ワークフローシステムの選び方 
あなたの比較検討をサポートします!(Vol.39)

 2021.03.10  株式会社システムエグゼ

ワークフローシステムを導入することがあなたの会社でも決まりました。製品の選択を一任されて比較検討を始めたものの、「〇〇の機能があり、使い勝手抜群!」「豊富な機能で申請業務をサポート!」など、宣伝文句はどこも似ており、これでは比較にも一苦労。結局、製品の比較は上手くいかないまま、何となく一番安い製品を導入し、いざ使い始めると自社の特性に合っておらず、誰もシステムを使わない状態になってしまうといったことも。

このような事態にならないよう、本記事ではワークフローシステムの種類や製品ごとの特徴を紹介し、ワークフローシステムの選び方をサポートいたします。

そもそもワークフローって?

ワークフローとは一連の作業の流れのことを指しており、タスクを見直すだけでもかなりの業務の効率化が見込めます。ですが、仕事には必ず複数の人がかかわっており、人と人との仕事の連携の間には表面上には現れない多くの問題点が潜んでいます。

「どの申請書を使えばいいのか悩む時間」、「誰に申請書を回せばいいのか悩む時間」、「業務が忙しく承認が溜まってしまった」、「申請書類を保管する場所がもう無い」、「申請書の作成に時間を取られ、主要な業務に手が付けられない」etc…。小さな問題が積み重なって本業の足を引っ張ることはよくある話です。この表面上に現れない仕事の流れを機械化することを目的として作られたシステムがワークフローシステムです。

申請書類は電子化されており、申請者は誰か、今承認はどこまで回っているのかなど簡単に確認できます。仕事の流れをスムーズにするために、ワークフローを電子化することは企業に大きなメリットをもたらします。では次に、ワークフローの種類と特徴、それぞれの代表的な製品を紹介していきます。

ワークフローシステムの種類とは?

ワークフローシステムにはいくつかの種類があります。ここで代表的なシステムの種類をご紹介しますので、自社に合ったシステムを検討してみてください。

グループウェア型 ワークフローシステム

最初に紹介するのは、グループウェア型システムです。こちらは社内システムとして利用できるメールやカレンダー機能に加え、ワークフローの機能が備わっているシステムになります。社内システムを一新するという様な状況には効果的です。デメリットとして、通常のワークフロー専用システムに比べて詳細な設定ができないという点があります。

Webフォーム型 ワークフロー専用システム

ワークフロー専用システムの中で、申請がWebブラウザからWebフォームへの入力のみでできるシステムです。Web上ですべて完結させることができるので利用者にとって手軽な反面、導入初期にWebフォームの作成を業者に任せた場合のコストや、運用中にWebフォームの内容を変える場合も業者に変更を依頼しなければならない場合など、思わぬ作成工数がかかる場合があります。

Excelフォーム型 ワークフロー専用システム

ワークフロー専用システムでもExcelフォーム型のシステムは、Excelで作成された申請書ファイルを活用するシステムです。現在、Excelで作成し出力した紙の申請書を運用している会社であれば、そのExcel申請書をほぼそのまま利用することができます。新たな形式の申請フォームをいちから作成する手間を省くことができるため、導入のハードルは低くなります。ワークフローを電子化しても、申請書の作成はこれまで通りExcelを利用したい場合には、移行にかかるコスト・時間が抑えられ特におすすめのシステムです。

ワークフローの選び方~グループウェア型システム製品紹介~

サイボウズoffice(サイボウズ株式会社)

累計導入数は6万5,000社以上(2021年2月時点)と豊富な実績があります。スケジュールや施設予約、ファイル管理機能に加えて、ワークフローが標準搭載されています。スマートフォンからでも申請・承認が可能で、場所を選ばずに申請・承認業務が行えるのも利点です。

クラウド版料金:初期費用無料、月額費用は1人あたり500円からとリーズナブル(5ユーザーから利用可能、価格は税抜)

NI Collabo360(株式会社NIコンサルティング)

