざまなサービスが提供されています。

たとえばGoogle スプレッドシートやドキュメント、Microsoft Office オンラインなどもクラウド型の無料サービスです。これらは、アプリやパッケージソフトを購入しなくても、Webでブラウザから利用できます。これらのクラウド型のサービスは、ASP(Application Service Provider)やSaaS(Software as a Service)とも呼ばれ、クラウドサービスと同義で使われます。

クラウドサービスは、ソフトを所有してパソコンなどの端末機器にインストールせずに、ソフトの機能とサーバーを外部から利用できる仕組みです。インターネット環境があれば、どこからでも利用できます。

オンプレミス型(パッケージ型)

オンプレミス型とは、自社内の電算室などにサーバーや端末機器を設置し、業務システムを設計して稼働させる方法です。本社と支社などの拠点間に企業内ネットワークを結び、構築から運用、保守まですべてを自社内で行います。

インターネットが今日まで普及する以前から、企業で一般的に運用されてきた形態です。その頃から「オンプレミス」という言葉があったわけではなく、以降のクラウドサービスの認知度が高まったことで、便宜的に呼び分けるための言葉としてオンプレミスが使われるようになりました。

パッケージ型は、自社サーバーにシステムのパッケージソフトをインストールして、ネットワーク上の端末機器で利用できるものです。パッケージ型は汎用性があり、自社に合ったシステムを1からオーダーで時間をかけて作る必要がないため、導入しやすいという特徴があります。

完全オーダーメイドのオンプレミス型は、自社の業務に最適なシステムが作れるうえ、業務の変化に合わせてシステム改修も可能です。その分、完成までに多くの時間と高額な費用がかかり、保守のためのコストもかかります。

【比較】クラウド型・オンプレミス型のワークフローシステムはどう違う?

ワークフローシステムをクラウド型と非クラウドのオンプレミス型に分けた場合、まず明らかな差が出るのがコストです。オンプレミスは導入までの初期費用が高額になるのに対し、クラウドは初期費用無料のものが多く、低コストで利用できます。

カスタマイズ性では、オンプレミスは細かい要求にマッチしたシステム設計が可能ですが、クラウドはある程度のカスタマイズはできるものの、提供される機能を利用した使い方になります。

保守面では、オンプレミスはすべて自社対応で、専門知識を持つ担当者が障害対応やバージョンアップなどのメンテナンスを行うため、費用も発生します。一方クラウドなら、障害対応は提供事業者が行い、常に無償で最新バージョンを使えるため、保守にかかる費用が発生しません。

クラウド型のワークフローシステムを導入する5つのメリット

業務効率化に定評のあるワークフローシステムですが、クラウド型を選ぶことで、さらに利用価値の高い使い方ができると注目されています。では、クラウド型にすることで、一体どのようなメリットが得られるのでしょうか?

メリット1:コストの削減につながる

クラウド型なら、自社にサーバーなどの機器を一式揃える必要もなく、設置場所も不要なため、設備投資や開発費などのイニシャルコスト、保守のための人件費といったランニングコストを安価に抑えられます。

メリット2:運用管理にかかる工数を削減できる

クラウドなら、システムやサーバーに関する運用管理は、すべてサービス提供元の事業者が行います。バグの修正対応やセキュリティ強化など、常にシステムのアップデートが行われるため、自動で最新バージョンのシステムが提供されます。利用者が特にメンテナンスを行う必要はありません。

メリット3:場所やデバイスを選ばずに利用できる

オンプレミス型は、ワークフローシステムを利用できる場所や使用デバイス機器が限られています。社内ネットワークでつながれた機器以外では利用できず、他の場所で使いたければ、新たな専用回線と周辺機器を設置しなければなりません。

一方のクラウド型では、会社のパソコン以外だけでなく、自宅のパソコンや私物のスマートフォン・タブレットなどのモバイル端末でも操作できます。場所やデバイスを問わずアクティブに利用できるため、近年増えつつある在宅勤務やサテライトオフィスなどでのテレワーク、外勤営業などにも最適です。

メリット4:業務の効率化を図れる

クラウド型ワークフローシステムでは複雑な操作を必要とせず、タブレットやスマホなどの小さな画面でも操作しやすいものとなっています。ITスキルに不安のある従業員を抱える部門でも運用しやすいといえます。場所や時間を選ばず、システム上で従業員のワークフローやタスクの進捗をシェアできるため、さらなる業務効率の向上が図れます。

メリット5:セキュリティ面の向上にも期待できる

社内ネットワークを使うオンプレミス型と比較して、クラウド型の情報漏洩のリスクに不安を抱く人もいるかもしれません。しかし、クラウドではプライベートネットワーク環境で、他ユーザーから独立した回線を使っているため心配無用です。システムを利用しない紙ベースでの業務処理よりも、はるかに情報漏洩などのリスクが低減されます。

オンプレミス型の場合、災害時やヒューマンエラーによるサーバーダウンなどのシステム障害があれば、復旧までにかなりの時間を要します。それらのリスクに備えて、予備サーバーを設置・運用するにもかなりのコストがかかります。

その点、クラウド型なら堅牢性を保持するための電源供給や耐震など、さまざまな対策が行われているため、いざというときでも安心です。

ワークフローをクラウド化する場合のポイントや注意点

クラウド型のワークフローシステムを導入し定着化させるためには、いくつか押さえておくべきポイントがあります。下記の3点をしっかりと念頭に置いておきましょう。

  1. 社内のワークフローの実態や稟議の承認ルートなどを正しく把握し、問題点や課題を解決できるものを導入しましょう。
  2. 操作が難しいものや直感的に使えないものは、定着化を阻む原因になることがあります。ITリテラシーに不安のある社員でも等しく使えるようなものであるか、事前に確認しておきましょう。
  3. 既存システムや外部サービスとの連携や機能性、セキュリティ、機能の拡張性などコストパフォーマンスが満足できるものであるか、継続利用に適しているかを検討しましょう。

株式会社システムエグゼが提供するワークフローシステム「AppRemo(アップリモ)」なら、従来の紙での申請から承認までのワークフローのイメージそのままで違和感なく利用できます。導入にあたり、専門知識を持たなくても直感的な操作が可能です。

承認作業が可視化できるため、出張や不在時のルートの滞留がなく、いざというときは代理承認機能もあるため決裁までスムーズに進みます。社員のモチベーションを下げることなく業務効率化ができ、業績アップにも寄与してくれるでしょう。

まとめ

インターネット環境があればどこでも気軽に使えるクラウド型のワークフローシステムは、今後の主流になっていくでしょう。

当社が提供するテレワークフローソリューションの「AppRemo」では、Excelで作成した今までの申請書にほんの少し手を加えるだけで利用できます。社員の混乱を招くことなくスムーズに移行できるため、ワークフローシステムを初めて導入する企業にもおすすめです。ペーパーレス化でスピーディーな承認業務を実現させましょう。

テレワークフローシステム「AppRemo」基本ガイドブック

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