スケジュール機能や回覧機能・文書共有といった情報共有機能にくわえ、ワークフローが標準搭載されているのが特徴です。全部で33もの豊富な機能を実装しています。オリジナルのフォーム作成も可能で、状況に合わせた申請書が作成可能な点も大きな利点です。また、PCとスマートフォン、タブレットからの閲覧に対応しており、いつでも状況が確認できる点もテレワークのこの時代にはぴったりの機能です。

クラウド版料金:「初期費用5万円」・「1名あたり月額360円」(価格は税抜)。

ワークフローの選び方~Webフォーム型システム製品紹介~

X-point(株式会社エイトレッド)

既存の業務フローをほぼそのままWeb上で再現でき、ユーザーは手書きの申請書類と同様の入力フォームを自由に作成・設定できる「まるで紙に書くような」直感的な入力フォームを提供しています。フォームの管理機能、およびデータベースとの連携機能等を実現した、「書類管理の新しいスタイル」を提案するワークフローシステムで、規模を問わず、様々な業種や業界の企業で導入されています。また、iPhoneやiPadなどを活用した外出先からの承認や、グループウェアとの連携が容易な点も魅力です。

クラウド版料金:「初期費用14万円」・「1ユーザーあたり月額500円」(価格は税抜)。

ジョブカンワークフロー(株式会社Donuts)

ジョブカンワークフローはクラウド上で社内のあらゆる申請書を管理できる製品で、稟議書や経費精算、支払依頼などの申請書類を電子化できます。申請・承認業務は今まで以上に効率化され、迅速な申請承認を実現します。申請書テンプレートの数も豊富でその数は50種類以上あります。多くの申請書に対応でき、初期設定も簡単です。また、申請する内容によって承認者が変わってくる場合には、申請金額と入力項目によって申請経路を自動分岐させる機能も備わっています。

クラウド版料金:「1ユーザーあたり月額300円」(価格は税抜)

ワークフローの選び方~Excelフォーム型システム製品紹介~

AppRemo(株式会社システムエグゼ)

ワークフローの導入・運用で負荷のかかることの多い申請書の作成に、Excelで作成した申請書をそのまま利用して申請・承認業務が行えるワークフローシステムです。
Excel申請書をWebフォームに変換することなくExcelファイルの状態で利用できるので、メンテナンス性に大変優れています。

Excelに入力した内容は、Webフォーム同様にデータ化され、システム内部のデータベースに格納されます。新たにフォームを作成する場合、これまで通りExcelで作成したものをAppRemo上にアップロードするだけで申請フォームが完成し、難しいプログラミング知識や専用ソフトは一切不要な点も大きなメリットです。

導入時も、担当者への操作教育に手間と時間をかけることなくスムーズに利用できます。既存の申請書の作成方法を変えずに利用したい企業におすすめです。

クラウド版料金:約300円~(月額:1ユーザー当たり)詳細はお問い合わせください。

コラボフロー(株式会社コラボスタイル)

Excelで作成した申請書をWebフォーム化できるワークフローシステムです。申請書を承認していく申請経路も、あらかじめ用意した承認経路を当てはめていくだけで作成可能です。申請書の運用開始後のフォーム修正も可能なので、今すぐ運用を開始して、運用しながら修正点を見つけていきたいという様な会社にはお勧めの製品です。

クラウド版料金:「1ユーザーあたり月額500円」(5ユーザー以上で利用、価格は税抜)

ワークフローの選び方まとめ

いかがでしょうか。こうしてワークフローシステムの特徴ごとに比較してみると、自社の目的や特性に合った製品の選び方が見つかってきたのではないでしょうか。一度導入すると、簡単に他社の製品に変えづらいものですので、どのワークフローシステムを導入するかの検討は慎重に、自社の要件を整理して行うようにしましょう。本記事が、皆様のワークフローシステムの比較検討の一助になれば幸いです。

本記事は2021年2月28日の情報を基に作成しています。ワークフロー製品に関する詳しいお問い合わせは、各ワークフロー製品ベンダーのサイトからお問い合わせください。


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